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一番上から始めよう。PMOとは、プロジェクトマネジメントオフィスの頭文字をとったものです。プロジェクト・マネジメント・オフィスは、プロジェクト・マネジメントとは何かを決定する責任を持つ、組織の特定の部分である。少し奇妙に聞こえるかもしれない。もし、あなたがこのオフィスなしで長い間プロジェクトマネジメントに携わってきたとしたら、なぜこのオフィスが重要なのか、実際にどのように機能しているのか疑問に思うかもしれません。
では、もう少しわかりやすく説明すると、このオフィスはビジネスの中の別の部署です。経理部やマーケティング部があるように、プロジェクトマネジメント部もあります。このグループは、プロジェクトマネジメントがあなたのビジネスにとってどのような意味を持つのか、よりよく理解するための役割を担っている。プロジェクト・マネジメントを取り巻く基準を検討し、その基準が常に満たされていることを確認します。
基本的には、タスクやプロジェクトがあるべき形で実行されるようにする責任を負います。プロジェクトの計画を立てる際に、プロジェクトについての理解を深める手助けをしたり、会社のルールや規則に従うために必要な基本的なルールを決めたりします。
このオフィスや部署がどのようなものかお分かりいただけたと思うが、なぜ存在することがそれほど重要なのか、不思議に思われるかもしれない。プロジェクトを管理する部署がなぜ必要なのか？結局のところ、それはプロジェクトマネージャーであるあなたの仕事でしょう？あなたは、物事を計画し、すべてが適切に行われるように配慮する。しかし、一般的な規則や規定を担当する別のグループを持つことは、プロセスの重要な一部となり得る。
プロジェクトマネジメントオフィスは、プロジェクトの規制グループ以上の役割を果たすことができます。プロジェクト管理室は、プロジェクトの規制グループ以上の役割を果たすこともできる。つまり、プロジェクトを円滑に進める手助けをしてくれるのです。チーム全体のプロジェクト運営やポートフォリオ管理を引き受けることもあります。また、社内で進行中のさまざまなプロジェクトを監視し、それぞれの状況についてレポートを作成することもあります。
さらに、プロジェクトを遂行するために必要なサポートを受けることもできます。あなたが担当させたいことが多ければ多いほど、担当させられることも多くなる。一般的に、彼らの責任とコントロールをオープンにすればするほど、あなたがプロジェクトについて心配する必要がなくなり、プロセスの一元化が進む。また、すべてのプロジェクトが毎回同じシステムに従って実行されるようになる。
つまり、プロジェクトマネジメントオフィスは、プロジェクトが終了するまでに、あなたが正しい決断を下し、その決断を下すべき人たち（あなたであれ、上層部であれ）からその決断を引き出す手助けをしてくれるのです。また、監査が完了し、全員が責任を負うことを確認する。次に、何が起こっているのかを知る必要のあるすべての人が知ることができ、プロジェクトの重要な側面がすべて完全に透明化されていることも確認する。
システムを整備し、そのシステムが何であるかを全員が知っていることを確認するのも彼らだ。そうすることで、次にプロジェクトを遂行する必要が生じたとき、どうすればいいかをすでに知っていることになる。彼らはすでにすべてを設計し、あなたが簡単にできるようにレイアウトしている。ここは、ガントチャートを実行するのにも最適な場所だ。
そこから、助けが必要な人には迅速かつ効率的に助けが行き渡るようにし、プロジェクトに支障が出ないようにする。チームの何人かの人たち（あるいはチーム全体）のために、指導やトレーニングを受ける方法を見つけることもある。そして、プロジェクトが適切に完了し、適切なレベルの品質管理が行われ、必要に応じてリカバリーできるよう、すべてが文書化され、整理されていることを確認する。
プロジェクト・マネジメント・オフィスを立ち上げる準備はできているが、どうすればいいのかわからないというのが本音ではないだろうか。実は、あなたが思っているほど難しいことではありません。新しい人を入れたり、すでにチームにいる人を配置転換したりすることになるので、オフィスにはある程度の権限が必要になる。しかし、このような職務を担わせるための準備は、実はあなたが思っているよりもずっと簡単で、それが終われば関係者全員にとってずっと楽になるはずだ。
このプロセスは、完成後に彼らが担当することになるプロジェクト管理と非常に似ていると考えてほしい。あなたは、このチームに適切な人材を選び、最終的に彼らが担当することになる時点で、彼らが何を担当することになるのかを知ってもらうために、必要なすべてのステップを踏んでいることを確認したい。結局のところ、何もできない、あるいは何もする方法を知らないPMOを設立しても、何の役にも立たないのは間違いない。
まず最初に、プロジェクトマネジメントオフィスが担当することになる、あなたの会社で起こっていることを正確に把握しておきましょう。今、どのようなプロジェクトに取り組んでいるのか？それらのプロジェクトはどのように進んでいるのか？全員が何を担当しているのか？もし、すでにこれらのプロジェクト用のガントチャートソフトウェアを持っているのであれば、あなたは先手を打つことができ、その情報を担当する単一の組織やグループに引き継ぐ準備が整っているはずだ。
次に、誰がプロジェクトマネジメントオフィスの責任者となり、プロジェクトマネジメントオフィスが誰に責任を持つのかを検討する必要がある。彼らが守るべき基本的なルールと、その組織が責任を負うべきことをレイアウトする。このチームの誰もが、自分の仕事が何であるかを正確に理解していることを確認する必要がある。彼らは、現行の規則や規定を制定するだけなのか、それとも（一例として）独自の規則を作る権限があるのかを知る必要があります。
もしかしたら、彼らはトレーニングの手助けをしたり、プロジェクトの最初から最後まで全体を管理する手助けをする責任があるかもしれません。あるいは、方針が守られていることを確認させたいだけかもしれません。このチームに人を入れる前に、あなたとあなたの組織は、このチームのルールを決めておく必要があります。もし彼らが何をすべきかを知らなければ、彼らや、彼らが何のためにいるのかを理解していない社内のすべての人に迷惑をかけるだけだ。
最後に、それを実行に移す。このグループやチームには人を入れる必要がある。彼らが実際にすべての仕事を遂行できるように、また何が必要かを理解できるように、適切なトレーニングを行う必要がある。彼らが実際にそこにいることを他の誰かが知る前に、彼らの仕事について可能な限りすべてを知っておく必要がある。もし彼らがその方法を知る前に、質問に答えたり、他の人を助けたりする必要があれば、それは彼らにとって問題を引き起こすだけであり、あなたが望むことではありません。
チームの全員が、自分が何をするのか、どのようにする必要があ るのかを理解したら、チームの他のメンバーに紹介する時です。その人たちが誰なのか、この新しい部署が何なのかを、組織内の他の全員に説明し始める。彼らが何をするのか、なぜチームの新しい重要な一員なのか、全員に知ってもらいたい。プロジェクトマネジメントチームを最大限に活用するための移行は、スムーズであればあるほど、誰にとっても良いものになる。
組織の全員が、新しいやり方に慣れていることを確認する。ルールや規則、プロセスなど、プロジェクトマネジメントに関連するあらゆることを、全員に理解してもらいたい。プロジェクトマネジメント・チームにいくつかの役割しか担わせないのであれば、まずそれを明確にする。また、まだ変更することがある場合は、必ず説明しておくこと。新しい部署が、最初は限られた役割しか担っていないが、時間の経過とともに役割を増やしていくのであれば、そのことを組織内の全員に伝えておくこと。そして、その過程についても必ず報告すること。
実際にプロセスを導入し、PMOを実行に移せば、社内の違いや改善が絶対に見えてくるはずだ。このプロセスを一元化することで、誰もがいつでも何が起こっているのかを把握しやすくなる。それだけでなく、すべてのプロジェクトが毎回まったく同じ方法で実施されるようにすることもできる。今必要なのは、PMOが担当するすべてのプロジェクトを追跡できるソフトウェアシステムだ。
ガントチャートメーカーは 、あなたとあなたのPMOがやるべきことをすべて把握するのに最適な方法です。このタイプのチャートを使えば、監視しているプロジェクトごとに別のシートを作成し、それぞれのプロジェクト内で個別のタスクを作成することができます。こうすることで、完了すべきパズルの各ピースと、それをいつ誰が担当するのか、また、そのタスクが完了することによって何が左右されるのかを把握することができる。
これらのチャートの設定は、あなたが単一のプロジェクトのプロジェクトマネージャーであっても、PMOの責任者として複数のプロジェクトを管理する必要がある場合でも、簡単に行うことができる。これらのチャートはそれぞれ、あなたの周りで起こっているすべてのことを把握しやすくしてくれる。さて、あなたはどうしますか？あなたの会社でPMOを始めるつもりですか？そして、物事を軌道に乗せるために必要なガントチャートを作成し始めるのか、それとも今までと同じように物事を進めるのか？もしあなたが組織でPMOの導入を検討しているのであれば、あるいはこれまでPMOについて考えたことがあるのであれば、PMOは大きな変化をもたらす可能性がある。PMOについて考えたこともなければ、PMOが何をするものなのかも知らなかったという人も、これで理解が深まり、あなたの職場にPMOを導入するプロセスを開始する準備が整ったことだろう。新しい部署、特に組織内の物事をより簡単で効率的にする部署を立ち上げられない理由はない。
