चीजों को पूरा करने की कार्यप्रणाली पर एक पूर्ण गाइड

जब हम बहुत अधिक सोचते हैं और समय पर काम करने के लिए कुछ नहीं करते हैं, तो यह गंभीरता से हमारे मन की शांति को खटखटा रहा है। जब हम अपने दिमाग में योजना बनाते हैं, तो इसका अभ्यास न करें, और समय को उड़ने दें, यह केवल हमारे कंधों पर तनाव लाता है। इसलिए, चीजों को ठीक से प्रबंधित करने और उन्हें कार्रवाई में लाने की बहुत आवश्यकता है। 

चीजें पूर्ण करने की पद्धति पर एक संपूर्ण मार्गदर्शिका

एक वरिष्ठ और प्रसिद्ध उत्पादकता सलाहकार ने कार्यों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए इन विचारों को लाया, डेविड एलन, जिन्होंने एक कार्य प्रबंधन प्रणाली का प्रस्ताव दिया जिसमें बहुत ही सरल कदम शामिल थे। उन्होंने विचारों को व्यावहारिक कार्य में लाने और वास्तव में चीजों को प्राप्त करने के लिए गेटिंग थिंग्स डन कार्यप्रणाली की शुरुआत की। 

चीजों को पूरा करने की कार्यप्रणाली प्रभावी कदमों को पकड़ने और मलबे को पीछे छोड़ने में मदद करती है, चीजों को अधिक उपयुक्त बनाती है और उनके महत्व और समय सीमा के अनुसार व्यवस्थित करती है, और उनकी समीक्षा करने की अनुमति देती है। 

कार्य पूर्ण करने के लिए कदम कार्यप्रणाली 

तो, यहां उन लोगों के लिए पूरी गाइड है जो नए हैं और चीजों को अनुचित तरीके से करने का एक सरल लेकिन प्रभावी तरीका सीखना चाहते हैं। हम चीजों को सूचीबद्ध करके, अव्यवस्थाओं को हटाकर और उन्हें व्यवस्थित करके मन के संघर्ष, विचारों और सूचनाओं को व्यवहार में लाने के लिए चरणों के एक क्रम का पालन करते हैं। 

कैप्चर: चीजों को पकड़ो

हम जानते हैं कि हमारे मस्तिष्क को हमारे कार्यों को आसान बनाने और फलदायी परिणाम प्राप्त करने के लिए रचनात्मक विचारों के बारे में सोचने के लिए पर्याप्त विकसित किया गया है। हमारा मस्तिष्क जो चीजें सोच रहा है वह निस्संदेह बॉक्स से बाहर हैं, लेकिन ये मस्तिष्क में संग्रहणीय नहीं हैं। 

हमें उन्हें कुछ शब्दों, प्रतीकों या संख्याओं के रूप में संग्रहीत करने की आवश्यकता है। तो, पहला और सबसे महत्वपूर्ण कदम उन चीजों को लिखना है जो आपका मस्तिष्क किसी भी लक्ष्य को प्राप्त करने की योजना बनाने के लिए सोच रहा है। यह आप पर निर्भर करता है कि आप जो करना चाहते हैं उसे कैप्चर करने के लिए आप किस स्रोत का उपयोग करेंगे, चाहे वह पेन और पेपर हो, एप्लिकेशन हो या एक साधारण वॉयस रिकॉर्डर हो।

जैसा कि हमारा मस्तिष्क लाखों विचारों के बारे में सोच सकता है, लेकिन उन्हें संग्रहीत नहीं कर सकता है, या यहां तक कि यदि आप किसी कार्यशाला या प्रशिक्षण पर जाते हैं, तो आप इसे याद नहीं रख सकते हैं, लेकिन आपको उन्हें अपने दिमाग में जमा करने के बजाय महत्वपूर्ण चरणों या जानकारी के धागे को सूचीबद्ध करने की आवश्यकता है। 

जब आप अपने दिमाग में सूचनाओं या विचारों के ढेर छोड़ देते हैं, तो वे आपको अपने लक्ष्य से विचलित कर देते हैं और आपका समय बर्बाद करते हैं। लेकिन जब आप उन्हें कागज पर अपनी टू-डू सूची के रूप में लिखते हैं या चीजों को पूरा करने की पद्धति का पालन करके मोबाइल एप्लिकेशन करते हैं, तो आप शांतिपूर्ण दिमाग और नींद के साथ आराम से रहने का पक्ष लेते हैं। 

उन चीजों को स्पष्ट करें जिन्हें आपको रखने या हटाने की आवश्यकता है 

जब आपने सभी जानकारी, विचार और उन चीजों को लिखा है जो आपको किसी कागज या आवेदन पर करने की आवश्यकता है, तो आपको पहले महत्वपूर्ण और जरूरी चीजों का चयन करके और अगली बार के लिए अन्य चीजों को छोड़कर चीजों को स्पष्ट करने की आवश्यकता है। आपने कागज पर जो कुछ भी लिखा है वह उपयोगी नहीं है या समय की मांग के अनुरूप नहीं है।

 यह मदद करेगा यदि आप अभी तय करते हैं कि क्या अधिक आवश्यक है और किसे करना चाहिए। इससे पहले कि आप काम करना शुरू करें, चीजों को पूरा करने की पद्धति के अनुसार, आपको कार्यों की प्रकृति के बारे में बहुत स्पष्ट होना चाहिए। 

अपने इनबॉक्स की जाँच करें जहाँ आप ज्यादातर अपने कार्यों को लाते हैं और उन कार्यों पर स्पष्ट रहें जो आपने पहले ही किए हैं और उन पर खर्च करने के लिए अधिक ध्यान और समय देने की आवश्यकता नहीं है। अपनी कार्य सूची से ऐसे कार्यों को हटाएं और स्पैम के ढेर से बचने के लिए इसे स्पष्ट करें। 

उन्हें व्यवस्थित करके अपने कार्यों को क्रमबद्ध करें 

गेटिंग थिंग्स डन कार्यप्रणाली के अनुसार, आपको कार्यों की प्रकृति और महत्व को तय करने के बाद समयरेखा की तलाश करनी चाहिए। इस उद्देश्य के लिए, आपका ईमेल या आपके डिवाइस का कोई अन्य एप्लिकेशन आपको प्रत्येक अगले कार्य के लिए दिनांक और समय की याद दिलाने के लिए उपयुक्त होगा। यहां आपको कुछ प्रश्नों के माध्यम से जाने और कई कार्यों से निपटने और उन्हें व्यवस्थित करने का सबसे अच्छा तरीका खोजने की आवश्यकता है। 

उन कार्यों की एक कतार बनाएं जो आप कर रहे होंगे।

सोचें कि कौन से कार्य अधिक प्रासंगिक हैं और आपके तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है 

• उन कार्यों को अपनी सूची से दूर ले जाएं जिन्हें आप बाद में कर सकते हैं और इसे शुरू करने के लिए अपेक्षित तिथि निर्धारित करके उन्हें अपने अनुस्मारक में चिह्नित करें। 
• चीजों को कूड़ेदान में फेंक दें जो आपको लगता है कि पहले से ही किया गया है, और आपको अब उनकी आवश्यकता नहीं है।
• अपनी टीम को शामिल करना न भूलें। उन कार्यों को पकड़ो जो आपको लगता है कि आपकी टीम के सदस्य का कोई और कर सकता है। यह आपकी नसों से बोझ को मुक्त करेगा। 
• कार्यों की प्रकृति को देखें और पता करें कि क्या वे महत्वपूर्ण हैं, और आपको इसके साथ आगे बढ़ना चाहिए।

देखें कि आप जो कार्य करने जा रहे हैं, वह कुछ मिनट या अधिक समय है। यदि कार्य पूरा होने का समय दो मिनट से अधिक नहीं है, तो इसे तुरंत करें, लेकिन यदि इसमें अधिक समय लगता है, तो इसे छोड़ दें और सबसे महत्वपूर्ण और तत्काल कार्य पर ध्यान केंद्रित करें। 

अपने काम की लगातार समीक्षा करें। 

जब आप लिस्टिंग चीजों से गुजर चुके हैं, सूची से अव्यवस्था को हटा दिया है, और एक परियोजना को पूरा करने के लिए कार्यों को व्यवस्थित किया है, तो आपको इसका ट्रैक रखने की आवश्यकता है। सूची में मौजूद सब कुछ न तो स्पष्ट है और न ही हर समय ध्यान देने की आवश्यकता है। इसलिए आपको परियोजना की आवश्यकता के अनुसार कार्यों को शामिल करने या बाहर करने के लिए कुछ दिनों बाद कार्यों की सूची की समीक्षा करने की आवश्यकता है। 

साप्ताहिक सूची देखें और उन चीजों को बाहर करें जो आपको लगता है कि पर्याप्त से अधिक किया गया है, और उन्हें आपकी टीम के अधिक समय और दक्षता की आवश्यकता नहीं है। अन्यथा, यह अव्यवस्था की भूमिका निभाएगा और आपको कई महत्वपूर्ण कार्यों को छोड़ देगा।

आपकी परियोजना की प्रभावशीलता को बढ़ावा देने के लिए कुछ नया जोड़ने का एक और कारक है जिसे आप हर हफ्ते कार्य सूची की समीक्षा नहीं करने पर उपेक्षा करेंगे। आप खुले लूज ढूंढेंगे और जरूरत के हिसाब से उनका इलाज करेंगे। इसलिए, चीजों को पूरा करने की कार्यप्रणाली का यह कदम आपको उन चीजों का पता लगाने में मदद करेगा जो आपने किए हैं और अपने लक्ष्य पर आगे बढ़ने के लिए सप्ताह के नए कार्यों के लिए एक सूची खाली कर दें। 

अपना लक्ष्य प्राप्त करने के लिए चरणों को संलग्न करें

जब आप एक टू-डू सूची बनाने और फिर प्रक्रिया करने के सभी चरणों से गुजर चुके हैं, तो आप काम के अधिक बोझ के कारण थकने के बजाय अपने काम का भरपूर आनंद लेने की राय रखेंगे। जब आपने संगठित होने और चीजों को एक क्रम में आगे बढ़ाने की आदत विकसित कर ली है, और समय पर कचरे को चरम पर जाने दिया है, तो आप नवाचारों के नए रास्ते बना रहे हैं। चीजों को उलझाने की आदत आपके दिमाग को चिंताओं से मुक्त कर देगी और अभिभूत हो जाएगी जो निश्चित रूप से आपकी दक्षता को प्रभावित करेगी। 

गेटिंग थिंग्स डन कार्यप्रणाली आपको ठीक से काम करने में कैसे मदद करती है?

चीजों को पूरा करने की कार्यप्रणाली परियोजना या लक्ष्य को छोटे कार्यों में विभाजित करने और उन्हें समय पर पूरा करने में एक मुख्य भूमिका निभा रही है। शुरुआती लोगों को अपनी परियोजना पर नज़र रखने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए यहां कुछ प्लस पॉइंट दिए गए हैं और इसे समय पर पूरा करने और अभिभूत मन पर ऊर्जा बर्बाद किए बिना किया जाना चाहिए। 

• आप मन की शांति के साथ खेलने वाली बाधाओं से मुक्त होंगे। 

जब आप अपनी परियोजना को पूरा करने के लिए चीजों को पूरा करने की पद्धति का अवलोकन कर रहे हैं, तो आप उन बाधाओं से छुटकारा पा रहे हैं जो मन की शांति को बर्बाद कर सकती हैं। जब आपके मन में चीजें होती हैं, तो उन्हें कागज या टू-डू सूची पर लिखने के बजाय, आप कुछ भी नहीं करके अपना समय बर्बाद कर रहे हैं और अपनी आंतरिक शांति से समझौता कर रहे हैं। लेकिन अगर आप चीजों को पूरा करने की पद्धति से गुजरते हैं, तो आप अभिभूत नहीं होंगे और अपने दिमाग में हर समय अलग-अलग विचारों को तोड़ने के बजाय शांतिपूर्ण नींद का आनंद लेंगे। 

• आप संगठित रहेंगे। 

आपके आस-पास सब कुछ व्यवस्थित होगा, चाहे वह आपके कार्यस्थल या निजी जीवन में हो। जब आपने सब कुछ योजना बना ली है, कचरे से छुटकारा पा लिया है, और हर पहलू को स्पष्ट कर दिया है, तो आप एक सक्रिय व्यक्ति के रूप में कार्य करेंगे और आसानी से बाधाओं से बच सकते हैं। 

• आप अपना कीमती समय बचाएंगे। 

बहुत ज्यादा सोचना और कुछ नहीं करना केवल आपके समय को निगल लेता है। इसलिए, चीजों को ध्यान में रखना आपके दिमाग के स्वास्थ्य के लिए विषैला है। कागज के एक आवेदन पर चीजों को मैप करें और जब आप पूरी तरह से कर लें तो उन्हें चिह्नित करते रहें। 

• आप बेहतर संबंध विकसित करेंगे। 

जब आप चीजों को व्यवस्थित करते हैं, तो आपको निश्चित रूप से पता चल जाएगा कि विशिष्ट कार्यों को कौन बेहतर ढंग से संभाल सकता है। आप संबंधित कौशल रखने वाले व्यक्ति को कार्य सौंप देंगे और इसे समय पर पूरा करेंगे। यह आपको कार्यस्थल में बेहतर संबंध विकसित करने में मदद करेगा। 

समाप्ति 

चीजों को पूरा करना कार्यप्रणाली हमेशा आपकी परियोजना के सफल समापन की यात्रा करने के लिए एक ट्रैक है क्योंकि यह आपको अपडेट रखती है और अपने और अपनी टीम के सदस्यों के प्रत्येक कार्य से आगे निकल जाती है।