माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट में गैंट चार्ट कैसे बनाएं

गैंट चार्ट क्या है?

गैंट चार्ट एक एकल दस्तावेज है जो आपके प्रोजेक्ट को सफल बनाने के लिए किए जाने वाले प्रत्येक कार्य को पूरा करता है। आपको हर कार्य बनाने के लिए मिलता है, उस क्रम को सेट करें जिसमें उन्हें पूरा करने की आवश्यकता होती है, एक समग्र समयरेखा बनाएं, रास्ते में मील के पत्थर बनाएं, मध्यवर्ती समय सीमा के साथ-साथ प्रारंभ और समाप्ति तिथियां निर्धारित करें, और बस बाकी सब कुछ के बारे में जो आप सोच सकते हैं।

वास्तव में, ऐसे कार्य तब बनाए जा सकते हैं जो निर्भरता दिखाते हैं जहां एक कार्य को दूसरे से पहले पूरा किया जाना चाहिए। उन्हें विशिष्ट लोगों या लोगों के समूहों को भी सौंपा जा सकता है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे ठीक से काम कर रहे हैं और हर कोई अपना काम जानता है। इस तरह आप जानते हैं (और बाकी सभी जानते हैं) कि परियोजना का एक विशिष्ट हिस्सा समय पर समाप्त नहीं हो रहा है या यदि आप किसी चीज़ पर प्रतीक्षा कर रहे हैं तो किसके साथ पालन करना है। आप यह भी दिखा सकते हैं कि इस चार्ट के साथ कितना कार्य पूरा हो गया है और समग्र परियोजना का कितना हिस्सा पूरा हो गया है।

आप Microsoft Project में गैंट चार्ट कैसे बनाते हैं?

इसलिए, यदि गैंट चार्ट इतने शानदार हैं, तो आप जानना चाहेंगे कि उनके बारे में क्या करना है, है ना? आप जानना चाहते हैं कि एक कैसे बनाया जाए ताकि आपकी पूरी टीम शुरू से ही सही रास्ते पर आ सके। अच्छी खबर यह है कि वे बनाने के लिए सुपर सरल हैं। और यहां तक कि कई अलग-अलग तरीके भी हैं जिनसे आप उन्हें विभिन्न सेवाओं और कार्यक्रमों के साथ बना सकते हैं। लेकिन अभी के लिए, हम यह मानने जा रहे हैं कि आपके पास Microsoft Project तक पहुंच है और अपना पहला चार्ट बनाने के लिए आपको क्या करने की आवश्यकता है।

चरण 1: अपने कार्यों को सूचीबद्ध करें

अपना चार्ट बनाने के लिए, आपको अपने प्रोजेक्ट के भीतर पूरा किए जाने वाले प्रत्येक विभिन्न कार्यों को पूरा करके शुरू करना होगा। तो, आप वास्तव में बारीकी से सोचकर शुरू करेंगे कि क्या करने की आवश्यकता है। आखिरकार, आपकी परियोजना के आधार पर कार्य सूची काफी लंबी हो सकती है। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप कुछ भी न भूलें क्योंकि Microsoft Project के लिए आपको शुरुआत से ही सब कुछ बाहर रखना होगा।

आप अपने कार्यों की सूची को क्रम में लाने का भी प्रयास करना चाहते हैं। इसका मतलब है कि यदि कार्य ए को कार्य बी से पहले करने की आवश्यकता है, तो आप उन्हें अपनी कार्य सूची में इस तरह सूचीबद्ध करना चाहते हैं। यह सुनिश्चित करता है कि जब आप चार्ट शुरू करते हैं तो कार्य उचित क्रम में रहते हैं।

अपने कार्यों को सूचीबद्ध करने के लिए, आप एक नया प्रोजेक्ट शुरू करते हैं और बस एक्सेल स्प्रेडशीट की तरह दिखने वाले कार्यों को जोड़ना शुरू करते हैं। आप प्रत्येक को जो चाहें नाम दे सकते हैं और उन्हें लाइन के नीचे सूचीबद्ध कर सकते हैं। इस बिंदु पर आप चारों ओर कूद सकते हैं और अपने कार्यों को संपादित कर सकते हैं और उन्हें अलग-अलग स्थानों में रख सकते हैं जब तक कि आपके पास सब कुछ सूचीबद्ध न हो और जिस क्रम में आप चाहते हैं। आप कुछ चीजों को एक साथ जोड़ने के लिए उप-कार्य बनाने में भी सक्षम हैं।

चरण 2: अपनी तिथियां सेट करें

अगला कदम अपने प्रोजेक्ट के लिए प्रारंभ और समाप्ति दिनांक सेट करना है। एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं तो आप समग्र शेड्यूल बनाने में सक्षम होंगे, इसलिए इन तिथियों को जल्द से जल्द प्राप्त करना महत्वपूर्ण है, लेकिन आपकी कार्य सूची पूरी होने से पहले नहीं। 

वास्तव में अच्छी बात यह है कि इसे सेट करना आसान है। आप बस उस फ़ील्ड पर क्लिक करें जो 'प्रारंभ तिथि' कहता है और अपनी इच्छित तिथि का चयन करें। आप 'समाप्ति तिथि' के लिए भी ऐसा ही कर सकते हैं। उन लोगों के लिए जो विशिष्ट तिथि सुनिश्चित नहीं हैं, आप अपने कार्य के लिए एक 'अवधि' जोड़ना चुन सकते हैं, जैसे कि 60 दिन, 2 महीने, एक वर्ष, आदि और सिस्टम आपकी प्रारंभ तिथि और अवधि के आधार पर अंतिम तिथि की गणना करेगा।

अगला, अपना कार्य प्रारंभ और समाप्ति दिनांक सेट करें। आप परियोजनाओं के विभिन्न सेटों के लिए रास्ते में मील के पत्थर भी निर्धारित कर सकते हैं जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है। अच्छी खबर यह है कि यह करना भी आसान है। आपको बस अपनी स्प्रेडशीट पर इसके लिए एक कार्य बनाने की आवश्यकता है। वहां से, आप 'अवधि' को शून्य पर सेट करते हैं और सिस्टम स्वचालित रूप से इसे एक मील के पत्थर के रूप में सेट कर देगा या आप एक पंक्ति बना सकते हैं और फिर मील का पत्थर सेट करने के लिए बटन का चयन कर सकते हैं। आप अपने कार्यों को मील के पत्थर से भी जोड़ सकते हैं।

चरण 3: आपका काम हो गया

ठीक उसी तरह आपके पास गैंट चार्ट है। हां, इसे पूरा करने में केवल कुछ कदम लगते हैं और आप ऐसे ही जाने के लिए तैयार होंगे। अब, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको किया जाना है। ऐसे कुछ तरीके हैं जिनसे आप अपने चार्ट में जोड़ सकते हैं और रास्ते में इसे सुधार सकते हैं, लेकिन यदि आप चुनते हैं तो आप आरंभ करने और अपनी टीम के साथ जो कुछ भी बनाया है उसे साझा करने के लिए तैयार होने जा रहे हैं।

अतिरिक्त नोट्स

सबसे पहले, आपको पता होना चाहिए कि आपका चार्ट एमपीपी प्रारूप में होने जा रहा है, जो आपको इसे फिर से माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट और अन्य पर अपलोड करने की अनुमति देता है। यदि आप अपना चार्ट किसी और के साथ साझा करना चाहते हैं या इसे दूसरों को भेजना चाहते हैं, तो इस प्रारूप को नोट करें। हर कोई इस प्रकार की फ़ाइल को खोलने में सक्षम नहीं हो सकता है।

टेम्पलेट बनाना

इसके बाद, आपके पास टेम्प्लेट बनाने या आयात करने का विकल्प है। यह बहुत अच्छा है यदि आपके पास अक्सर एक ही प्रकार की परियोजना होती है या आप खरोंच से शुरू किए बिना किसी चीज़ में मामूली बदलाव करने में सक्षम होना चाहते हैं। टेम्प्लेट आपको कुछ क्षेत्रों को भरने या अपडेट करने देते हैं और आपको कुछ समय और बहुत सारे प्रयास बचाने की क्षमता देते हैं। आप बस एक नियमित शीट के रूप में सहेजने के बजाय टेम्पलेट को सहेजना सुनिश्चित करें। 

1. 'फ़ाइल' चुनें
2. 'विकल्प' चुनें
3. 'सहेजें' चुनें
4. 'टेम्प्लेट सहेजें' चुनें
5. 'टेम्पलेट के रूप में सहेजें' चुनें
6. 'फ़ाइल' चुनें
7. 'नया' चुनें
8. 'व्यक्तिगत' चुनें
9. इच्छित टेम्पलेट चुनें. 
10. शुरू होने की तारीख सेट करना
11. 'बनाएं' चुनें
12. अपना नया चार्ट अपडेट करना शुरू करें
    

निर्यात और साझा करना

यदि आपको अपना चार्ट निर्यात करने की आवश्यकता है तो आप ऐसा आसानी से कर सकते हैं। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि आपको चार्ट देखने के लिए अपनी बाकी टीम की आवश्यकता है और जानें कि वे क्या करने वाले हैं। इसका मतलब है कि आपको उन्हें जानकारी भेजने में सक्षम होना चाहिए और फिर प्रतिक्रिया या कुछ और प्राप्त करना चाहिए जिसकी आपको आवश्यकता हो सकती है। 

सुनिश्चित करें कि आपकी टीम के लोगों के पास Microsoft Project है ताकि वे इसे खोल सकें. फिर, अपने चार्ट को अपने कंप्यूटर या अन्य डिवाइस पर सहेजें। आप सीधे Microsoft Project के माध्यम से चार्ट भेजने में सक्षम नहीं होंगे, लेकिन आप अभी भी इसे साझा कर सकते हैं।

आपको एक तृतीय-पक्ष प्रोग्राम की आवश्यकता होगी जो Microsoft Project फ़ाइलों को पढ़ता है और उनका उपयोग करता है (याद रखें कि वे mpp फ़ाइलें हैं)। आप अपने चार्ट को प्रोग्राम में अपलोड कर सकते हैं और इसे वहां सहेज सकते हैं। फिर आप अपने द्वारा बनाए गए चार्ट को संपादित करने, समायोजित करने या देखने में सक्षम होंगे। आप प्रोग्राम के माध्यम से प्रोजेक्ट को भेज और साझा भी कर सकते हैं लेकिन आपको अभी भी डाउनलोड करने या देखने के लिए सही प्रोग्राम की आवश्यकता होगी।

अपना चार्ट प्रिंट करना

यदि आप चार्ट को प्रिंट करने के लिए तैयार हैं ताकि आपके पास एक भौतिक प्रति हो सके, तो आप ऐसा भी कर सकते हैं। आप अपने चार्ट को सीधे किसी तृतीय-पक्ष प्रोग्राम में अपलोड करना चाहेंगे ताकि आप सभी सुविधाओं तक पहुँच सकें और सुनिश्चित कर सकें कि आप इच्छित स्वरूप को प्रिंट कर रहे हैं। वास्तव में, वहां से आप एक पीडीएफ में निर्यात करने में सक्षम होंगे, जिससे यह देखना आसान हो जाता है कि आपको क्या चाहिए।

एक बार जब आप अपना चार्ट निर्यात कर लेते हैं, तो आप इसे पीडीएफ प्रारूप में देख सकते हैं और फिर अपनी प्रिंट सेटिंग्स सेट कर सकते हैं। वहां से, आप इसे प्रिंट कर सकते हैं और इसके साथ जो कुछ भी आपको चाहिए वह कर सकते हैं। हालाँकि, निश्चित रूप से, आपको अपने चार्ट को संपादन योग्य रखने से सर्वोत्तम सुविधाएँ और क्षमताएँ मिलेंगी।

अपने गैंट चार्ट का अधिकतम लाभ कैसे उठाएं

अब, Microsoft Project आपको गैंट चार्ट पर मूल बातें देता है। और यह आपको कुछ ऐसी चीजें हासिल करने देता है जिनकी आपको आवश्यकता है। आप एक साधारण चार्ट प्राप्त करने में सक्षम होंगे और आप इसे संपादित करने में सक्षम होंगे और अपने कार्यों के शीर्ष पर बने रहने के लिए आपको जो करना होगा वह करेंगे। लेकिन बहुत सी चीजें हैं जिन्हें आप याद करने जा रहे हैं।

Microsoft Project केवल उन लोगों के लिए बहुत सारी उन्नत सुविधाएँ प्रदान नहीं करता है जिन्हें अधिक विस्तृत चार्ट की आवश्यकता होती है या जो व्यापक परियोजनाओं पर काम कर रहे हैं। उसके ऊपर, Microsoft Project को स्थापित होने में बहुत समय और प्रयास लगता है। और फिर जब आप कर रहे हैं तो बहुत कम सुविधाएँ हैं ... यह आपको और आपकी टीम को वह सब कुछ नहीं देने वाला है जिसकी आपको जरूरत है। तो, आप क्या करते हैं? 

पहली चीज जो आप करते हैं वह एक ऐसे मंच की तलाश है जो आपके लिए चीजों को पूरी तरह से आसान बनाने जा रहा है, और इसमें कूदें।

आपको इंस्टागैंट की आवश्यकता क्यों है

जब गैंट चार्ट की बात आती है तो आपको उन सभी चीजों का एहसास भी नहीं हो सकता है जो आप कर सकते हैं और करना चाहिए। लेकिन हम वहां आपकी मदद कर सकते हैं। Instagantt आपको वे सभी सुविधाएँ प्रदान करता है जिनकी आप तलाश कर रहे हैं जब गैंट चार्ट बनाने और कुछ ही समय में अपनी पूरी टीम को बोर्ड पर लाने की बात आती है। 

Instagantt के साथ कार्य बनाने की आपकी प्रक्रिया पहले से कहीं अधिक आसान है। आप प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए जितने चाहें उतने या कम कार्य सेट कर सकते हैं और फिर प्रारंभ तिथियां, समय सीमा, निर्भरता, और बहुत कुछ जैसी चीजें सेट कर सकते हैं। यहां तक कि नोट्स में जोड़ें, प्रत्येक कार्य को किसी व्यक्ति या समूह को असाइन करें, प्रश्न पूछें, और कुछ भी जिसकी आपको आवश्यकता हो सकती है।

एक बार जब आप कार्य बना लेते हैं, तो आप उन्हें आसानी से संपादित और अपडेट कर सकते हैं। साथ ही, आप अपने प्रत्येक कार्य और परियोजना के साथ होने वाली विभिन्न चीजों पर सहयोग करने के लिए रीयल-टाइम में अपनी टीम के साथ काम कर सकते हैं। आप चीजों को कलर कोड भी कर सकते हैं, टेम्प्लेट बना सकते हैं, कार्यों और मील के पत्थर को जोड़ सकते हैं, हटा सकते हैं या स्थानांतरित कर सकते हैं, और अपने Instagantt खाते को अपनी अन्य पसंदीदा सेवाओं से लिंक कर सकते हैं।

Instagantt के साथ आपके पास वह सब कुछ होगा जो आपको इस बार और हर दूसरे समय भी अपनी परियोजना को कार्य पर रखने के लिए चाहिए। आपको बस आरंभ करना है और आप जल्दी से देखेंगे कि यह आपके लिए एक महान कार्यक्रम क्यों है, जो आपको उन सभी चीजों को प्राप्त करने की अनुमति देता है जिनकी आपको अपने व्यवसाय के भीतर आवश्यकता है। चाहे आप एक छोटा ऑपरेशन चलाते हों या बड़ा, Instagantt मदद कर सकता है।

साथ ही, Instagantt आपको एक निर्धारित मूल्य पर उनकी सभी सुविधाओं तक पूर्ण पहुंच प्रदान करता है। आप पूर्ण पहुंच के साथ पांच परियोजनाओं के लिए पूरी तरह से मुफ्त में सेवा की कोशिश कर सकते हैं। फिर, केवल उन लोगों की संख्या के लिए भुगतान करें जो आपके पास हैं, समूहों के बारे में चिंता किए बिना (जैसे 10 से 20 या 20 से 50) और कुछ सिस्टम चार्ज करने वाले 'बोनस फीचर्स' के बारे में चिंता किए बिना।

Instagantt के साथ आप प्रति व्यक्ति एक कीमत का भुगतान करते हैं जो पहुंच प्राप्त करता है। और उस कीमत में सेवा के माध्यम से उपलब्ध सुविधाओं के 100% तक पहुंच शामिल है। इस तरह, आप केवल अतिरिक्त पहुंच प्राप्त करने के लिए अपचार्ज नहीं हो रहे हैं।

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समाप्ति

जब गैंट चार्ट बनाने की बात आती है, तो हमारा मानना है कि यह यथासंभव सरल और कुशल होना चाहिए। हमारा मानना है कि आपको हमेशा वह गुणवत्ता प्राप्त करने में सक्षम होना चाहिए जिसकी आप तलाश कर रहे हैं और उपयोग में आसानी जिसकी आपको आवश्यकता है। इसलिए Instagantt आपको वह सब कुछ प्रदान करने पर गर्व करता है जिसकी आप एक ही स्थान पर तलाश कर रहे हैं। सेवा और उसके द्वारा पेश की जाने वाली हर चीज की जांच करने के लिए एक मिनट का समय निकालें। आप इस बात से प्रभावित होंगे कि आपकी टीम के लिए दिनों, हफ्तों, महीनों और उससे अधिक समय तक ट्रैक पर बने रहना कितना आसान है, जो आपकी सभी परियोजनाओं को प्राप्त करने में लगता है।