प्रत्येक परियोजना उन चीजों की एक सूची से शुरू होती है जिन्हें एक निश्चित लक्ष्य को पूरा करने के लिए किया जाना चाहिए। सूचियाँ स्वाभाविक रूप से कार्यों को पूरा करने में मदद करती हैं और वे लोगों की चीजों को बनाने की क्षमता में विश्वास को बढ़ावा देने में भी मदद करती हैं। परियोजना प्रबंधन में, एक कार्य योजना आपको और आपकी टीम को संरचना, उद्देश्य और जवाबदेही प्रदान करके एक सामान्य लक्ष्य प्राप्त करने में मदद कर सकती है।
एक कार्य योजना को एक दस्तावेज के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जो एक निश्चित लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए आवश्यक कदमों की योजना के रूप में एक प्रस्तावित रणनीति को सूचीबद्ध करता है। यह अनिवार्य रूप से, उन कार्यों की एक सूची है, जिन्हें किसी उद्देश्य तक पहुंचने के लिए पूरा किया जाना चाहिए, कार्रवाई के विशिष्ट पाठ्यक्रम, आवश्यक संसाधनों, समयरेखा और टीम के सदस्यों या विभागों को स्पष्ट करके, जिन्हें इसे प्राप्त करने के लिए आवश्यक होगा। परियोजना प्रबंधन में, कार्य योजनाएं बेहद उपयोगी हो सकती हैं क्योंकि कई टीमें उन्हें सोचने, विचार-मंथन और परिभाषित करने के लिए एक रूपरेखा के रूप में उपयोग करती हैं कि किसी परियोजना को कैसे पूरा किया जाए - या किसी परियोजना के चरण को प्रभावी तरीके से। कार्य योजनाओं के साथ काम करने के महान लाभों में से एक यह है कि, प्रत्येक चरण को निर्धारित करने और सूचीबद्ध करने से, यह टीमों को आश्वस्त करता है कि कुछ भी याद नहीं है, और कोई भी कदम दरार से नहीं गिरता है। साथ ही, कार्य योजना का दस्तावेजीकरण और सूचीबद्ध करके, आप समयरेखा, उन संसाधनों की रूपरेखा तैयार करेंगे जिनकी आपको आवश्यकता होगी, साथ ही उन लोगों को भी जिन्हें रणनीति को पूरा करने के लिए शामिल होने की आवश्यकता होगी ।
कार्य योजना कैसे तैयार करें
कार्य योजना तैयार करते या बनाते समय, आपको यह ध्यान रखना चाहिए कि आप लक्ष्य तक पहुँचने की प्रक्रिया को कार्रवाई योग्य कार्यों या समयरेखा के आधार पर चरणों में विभाजित करने का लक्ष्य बना रहे हैं। प्रत्येक उद्देश्य के उद्देश्य की पहचान की जानी चाहिए, साथ ही कार्रवाई योग्य कदम भी। पिछले की पहचान करके, आप स्पष्टता प्राप्त करेंगे कि आपकी टीम के किस विभाग या सदस्य को उन विशिष्ट कार्यों को करने और पूरा करने की जिम्मेदारी लेनी चाहिए।
दूसरे शब्दों में, कार्य योजनाओं में शामिल होना चाहिए:
कौन किस चीज का प्रभारी होने जा रहा है - जो विशिष्ट जिम्मेदारियों और समग्र जवाबदेही को संदर्भित करता है।
कब - पूरी योजना के लिए शेड्यूल, समयरेखा और अवधि।
क्रम - जो कार्यों के अनुक्रम और निर्भरता को संदर्भित करता है।
कैसे - या बल्कि योजना के तकनीकी और वित्तीय पहलू।
कारण - जो लक्ष्यों की पहचान करने और उन संकेतकों का चयन करने को संदर्भित करता है जिनका उपयोग कार्रवाई की प्रगति को ट्रैक करने के लिए किया जा सकता है।
कार्य योजना तैयार करते और बनाते समय, आपको निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखना चाहिए: सबसे पहले, प्राथमिकताओं पर ध्यान केंद्रित करें और उन्हें लिख लें। बाद में, यह विचार करने के लिए समय निकालें कि कार्य से निपटने वाला व्यक्ति कौन है और प्रत्येक गतिविधि को व्यक्ति को सौंपें। सभी को शामिल रहने और पूर्ण कार्यों को चिह्नित करने के लिए कहें ताकि आप परिणाम और प्रगति से पूरी तरह अवगत हों। किसी भी लंबित या देर से कार्यों पर चर्चा करना सुनिश्चित करें, इस तरह, आप अपनी योजना पर किसी भी देरी का पूर्वाभास कर सकते हैं।
एक कार्य योजना की मुख्य सामग्री क्या हैं?
एक अच्छी तरह से निष्पादित कार्य योजना टीमों के लिए एक उत्कृष्ट साधन बन सकती है क्योंकि वे लोगों को विस्तृत, विशिष्ट कार्यों और निर्णयों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद कर सकते हैं जो बड़े लक्ष्यों को पूरा करने की दिशा में उन्मुख हैं। वे टीमों को जमीनी और कार्यात्मक रखकर उनकी मदद कर सकते हैं। इसलिए, एक प्रभावी कार्य योजना तैयार करने के लिए, निम्नलिखित पर विचार किया जाना चाहिए:
मुख्य गतिविधियों, सबसे महत्वपूर्ण तत्वों की सूची बनाएं।
उन गतिविधियों को प्रबंधनीय कार्यों में तोड़ें।
उन कार्यों के बीच अनुक्रम और निर्भरता को स्पष्ट करें।
कार्यों के किक-ऑफ, अवधि और पूर्ण समापन का अनुमान लगाएं।
एक स्पष्ट समयरेखा बनाएँ।
किसी भी मील के पत्थर को परिभाषित करें।
मौजूदा क्षमताओं और संसाधनों का विश्लेषण करें और निर्धारित करें कि क्या कुछ गायब है।
अपनी टीम के बीच कार्यों को वितरित करें।
पूर्ण किए गए कार्यों को चिह्नित करें.
अपनी प्रगति की निगरानी करें।
अपनी कार्य योजना के लिए एक समयरेखा बनाना
कार्य योजनाओं के साथ काम करने के कई फायदे हैं। यह टीमों को कार्रवाई की रूपरेखा तैयार करने और परियोजनाओं को निष्पादित करने में मदद करता है। जानकारी को व्यवस्थित करने और लक्ष्यों को निर्धारित करने से, निर्देशों का पालन करना और उद्देश्यों को पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करना आसान हो जाता है। परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर, जैसे कि इंस्टागैंट (गैंट चार्ट मेकर), का उपयोग कार्य योजना तैयार करने के लिए किया जा सकता है, मुख्यतः क्योंकि यह चरणों, कार्यों, कार्यक्रमों और प्रगति की निगरानी के लिए जगह प्रदान करता है। साथ ही, वे ऑनलाइन सहयोग की अनुमति देकर टीम वर्क में सुधार करते हैं। Instagantt के साथ, आप मिनटों में कार्य योजना बनाने और प्रबंधित करने में सक्षम होंगे। सबसे महत्वपूर्ण बात, आप सभी विभिन्न गतिविधियों के साथ-साथ अपनी योजना की समग्र प्रगति पर नज़र रखने में सक्षम होंगे। इसके गैंट चार्ट डिज़ाइन के लिए धन्यवाद, न केवल आप कार्यों को जोड़ रहे होंगे और जिम्मेदारियां सौंप रहे होंगे, बल्कि आप अपने काम के लिए एक स्पष्ट समयरेखा का प्रबंधन भी करेंगे।
