効果的なプロジェクト憲章の書き方

プロジェクトを始める前に決して無視してはならない文書があるとすれば、それはプロジェクト憲章だろう。なぜか?なぜなら、プロジェクト憲章 は、プロジェクトの成功をどのように測定するかを定義するものであり、また、プロジェクトを計画し、利害関係者にそのメリットや目的を伝える上で、極めて重要な要素となるからだ。


アンドレス・ロドリゲス

チーフ・マーケティング・オフィサー

ったなプロジェクト憲章。

プロジェクト憲章は、プロジェクトの全体像を記した正式な文書です。プロジェクトの役割、目標、スコープをすべてまとめたもので、ステークホルダーやプロジェクトメンバーに、実行される計画の概要を説明します。 

プロジェクト憲章をうまく作れば、関係者のプロセス、役割、責任を明確にすることができ、目標達成に役立ちます。プロジェクトマネジメントにおいて、プロジェクト憲章は、プロジェクトのライフサイクル全体にわたって指針となる重要なツールです。 

プロジェクト憲章の主なポイント

プロジェクト憲章を作成する際には、3つのポイントに焦点を当てるべきである:

  • プロジェクトの本質。ここでは、プロジェクトのゴールと目的、そしてそのゴールと目的を達成するためにどのような計画を立てているかに焦点を当てます。
  • プロジェクトの理由。憲章は、その価値と存在理由をすべてのステークホルダーに伝えることができなければならない。
  • 責任。プロジェクト憲章では、プロジェクトに関わる各人の責任と義務を明確にし、その概要を示すことも必要です。 

プロジェクト憲章の主な利点とは?

プロジェクトを管理する上で、プロジェクト憲章を活用するメリットはたくさんあるが、最も一般的なものをいくつか挙げてみよう:

  • プロジェクト憲章は、プロジェクトの最初から最後まで、全員がプロジェクトのあらゆる側面について情報を得るのに役立つ。
  • コミュニケーションのミスを最小限に抑え、サイロ(縦割り組織)を排除するのに役立つ。
  • 関係者に明確なガイダンスを提供することで、承認プロセスをスピードアップする。
  • プロジェクトのライフサイクル全体を通して、全員が軌道に乗るようにする。

いつプロジェクト憲章を作成する必要があるのか?

チャーターの第一の目的は、承認されたプロジェクトを開始する権限をプロジェクトマネージャーに与えることである。つまり、プロジェクト憲章を作成するのは、以下の理由からです:

  • あなたのプロジェクトには承認が必要です。この文書は売り込みのためのものだと考えてください。ステークホルダーがプロジェクトの価値を理解するのに役立ち、プロジェクト憲章があれば、計画のすべてを共有し、できるだけ早く実行に移すことができる。
  • プロジェクトを軌道に乗せるプロジェクト憲章は、関係者全員のガイドラインとなります。このドキュメントは、重要な情報を把握するのに役立ち、いつでも最初のビジョンに戻り、必要であれば何度でも見直すことができます。
  • これは、主要な営業文書としての役割を果たす。憲章は、関係者が配布したり、類似のプロジェクトについて打診されたときに提示したりするのに使いやすい要約としても機能する。

プロジェクト憲章の例

プロジェクト憲章は、簡潔でわかりやすいものでなければなりません。シンプルにしたいところですが、一言でプロジェクトの本質を伝えることも重要です。プロジェクトを管理するということは、多くの情報を管理するということでもありますが、プロジェクト憲章は、プロジェクトのハイレベルな概要として提示することが最も成功につながります。

プロジェクト憲章は通常、以下のことを文書化する:

  • プロジェクトの理由
  • プロジェクトの目的と制約
  • プロジェクトのメリット
  • ステークホルダー
  • 特定されたリスク
  • 予算概要

効果的なプロジェクト憲章とはどのようなもので、どのような内容を含むべきかを説明しよう:

プロジェクト名

プロジェクトの概要

ビジネスケース

成果物を含むSMARTな目標

プロジェクトの背景

背景と存在理由

プロジェクトの範囲と境界

主なステークホルダーとプロジェクト・メンバー

顧客とエンドユーザー

実施計画

リソース

制約とリスク

予算と費用

適切なツールを使って効果的なプロジェクト・チャーターを実施する

プロジェクトを始める前に、まず時間をかけてプロジェクト憲章を書くべきだ。これは、プロジェクトの成果を定義する基本的なツールです。また、ビジネスケースや予算計画はより詳細なものにする必要がありますが、プロジェクト憲章はプロジェクトのロードマップやガイドの役割を果たします。あなたにとっても、プロジェクトに関わるすべての人にとっても。 

しかし、オンラインでプロジェクト憲章を作成し、文書化できれば、もっと簡単ではないだろうか。憲章を計画に変えるには、 情報量や多くのタスクに 柔軟に対応できるツールが必要です。プロジェクト管理ソフトウェア Instaganttを使えば、オンラインでプロジェクトを作成・管理することができます。このソフトを使えば、わずか数分でプロ並みのガントチャートを作成できます。ご覧ください:

プロジェクト憲章テンプレート

プロジェクト憲章の例

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