अपनी परियोजना योजना बनाना
क्या आपकी परियोजना की कोई योजना है? संभावना है कि आपको लगता है कि आपके पास एक परियोजना योजना है, या वैसे भी एक की झलक है। आप सोच सकते हैं कि आपके पास सब कुछ पता चल गया है और आप जानते हैं कि आप क्या करने जा रहे हैं, लेकिन यह जरूरी नहीं है। बल्कि, हो सकता है कि आप बस अपनी परियोजना ले रहे हों और कभी भी उस योजना को बनाए बिना आगे बढ़ रहे हों जिसे आपको वहां पहुंचने की आवश्यकता है। यही वह जगह है जहां आपको थोड़ी मदद की आवश्यकता होगी। और हम आपको इस बात के बारे में बताने जा रहे हैं कि वास्तविक योजना का क्या मतलब है और आप इसे कैसे बनाने और इसका उपयोग करने जा रहे हैं।
एक परियोजना योजना क्या है?
आइए शुरू करें कि परियोजना प्रबंधन योजना क्या है। यह काफी सरल है क्योंकि यह एक ऐसी प्रणाली है जो उस परियोजना के उद्देश्यों, चरणों और दायरे को सटीक और पूरी तरह से परिभाषित करती है जिस पर आप काम करने जा रहे हैं। इसलिए, यदि आपके पास पहले से ही परियोजना है तो आप उस परियोजना के सफल होने के लिए आवश्यक योजना के प्रकार को बनाने के लिए पहले से ही आधे रास्ते में हैं। और यह पूरी तरह से आप पर निर्भर करेगा कि आप तय करें कि उस योजना में क्या होने जा रहा है।
अपनी योजना लिखना
अगला कदम योजना लिखना है। निश्चित रूप से, एक बनाना एक अच्छा विचार है, लेकिन यदि आप इसे नहीं लिखते हैं तो संभावना बहुत अच्छी है कि आप कुछ भूल जाएंगे या किसी और को यह नहीं पता चलेगा कि उन्हें अपने कार्यों को प्राप्त करने के लिए क्या करने की आवश्यकता है। यही वह जगह है जहां सब कुछ लिखने से मदद मिलती है। यह आपको कई बार समझाने के बिना सब कुछ स्पष्ट कर देता है। यह एक अच्छी शुरुआत होने जा रही है, क्या आपको नहीं लगता? और यह आप सभी को और अधिक सफल होने में मदद करने जा रहा है।
पहला कदम
पहला कदम यह जानना है कि योजना का दायरा क्या होने वाला है। अपनी परियोजना को सफल बनाने के लिए आपको क्या करने की आवश्यकता है? आपका लक्ष्य क्या है? क्या यह आपके द्वारा अभी-अभी उतरे नए खाते के लिए विज्ञापन अभियान बनाने के लिए है? शायद यह एक नया उत्पाद बनाने के लिए है जो एक विशिष्ट आवश्यकता का उत्तर देता है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह क्या है, आपकी योजना के दायरे को परिभाषित करना चाहिए कि आपका अंतिम 'उत्पाद' क्या होगा और इसे कब करने की आवश्यकता है। आप चाहते हैं कि आप मध्य को स्थापित करने से पहले अंत को जान लें।
दूसरा चरण
चरण दो पूरी तरह से शोध है। हम जानते हैं, आप बहुत अधिक शोध करना पसंद नहीं करते हैं, लेकिन यह प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा होने जा रहा है क्योंकि आपको न केवल परियोजना के उद्देश्य को जानना होगा, बल्कि यह भी जानना होगा कि आपका ग्राहक क्या खोज रहा है। वे आपसे क्या उम्मीद करते हैं? इसके अलावा, आप किसके साथ काम करने जा रहे हैं और टीम में काम करते समय वे सबसे अच्छा प्रदर्शन कैसे करते हैं? यह सभी जानकारी सुनिश्चित करती है कि आप इसे कार्रवाई में डालने से पहले योजना के निष्पादन के लिए तैयार हैं।
तीसरा चरण
चरण तीन प्रश्न पूछ रहा है। आप जानना चाहते हैं कि चीजों को कैसे किया जाना चाहिए और उन्हें कौन करने जा रहा है और जोखिम और पुरस्कार क्या हैं। आप परियोजना को पूरी तरह से समझने के लिए जितना संभव हो उतने प्रश्न पूछने जा रहे हैं ताकि आप एक ऐसी योजना बना सकें जो क्लाइंट के सभी सवालों के साथ-साथ आपके स्वयं के सवालों का सटीक जवाब दे। सुनिश्चित करें कि आप इस हिस्से में रास्ते से कुछ भी गिरने नहीं दे रहे हैं। आपको अपने ग्राहक के साथ-साथ किसी से भी सवाल करना होगा जो आपकी टीम का हिस्सा बनने जा रहा है, यह सुनिश्चित करने के लिए कि चीजें सही तरीके से एक साथ आने वाली हैं।
चरण चार वह जगह है जहां हम आपकी योजना की रूपरेखा प्राप्त करते हैं। यह वह जगह है जहां आप एक बहुत ही मोटा विचार बनाने जा रहे हैं कि चीजें कैसी दिखने वाली हैं। सुनिश्चित करें कि आप इसमें जल्दबाजी नहीं कर रहे हैं, लेकिन इसे बहुत अधिक न सोचें क्योंकि अंतिम योजना में आने से पहले आप बहुत सारे बदलाव करने जा रहे हैं। इस भाग में आप यह लिखने जा रहे हैं कि अंतिम उद्देश्य क्या है और प्रत्येक कार्य जिसे वहां पहुंचने के लिए किया जाना चाहिए। उन कार्यों के लिए आवश्यक समय-सीमा, संसाधन जो उन्हें निष्पादित करने के लिए आवश्यक हैं और बजट या किसी अन्य चीज़ के बारे में आपको जो कुछ भी चाहिए, उसे लिखें।
चरण पांच वह जगह है जहां आप अपनी टीम को मिश्रण में आगे लाना शुरू करने जा रहे हैं। यह वह जगह है जहां आप उनके साथ अपनी परियोजना के लक्ष्यों पर चर्चा करना चाहते हैं और उन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आपको क्या करना होगा। आपको अपनी योजना के लिए आए कुछ विचारों पर जाने के लिए उनके साथ काम करने की आवश्यकता होगी और उनके विचारों और विचारों को चलाने के लिए यह पता लगाने के लिए कि वे क्या सोचते हैं। इस एकल परियोजना के भीतर एक अच्छा प्रोजेक्ट मैनेजर या यहां तक कि सिर्फ एक अच्छा नेता होने के नाते आपको उनके विचारों और उनके विचारों को ध्यान में रखना होगा। इस बारे में उनसे बात करके आप शुरू से ही संचार को प्रोत्साहित करते हैं।
चरण छह वह जगह है जहां आप परियोजना योजना का अधिक औपचारिक और अंतिम संस्करण बनाने जा रहे हैं। अब, बहुत अभिभूत महसूस न करें क्योंकि बाद में बदलाव करने के लिए आपके लिए अभी भी जगह होने जा रही है, लेकिन यह जितना संभव हो उतना अंतिम के करीब होना चाहिए। अपने सभी शोध करें ताकि, यदि सब कुछ सही हो जाए, तो इस योजना का पालन किया जा सके, और योजना के अनुसार क्या नहीं हो सकता है, इसके बारे में अपने आप को आसान बनाएं। सही गैंट चार्ट सॉफ़्टवेयर यहां बहुत बड़ा बदलाव ला सकता है क्योंकि आप विभिन्न कार्यों को असाइन कर सकते हैं, ऐसी नौकरियां सेट कर सकते हैं जिन्हें करने की आवश्यकता है और यहां तक कि निर्भरता और बहुत कुछ के साथ काम भी कर सकते हैं। चेक आउट InstaGantt अपनी अंतिम योजना बनाने के लिए आवश्यक सहायता कैसे प्राप्त कर सकते हैं, इसके बारे में अधिक जानने के लिए।
चरण सात वह जगह है जहां आप अपनी योजना को क्रियान्वित करना शुरू करने जा रहे हैं। इस चरण के साथ, आप बस InstaGantt (गैंट चार्ट मेकर) के माध्यम से बनाई गई परियोजना योजना को उन सभी लोगों को भेजने जा रहे हैं जो टीम में हैं और किसी और को जिसे लूप में रखने की आवश्यकता है (जैसे आपका बॉस, उदाहरण के लिए)। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि हर कोई अपने कार्यों और असाइनमेंट से अवगत है और यह भी कि वे काम करना शुरू करने जा रहे हैं जहां उन्हें तुरंत आवश्यकता है। आप एक महान योजना नहीं चाहते हैं जो बैठकर धूल इकट्ठा करे क्योंकि कोई भी कुछ नहीं कर रहा है।
चरण आठ वह जगह है जहां आपको अपनी परियोजना योजना पर करीब से नज़र डालने के लिए एक अंतिम व्यक्ति मिलता है। उन्हें विवरण पर जाने के लिए कहें और एक महीन दांत वाली कंघी के साथ सब कुछ पढ़ें। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपने गलती से अपने वित्तीय व्यक्ति सैली को एक ऐसे कार्य पर नहीं रखा है जिसे आपके कानूनी व्यक्ति सूज़ी द्वारा संभाला जाना चाहिए या आपने ग्राहक के लिए गलत नाम या गलत समय सीमा नहीं रखी है। इस दूसरे व्यक्ति को इस बात का अंदाजा होना चाहिए कि परियोजना के साथ क्या हो रहा है और किसी भी समस्या को इंगित करने में सक्षम होना चाहिए (इस तथ्य सहित कि मैट एक सप्ताह के लिए छुट्टी पर जा रहा है जब आपने उसे परियोजना के एक महत्वपूर्ण टुकड़े के लिए लिखा है, उदाहरण के लिए)।
चरण नौ वह जगह है जहां आप पूरी टीम और नौकरी के लिए जिम्मेदार सभी लोगों को बताने जा रहे हैं कि योजना क्या है। आप इसे उन्हें भेजने जा रहे हैं और आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वे इसके माध्यम से पढ़ें और उनकी प्रत्येक भूमिका को समझें। उन्हें एक-दूसरे या आपसे सवाल पूछने के लिए प्रोत्साहित करें यदि उन्हें अधिक सहायता की आवश्यकता है या वे कुछ समझ नहीं पा रहे हैं। आप चाहते हैं कि हर कोई इसे प्राप्त करे और आप चाहते हैं कि वे आपकी परियोजना योजना को तुरंत निष्पादित करने पर काम करना शुरू कर दें। इस तरह परिणाम प्राप्त होने जा रहा है। यह वह जगह भी है जहां आप यह सुनिश्चित करने के लिए अपने ग्राहक के साथ चीजों पर जाना चाहते हैं कि आपके पास शुरू करने से ठीक पहले समय सीमा और डिलिवरेबल्स हैं।
चरण दस अंत है और यह वह जगह है जहां आप परिवर्तनों के लिए खुले रहने जा रहे हैं और आप उन चीजों के बारे में लचीला होने जा रहे हैं जो योजना के अनुसार नहीं हो सकती हैं। आप थोड़ा खुला दिमाग रखना चाहते हैं कि क्या करना है और कब करना है। आपको चीजों को समायोजित करने और आवश्यकतानुसार अपनी टीम के साथ काम करने के लिए तैयार रहने की आवश्यकता है, जैसे कि जब कोई आपात स्थिति आती है और कोई व्यक्ति समय पर कार्य नहीं दे सकता है या जब किसी कार्य को अपेक्षा से सही होने में अधिक समय लगता है, या तब भी जब ग्राहक से संपर्क करना थोड़ा मुश्किल हो जाता है और आपको अंतिम स्वीकृति नहीं मिल सकती है। आवश्यकतानुसार योजना को संपादित करने के लिए तैयार रहें।
आपकी अंतिम योजना में क्या होता है?
आइए थोड़ा सा बैक अप लें ताकि हम यह सुनिश्चित कर सकें कि आपकी अंतिम योजना वही है जो आपको इसकी आवश्यकता है, क्या हम? ठीक है, जब आप गैंट चार्ट के साथ काम करते हैं तो आप परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर में सब कुछ सही बनाने में सक्षम होंगे और आप क्लाइंट के नाम और विशिष्ट परियोजना जैसी चीजों से शुरू करेंगे, और जिस तारीख को इसे वितरित करने की आवश्यकता है। यह बुनियादी जानकारी है और यह केवल इस परियोजना को किसी अन्य परियोजना से सॉर्ट करने में आपकी सहायता करने जा रही है, जिस पर आप या आपके कार्यालय में कोई और काम कर रहा हो। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप किसी भी अंतर-विभागीय कोड या टैग का उपयोग करें जो आपके पास भी हो सकता है।
इसके बाद, मील के पत्थर और विशिष्ट आइटम बनाएं जिन्हें वितरित करने की आवश्यकता है। इनमें से प्रत्येक के भीतर, हेडर और सबटास्क बनाएं जिन्हें करने की आवश्यकता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप सब कुछ कवर करते हैं, इनमें से कई अलग-अलग परतें बनाने से डरो मत, सुनिश्चित करें कि आपकी टीम का प्रत्येक व्यक्ति जानता है कि कार्यों के लिए कौन जिम्मेदार है। आप उन्हें किसी को असाइन भी कर सकते हैं और उस व्यक्ति को सीधे सिस्टम में नाम दे सकते हैं। इस तरह, टीम में हर कोई जानता है कि मार्क कला अवधारणा पर शुरू होने से पहले सारा वित्तीय वितरण योग्य है।
आप प्रत्येक कार्य के लिए आवश्यक किसी भी संसाधन को जोड़ना चाहेंगे, जिसका अर्थ है कि प्रत्येक व्यक्ति को आरंभ करने से पहले पता चल जाएगा कि उन्हें क्या चाहिए, जिसमें उन विभिन्न संसाधनों का प्रभारी कौन है। आपको ऐसी किसी भी चीज़ को स्पष्ट करना चाहिए जो सिस्टम में या व्यक्तिगत रूप से भ्रमित करने वाली लगती है और आपको उन तिथियों में जोड़ना चाहिए जब व्यक्ति को उस कार्य पर काम करना चाहिए। एक प्रारंभ तिथि और एक समाप्ति तिथि बनाएं ताकि वे बाकी टीम से बहुत आगे न बढ़ें और वे आप सभी को धीमा न करें।
