गैंट चार्ट एक प्रकार का बार चार्ट है जो किसी विशेष परियोजना में किए जाने वाले सभी कार्यों को पूरा करता है। आप इनमें से जितने चार्ट बनाना चाहते हैं, उतने चार्ट बना सकते हैं विभिन्न परियोजनाओं से जुड़े रहना चाहते हैं जिनके आप प्रभारी हैं। वहां से, आप प्रोजेक्ट में भाग लेने वाले प्रत्येक व्यक्ति के लिए कार्य सूचियां और अलग-अलग असाइनमेंट बना सकते हैं। बार व्यक्तिगत कार्यों का प्रतिनिधित्व करते हैं जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता होती है और वे ठीक उसी समय दिखाते हैं जब असाइनमेंट या कार्य शुरू होने के लिए होता है और जब इसे पूरा करने की आवश्यकता होती है।
इन चार्टों के साथ और भी अनोखा यह है कि वे आपको विभिन्न कार्यों के बीच अंतर्संबंध दिखा सकते हैं। लेकिन इन चार्टों के अलावा भी बहुत कुछ है। वे किसी के लिए भी महान हैं, जिन्हें यह जानने की आवश्यकता है कि परियोजना या विभिन्न असाइनमेंट में क्या हो रहा है और वे विभिन्न कार्यों सहित आपकी ज़रूरत की हर चीज़ प्रदर्शित करेंगे, जो प्रत्येक कार्य के प्रभारी हैं जब उन्हें उस कार्य को पूरा करने की आवश्यकता होती है, जो किसी कार्य को पूरा करने के लिए उन पर निर्भर है और यहां तक कि जब उन्हें कोई कार्य शुरू करने की आवश्यकता होती है या जब पूरी परियोजना को समाप्त करने की आवश्यकता होती है।
गैंट चार्ट देखने की आवश्यकता किसे है?
बस उस प्रोजेक्ट के लिए चार्ट देखने की आवश्यकता किसे है जिस पर आप काम कर रहे हैं? खैर, उस सूची में काफी लोग हैं, जो परियोजना के आकार पर निर्भर करता है। सबसे पहले, जो कोई भी परियोजना पर काम कर रहा है, उसे इस चार्ट को देखने में सक्षम होना चाहिए। इससे उन्हें यह देखने की अनुमति मिलती है कि वे किसके लिए जिम्मेदार हैं और उन्हें इसे कब पूरा करने की आवश्यकता है। यह उन्हें बाकी टीम के प्रति अधिक जवाबदेह रखने में मदद करता है क्योंकि हर कोई जानता है कि वे क्या करने वाले हैं और जब वे इसे खत्म करते हैं (या नहीं)।
जो कोई भी उन लोगों का प्रभारी है, उसे चार्ट भी देखने में सक्षम होना चाहिए। आपको, परियोजना प्रबंधक के रूप में, चार्ट देखने में सक्षम होना चाहिए। आपकी टीम के किसी भी अन्य प्रबंधक और लीडर्स जिनके पास प्रोजेक्ट टीम के सदस्य हैं, उन्हें अपनी टीम के सदस्यों के साथ इसे चेक इन करते हुए देखने में सक्षम होना चाहिए। कम से कम, अगर वे अपनी टीम के इस हिस्से के लिए जिम्मेदार हैं तो उन्हें चाहिए। यदि आप किसी प्रोजेक्ट पर काम करने के लिए किसी को लेखा विभाग से बाहर निकालते हैं, लेकिन उनका प्रबंधक किसी भी तरह से शामिल नहीं है, तो उन्हें चार्ट तक पहुंच की आवश्यकता नहीं हो सकती है। यदि वे पूरे विभाग द्वारा किए गए कार्य का प्रतिनिधित्व कर रहे हैं, हालांकि, आप प्रबंधक को शामिल करना चाह सकते हैं।
प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में आपके ऊपर के किसी भी व्यक्ति को भी समय-समय पर इस चार्ट को देखना चाहिए। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके बॉस, जो भी वास्तव में क्लाइंट के साथ इस परियोजना के प्रभारी हैं, चेक-इन कर सकते हैं और देख सकते हैं कि प्रगति कैसे हो रही है। साथ ही, जिस किसी को भी परियोजना में हितधारक माना जाता है, उसे इसे देखने में सक्षम होना चाहिए। इसमें वह क्लाइंट भी शामिल है जिसके साथ आप प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं। यह उन्हें बेहतर सूचित रहने की अनुमति देता है।
गैंट चार्ट बनाने की तैयारी
चार्ट बनाने के लिए तैयार होने से पहले, आपको कुछ महत्वपूर्ण जानकारी तैयार करने की आवश्यकता होगी। यह वह जगह है जहां आप यह सुनिश्चित करने के लिए सब कुछ एक साथ इकट्ठा करने जा रहे हैं कि जब आप चीजों को एक जगह पर रखना शुरू करने के लिए बैठते हैं तो आपको वापस उठने की ज़रूरत नहीं है। आखिरकार, आप काम करने के लिए नहीं बैठना चाहते हैं और यह पता लगाना चाहते हैं कि आप कुछ सबसे महत्वपूर्ण तत्वों को याद कर रहे हैं। ये वे चीजें हैं जिन्हें आपको सिस्टम बनाने की आवश्यकता है, और ऐसा करने के बाद आपको केवल अगले चरण पर आगे बढ़ना चाहिए।
अपने डिलिवरेबल्स को जानें: आपको यह जानने के लिए ग्राहक से संभवतः एक से अधिक बार मिलना होगा कि वे आपसे क्या उम्मीद करते हैं। आपको अपनी टीम के उच्च-स्तरीय प्रबंधकों और नेताओं से मिलने की भी आवश्यकता हो सकती है। इससे आपको यह पता लगाने में मदद मिलेगी कि अंत में क्या देने की आवश्यकता है।
अपनी समय सीमा जानें: आपको समग्र परियोजना के लिए फर्म की समय सीमा के साथ-साथ मील के पत्थर से संबंधित किसी भी अन्य समय सीमा को जानना होगा जिसे आप रास्ते में हिट करने जा रहे हैं। इन सभी समय सीमाओं और प्रत्येक पर क्या प्रदान करने की आवश्यकता है, इसे लिखा जाना चाहिए।
अपने कार्यों को जानें: जानें कि विभिन्न कार्य क्या हैं जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है। इसका मतलब है कि डिलिवरेबल्स लेना और उन्हें उप-कार्यों में तोड़ना और उन्हें उप-कार्यों में तोड़ना और इसी तरह जब तक आपके पास सब कुछ मैप नहीं हो जाता।
अपनी निर्भरताओं को जानें: यदि ऐसे विशिष्ट कार्य हैं जिन्हें अन्य कार्यों से पहले पूरा करने की आवश्यकता है, तो आपको इनका भी ध्यान रखना चाहिए। जानें कि ये निर्भरताएँ कहाँ होती हैं और उन्हें चिह्नित करें ताकि चार्ट बनाते समय आप तैयार रह सकें।
अपनी टीम को जानें: आप इस परियोजना पर किसके साथ काम करने जा रहे हैं? आप किन लोगों का उपयोग करने जा रहे हैं और आप उनका उपयोग कैसे करने जा रहे हैं? आप प्रत्येक व्यक्ति के साथ तैयार रहना चाहते हैं जो मदद करने जा रहा है और आपको यह जानना होगा कि वे मदद के लिए उपलब्ध हैं।
अपने असाइनमेंट को जानें: आपको अपनी टीम के प्रत्येक व्यक्ति और प्रत्येक कार्य पर कड़ी नज़र डालनी चाहिए, जिसके लिए आपकी टीम ज़िम्मेदार है। फिर, काम करना शुरू करें कि आप चीजों को कैसे सेट करने जा रहे हैं और उन विभिन्न कार्यों में से प्रत्येक के लिए कौन जिम्मेदार होगा।
गैंट चार्ट बनाना
क्या आप इनमें से कोई एक चार्ट बनाने के लिए तैयार हैं? ठीक है, आपको पता होना चाहिए कि यह जटिल नहीं होना चाहिए। कुछ लोग Microsoft Project, Microsoft Excel या Google पत्रक में इस प्रकार के चार्ट बनाते हैं। हालाँकि, इस प्रकार के चार्ट अपेक्षाकृत सरल डिज़ाइन हैं। दूसरी ओर, भले ही उनमें बहुत ही बुनियादी जानकारी हो, लेकिन उन्हें निष्पादित करना अधिक कठिन होता है और इन कार्यक्रमों में बहुत अधिक कौशल की आवश्यकता हो सकती है। यहीं पर InstaGantt जैसा प्रोग्राम ठीक वही हो सकता है जिसकी आपको तलाश है।
इस कार्यक्रम के साथ, आप मंच के भीतर एक परियोजना बनाकर शुरू करते हैं। वहां से, आप अलग-अलग लोगों को पूरी परियोजना में असाइन कर सकते हैं या आप तुरंत व्यक्तिगत कार्य बनाना शुरू कर सकते हैं। आपको जितने चाहें उतने कार्य बनाने की स्वतंत्रता मिलती है और फिर आप उन्हें अलग-अलग लोगों को सौंप सकते हैं। आप समग्र कार्य बना सकते हैं और उन्हें उप-कार्यों में तोड़ सकते हैं। आप कुछ कार्य बना सकते हैं जो अन्य कार्यों पर निर्भर हैं और आप समय सीमा बना सकते हैं और इच्छित दिनांक प्रारंभ कर सकते हैं।
वहां से, आप पूरे चार्ट को किसी के लिए भी और उन सभी के लिए सुलभ बना सकते हैं जिन्हें इसकी आवश्यकता है और वे अपने कार्यों की जांच करने में सक्षम होंगे। वे परियोजना में अन्य लोगों से प्रश्नों, टिप्पणियों और चिंताओं के बारे में भी बात कर सकते हैं ताकि हर कोई देख सके कि क्या हो रहा है। वे कार्यों को पूर्ण के रूप में भी चिह्नित कर सकते हैं और अगले कार्य पर प्रारंभ करने के लिए आवश्यक जानकारी भेज सकते हैं। यह सब आपके और परियोजना में शामिल सभी लोगों के लिए यह बहुत आसान बनाता है कि अंतिम लक्ष्य प्राप्त करने के लिए क्या हो रहा है और अभी भी क्या होने की आवश्यकता है, इसका ट्रैक रखें।
आपके व्यवसाय में और आपकी परियोजनाओं के निष्पादन के लिए गैंट चार्ट मेकर्स के कई अलग-अलग लाभ हैं। कुंजी यह सुनिश्चित करना है कि आपको एक प्रणाली मिल रही है जो आपकी टीम के लिए काम करती है। वहां से, आप इन सभी लाभों को देखने जा रहे हैं और शायद कुछ और भी जब आप इसमें हों।
1. सब कुछ व्यवस्थित रखें: आपको पता चल जाएगा कि वास्तव में क्या करने की आवश्यकता है और क्या किया गया है। आप परियोजना में विभिन्न कार्यों में से प्रत्येक को जानने जा रहे हैं और आपको रास्ते में बेहतर जानकारी दी जाएगी। सब कुछ व्यवस्थित और उन तरीकों से लिखा गया है जो सभी के लिए आसान हैं।
2. सभी को जवाबदेह रखें: हर कोई उन कार्यों को जानने जा रहा है जिन्हें उन्हें पूरा करने की आवश्यकता है और ऐसा ही बाकी टीम है। इससे यह अधिक संभावना है कि वे वही करेंगे जो उन्हें करना चाहिए और इसे समय पर करना चाहिए। आखिरकार, हर कोई इंतजार कर रहा है और देख रहा है।
3. सभी को अपडेट रखें: हर कोई जानता है कि क्या हो रहा है और कब यह जानना आसान हो जाता है कि यदि आप किसी और पर निर्भर हैं तो आपके प्रोजेक्ट को शुरू करने का समय कब है। यह हर किसी के लिए यह दिखाने के लिए बहुत आसान बनाता है कि वे क्या कर रहे हैं।
4. जानकारी साझा करने में आसान: आप टिप्पणियां, प्रतिक्रिया और यहां तक कि फाइलें सीधे सिस्टम में साझा कर सकते हैं। इससे सभी के लिए आवश्यक जानकारी साझा करना और फ़ोल्डर और फ़ाइलें बनाना आसान हो जाता है, जिन्हें हर कोई अपने काम के हिस्से को करने के लिए आवश्यकतानुसार एक्सेस कर सकता है।
5. प्रश्नों के उत्तर प्राप्त करें: यदि आपके कोई प्रश्न या चिंताएँ हैं तो आप उन्हें आसानी से समूह से पूछ सकते हैं और जल्दी से प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकते हैं। अधिक निजी संचार भेजने और टीम के विशिष्ट सदस्यों से व्यक्तिगत रूप से प्रतिक्रियाएं प्राप्त करने के तरीके भी हैं।
6. ग्राहक को सूचित रखें: क्लाइंट के पास इस बात पर नज़र रखने का एक तरीका होगा कि क्या हो रहा है और क्या प्रोजेक्ट हर समय ट्रैक पर है, बजाय इसके कि टीम के साथ आगे और पीछे संवाद करने की कोशिश की जाए या कंपनी में किसी के साथ संपर्क करने की कोशिश की जाए।
7. अनुकूलित करने की क्षमता: इस प्रकार के चार्ट आपको वह सभी स्वतंत्रता प्रदान करते हैं जिसकी आपको आवश्यकता होती है ताकि आप परियोजना के प्रत्येक पहलू को अनुकूलित कर सकें और अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप परियोजना पर नियंत्रण कर सकें। आपको यह तय करना है कि चार्ट कैसे व्यवस्थित और प्रदर्शित किया जाता है।
8. डुप्लिकेट प्रोजेक्ट्स: यदि आपको एक ही प्रोजेक्ट को कई बार करना है या यदि आपके पास एक ऐसी परियोजना है जिसमें बहुत समान कार्य हैं, तो आप कार्यों को डुप्लिकेट कर सकते हैं, परियोजनाओं को टेम्प्लेट के रूप में सहेज सकते हैं और यहां तक कि नए प्रोजेक्ट बनाने के लिए पूरी परियोजनाओं को कॉपी कर सकते हैं ताकि आप तेजी से शुरू कर सकें।
9. शेड्यूल चीजें - आप देख सकते हैं कि आपकी टीम किसी भी समय क्या कर रही है और आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि उन्हें व्यस्त रखने के लिए पर्याप्त कार्य मिल रहे हैं लेकिन इतने सारे नहीं कि वे अभिभूत हो रहे हैं। यह आपकी टीम में सभी को वह करने में मदद करेगा जो व्यवसाय के लिए किया जाना चाहिए।
गैंट चार्ट के लाभ
आप एक्सेल या अन्य कार्यक्रमों का उपयोग करके गैंट चार्ट बना सकते हैं, लेकिन आपको उस तरह की स्वतंत्रता और अनुकूलन नहीं मिलेगा जो आपको इंस्टागैंट चार्ट से मिलेगा। यहां, आपको वे लाभ मिलने जा रहे हैं जिनका हमने ऊपर उल्लेख किया है और आपके पास अतिरिक्त अनुकूलन सुविधाएँ भी होंगी जो आपके चार्ट को आपके लिए कुछ विशिष्ट में बदलने में आपकी सहायता करेंगी। आपके पास एक ऐसी प्रणाली होगी जो आपको अपनी टीम, आपके असाइनमेंट और रास्ते में बाकी सब कुछ पर नज़र रखने में मदद करेगी।
यदि आप अपने व्यवसाय के लिए गैंट चार्ट का उपयोग शुरू करने के लिए तैयार हैं या यहां तक कि यदि आप इसे आज़माना चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप अधिक जानने के लिए हमें देखें। आप एक नि: शुल्क परीक्षण का प्रयास करने में सक्षम होंगे जो आपको मूल चार्ट बनाने और प्रक्रिया को आज़माने देगा। इस तरह, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप जानते हैं कि आप क्या प्राप्त करने जा रहे हैं और यह आपके लिए कैसे काम करने वाला है। आप अपनी टीम के अनुभव और अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन अनुभव को बेहतर बना सकते हैं यदि आप उन उपकरणों पर ध्यान देते हैं जो आपकी सहायता के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। Instagantt और Gantt चार्ट, सामान्य रूप से, आपको ठीक ऐसा करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। आपको बस यह जानने की जरूरत है कि उन्हें कैसे अनुकूलित किया जाए।
