仕事の依頼を 避けるのは難しい。タスクの完了に100％集中していても、あるプロジェクトに関する情報や最新情報を要求するメールやチャットメッセージを受け取る可能性があり、それだけで優先順位が変わってしまいます。新しい仕事の依頼を迅速に把握し、処理し、追跡するシステムがなければ、あなたやあなたのチームはすぐに圧倒されてしまいます。
誰もが経験したことがあるだろう。一日のすべてを計画していたのに、新しい依頼が突然やってくる。このようなことは、あなたにもあなたのチームにもよくあることです。そして、優先順位を管理し、新しい仕事の依頼を追跡できるようなプロセスを作るのはあなた次第です。何を依頼されたかを文書化できるようになれば、以前に割り当てられたタスクや期限に遅れをとることなく、新たな依頼に取り組むことができるようになる。
誰もが忙しい。正式に提出され、割り当てられない限り、何も始まらない。確立された業務依頼書は一貫性があり、すべての人または部署が使用すべきものです。文書で正式に依頼された仕事しかしないことを、チームに周知させなければならない。チームがそのプロセスを理解し、どこに情報があるかを正確に知っていることも同様に重要です。
フォームに記入し、タスクに関連する情報を列挙することで、期限、 連絡先、優先順位、特別な指示など、完了するために必要なデータを 確実に入手することができます。これらの情報が集まったら、タスクをチームメンバーに割り当て、その進捗を追跡することができる。後で何をする予定だったのかを推測する必要はもうない。
また、チームが受け取るさまざまなタイプの仕事依頼をマッピングし、自分に関連する基準で整理することもできる。
入ってくるプロジェクトはすべて、単一のソースで管理されるべきである。つまり、入ってきた仕事の依頼は、整理、マッピング、優先順位付け、割り当て、追跡が可能な単一の場所に自動的にルーティングされるべきである。プロジェクト管理ソフトウェアは、情報を一か所に集めることができるため、この点で優れたソリューションとなります。チームは自分が何をすべきかを把握し、他部門も作業依頼の状況を把握することができます。
いくつかのリクエストは他のものよりも重要です。順を追って取り組むのではなく、入ってきたリクエストに優先順位をつけることが基本です。そこで、入ってきたリクエストに優先順位をつけ、担当者に割り当てる。このようなアプローチを取ることで、チームが適切なタイミングで適切なタスクに取り組めるようになります。
また、会社の戦略的目標に基づいて、入ってくる依頼をマッピングするのも優れた実践方法だ。こうすることで、適切なタスクに集中し、チームレベル、部門レベル、会社レベルでも機能する方法で仕事の優先順位をつけていることを信頼できる。
入ってきた仕事の依頼を管理することで、重要な詳細を前もって把握することができます。情報の流れを確保し、物事を整理し、ステータスと進捗を効率的に追跡することができます。
手順を標準化することで、リクエストを一箇所で追跡でき、他の誰にとっても明確になる。各タスクに誰が取り組んでいて、期限はいつなのかがわかるようになります。また、リクエストに優先順位をつけることで、緊急のタスクに集中できるようになり、チームにもメリットがあります。
仕事の依頼を管理するには、優先順位をつけることが重要です。Instaganttは、仕事の割り当てとフォローアップに集中できるよう、重要なタスクをマッピング、整理、判断するお手伝いをします。また、作業依頼のプロセスを効率化することで、チームは何に集中すべきかが明確になり、最高の仕事ができるようになります。
ガントチャートを 使えば、入ってくる仕事の依頼をすべて整理し、チームをスムーズに動かすことができます。また、作業状況を共有することで、他部署との連携も可能です。タスク管理はドラッグ＆ドロップで簡単に行え、チームメンバーには新しい仕事の割り当てがあるとすぐに通知されます。こうすることで、誰が何に取り組んでいるのかを簡単に把握することができ、チームは仕事の期限を明確に把握することができます。
独自の効果的な正式な仕事依頼プロセスを構築し、仕事を終わらせることに集中しよう。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
