プロジェクトを成功させるためには、最初から最後までどのように進めるかを知っておく必要がある。単純に見えるかもしれないし、タスクがすべてだと思うかもしれないが、実はマイルストーンが最も重要な部分なのだ。もちろん、プロジェクト内のタスクを完了する必要はある。そして、最終的な期限に集中する必要がある。しかし、プロジェクト全体を通してマイルストーンを作らないと、必要なペースを維持するのに苦労したり、正しい軌道に乗れているかどうかわからなくなったりする。そこで、プロジェクトのマイルストーンの出番となる。
プロジェクトのマイルストーンとは、特定の時間内にプロジェクトのために行う必要がある特定の事柄のことです。タイムラインの中で、プロジェクトマネジメントや クライアントに提出できるような、測定可能なレベルの仕事が完了することを期待する場所です。マイルストーンは、1日単位で完了するような細かい作業ではなく、ある程度大きなものである必要がある。
さて、ここで重要なのは、プロジェクトの進捗状況を他の人にも知らせるということだ。これらのマイルストーンは、自分がどこまで進んでいるか、そしてどこまで進まなければならないかをアピールするのに役立ちます。達成したマイルストーンを見ることで、あなたのチームは進捗状況を把握することができ、クライアントもそれを見ることができる。クライアントは、あなたが前進していること、ギリギリまで待つのではなく、プロジェクトに多くの時間と労力を費やしていることを知ることができる。これらのマイルストーンは、成果物である場合もあれば、単に進捗を示すための道しるべである場合もある。
プロジェクトのマイルストーンを設定すると、いつまでに特定のことを完了させる必要があるかを決めることになる。そのマイルストーンに設定された期限に達したら、プロジェクトスコープのどの位置にいるのか、達成したかったことが達成できているのかを確認することができる。達成できていれば、全体的な期限に間に合う可能性が高いことを意味する。
プロジェクトが順調に進んでいるかどうかを確認するために、プロジェクトのマイルストーンが必要かもしれません。クライアントにプロジェクトの進捗状況を知らせるために、マイルストーンが必要かもしれません。また、上司にすべてが順調に進んでいることや、チームが本当に仕事をこなしていることを示すためにも必要かもしれません。これらのマイルストーンは、全員が説明責任を果たすのに役立ち、すべてを見張ることができるようになります。あなたのプロジェクトに必要なマイルストーンを設定するだけです。
プロジェクトのマイルストーンを設定するにはどうすればいいのだろうか？それは、プロジェクトの全体的なゴールと、それを構成するタスクをよく見てみることだ。プロジェクトを成功させるためには、何を完了させる必要があるのでしょうか？ 最終的に提供すべき成果物と、決められた期限を書き出してみましょう。
次に、期限に間に合わせるために、途中でやらなければならない主なことをそれぞれ書き出します。順調に進んでいると判断できる主なタスクは何でしょうか？それがプロジェクトのマイルストーンだ。プロジェクトの期間中、マイルストーンの間隔を空けたい。短期のプロジェクトなら毎月1回、長期のプロジェクトなら四半期ごとに1回といった具合だ。
マイルストーンは、必ずしも1つのタスクである必要はないことを覚えておきましょう。マイルストーンは必ずしもひとつのタスクである必要はなく、一連のタスクであったり、プロジェクトの設計面を完成させたり、設計図を完成させたりすることもできます。マイルストーンとみなされるものには、さまざまな種類があります。最も重要な点は、プロジェクトの完了に不可欠であること、そして軌道に乗っているかどうかを知らせてくれることです。また、合意した時間内に残りのプロジェクトを遂行できるかどうかを知るために、しっかりとした期限を設定する必要があります。
プロジェクトのマイルストーンは、プロジェクトのキーポイントであるべきだと述べた。しかし、マイルストーンは、あなたが苦労したり、何らかの問題を抱えたりする可能性のある分野でもあるはずです。プロジェクトの中で、次の部署がやるべきことをやるために、ある部署がタスクを完了させる必要がある特定のエリアがあるかもしれません。そのような場合は、プロジェクトのマイルストーンを設定するのに適した場所かもしれません。結局のところ、これはプロジェクトを完了させるために必要な重要なハンドオフなのだ。
もう一つ、プロジェクトのマイルストーンを追加すべきなのは、プロジェクトを継続するために、クライアントや社内の上層部の承認を得る必要がある場合だ。もしクライアントが2ヶ月ごとに進捗を評価したいと言うのであれば、2ヶ月ごとに進捗を示すマイルストーンが必要になります。また、プロジェクトの一部分を承認してから継続することを望むのであれば、それもマイルストーンとなる。上司がこれらのことをやりたがる場合も同様だ。あなたは、彼らに最新の情報を提供するためのマイルストーンを設定しておく必要がある。
さて、プロジェクトにガントチャートを設定し、マイルストーンを追加したい場合はどうしますか？ガントチャートソフトウェアは、すべてを追跡するための素晴らしい方法です。最初にプロジェクトをセットアップするとき、好きなだけタスク、成果物、依存関係を入れる機会があります。
これで、マイルストーンも簡単に追加できます。成果物やタスクの上に追加したり、プロジェクトの独立した側面として追加したりできます。プロジェクトのタイムラインが、あなたのビジネスにとってうまくいくように、すべてを決めてください。つまり、マイルストーンごとにトラッキングができるようにすることです。また、マイルストーンは他の作業とは独立して設定できるため、チャート上の他のタスクを見ることなくマイルストーンを確認することもできる。
プロジェクトのマイルストーンを作成する際、プロセスに参加すべき人が実は何人もいる。まず、クライアントがプロジェクトに何を求めているのか、クライアントと話し合う必要がある。彼らが最終的な成果物を設定し、その最終成果物の期限を2人（そして場合によっては上司やマネージャーも）で決めるのだ。
クライアントが望む中間成果物についても、クライアントと話し合いましょう。クライアントは、プロジェクト期間中、小規模なアップデートの配信を望んでいるかもしれません。また、あなたがプロジェクトに取り組んでいる間に、クライアントが望む他の成果物があるかもしれません。いずれの場合も、クライアントを満足させるために、このような種類の文書やアップデートは、あなたがマークし、満たしていることを確認したいマイルストーンになります。
このような人たちと仕事をしたら、次はあなたのチームです。プロジェクトの締め切りについて合意する過程で、すでにチームと話をしていればいいのですが、いずれにせよ、今度はチームと話をする必要があります。あなたは、行う必要のある各タスクをマッピングし、さまざまなタイプのタスクを完了するのにかかる時間を調べたい。チームは、各タスクの現実的なスケジュールを把握する手助けをしてくれるだろう。
マイルストーンの作成を検討する際には、完了する必要のある各タスクが計上されていることを確認しましょう。クライアントがすでに設定しているマイルストーンや、決められた時期に行う必要のある特定の事柄（法律上、特定の期日までに提出が義務付けられている財務書類もあります）がある場合は、チームに知らせましょう。
チームと協力してその他のマイルストーンを設定し、チーム が作成したタイムラインを使用して、マイルストーンを達成し ましょう。チームに少し無理をさせ、少しでも早く仕事をさせようとするのは構いません。しかし、あまりに無理なマイルストーンに同意するのは得策ではない。その期間内に質の高い仕事を完了できないかもしれないからだ。さらに悪いことに、途中で問題が発生したり、何らかの形で頓挫したりすると、最終的な成果物に問題が生じる可能性がある。
プロジェクト内には、マイルストーンとみなされるさまざまなものがありますが、他よりも一般的なものもあります。このようなマイルストーンを確認することで、プロジェクトの進捗を確認することができます。
開始日と終了日 - この2つは最も重要なマイルストーンで、いつ物事が始まるのか、いつ最初のチームや個人がタスクに取り掛かる必要があるのかを知ることができます。
外部レビュー - 自分以外の誰か、またはチームの直接のメンバーに何かをレビューしてもらう必要がある場合、マイルストーンが必要になります。
予算チェック - 特定の限度額を超えて支出する前に、クライアントやプロジェクトマネージャー、上司に確認する必要がある場合、これもマイルストーンが必要です。
主要納品物 - クライアントが最終納品物以外の納品物を要求した場合、それぞれの納品物はマイルストーンとみなされます。一般的に、納品物となり得るものは数多くあります。最も重要なことは、あなたやクライアントよりも上位の人たちに確認し、皆が何を期待しているのかを知ることです。このような土台の上に立って仕事をすることで、より良い成功を収めるための準備を整えることができ、すべてのタスクがあるべき形で完了していることを確認することができる。そうすれば、マイルストーンの設定も容易になるだろう。
プロジェクトのマイルストーンを設定する際には、注意深く見守る必要があるものもある。目標通り、タスク通りに進めるために、これらのことを一つ一つ確認する必要がある。チャートとタイムラインを作るときに、これらのことをすべて考えておかないと、実際に最終的なプロジェクトを実行することになったときに、大きなトラブルに巻き込まれる可能性があります。思っていたスケジュール通りに物事が進まず、上司やクライアントにいい顔をされないということにもなりかねない。
タイムラインやプロジェクトのマイルストーンを作成する際に、まず見ておかなければならないことのひとつに、依存関係がある。チームメンバーや小規模なチームのいずれかが、別のチームに依存するような場所は、問題が発生する可能性がある場所だ。ハンドオフに遅れが生じ、次のチームや個人が割り当てられたタスクを完了できない可能性があるのだ。マイルストーンを設定する際には、この点に留意する必要がある。
あなたがコントロールできない遅延といえば、消耗品の調達や外部業者から必要なものを調達する際の問題のことです。このようなことは、さまざまな理由で起こりうるし、プロジェクトの立ち上げと実行のプロセスのどの時点でも起こりうる。間違ったものが入ってきたり、まったく入ってこなかったりするかもしれない。ベンダーとの問題や、商品の配送にも問題があるかもしれない。マイルストーンを計画する際には、これらのことを考慮する必要がある。
チームの遅れは、チーム内で起こるものだ。例えば、誰かが病気になったり、チームがストライキを起こしたりといったことだ。チームで働く人々が意図的に、あるいは偶然にプロセスを遅らせる可能性はいくつもあり、あらゆる可能性に備えておきたい。チーム内であなたのコントロールの及ばないことが起こったり、あなたが計算できないような遅れが発生することは常にあるが、そのほとんどはバッファーを作って対処することができる。
プロジェクトを遂行する過程で、クライアントが変更を要求してくる可能性は常にあります。このような変更に備え、マイルストーンを更新しておくことをお勧めします。クライアントがマイルストーンを1つ変更した場合、それが他のマイルストーンや全体のタイムラインにどのように影響するかを伝えましょう。できるだけ予定通りに進めるのがベストですが、常にそうできるとは限りません。クライアントの変更がプロジェクトにどのような影響を与えるのか、率直に伝えましょう。
あなたのチームは皆、プロジェクト内でさまざまなことにどれくらいの時間がかかるか、タイムラインやアイデアを出してくれるだろう。一番いいのは、こうした部分にバッファーを設け、その他の遅れに備えておくことだ。1週間しかかからないと思っていたものが急に2週間かかったり、1日で終わると思っていたものが数日以上かかったりすることがあるかもしれません。一つでも思ったように進まなくても、絶望的な遅れをとらないように、各作業にはある程度余裕を持った予算を組んでおくこと。
プロジェクトに取りかかったものの、想定していなかったことが必要になることに気づくかもしれない。設計図があれば何とかなると思っていたのに、それがうまくいかないことがわかったかもしれない。あるいは、クライアントがプロジェクトに必要なものを用意してくれると思っていたのに、用意してくれなかったということもあるかもしれない。このような予定外のニーズはすべて、設定したマイルストーンを達成する能力に影響を与えることになり、それは余裕を作ることを意味する。
結局のところ、プロジェクトのマイルストーンは、あなたを継続させ、プロジェクトを進行させるものです。マイルストーンは、設定した目標を達成し、最終的な成果をクライアントに提供するためのものだ。マイルストーンは、チームがやるべきことをやっているかどうかを知るためのものであり、すべての期限を守るためのものだ。しかし、途中の問題に備えることも重要だ。マイルストーンの設定と計画の立て方を知ることで、自分自身とチームをより良く準備することができます。
マイルストーンを正しく設定することで、プロジェクトマネージャーとして一段と成長した気分になれるでしょう。結局のところ、マイルストーンの作成は最初の一歩に過ぎない。マイルストーンとそれに対する進捗を記録する方法も必要です。プロジェクト用のガントチャートメーカーを使い、マイルストーンとタスクを設定することで、重要な目標を達成し、クライアントが最終的な成果物を要求したときに、準備が整っていることを確認することができます。
