トップから始めようプロジェクトスコープ文書とは何か？それは、あなたが取り組んでいるプロジェクトについて、誰かが知る必要がありそうなすべての情報を詳細に記した文書です。文書といっても、短かったり、1ページだったりという意味ではありません。むしろ、すべてを説明する必要があるため、かなり長い書類一式になる可能性があります。
誰かがこの文書を読んで、あなたの最終的なゴール、達成の見込み、 成果物、途中で取り組んでいる重要なマイルストーンを理解 できるはずです。これは包括的な文書となり、少なくともチームメンバー、上司、クライアントが見て、すべてが正しい方法で、最初に決めた計画通りに行われていることを確認できるものでなければなりません。要するに、プロジェクトスコープ文書には、次のような内容を盛り込むべきなのです：
これらは、他の何ものも排除して集中したいことだ。この文書で説明した目標に近づけないのであれば、他のことはどうでもいいのだ。では、この文書をどのように作成するのか？
なぜこのような文書がプロジェクトに必要なのか、不思議に思っているかもしれない。このような文書がなくても十分うまくいっているのであれば、時間とエネルギーの無駄だと思うかもしれません。実は、プロジェクトスコープ文書や作業範囲文書があるかないかで、プロジェクト全体の成功が大きく変わってくるのです。ここでは、この種の文書を作成する際の最も重要な要素と、この文書で成功するために必要なものを見ていきましょう。
まず第一に、プロジェクトを成功させるために、あなたとクライアントが何をするのか、何を完成させる必要があるのかを正確に理解することです。この文書を使ってプロセスの各ステップを明示し、お互いが何を期待しているかを明確にするのです。そうすることで、プロジェクトが適切に完了し、お互いに満足しやすくなる。
次に、作成しなければならないすべてのタスクと成果物のパスを作成します。これは、あなたや担当スーパーバイザーが各タスクを割り当てる際に重要になります。あなたとクライアントが合意した内容をすべて見ることができるので、チーム内のどの人が各タスクに最適なのかを確認することができる。そうすることで、可能な限り最高の能力でタスクを遂行できる可能性が高まります。
やるべきことを正確に把握することで、そのプロジェクトにいくらかかるのか、予算を立てることができる。また、より良いタイムラインも作成できる。最終的なゴールに到達するために必要なさまざまなタスクとサブタスクのそれぞれを詳しく説明することで、各ステップを見て、数時間かかるのか、数日かかるのか、数週間かかるのかを確認することができるようになる。そうすれば、すべてのピースを足し合わせることができる。
次に、プロジェクトに沿った実際の目標に人を集中させる方法について説明します。この文書を使って、プロジェクトスコープに関連するすべての詳細を整理し、その目的を全員が理解できるようにします。また、各自が自分のタスクに取り組む際にも、目的について、そして自分が何をすべきかを明確にすることができる。
最後に、プロジェクトが本来のスパン内に収まるようにすることができる。必要な情報を得るために、このドキュメントを素早く簡単に参照することができるため、誰かがプロジェクトでカバーされていない別の側面に踏み込んでしまうことを心配する必要はない。プロジェクトのために行われていることはすべて、この文書に関連付けることができ、誰かが多くの質問をしたり、御社が報酬を得られない作業を行ったりすることなく、時間のロスを防ぐことができます。
このプロセスには、それなりの努力と思考が必要だ。完成させようとしているプロジェクトを掘り下げ、それぞれの側面について詳細な説明を考え出す必要がある。この最初の段階は、まとまりのないものになることを覚えておいてほしい。最初の段階では、とにかくすべてを書き出すこと。以下に挙げる質問やセクションに沿ったメモをいくつか書き留め、まずはそこから始めましょう。
ここまで書き出したら、次はもう少しプロフェッショナルな文書に仕上げましょう。上司やチーム、クライアントにこの文書を見せることを念頭に置いてください。全員が理解でき、変更、調整、改善、明確化が必要な箇所がわかるようにしたい。この文書を通じて作業範囲をより明確にすることができれば、最終的なプロジェクトを実際に遂行する上で、全員がより良い結果を得ることができる。
まず、この文書に加えるべきことは何でしょうか？この文書に書き加えるべきことは何だろうか？
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さて、最初に設定したゴールをしっかりと把握し、それ以外のことはすべてそのゴールに収まるようにしましょう。もしクライアントが何かを追加したいと言ったり、チームのメンバーが何かを追加したいと言ったら、そのゴールに戻って、そのゴールに記載されているか、そのゴールに到達するのに役立つかどうかを確認する。もしそうでなければ、別の機会に回すことになる。あなたは、設定した目標に到達するための具体的なタスクに集中したい。
次に、プロジェクトが完全に完了したときに、クライアントに何を提供するのかを正確に説明したい。パズルの最後のピースは何でしょうか？あなたは、販売用にデザインされパッケージ化された、物理的なフォーマットの2000冊のプランナーを納品するかもしれません。会社のウェブサイトで放送される短い広告のための6ページのスクリプトを納品するかもしれない。
プロジェクトを通して必要な各納品物を具体的に明記しましょう（たとえば、3週目にウェブサイトのモックアップを納品し、6週目に最終納品物を納品するなど）。全体として、このセクションは、あなたがクライアントに送るさまざまなものをそれぞれ説明し、短くわかりやすいポイントにする必要があります。そのため、納品物を見れば、それが何を意味し、どのようにクライアントに渡すのかがすぐにわかるはずです。ですから、フォーマットや長さ、色やスタイルなど、クライアントから与えられたものは必ず指定してください。そうすれば、納品物は受け入れられるでしょう。
クライアントがプロジェクトを受け入れるためには、何を提供する必要があるのか？クライアントは何を求めているのか？プロジェクトに着手する前に、クライアントが求めているものを正確にまとめた文書を作成するようにしましょう。特定のフォントのテキストが必要なのか？特定のフォーマットのコードを求めているのか？特定の長さの文書が必要なのか？
これらの詳細をすべて記入することで、プロセスの各ステップが適切に実行されることを確認できます。最終的な成果物（あるいは途中の成果物）がその特定の基準に適合していなければ、それは受理されないことを意味します。最初からすべてが明示されていれば、そのことがわかり、製品を改善し、クライアントの要求通りのものにすることができる。そうすることで、初回から受け入れられる可能性が高くなるのだ。
ここで、あなたができないことをクライアントに明示します。クライアント（とあなた）が設定したタイムライン、利用可能な予算、クライアントが望む最終成果物に留意してください。何ができて、何ができないのか。
もしクライアントが、あなたができることに制限を設けるような要求 をしてきたのであれば、それを明記しましょう。クライアントが特定の言語でコーディングされたものを望んでいて、そのコーディングに時間がかかることがわかっているのであれば、タイムラインと予算の範囲内で提供できることの限界を伝える必要があります。このようなことをできるだけ早い段階でクライアントに伝えておくことで、コミュニケーションミスがなくなり、後で慌てることもなくなります。
プロジェクトの結果について、あなたが想定していることがあれば、必ず文書で明記してください。クライアントがスライドショーを希望しているが、使用するプログラムやガントチャートソフトウェアの種類を指定していない場合は、PowerPoint（または好みのスライドショー形式）を使用することを想定していることを明記してください。クライアントがテキストの形式やサイズを指定しない場合は、Times New Romanと12ポイントのフォントを想定していることを述べます。
次に、納品されないものや提供されないものについても明記しておきましょう。クライアントがC++で書かれたコンテンツに対価を支払うのであれば、その言語で書かれたコンテンツのみを提供することを明記しましょう。物理的な製品を希望する場合は、デジタルフォーマットを作成しないことを明記する。提供されるものではないが、最終的な成果物に関連すると考えられるものはすべてここに明記し、必要に応じてクライアントと話し合うことができるようにしてください。
プロジェクトの具体的なマイルストーンと、それぞれにかかる費用について話し合う。そうすることで、あなたがクライアントのために何をしているのか、その予算はどこに使われているのかが明確になります。コストが従業員の賃金に充てられる部分や、特定の作業に対して請求される部分など、できる限りすべてを詳細に説明するようにしたい。各費用は、それが完了するために支払うタスクに関連付けられていることを確認し、クライアントは彼らが彼らのお金に何を得ているかを知っているようにします。
作成した文書には、必要な全員が署名するようにしてください。つまり、あなた、あなたの上司（少なくとも1つ上のレベル）、クライアントが署名する必要があります。個人事業主が相手でない限り、クライアント企業の少なくとも2人が署名するようにするとよいでしょう。これにより、後々問題が発生した場合にも、それを証明することができます。プロジェクトに関するすべての情報を記載したこの文書に署名したことをクライアントに示すことができる。
スコープ・オブ・ワーク・ドキュメントは、チームの誰もが確認できる場所に置く。そうすることで、何を約束し、何を約束していないかを確認することができる。そうすることで、もしあるタスクが自分のタスクと同じだと仮定した場合、それが成果物や仮定に含まれているか、あるいは除外項目に含まれているかを確認することができる。いずれにせよ、報酬を得るつもりのない仕事、あるいはクライアントが要求していない仕事を行うべきではありません。
チームへの説明となると、作業範囲をさらに細分化したくなるかもしれない。クライアントにタスクの説明をするにしても、チームにはもっと説明したいはずです。そうすれば、彼らは自分が何をしているのか、誰が各タスクの責任者なのか、いつまでに完了させる必要があるのかを知ることができます。そこで、まずこの文書を必要な人全員がアクセスできる場所に置き（ガントチャートなど）、それから分解を始めましょう。
達成すべき個々のタスクを作成し、各自が途中で何が必要かを把握できるようにします。また、必要であれば、タスクにかかる（かかるべき）時間や、 予算も指定することができます。期待値を設定することは重要であり、各タスクを担当者やチームに割り当てることも重要であることを覚えておいてほしい。
チームにコメントや質問、懸念事項を文書内に投稿してもらい、全員がそれを見られるようにします。これは、プロジェクトスコープ ドキュメント用に作成したガントチャートで直接行うこともできます。そうすれば、全員が他のメンバーの発言を見ることができます。また、質問や懸念事項が迅速に対処され、作業範囲やクライアントに提供する最終成果物に変更があった場合は、関係者全員が把握できるようになります。チームの他のメンバーとの絶え間ないコミュニケーションを奨励する。
最終的に、スコープ・ドキュメントは多くの時間と労力を要することになります。あなたはそれに真剣に取り組み、クライアントやあなたの上司と一緒にそれを確認するためにいくつかの時間を費やす必要があります。上司とクライアントに文書を渡した後、少なくとも1回はミーティングを開き、その内容を確認しましょう。郵送またはEメールで文書を送り、1週間（またはそれくらい）空けてから、各自で文書に目を通すようにする。
打ち合わせの時間が来たら、両者と（または、一人ずつと）着席し、文書に目を通します。こうすることで、何が約束され、何が約束されな いのかを全員が理解していることを確認する時間が生まれます。また、計画を実行に移す前に、必要な変更を加えることもできる。作業を開始する前に、全員が計画に同意し、全員が署名していることを確認する必要がある。これらすべてを行うことで、最終的な成果物に向けてより良い準備ができるようになる。
