プロジェクトやチームのマネジメントに関しては、常に学習と改善の余地がある。ミーティングの振り返りは、さまざまなタイプのスキルや、さまざまな考え方、管理方法、計画の立て方を学び、理解する目的で、仕事や経験について話し合う絶好の機会です。
ミーティング・リフレクションとは、チームメンバーが最近のプロジェクトや経験を振り返り、他のメンバーと共有することで、共に学ぶことを目的とした特別セッションです。日常業務以外のトピックについて話し合う ことで、創造性を育み、知識を共有 する簡単でカジュアルな方法です。
ミーティング・リフレクションズでは、基本的なプロジェクトマネジメントの必要性を超えて、人々がどのように考え、感じているかを明確にするために、さまざまなタイプの会話の場を設けています。このセッションにより、チームはよりリラックスした環境で仕事への取り組み方について話し合うことができます。
一般的に、このようなミーティングでは、ある人が「学習者」の役割を担い、皆のためになる最近の経験を共有する。チームの他のメンバーは、自分の仕事、経験、価値観、取り組みに関連する質問をすることで参加する。解決した特定の問題、プロジェクトに関連した困難な状況、問題を理解し解決するのに役立った顧客との会話、最近読んだ本などである。チームメンバーは、質問を通してその経験を振り返ることができます。
他のタイプのミーティングやブレーンストーミング・セッションとは異なり、ミーティング・リフレクションには特別なトレーニングや設備は必要ありません。この活動では、質問は自由に行われ、その結果、チームのビジョン、感情、態度、動機づけ要因を発見し理解するための、より個人的なアプローチが可能になる。
チームがどのような仕事をしているかにかかわらず、ミーティングの振り返りは誰にとっても有益です。このセッションの目的は、チームがどのように新しいスキルを習得しているかを理解し、重要な気づきを文書化し、今後の発展のために新しいスキルをどのように応用するかを考えることです。ミーティングの振り返りでは、問題解決のテクニックなど、さまざまなトピックについてチームメイトが新しい情報を共有することができます。
まず、役割を理解することが重要です。会議の振り返りセッションを計画し、実行する際に最も一般的な役割をいくつか見てみましょう。
タイムキーパー会話や質問の展開に合わせて、タイムキーパーを担当する人を選ぶ。
学習者： 貴重な学習経験を共有する人。
スケッチャー： メモを取り、セッションのすべての学習ポイントからアイデアを引き出す。
進行役：グループの人数が多い場合は、誰かを進行役に指名するとよいでしょう。こうすることで、全員が参加し、発言する機会を得ることができます。
さあ、仕事に取りかかろう。これらは、会議の振り返りセッションを進めるための最良の方法です。
1.準備。 学習者が自分の経験をどのようにグループと共有するかをミーティング前に決め、必要に応じてスケジュールを調整します。これは、グループと情報を共有する最も簡単な方法であり、準備も最小限で済みます。また、学習者とインタビューを行うこともできますが、適切な対話ができるよう、また質問の時間を確保できるよう、ある程度の準備が必要であることに留意してください。
これらの質問の中には、会話のきっかけになるものもあります：
2.チームとして、質問、観察、アドバイスに答える。 学習者が話し終えたら、グループ内の各人に、今聞いた話をさらに深く掘り下げるために、観察したことを1つ、または質問を1つ話してもらいます。質問は具体的であればあるほどよい。グループ内のメモ係は、その洞察を書き留める準備をしておく。
3.行動項目を決める。 メモを取る人は、会議の概要を口頭で説明します。ここで、チームとして、セッション中に明らかになったアイデアのフォローアップを決定します。このステップの目的は、学習者と聞き手の両方に感謝の意を表し、次のステップを確認することです。
4.フォローアップ。 ミーティングの後、ミーティングの記録を必ずEメールで送信する。このメールには、議論されたアクションアイテムを含める。
反省会の運営方法を理解したところで、適切なツールを使って作業することが重要です。Instagnttのようなオンライン・プロジェクト管理ソフトウェアは、誰もが使えるわかりやすいプラットフォームを提供することで、あなたをサポートします。 インスタガント はオンラインガントチャートソフトウェア プロジェクト管理 プロジェクト管理Instaganttは、プロジェクト管理のためのオンラインガントチャートソフトウェアです。また、これには会議の反映を計画、実行、文書化することも含まれます。
Instaganttを利用することで、納期、リソース、予算など、プロジェクトに関連する情報をガントチャートで 可視化し、タスク、会話、ドキュメントを一元管理することができるため、チームは効率的に仕事を管理することができます。
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