Qu'est-ce qu'un gestionnaire de programme ?
As-tu actuellement un gestionnaire de programme dans ton entreprise ? Tu te dis peut-être que oui, bien sûr, mais que dans mon entreprise, on appelle ça un chef de projet. Les deux sont très différents et il est important de comprendre comment tu peux utiliser chacun d'entre eux au sein de ton entreprise. Un chef de projet est chargé de besoins ou de projets spécifiques et à court terme. Un gestionnaire de programme, en revanche, est chargé de prendre en charge un programme, qui est généralement un regroupement de différents projets qui fonctionnent ensemble pour créer un ensemble plus vaste. Cela signifie que si tu n'utilises que des gestionnaires de projet, tu passes à côté d'un élément essentiel de ton équipe.
Comprendre les projets :
Alors, qu'est-ce qu'un projet exactement ? Un projet est une petite mission qui doit être exécutée, généralement en une seule fois. Par exemple, si tu construisais une maison, un projet consisterait à installer l'électricité. Il comporte des limites en termes de coûts, de ressources, de temps et de budget. Il y a généralement une date limite à laquelle le projet doit être terminé et il y a des objectifs généraux à atteindre pour réussir. Mais ce type de mission est de moindre envergure. Donc, comme pour l'électricité, ce n'est qu'une pièce du puzzle pour construire la maison.
L'idée ici est de se concentrer sur le court terme et plus précisément sur les livrables. Les tâches accomplies sont généralement très techniques et assez spécifiques. Globalement, la réussite ou l'échec d'un projet est mesuré en fonction de la qualité du produit, mais aussi du respect des délais, du budget et des règles, ainsi que de la mesure dans laquelle il a répondu aux exigences ou aux attentes du client. Ces projets ne sont que de petites pièces d'un puzzle plus grand qui doit être achevé, plutôt que d'être un puzzle complet à eux seuls.
Qu'est-ce qu'un chef de projet ?
Le chef de projet, quant à lui, est chargé de s'occuper des projets individuels dans le cadre du programme global. Il est responsable d'un secteur plus restreint, mais dans ce secteur, c'est lui qui surveille l'ensemble de l'équipe et s'assure que tout se passe correctement. C'est également lui qui rend compte au directeur du programme. Au sein du projet, c'est à eux que l'équipe rendra compte ou posera des questions. Il s'agit plutôt de personnes tactiques au sein du processus, car elles doivent veiller à ce que tout se passe bien.
Voici quelques-unes des tâches d'un chef de projet :
- Respecter les délais
- Rester dans le cadre du budget préétabli
- Déléguer des tâches aux membres de l'équipe
- Compléter les tâches à accomplir
- Coordonner le temps et les ressources
- Rendre compte au responsable du programme
- Organiser l'ensemble de l'équipe
- Estimation des coûts et budgétisation des projets
- Travailler avec les clients pour s'assurer de la portée du projet
- Suivre les progrès de l'équipe
- Répondre aux questions et aux préoccupations des membres de l'équipe.
- Élaborer des tâches et des calendriers
- Gérer les risques globaux du projet
- Gérer et mettre à jour les rapports et la documentation
- Clarifier la portée et le plan du projet
- Élaborer des politiques et des procédures pour atteindre les objectifs généraux.
Les chefs de projet doivent être très doués pour communiquer avec les autres et être de solides leaders. En outre, ils doivent être adaptables, analytiques, décisifs, stratégiques et prêts à assumer des responsabilités. Ces personnes doivent prendre des risques, être capables d'effectuer plusieurs tâches à la fois et de communiquer à l'écrit et à l'oral. Elles doivent savoir comment déléguer des tâches et, bien qu'elles aient besoin d'une connaissance pratique de leur domaine, elles confient principalement des tâches à d'autres personnes, plutôt que d'exécuter elles-mêmes la majorité de ces tâches. Par conséquent, ces personnes doivent être capables de reconnaître les talents et de bien les utiliser.
Un gestionnaire de projet efficace est un penseur critique, capable de prêter attention aux détails et de gérer son temps efficacement. Il doit être capable de négocier, de prendre d'excellentes décisions même sous pression et doit être motivé. La plupart des chefs de projet ont un baccalauréat en administration des affaires, mais il y a d'autres façons d'entrer dans le domaine. Des certifications sont également disponibles pour mettre davantage en valeur les capacités d'une personne, bien qu'elles ne soient pas non plus exigées dans toutes les situations. Si tu es intéressé, PMP est l'une des formes les plus populaires de certification que tu peux obtenir.
En général, les gestionnaires de projet gagnent entre 50 000 et 100 000 dollars par an en tant que salaire. Les taux varient en fonction de l'endroit où la personne vit (ceux qui travaillent dans les grandes villes ont tendance à gagner plus que ceux qui vivent dans des régions plus petites) et aussi du domaine spécifique dans lequel ils travaillent. Les chefs de projet en informatique ont tendance à gagner plus que ceux qui travaillent dans n'importe quel autre domaine. De plus, ceux qui sont considérés comme des gestionnaires de projet spécialisés (comme les TI par rapport à un gestionnaire de projet général) ont tendance à gagner plus. La moyenne pour ce poste aux États-Unis est d'environ 75 000 $.
Comprendre les programmes
De l'autre côté, il y a les programmes. Si nous revenons à l'idée de construire une maison, le programme serait la totalité de l'entreprise. Il s'agirait de construire la maison. Chaque aspect de la maison qui doit être achevé constituerait d'autres projets. Cela signifie que le programme est une série de projets tous regroupés pour atteindre un seul objectif, une maison achevée. Avec un programme, tu auras des bénéfices et de la croissance avec pour résultat, plutôt qu'une petite pièce du puzzle, un puzzle achevé.
L'idée ici est de se concentrer sur le long terme et plus particulièrement sur les bénéfices qui seront obtenus lorsque l'ensemble sera terminé. Les tâches qui sont exécutées sont assez stratégiques et elles seront généralement relativement globales. L'objectif est le résultat et le succès ou l'échec sera mesuré en fonction de la satisfaction des besoins et des avantages qui doivent être obtenus. Tous les petits projets seront réunis pour créer ce programme complet et si tous les projets ne sont pas menés à bien, le programme ne sera pas une réussite.
Qu'est-ce qu'un gestionnaire de programme ?
Continuons en plongeant un peu plus profondément dans ce que signifie être un gestionnaire de programme. Un gestionnaire de programme est chargé de comprendre l'ensemble du programme sur lequel l'entreprise travaille et l'impact qu'il aura sur l'ensemble de l'entreprise. Il est chargé de reconnaître et d'évaluer tous les projets qui doivent être menés à bien pour que ce programme global soit achevé. Par conséquent, c'est vers eux que les chefs de projet doivent se tourner pour obtenir de l'aide ou pour faire leur rapport. À partir de là, ils peuvent s'assurer que chaque projet est mené à bien correctement.
Parmi les tâches d'un gestionnaire de programme, on peut citer :
- Enrôler des équipes
- Mettre en place des stratégies
- Mesurer le retour sur investissement
- Superviser la collaboration entre les équipes de projet
- Définir les critères de réussite
- Évaluer les paramètres de réussite
- Coordonner et suivre l'avancement des projets.
- Analyser les politiques, les buts et les objectifs du programme.
- Assurer la liaison entre les différents chefs de projet.
- Évaluer le succès global du programme et du projet
- Élaborer des stratégies pour l'avancement continu du programme
- Définir les critères de réussite
Les directeurs de programme doivent être des leaders solides parce qu'ils seront responsables des chefs de projet et, par extension, des équipes dont ces chefs de projet sont responsables. Ils doivent être d'excellents négociateurs et être capables de faire preuve d'esprit critique et d'une grande capacité de communication. Les gestionnaires de programme seront chargés de communiquer à la fois verbalement et par écrit et doivent être capables d'interagir avec des personnes de tous les niveaux de l'organisation. De même, ils doivent être capables d'encadrer tous les membres de leur équipe à tous les niveaux de l'organisation, en leur apportant un renforcement positif à chaque étape.
Il faudra un sens de l'humour dans la plupart des cas, pour être capable de passer à travers tout le travail et la coordination qu'il faut pour exécuter un programme de manière efficace. Le gestionnaire de programme est également responsable d'une grande partie de la planification et de la délégation, ce qui signifie qu'il doit être capable d'effectuer chacune de ces tâches de manière juste et équitable. Dans la plupart des cas, ces personnes ont un diplôme en administration des affaires ou elles peuvent avoir des certifications et une formation avancée qui les préparent à ce type de rôle de leadership.
Les gestionnaires de programme ont tendance à gagner un salaire entre 80 000 et 125 000 dollars par an. Ce salaire est plus élevé dans les grandes villes et plus bas dans les petits marchés, où les gestionnaires de programme peuvent travailler pour de plus petites entreprises. Il varie également en fonction de la description et du titre du projet. Par exemple, un gestionnaire de programme général gagne plus près de la limite inférieure de cette fourchette, tandis que les gestionnaires de programme technique ou de TI gagnent plus que la limite supérieure de cette fourchette salariale. Dans l'ensemble, le salaire moyen des directeurs de programme aux États-Unis est d'environ 87 000 dollars par an.
En quoi ils sont similaires
Bien qu'ils travaillent dans des domaines différents, les gestionnaires de projet et les gestionnaires de programme sont très semblables dans l'ensemble. En général, un gestionnaire de programme effectue les mêmes tâches qu'un gestionnaire de projet, mais à plus grande échelle. Il s'assure que les chefs de projet accomplissent leurs tâches de la même manière qu'un chef de projet s'assure que les membres de l'équipe accomplissent leurs tâches. C'est un processus qui permet à chacun de savoir ce qu'il fait et de s'assurer qu'il a le bon soutien pour ses projets tout au long du processus.
Les compétences que ces deux rôles requièrent sont également assez similaires. Les deux managers doivent être des leaders solides et doivent pouvoir communiquer avec des personnes à différents niveaux de l'organisation. Ils doivent tous deux être capables d'élaborer des plans et de déléguer des tâches, ainsi que de faire preuve d'esprit critique et de mener des négociations. À bien des égards, ces personnes seront assez semblables, la principale différence résidant simplement dans l'étendue des tâches qu'elles exécutent, et non dans les tâches elles-mêmes. Tous deux auront besoin d'une bonne dose de formation et d'expérience pour être en mesure de s'acquitter correctement de leurs tâches.
En fin de compte, les chefs de projet et les directeurs de programme auront besoin d'outils importants. Parce qu'ils sont responsables de tant de tâches différentes et qu'ils gèrent tant de personnes différentes, ils ont besoin de meilleurs moyens pour garder une trace que de simplement se souvenir de tout. Ils ont besoin de moyens pour surveiller la progression des différents aspects du projet ou du programme et ils doivent pouvoir surveiller les employés sans avoir à leur parler physiquement tous les jours. Les bons outils facilitent la réalisation efficace de ces tâches.
Instaganttest un excellent moyen de garder une trace de tout ce que ces deux dirigeants ont besoin de savoir. Il permet de créer des équipes et différentes tâches qui peuvent ensuite être réparties entre chaque individu. Chaque tâche peut se voir attribuer des sous-tâches, des échéances et des informations différentes. À partir de là, chacun sait sur quoi il est censé travailler et comment ses tâches interagissent les unes avec les autres. Les chefs de projet et les responsables de programme peuvent ainsi vérifier les étapes en cours de route. Tout cela facilite la tâche de toutes les personnes concernées.
Suivi des tâches : Tout d'abord, les gestionnaires ont besoin d'un moyen de suivre toutes les différentes tâches nécessaires à un projet et au programme dans son ensemble. Avec ce système, tu peux créer autant de tâches que tu le souhaites au sein des différentes phases. Cela te permet de regrouper les tâches et de t'assurer que chaque phase sait ce qu'elle est censée faire et avec qui elle doit travailler pour mener à bien la phase spécifique. Ils savent qui sont leurs "coéquipiers".
Attribution des tâches - Pour chaque tâche, tu pourras également désigner les personnes responsables de son exécution.
Il peut y avoir une personne chargée d'une tâche spécifique ou plusieurs personnes qui doivent travailler ensemble dans le cadre de cette tâche. Toutes les personnes qui ont accès au système pourront voir qui est affecté à quelle tâche et donc à qui elles doivent s'adresser en cas de problème ou pour obtenir des éclaircissements. Cela facilite la collaboration et permet également de s'assurer que personne n'est laissé sur le carreau ou n'essaie de comprendre comment terminer une tâche. Ils savent toujours à qui s'adresser.
Attribution de dates : Tu as la possibilité de fixer la date de début et la date d'échéance de chaque tâche, ainsi que les phases globales. Cela permet de s'assurer que chaque personne sait quand elle doit commencer sa tâche, quand sa tâche spécifique doit être terminée et aussi quand la phase globale doit être terminée. Le fait d'afficher ce type d'échéances et de les rendre facilement visibles pour tous les membres de l'équipe permet à chacun de se responsabiliser et de responsabiliser les autres. Ils pourront également se pousser les uns les autres parce qu'ils savent ce que chaque membre de l'équipe doit faire.
Crée des dépendances : Parfois, certaines tâches doivent être accomplies pour que la tâche suivante puisse l'être. Lorsque cela se produit, cela crée des dépendances et c'est possible grâce à ce système. Les dépendances peuvent être mises en place de différentes façons et lorsque des changements sont apportés à une pièce du puzzle, tous les éléments dépendants seront ajustés automatiquement pour que tout fonctionne ensemble. Il est ainsi plus facile pour tout chef de projet ou de programme d'apporter des modifications au sein du système, car il n'est pas nécessaire de passer par chaque tâche pour effectuer tous les ajustements. Un seul ajustement est nécessaire.
User Review : Il est facile d'examiner toutes les tâches dont un membre spécifique de l'équipe est responsable et de voir où ces tâches se situent sur le spectre des tâches requises. De même, il est possible de voir les tâches que cette personne a accomplies et celles sur lesquelles elle doit encore travailler. Il y a différentes façons d'afficher ces tableaux pour que ce soit plus pratique pour le gestionnaire et il y a aussi différentes caractéristiques que tu peux rechercher, comme les dates, les types de projets et plus encore. Il est également très facile de déplacer des tâches vers différentes personnes par le biais de ce processus.
Personnalisation : Tout est personnalisable. Ainsi, chaque tâche peut être définie avec des couleurs personnalisées pour les rendre plus faciles à voir. Des sous-tâches peuvent être ajoutées aux tâches globales pour s'assurer qu'aucune étape n'est oubliée et des jalons peuvent être ajoutés pour mettre en place des événements spéciaux. Il est également possible de définir la progression de chaque tâche afin que les membres de l'équipe puissent tenir tout le monde au courant de leurs progrès et de ce qu'il leur reste à accomplir dans le cadre de leurs tâches. Il est ainsi beaucoup plus facile pour chacun de rester informé et de savoir ce qu'il lui reste à faire.Membre de l'équipe
Collaboration : Tous les membres de l'équipe doivent pouvoir collaborer rapidement et efficacement. Ils doivent pouvoir consulter les différentes tâches qui doivent être exécutées dans le cadre de la phase à laquelle ils ont été affectés et contacter les autres personnes de cette phase. Ils peuvent alors demander de l'aide, obtenir des éclaircissements et bien plus encore. Ils auront également la possibilité de vérifier le travail de chacun, ce qui peut leur donner les réponses dont ils ont besoin sans avoir à se contacter. Cela peut être plus efficace et permettre une meilleure gestion des projets et des programmes.
Création de modèles: Dans de nombreux programmes, il y aura des projets spécifiques qui devront être exécutés en continu. Cela signifie qu'il y a généralement des projets spécifiques qui doivent se produire dans tous les programmes (ou du moins la grande majorité des programmes) que tu réalises. La création d'un modèle te permet d'avoir un projet déjà établi qui peut être ajouté à un programme chaque fois que tu en crées un. Cela te permet de gagner du temps en recréant ce projet et en réattribuant les tâches. Si les mêmes personnes sont chargées des mêmes choses à chaque fois, il est facile d'utiliser un modèle pour que ces projets soient prêts à démarrer plus rapidement.
Conclusion
Dans l'ensemble, tu auras besoin de beaucoup de caractéristiques différentes pour être un chef de projet ou un gestionnaire de programme efficace. Tu es responsable de ce que chaque membre de l'équipe accomplit et tu es également chargé de suivre le processus et de t'assurer que le client est satisfait du résultat. Quel que soit le type de projet ou de programme global que tu exécutes, l'objectif est de rassembler tout le monde en une seule unité et une seule équipe pour atteindre le but. Avec le bon logiciel de gestion de projet et les bonnes stratégies de construction de diagramme de Gantt en place, c'est possible.
Si tu souhaites te lancer dans une carrière de gestionnaire de programme ou de projet, la meilleure chose à faire est de travailler sur les compétences que nous avons mentionnées et de commencer à les améliorer au sein de ton équipe. Devenir un leader, même sans le titre, peut être un excellent moyen de démarrer et de prouver à ceux qui occupent des postes plus élevés que tu es prêt à prendre les choses en main. À partir de là, assure-toi que tu exécutes chacune de tes tâches au mieux de tes capacités et que tu encourages l'utilisation d'outils et de gestionnaires de tâches efficaces pour garder une trace de tout ce qui doit être fait. Tu peux absolument devenir un meilleur gestionnaire de programme ou de projet avec les bons outils pour soutenir ton processus.
