अपनी सामग्री इकट्ठा करना
इससे पहले कि आप किसी भी प्रकार का चार्ट बनाने का प्रयास करना शुरू करें, आपको कुछ महत्वपूर्ण प्रश्नों के उत्तर जानने होंगे। ये आपको एक गुणवत्ता चार्ट बनाने के लिए आवश्यक सभी जानकारी तैयार करने में मदद करने जा रहे हैं जिसकी आपकी पूरी टीम को आवश्यकता होगी।
1. डिलिवरेबल्स क्या हैं जिन्हें बनाने की आवश्यकता है?
क्लाइंट को बनाने और चालू करने के लिए आपको किन चीजों की आवश्यकता है? ये आपके प्रोजेक्ट के लिए डिलिवरेबल्स हैं, और आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप उनमें से प्रत्येक को ट्रैक करें। यदि आपको कई डिलिवरेबल्स सबमिट करने की आवश्यकता है, तो आपको उन सभी को रिकॉर्ड करने की आवश्यकता है।
2. डिलिवरेबल्स प्राप्त करने के लिए हमें क्या करने की आवश्यकता है?
क्लाइंट को बनाने और चालू करने के लिए आपको किन चीजों की आवश्यकता है? ये आपके प्रोजेक्ट के लिए डिलिवरेबल्स हैं, और आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप उनमें से प्रत्येक को ट्रैक करें। यदि आपको कई डिलिवरेबल्स सबमिट करने की आवश्यकता है, तो आपको उन सभी को रिकॉर्ड करने की आवश्यकता है।
3. समय सीमा को पूरा करने के लिए हमें क्या करने की आवश्यकता है?
निर्धारित वास्तविक समय सीमा को पूरा करने के लिए क्या करने की आवश्यकता होगी? क्या आपको उस समय सीमा को पूरा करने के लिए कुछ और व्यापक करने की आवश्यकता है? क्या आपको अपने आप को थोड़ा और आगे बढ़ाने की ज़रूरत है, या क्या आपको इसे करने के लिए किसी अन्य कंपनी या किसी अन्य टीम के साथ काम करने की ज़रूरत है?
4. रास्ते में हमें किन पड़ावों से गुज़रना होगा?
आप विशिष्ट मील के पत्थर को पूरा करने के लिए डिलिवरेबल्स को कैसे तोड़ने जा रहे हैं? डिलिवरेबल्स तक पहुंचने के लिए आपको क्लाइंट को क्या देने की आवश्यकता है? ये मील के पत्थर हैं, और आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप जानते हैं कि वे कब देय हैं।
5. परियोजना को सही ढंग से पूरा करने में क्या निर्भरताएं मौजूद हैं?
किसी अन्य कार्य को पूरा करने से पहले कौन से कार्य करने की आवश्यकता है? क्या आपको अगली टीम प्रोटोटाइप बनाने से पहले इंजीनियरों को आरेख बनाने की आवश्यकता है? क्या आपको मूल्य निर्धारण अनुसूची बनाने से पहले सामग्री प्राप्त करने के लिए किसी अन्य टीम के सदस्य की आवश्यकता है? ये निर्भरताएं हैं।
6. परियोजना को पूरा करने में कौन शामिल है?
आपकी कंपनी के कौन से लोग आपकी टीम का हिस्सा बनने जा रहे हैं? सब कुछ पूरा करने में आपकी मदद कौन करेगा? आपको उन सभी लोगों की पूरी सूची की आवश्यकता है जो आपके प्रोजेक्ट पर काम करेंगे ताकि आप यह पता लगा सकें कि विभिन्न कार्यों को कैसे असाइन किया जाए।
7. परियोजना को पूरा करने के लिए टीम के सभी लोगों को क्या करने की आवश्यकता है?
अंत में, आप अपनी टीम के प्रत्येक सदस्य को क्या सौंपने जा रहे हैं? आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि उनमें से प्रत्येक के पास एक कार्य है या आप जानते हैं कि उनमें से प्रत्येक कार्य क्या होने वाला है। इस तरह आप जाते ही अपना गैंट चार्ट तैयार करने जा रहे हैं।
प्रक्रिया शुरू करना
एक बार जब आप सभी सवालों के जवाब दे देते हैं, तो अपने चार्ट को एक साथ रखना शुरू करने का समय आ गया है। लेकिन कई अलग-अलग तरीके हैं जिनसे आप ऐसा कर सकते हैं। तो, आप कैसे सुनिश्चित करते हैं कि आप अपने चार्ट को सही तरीके से एक साथ रख रहे हैं? यह सब उस सेवा या प्रणाली के प्रकार पर निर्भर करेगा जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं।
Excel या Google पत्रक के साथ अपना गैंट चार्ट बनाना
अधिकांश भाग के लिए, एक्सेल और गूगल शीट लगभग समान हैं। आपको एक्सेल के साथ कुछ और सुविधाएं मिलेंगी, लेकिन आपके पास अभी भी मूल बातें हैं जो आपको एक गुणवत्ता गैंट चार्ट बनाने की अनुमति देती हैं। इसका मतलब है कि आप इस बात की रूपरेखा सेट करने में सक्षम होंगे कि आपका पूरा चार्ट कैसा दिखना चाहिए, और आप इस बात का बेहतर अंदाजा लगा पाएंगे कि क्या इस प्रकार का चार्ट वह होगा जिसकी आपको आवश्यकता है। तो, आइए एक नज़र डालते हैं कि सब कुछ शुरू करने के लिए आपको क्या करने की आवश्यकता है।
चरण एक: एक चार्ट बनाएँ
पहली चीज जो आपको करनी है वह है चार्ट के लिए एक ढांचा बनाना। आपको एक्सेल चार्ट में एक विकल्प के रूप में एक वास्तविक गैंट चार्ट निर्माता नहीं मिलेगा, लेकिन आप इसे काम कर सकते हैं। इसके बजाय, आपको एक स्टैक्ड बार ग्राफ़ बनाना चाहिए, जो चार्ट में कॉलम सेक्शन के अंतर्गत आता है। जब आप प्रारंभ करते हैं तो आप स्टैक्ड बार चार्ट को अपनी स्प्रेडशीट में कुल तीन कॉलम लेना चाहते हैं, हालांकि यदि आपको अधिक कार्यों की आवश्यकता है तो आप इसे और भी बढ़ा सकते हैं।
चरण दो: अपनी जानकारी बनाएं
यह वह जगह है जहां आप अपने पूर्ण चार्ट के लिए वास्तविक शीर्षक पर निर्णय लेने जा रहे हैं या, बल्कि, उस प्रोजेक्ट के लिए शीर्षक जिसे आप बना रहे हैं। प्रत्येक शीट एक अलग प्रोजेक्ट होगी, और आप उन्हें इस तरह नाम दे सकते हैं। आप यह सुनिश्चित करने के लिए चार्ट के नीचे अपने कार्यों को अनुकूलित करने में भी सक्षम होंगे कि प्रत्येक कार्य एक बार द्वारा दर्शाया गया है। इसका मतलब है कि आप जितने चाहें उतने कार्य बना सकते हैं। आप उन तिथियों को भी सेट कर सकते हैं जिन्हें आप चार्ट के दूसरी ओर मॉनिटर करना चाहते हैं।
चरण तीन: तिथियां सेट करें
जब इस खंड की बात आती है, तो आपको थोड़ा गणित करना होगा। ऐसा इसलिए है क्योंकि रिकॉर्डिंग तिथियां वास्तविक तिथि डालने जितनी सरल नहीं हैं। आपको संख्यात्मक मान डालने होंगे। और तिथियां प्राप्त करने के लिए, वे संख्यात्मक मान 0 जनवरी, 1900 से शुरू होते हैं। यदि आप किसी अन्य तिथि का प्रतिनिधित्व करना चाहते हैं, तो आपको यह पता लगाना होगा कि आपकी तिथि उस एक से कितने दिन है। फिर उस दिनांक को बॉक्स में संख्यात्मक मान के रूप में प्रस्तुत करें. फिर आप अंतिम दिनांक के संख्यात्मक मान को अपने चार्ट पर प्रत्येक बार के अंत के रूप में रखेंगे।
चरण चार: आपको क्या नहीं मिलेगा
अब, एक्सेल या Google शीट में अपने गैंट चार्ट बनाने के बारे में आपको जो अंतिम बात पता होनी चाहिए, वह यह है कि ये प्रारूप आपको वे सभी सुविधाएँ नहीं देने जा रहे हैं जो आप चाहते हैं। आपको निर्भरताएँ बनाने की समान क्षमता नहीं मिलेगी, और आपको चार्ट को अनुकूलित करने की उतनी स्वतंत्रता नहीं होगी। आपके पास अलग-अलग टीम के सदस्यों को रखने के लिए उतनी क्षमताएं नहीं होंगी जो जिम्मेदार हैं या जिन स्तंभों को आप रिकॉर्ड करना चाहते हैं। आपके पास केवल दो अलग-अलग कॉलम होंगे, और आपको तिथियां सेट करने के लिए अधिक कौशल और गणितीय क्षमता की आवश्यकता होगी।
InstaGantt के साथ अपना गैंट चार्ट बनाना
ठीक है, तो आप अपना चार्ट बनाना शुरू करने के लिए तैयार हैं, और आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप सब कुछ ठीक कर रहे हैं। आपको पहले क्या करने की आवश्यकता है? आपको उन सभी सवालों के जवाब इकट्ठा करने होंगे जो हमारे पास ऊपर थे। फिर आप उन विभिन्न चरणों से गुजरना शुरू करने जा रहे हैं जिन्हें हम यहां रेखांकित करने जा रहे हैं। अच्छी खबर यह है कि InstaGantt के माध्यम से अपना पहला गैंट चार्ट बनाना आसान है। और फिर आप अधिक उन्नत सुविधाओं और कार्यों पर आगे बढ़ना शुरू कर पाएंगे।
चरण एक: अपना खाता बनाएं
पहली चीज जो आपको करने की ज़रूरत है वह है बस अपना खाता बनाना। आप यह सुनिश्चित करने के लिए एक निःशुल्क खाते से भी शुरुआत कर सकते हैं कि गैंट चार्ट वही हैं जो आपको सफल होने के लिए चाहिए। खाता आसन से लिंक करता है, इसलिए यदि आपके पास पहले से ही वहां एक खाता है, तो आप सब कुछ एक साथ जोड़ सकते हैं। वहां से, सिस्टम आपको उन चरणों के माध्यम से भी चलता है जिन्हें आपको उस पहले चार्ट को बनाने के लिए पालन करने की आवश्यकता होती है। इस तरह, भले ही आपके पास यह मार्गदर्शिका न हो, फिर भी आपको पता चल जाएगा कि क्या करना है।
चरण दो: अपना प्रोजेक्ट बनाएं
अगला, आप परियोजना बनाने जा रहे हैं। यह सिर्फ परियोजना का अवलोकन बना रहा है, इसलिए आप एक परियोजना का चयन करते हैं जो वर्तमान में आपके आसन खाते में सूचीबद्ध है, या आप पूरी तरह से नया बनाना चुन सकते हैं। एक परियोजना बनाना सरल है। आप बस बनाने के लिए चुनते हैं, यह तय करते हैं कि परियोजना आपके आसन खाते में कहाँ संग्रहीत होने जा रही है, और फिर चुनें कि आप इसे क्या नाम देना चाहते हैं। ठीक उसी तरह, आप अनुकूलित करने के लिए अपना पहला प्रोजेक्ट तैयार करने जा रहे हैं।
चरण तीन: कार्य बनाएँ
अगला कदम परियोजना के भीतर कार्यों को बनाना है, और यह काफी सरल है। आपको बस एक कार्य जोड़ने के लिए बटन का चयन करना है। एक बार जब आप कर लेते हैं, तो आप जो चाहें कार्य को नाम दे सकते हैं। यह आपको प्रोजेक्ट में जाने वाले सभी कार्यों का प्रतिनिधित्व करने के लिए अपने चार्ट को अनुकूलित करने की अनुमति देता है। यदि आपके पास कई प्रोजेक्ट हैं, तो आप ऐसा भी कर सकते हैं और प्रत्येक को कार्य सौंप सकते हैं। आप अपनी विभिन्न परियोजनाओं में अक्सर होने वाले कार्यों को कॉपी और कैरी भी कर सकते हैं, इसलिए जब आपको उनकी आवश्यकता होती है तो वे हमेशा उपलब्ध होते हैं।
चरण चार: अपने कार्यों को अनुकूलित करें
यह वह चरण है जहां आप प्रत्येक कार्य को अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप अनुकूलित करने जा रहे हैं। आप उप-कार्य जोड़ने में सक्षम होंगे, और आप उन्हें नाम भी दे सकते हैं। आप उस व्यक्ति का नाम भी सेट कर सकते हैं जो कार्य के लिए ज़िम्मेदार है। आप यह भी स्थापित करने में सक्षम होंगे कि कौन से कार्य अन्य कार्यों पर निर्भर हैं जिन्हें अभी भी करने की आवश्यकता है। इससे आपको यह तय करने में मदद मिलेगी कि कार्य कैसे पूरे होने जा रहे हैं, और फिर आप अगला कार्य बनाने के लिए तैयार होंगे।
चरण पांच: तिथियां निर्धारित करें
यह वह जगह है जहाँ आप उन तिथियों को सेट करने जा रहे हैं जो आपके कार्यों से जुड़ी हैं। आपको प्रत्येक तिथि स्वयं निर्धारित करने के लिए मिलता है, और आप इसे एक सुपर सरल प्रारूप में करते हैं। आपको बस प्रारंभ तिथि के लिए चार्ट पर क्लिक करना है और फिर अंतिम तिथि के लिए फिर से क्लिक करना है। यह इतना आसान है। यदि आप यह निर्णय लेते हैं कि आपके द्वारा सेट की गई तिथि बहुत लंबी या छोटी है, तो आप इसे समायोजित कर सकते हैं, या आप आवश्यकतानुसार संपूर्ण समय सीमा को किसी भिन्न दिनांक सीमा पर भी ले जा सकते हैं. यह चीजों को सुपर सरल सेट करता है।
चरण छह: तालिका को अनुकूलित करें
यह वह जगह है जहां आप टेबल के साथ काम करना शुरू करने जा रहे हैं और इसे ठीक उसी तरह से डिज़ाइन करने के लिए डिज़ाइन कर रहे हैं जो आप चाहते हैं। आप अनुकूलित कर सकते हैं कि आपकी कंपनी, आपके विशिष्ट प्रोजेक्ट, या आपके द्वारा किए जा रहे कार्यों के लिए सबसे महत्वपूर्ण चीज़ों के आधार पर कौन से स्तंभ दिखाए जाएँ. आप यह भी सेट कर सकते हैं कि आप प्रदर्शन को कैसे दिखाना चाहते हैं, आप कार्यों को कैसे सॉर्ट करना चाहते हैं, और आप उन्हें उचित रूप से समूहीकृत कैसे करना चाहते हैं। ये सभी चीजें आपको अपनी आवश्यकताओं के लिए काम करने के लिए टेबल प्राप्त करने में मदद करेंगी।
चरण सात: लुकाइज द टेबल को कस्टमाइज़ करें
अंतिम चरण अपनी प्राथमिकताओं से मेल खाने के लिए सब कुछ अनुकूलित करना है। आपको यह तय करना है कि आप सब कुछ किस रंग में चाहते हैं, उदाहरण के लिए। आपको यह भी निर्धारित करना है कि आप सब कुछ कैसे व्यवस्थित करना पसंद करते हैं और अपने कार्यों को कैसे सेट करते हैं। आप जो कुछ भी करते हैं वह आपको गैंट चार्ट बनाने की अनुमति देगा जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। इस प्रकार का चार्ट बनाने का यह सबसे अच्छा तरीका है। भले ही आप एक्सेल स्प्रेडशीट और Google पत्रक का भी उपयोग कर सकते हैं, यदि आप इसके बजाय इंस्टागैंट चार्ट सिस्टम के साथ जाते हैं तो आपको अधिक विस्तृत और अनुकूलन योग्य विकल्प मिलेगा। आपको कुछ उच्च स्तर मिलेगा।
समाप्ति
अंत में, आपके लिए अपना गैंट चार्ट बनाना मुश्किल नहीं होगा। चाहे आपके पास गैंट चार्ट सॉफ़्टवेयर हो या आप अभी शुरुआत करना चाहते हों, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप प्रक्रिया को जानते हैं। आप यह भी सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप प्रक्रिया के बारे में सब कुछ अनुकूलित कर रहे हैं। आपकी टीम को ट्रैक पर लाने और यह सुनिश्चित करने के लिए गैंट चार्ट सबसे अच्छी बात हो सकती है कि आपकी परियोजनाओं को उचित रूप से निष्पादित किया गया है। तो, आप क्या करने जा रहे हैं? क्या आप गैंट चार्ट का उपयोग शुरू करने जा रहे हैं? या क्या आप उन पुराने सिस्टम का उपयोग करने की कोशिश करते रहेंगे जिन्होंने पहले काम नहीं किया है?
हमारा गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर प्रोजेक्ट मैनेजर, मार्केटिंग प्रोफेशनल्स, सोशल मीडिया और कम्युनिटी मैनेजर्स, फ्रीलांस वर्कर्स, आईटी मैनेजर्स, डेवलपर्स, डिजाइनर, वेडिंग प्लानर्स, कॉन्ट्रैक्टर्स के लिए बहुत अच्छा है, आप इसे नाम दें! हमने अपने सॉफ़्टवेयर को उन सुविधाओं के बारे में सोचकर बनाया है जिनकी निस्संदेह आवश्यकता होगी जब किसी प्रोजेक्ट को शुरू से अंत तक सफलतापूर्वक चलाया जाएगा। तो इसे अभी आज़माएं!
