गैंट चार्टिंग: परिभाषा, लाभ, और उनका उपयोग कैसे किया जाता है

आज की परियोजना-उन्मुख दुनिया में विभिन्न परियोजना नियोजन उपकरण उपलब्ध हैं। वर्तमान में विभिन्न कंपनियां विभिन्न परियोजना प्रबंधन पद्धतियों का उपयोग करती हैं। इसके कारण, एक परियोजना नियोजन उपकरण पर भरोसा करना सभी के लिए कठिन हो सकता है। सौभाग्य से, गैंट चार्टिंग सर्वश्रेष्ठ परियोजना योजना और प्रबंधन समाधानों में से एक के रूप में दिखाई दिया है।

आपकी प्रोजेक्ट नियोजन पद्धति के बावजूद, गैंट चार्ट आपके कार्यों को कुशलतापूर्वक सेट अप करना, असाइन करना और ट्रैक करना आसान बना सकते हैं। गैंट चार्ट परियोजना नियोजन और प्रबंधन को आसान बनाने के लिए उपयोग करने के लिए एक महान उपकरण है। इन सबसे ऊपर, कुछ निश्चित तदर्थ हैं जो यह समाधान आपके लिए हल कर सकता है। यदि आप गैंट चार्टिंग के बारे में ज्यादा नहीं जानते हैं, तो चिंता न करें। यह लेख गैंट चार्ट के बारे में सब कुछ जानने के लिए एक गाइड है। 

गैंट चार्टिंग का परिचय: परिभाषा

गैंट चार्ट एक परियोजना अनुसूची के चित्रमय प्रतिनिधित्व को संदर्भित करता है। यह एक अद्वितीय बार चार्ट प्रकार है जो विभिन्न प्रोजेक्ट तत्वों की प्रारंभ और समाप्ति तिथियां दिखाता है। इन तत्वों में आमतौर पर परियोजना कार्य, संसाधन, निर्भरता, अवधि आदि शामिल होते हैं।

अमेरिका के एक लोकप्रिय मैकेनिकल इंजीनियर हेनरी गैंट ने इस तकनीक को डिजाइन किया था।

गैंट चार्ट परियोजना प्रबंधन में सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला उपकरण बन गया है। तथ्य सच है, खासकर कई अच्छे कारणों से। इन कारणों में आमतौर पर शामिल हैं:

·   परियोजनाओं की योजना बनाना

·   कार्य सेट करना

·   कार्य अनुक्रमों को परिभाषित करना

·   निर्भरताएँ सेट करना, और भी बहुत कुछ।

आमतौर पर, गैंट चार्ट सूचना के क्षैतिज प्रतिनिधित्व में आते हैं। इसमें अलग-अलग लंबाई की क्षैतिज पट्टियाँ होती हैं जो विभिन्न कार्यों और प्रोजेक्ट टाइमलाइन में उनके शेड्यूलिंग का प्रतिनिधित्व करती हैं। इन क्षैतिज पट्टियों में कार्य अवधि, अनुक्रम और प्रारंभ से अंत तक समयरेखा शामिल हो सकती है।

गैंट चार्ट में कार्य पट्टी की लंबाई उस कार्य को पूर्ण करने के लिए समयरेखा का प्रतिनिधित्व करती है. टीम के सदस्यों को तदनुसार कार्य पूरा करना होगा।

भले ही एक्सेल या गूगल शीट्स में गैंट चार्ट बनाना मुश्किल हो सकता है, हालांकि, अब आपको उस जटिल मार्ग को लेने की आवश्यकता नहीं है। ऐसा इसलिए है क्योंकि प्रक्रिया को आसान बनाने के लिए विभिन्न गैंट चार्ट टूल अब उपलब्ध हैं। Instagantt जैसे टूल ने गैंट चार्ट बनाना और आपके उत्पादों को सरल, आसान और अधिक कुशल बनाना आसान बना दिया है। अब आप अपने प्रोजेक्ट की प्रगति को तेज़ी से ट्रैक करने के लिए गैंट चार्ट का उपयोग कर सकते हैं।

गैंट चार्ट किसके लिए उपयोग किए जाते हैं?

गैंट चार्ट सबसे अच्छे उपकरणों में से एक है जो आपकी कंपनी के भीतर एक साथ होने वाले विभिन्न कार्यों और परियोजनाओं की कल्पना करने में मदद करता है। ये चार्ट आपको यह देखने में भी मदद करेंगे कि आपकी परियोजना अपने शुरुआती समय से कितनी देर तक चली गई है। इसके अलावा, प्रबंधन दल अपनी परियोजनाओं को कुशलतापूर्वक शेड्यूल करने और योजना बनाने के लिए गैंट चार्ट का भी उपयोग करते हैं। यह अंततः उन्हें परियोजना संसाधनों को अधिक सटीक रूप से आवंटित करने में मदद करता है।

इसके अलावा, गैंट चार्ट आपकी परियोजना में निर्भरताओं का एक स्पष्ट दृश्य भी प्रदान करते हैं। इसलिए, आप आसानी से तय कर सकते हैं कि आपको किस कार्य को अधिक बेहतर तरीके से प्राथमिकता देनी चाहिए।

संक्षेप में, गैंट चार्ट का व्यापक रूप से प्रोजेक्ट कार्यों और संसाधन शेड्यूलिंग, प्रबंधन और ट्रैकिंग के लिए उपयोग किया जाता है। एक गैंट चार्ट आपकी परियोजना समयरेखा प्रस्तुत करेगा, जिसमें एक निश्चित अवधि के लिए पूर्ण और निर्धारित कार्य शामिल हैं।

गैंट चार्ट्स प्रोजेक्ट प्रबंधकों को किसी प्रोजेक्ट के भीतर उनके प्रोजेक्ट शेड्यूल, वर्तमान स्थिति और कार्य पूर्णता दर को संप्रेषित करने में मदद करते हैं. अभ्यास आपको ट्रैक पर बने रहने में भी मदद करेगा।

इसके कई उपयोगों के कारण, गैंट चार्ट परियोजना प्रबंधकों और उनकी टीमों के बीच एकीकृत संचार सुनिश्चित करने के लिए एक मानक उपकरण बन गया है।

गैंट चार्टिंग के प्रमुख लाभ जो आपको अवश्य जानना चाहिए।

क्या आप जानना चाहते हैं कि गैंट चार्ट आपके लिए क्यों फायदेमंद हैं? आइए चीजों को बेहतर ढंग से समझने के लिए यहां गैंट चार्ट के कुछ लाभों के बारे में जानें।

तो, अब हम शुरू करें:

1. परियोजना का स्पष्ट दृश्य

गैंट चार्ट का सबसे महत्वपूर्ण लाभ यह है कि वे आपकी परियोजनाओं के लिए बड़े-चित्र विज़ुअलाइज़ेशन प्रदान करते हैं। चार्ट में आमतौर पर एक परियोजना के बारे में सभी विवरण शामिल होते हैं। जानकारी में आमतौर पर शामिल होते हैं:

·   परियोजना के विभिन्न कार्य

·   सदस्य जो किसी निश्चित कार्य को करने के लिए जिम्मेदार हैं

·   अवधि जिसमें टीम को एक कार्य पूरा करने की आवश्यकता है

·   कार्यों की निर्भरता, और बहुत कुछ।

गैंट चार्ट में एक प्रमुख रूप से विज़ुअलाइज़ की गई टाइमलाइन होती है। इसलिए, शेड्यूल की योजना बनाते समय, आप कुछ भी मिस नहीं कर सकते। इसके बजाय, आपके पास परियोजना प्रबंधन के सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं का भी पूरा विवरण होगा।

2. टीम में बेहतर संचार और सामंजस्य

हम सभी जानते हैं कि संचार परियोजना प्रबंधन में सफलता की कुंजी है। संचार की कमी किसी परियोजना की विफलता का सबसे बड़ा कारण हो सकती है। सौभाग्य से, गैंट चार्ट आपकी टीम के साथ उनके कार्यों, जिम्मेदारियों, समय सीमा आदि के बारे में स्पष्ट रूप से संवाद करने के लिए एक अद्भुत समाधान प्रदान कर सकते हैं।

प्रोजेक्ट प्रबंधक गैंट चार्ट का उपयोग स्पष्ट निर्देश प्रदान करने के लिए कर सकते हैं कि कौन कौन सा कार्य करेगा। वे सभी परियोजना सदस्यों को एक ही पृष्ठ पर रख सकते हैं और अपनी टीम के सदस्यों को अपडेट रखने के लिए प्रासंगिक जानकारी समय पर पास कर सकते हैं।

यह न केवल सभी को अपने विशेष कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को समझने में मदद करेगा बल्कि टीम वर्क और टीम बिल्डिंग को बेहतर बनाने में भी मदद करेगा।

3. बेहतर संसाधन योजना

गैंट चार्ट कार्यों और परियोजना संसाधनों को अधिक कुशलता से शेड्यूल करने और योजना बनाने के लिए भी फायदेमंद हैं। परियोजना प्रबंधक या टीम लीडर अपने उपलब्ध संसाधनों की क्षमता को बेहतर ढंग से देख सकते हैं। अंततः, वे तदनुसार परियोजना संसाधनों को असाइन और वापस ले सकते हैं।

इसके अलावा, गैंट चार्ट संसाधन अधिभार से बचने के लिए संसाधनों को पुनर्वितरित करने में भी मदद कर सकते हैं।

गैंट चार्ट का एक त्वरित अवलोकन परियोजना प्रबंधकों को उनकी संसाधन योजना को सशक्त बनाने में मदद कर सकता है। वे संसाधन उपलब्धता, उपयोगिता और प्रदर्शन के आधार पर अधिक सूचित निर्णय ले सकते हैं।

4. बेहतर कार्य प्रबंधन

एक साथ कई कार्यों और परियोजनाओं पर काम करते समय परियोजना प्रबंधकों के लिए ट्रैक खोना आसान होता है। सौभाग्य से, गैंट चार्ट यहां सिरदर्द को दूर रख सकते हैं। गैंट चार्ट परियोजना प्रबंधकों के लिए कार्य प्रबंधन को सुपर सरल और आसान बना सकते हैं।

आप गैंट चार्ट का उपयोग करके कार्यों, निर्भरताओं और चेकलिस्ट आइटम को आसानी से प्रबंधित कर सकते हैं। इसके अलावा, टीम के सदस्यों के लिए अपने विशेष कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना और समग्र परियोजना को कंपनी के लिए एक बड़ी सफलता बनाने के लिए अपने प्रयासों को लगाना भी आसान हो जाएगा।

5. कुशल परियोजना प्रगति ट्रैकिंग

गैंट चार्टिंग का मुख्य उद्देश्य समय के साथ परियोजना की प्रगति को ट्रैक करना है। गैंट चार्ट एक ही स्थान पर सभी परियोजना प्रबंधन पहलुओं की कल्पना करते हैं। समाधान से यह देखना आसान हो जाएगा कि आपकी परियोजना वर्तमान में किस चरण में है और इसे पूरा होने में कितना समय लगेगा।

6. टीम की बेहतर उत्पादकता

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, गैंट चार्ट परियोजना की प्रगति के बारे में वास्तविक समय की जानकारी प्रदान करते हैं।

·   इसके कारण, टीम के प्रत्येक सदस्य को उस समयरेखा का पता होता है जिसमें उन्हें अपने कार्यों को पूरा करना होता है। नतीजतन, अपने प्रोजेक्ट को ट्रैक करना और पूरी टीम को अच्छी तरह से सूचित रखना आसान हो जाएगा।

·   अभ्यास सभी को परियोजना की समयरेखा और वर्तमान जरूरतों के साथ संरेखित रहने में मदद करेगा। यह अंततः टीम स्तर पर उत्पादकता में सुधार करने का परिणाम होगा।

·   इसके अलावा, गैंट चार्ट टीम के प्रत्येक सदस्य को जवाबदेही और पारदर्शिता अपनाने में भी सक्षम बनाता है।

नवीनतम गैंट चार्टिंग टूल विभिन्न प्रोजेक्ट मील के पत्थर के लिए रिमाइंडर या नोटिफिकेशन सेट करने की भी अनुमति देते हैं। ताकि आप अपनी टीम को किसी प्रोजेक्ट पर केंद्रित रख सकें।

7. जटिल परियोजना प्रबंधन जानकारी आसानी से प्रबंधित करें।

सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि गैंट चार्टिंग ने जटिल परियोजनाओं को भी कुशलता से प्रबंधित करना आसान बना दिया है। कई कार्यों वाली एक परियोजना को कागज या एक्सेल शीट पर प्रबंधित करना कठिन हो सकता है। सौभाग्य से, गैंट चार्ट आपकी परियोजनाओं को प्रबंधित करना आसान बना सकते हैं, यहां तक कि सौ कार्यों के साथ भी।

गैंट चार्ट हमेशा किसी भी परियोजना को जानकारी के कई टुकड़ों में सारांशित करने में सहायक होता है। यह जानकारी निर्णय लेने की प्रक्रियाओं में महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकती है।

हम सभी समझते हैं कि लिंक किए गए कार्यों को ट्रैक करना परियोजना प्रबंधन का सबसे कठिन हिस्सा हो सकता है। हालांकि, गैंट चार्ट ने प्रक्रिया को आसान बना दिया है। यह आपको हर कार्य के साथ निर्भरता को परिभाषित करने देगा। आप एक नज़र में भी चीजों को समझने में आसान बनाने के लिए हर टास्कबार के लिए कस्टम रंग सेट कर सकते हैं।

8. कार्यों शेड्यूलिंग की सटीकता में वृद्धि

परियोजना की समयसीमा का अनुमान लगाना मुश्किल हो सकता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि आपको उन कार्यों पर विचार करना चाहिए जो अलग से किए जा सकते हैं और जो किसी अन्य कार्य पर निर्भर हैं। इसके लिए, आप गैंट चार्ट में निर्भरता सेट कर सकते हैं।

अभ्यास आपके प्रोजेक्ट प्रबंधन में किसी भी संघर्ष या समस्या को जल्दी से पहचानने में आपकी मदद कर सकता है। यह सुनिश्चित करेगा कि आपके पास पहले से कहीं अधिक विश्वसनीय परियोजना योजनाएँ हैं।

इन सबसे ऊपर, गैंट चार्ट आपको झूठी ग्राहक प्रतिबद्धताएं करने से भी रोकेंगे। अन्यथा, यह आपकी कंपनी की प्रतिष्ठा को खतरे में डाल देगा।

9. कई परियोजनाओं को आसानी से संतुलित करें।

गैंट चार्ट परियोजना प्रबंधकों को एक साथ कई परियोजनाओं को शेड्यूल करने, योजना बनाने और यहां तक कि ट्रैक करने में मदद कर सकता है। इसके कारण, परियोजना प्रबंधकों के लिए अपनी टीम पर अधिक बोझ डाले बिना अपने काम को संतुलित करना आसान हो जाएगा। यह मुख्य रूप से है क्योंकि गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर प्रबंधकों को सही समय पर सही टीम के सदस्य को सही संसाधन आवंटित करने में मदद कर सकता है।

इन सबसे ऊपर, गैंट चार्ट आपको यथार्थवादी परियोजना अपेक्षाओं और समय सीमा निर्धारित करने में मदद कर सकते हैं।

अंतिम विचार

सरल कार्य शेड्यूलिंग से लेकर जटिल परियोजना नियोजन तक, गैंट चार्टिंग अब तक का सबसे उपयोगी समाधान बन गया है। यह एक निश्चित परियोजना के आवश्यक विवरणों का व्यापक अवलोकन प्रदान करता है। इसके अलावा, आप अपने प्रोजेक्ट की प्रगति को लाइव ट्रैक कर सकते हैं। लाइव प्रोजेक्ट ट्रैकिंग इष्टतम दक्षता के लिए पुनर्निर्धारण कार्यों या संसाधनों के पुनर्वितरण को आसान बना देगा।

‍