परियोजना प्रबंधकों के लिए समस्या ट्रैकिंग टेम्पलेट
परियोजनाएं परिवर्तन और सभी प्रकार की अप्रत्याशित समस्याओं के अधीन हैं। आने वाली किसी भी समस्या को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में सक्षम होने से आपकी परियोजना के परिणाम पर बड़ा प्रभाव पड़ेगा। समस्या ट्रैकिंग टेम्प्लेट की सहायता से आप अपनी टीम की समस्या रिपोर्टिंग प्रक्रिया को मानकीकृत कर सकते हैं.
परियोजना प्रबंधन में, एक मुद्दा ऐसी चीज है जो पूरी परियोजना को नुकसान पहुंचा सकती है । यह किसी ऐसी चीज को संदर्भित कर सकता है जो घटित हो रही है या जो निकट भविष्य में होने वाली है, लेकिन जो भी हो, एक मुद्दा ऐसी चीज है जिसका आप जल्द ही ध्यान रखना चाहेंगे क्योंकि ऐसा न करने से यह आपकी परियोजना पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकता है।
परिभाषा के अनुसार, परियोजना प्रबंधन में मुद्दे जोखिमों से अलग होते हैं । और हालांकि जोखिम किसी परियोजना को प्रभावित कर सकते हैं, लेकिन किसी मुद्दे पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता होती है। दूसरी ओर, जोखिम भविष्य की संभावित समस्याएं हैं जिन्हें टाला जा सकता है।
समस्या ट्रैकिंग के लाभ
समस्याओं की पहचान करने और उन पर नज़र रखने में सक्षम होना ही आपकी परियोजना की सफलता निर्धारित करने वाला है। एक बार जब आपकी समस्याएँ पहचान ली जाती हैं, तो आप उनमें से प्रत्येक समस्या की प्राथमिकता निर्धारित करने और उन्हें सही लोगों को सौंपने के लिए आगे बढ़ सकते हैं ताकि वे उन पर काम करना शुरू कर सकें।
आने वाली किसी भी समस्या को ट्रैक करके, आप अपनी टीम को उन मुद्दों को हल करने के लिए एक कार्य योजना बनाने की अनुमति भी दे रहे हैं, जो किसी भी नए संभावित परिदृश्यों और जोखिमों को पकड़ने में भी मदद कर सकता है जो संभावित रूप से आपकी परियोजना को नुकसान पहुंचा सकते हैं।
समस्या ट्रैकिंग टेम्प्लेट के मुख्य घटक
मुद्दे अलग-अलग हो सकते हैं; विभिन्न प्रकार के मुद्दे और विभिन्न गंभीरता हो सकते हैं। लेकिन एक बात निश्चित है: मुद्दों को व्यवस्थित करना,सबसे महत्वपूर्ण लोगों को प्राथमिकता देना, और उन्हें हल करने के लिए अपनी प्रक्रिया को मानकीकृत करना आपकी परियोजना के परिणाम को लाभान्वित कर सकता है। साथ ही, समस्याओं को ट्रैक करने के लिए एक टेम्पलेट का उपयोग करके, आप पूरी प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करना सुनिश्चित करेंगे।
तो सबसे महत्वपूर्ण तत्व क्या हैं जिन्हें आपको ट्रैक करना चाहिए?
मुद्दा संख्या: आपको विभिन्न मुद्दों को ट्रैक करने की आवश्यकता होगी, और उन्हें लेबल करके, आप उन्हें बाकी हिस्सों से अलग करने में सक्षम होंगे।
समस्या का विवरण: आपकी टीम को यह समझने की आवश्यकता होगी कि समस्या किस बारे में है, इसलिए इसका पूरा वर्णन करें। समस्या का संभावित प्रभाव क्या है?
कार्रवाई की ज़रूरत है: समस्या को हल करने के लिए ज़रूरी कार्रवाई का वर्णन करें.
ओहदा: क्या आपकी समस्या खुली, प्रक्रियाधी, अवरोधित या हल की गई है? सबको समझने में सहज बनाना है।
कोटि: वर्गीकरण महत्वपूर्ण है, इसलिए उस प्रकार के मुद्दे को परिभाषित करें जिससे आप निपट रहे हैं।
प्राथमिकता: क्या ये मुद्दे महत्वपूर्ण हैं? उन्हें उच्च प्राथमिकता के रूप में चिह्नित करें। क्या वे तब तक इंतजार कर सकते हैं जब तक कि सबसे महत्वपूर्ण लोगों को संबोधित नहीं किया जा रहा है? उन मुद्दों में से प्रत्येक के लिए एक निम्न या मध्यम प्राथमिकता असाइन करें।
मालिक: किसी समस्या की पहचान हो जाने के बाद, उसे टीम के किसी सदस्य को असाइन करना महत्वपूर्ण है. इस व्यक्ति को इस मुद्दे पर तब तक अनुवर्ती कार्रवाई करनी चाहिए जब तक कि यह हल न हो जाए।
बनने की तिथि: वह तिथि जब समस्या की रिपोर्ट की गई थी.
नियत तारीख: वह तिथि जब परियोजना के डिलिवरेबल्स को पूरा करने के लिए समस्या को हल किया जाना चाहिए।
बंद करने की तिथि: वह दिनांक जब समस्या बंद या हल की गई थी.
सरल और प्रभावी समस्या ट्रैकिंग
समस्या ट्रैकिंग टेम्पलेट्स प्रोजेक्ट प्रबंधकों के लिए अपनी टीम के सदस्यों को एक ऐसा दस्तावेज़ प्रदान करने का एक शानदार तरीका है जिसमें महत्वपूर्ण जानकारी शामिल होती है और जो व्यापक, महत्वपूर्ण विवरण ट्रैक करता है. जैसे-जैसे समस्याएं उत्पन्न होती हैं, परियोजना के अपेक्षित मार्ग के साथ आगे बढ़ने में सक्षम होने के लिए इन मुद्दों का उचित संचालन महत्वपूर्ण है। यह किसी परियोजना के परिणाम पर भी सीधा प्रभाव डाल सकता है।
एक्सेल के साथ समस्याओं को ट्रैक करना कई परियोजना प्रबंधकों के लिए बहुत मायने रख सकता है, लेकिन सच्चाई यह है कि यह एक सीमित विकल्प है और इसकी प्रभावशीलता केवल उतनी ही दूर जा सकती है। Excel उपयोगकर्ता को विभिन्न स्वामियों को आसानी से समस्याएँ असाइन करने या उनकी समय सीमा के आगे समस्याओं को विज़ुअलाइज़ करने की अनुमति नहीं देता है. साथ ही, एक स्थिर दस्तावेज़ के रूप में, परिवर्तनों को प्रबंधित करना या उनकी प्रगति को अद्यतन करना एक कठिन कार्य हो सकता है। और यह ठीक वही जगह है जहां इंस्टागैंट जैसा गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर आपकी मदद कर सकता है।
Instagantt कुछ ही मिनटों में नेत्रहीन आकर्षक गैंट चार्ट बनाने में माहिर है।बस कुछ ही क्लिक के साथ, आप समस्याएँ बनाना और ट्रैक करना, प्राथमिकताएँ निर्दिष्ट करना और उचित संचालन के लिए उन्हें अपनी टीम को असाइन करना शुरू करने के लिए तैयार होंगे। और स्पष्ट समय सीमा स्थापित करके, आप यह भी सुनिश्चित करेंगे कि आपकी टीम किसी भी मुद्दे को बंद करने या हल करने में पीछे न रहे।
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