जब आप एक परियोजना प्रबंधन संचार योजना स्थापित कर रहे होते हैं, तो आप वास्तव में क्या करने जा रहे हैं, यह लेआउट है कि पूरे प्रोजेक्ट में होने वाली सभी जानकारी कैसे दी जाएगी। आखिरकार, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके ग्राहक को आपके द्वारा भेजी जा रही सभी जानकारी मिले और आप यह भी सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपको उनसे सभी संभव प्रतिक्रिया प्राप्त हो। यह आप दोनों के बीच कुछ समझ लेने जा रहा है क्योंकि किसी भी परियोजना के सफल होने के लिए संचार आवश्यक है।
जब आप किसी भी प्रकार की परियोजना के बारे में सोचते हैं तो आप जानते हैं कि आपको अपने ग्राहकों को अपनी प्रगति पर अद्यतित रखना होगा। आपको उन्हें लक्ष्यों के बारे में बताना होगा और आप कैसे प्रगति कर रहे हैं। आपको विभिन्न मील के पत्थर के बारे में जानना होगा और आपने वास्तव में उन्हें पूरा किया है या नहीं। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप प्रोजेक्ट को पूरा करने की प्रक्रिया के दौरान आवश्यक किसी भी जानकारी को चालू करें। और आप निश्चित रूप से यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप उन्हें परियोजना की स्थिति और अधिक में किसी भी बदलाव के बारे में बताएं। इसका मतलब यह है कि आपको यह जानने की जरूरत है कि इसमें शामिल किसी भी व्यक्ति तक कैसे पहुंचा जाए।
यदि आपके पास अपने ग्राहक के साथ संवाद करने का कोई तरीका नहीं है, तो आप परियोजना को निष्पादित करने के लिए खुद को बहुत परेशानी का सामना कर सकते हैं। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि यदि आपके पास कभी कोई प्रश्न है या यदि कुछ और होता है तो आप जानते हैं कि आपके ग्राहक तक पहुंचने का कौन सा तरीका है, चाहे वह ईमेल के माध्यम से, फोन द्वारा या किसी अन्य विधि के माध्यम से हो। आखिरकार, आप यह साबित करना चाहते हैं कि आपने वास्तव में उनसे संपर्क करने के लिए क्या किया है यदि आपको कभी भी किसी भी प्रकार की समस्या है या किसी भी चीज़ की आवश्यकता है।
क्या आप अपनी योजना शुरू करने के लिए तैयार हैं? यदि सब कुछ ठीक से चलने का समय है, तो आप वास्तव में अपने ग्राहक के साथ समय की अवधि के लिए बैठने के लिए समय निकालना चाहते हैं। आप बैठने के लिए पूरे एक घंटे या उससे भी अधिक समय तक अलग रखना चाह सकते हैं और अपनी परियोजना को ठीक से निर्धारित करने के लिए जो कुछ भी करने की आवश्यकता है, उस पर चर्चा कर सकते हैं। यह केवल संचार योजना स्थापित करने के बारे में नहीं है। आप अपनी परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक कदमों को पूरा करना चाहते हैं और इसके लिए आपको और हमारे ग्राहक से बहुत प्रयास करना होगा।
बैठ जाओ और परियोजना के विभिन्न चरणों में से प्रत्येक के बारे में उनसे बात करें। प्रत्येक मील के पत्थर और परियोजना के लिए आवश्यक प्रत्येक लक्ष्य को लेआउट करें। लेआउट करें कि आपका ग्राहक आपसे क्या अपेक्षा करता है और आप उनके लिए क्या प्रदान करने जा रहे हैं और सुनिश्चित करें कि आप प्रत्येक चरण को भी इंगित करते हैं जहां आप उन्हें कुछ प्रकार का अपडेट प्रदान करेंगे। इससे आपके लिए यह सुनिश्चित करना बहुत आसान हो जाएगा कि परियोजना अच्छी तरह से चल रही है।
बेशक, जब आप प्रक्रिया के संचार भाग को पूरा करते हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होती है कि आप अपने ग्राहक से इस बारे में बात कर रहे हैं कि वे कैसे संवाद करना चाहते हैं और यहां तक कि कितनी बार। सुनिश्चित करें कि आपके दस्तावेज़ों में सब कुछ दर्ज है। जब आपने यह निर्धारित किया है कि कैसे संवाद करना है और आपने यह भी निर्धारित किया है कि आप क्या करने जा रहे हैं, तो आप सब कुछ प्रभावी ढंग से करने में सक्षम होंगे। इसका मतलब है कि यदि आप क्लाइंट को सब कुछ उस तरीके से संवाद करते हैं जैसा आपने कहा था कि आप करेंगे और आप कार्यों को पूरा करते हैं जैसा कि आप सहमत थे, तो आप सड़क के नीचे किसी भी समस्या के मामले में खुद को अच्छी तरह से स्थापित करने जा रहे हैं।
तो, बस आपकी संचार योजना के हिस्से क्या हैं? यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह वास्तव में कानूनी रूप से लागू करने योग्य है, आपको इस योजना में शामिल करने या जानने की क्या आवश्यकता है? ठीक है, ऐसे कई अलग-अलग पहलू हैं जिन पर आप विचार करना चाहते हैं, लेकिन सुनिश्चित करें कि आप इनमें से किसी को भी याद नहीं कर रहे हैं क्योंकि वे उस परियोजना की प्रवर्तनीयता को प्रभावित कर सकते हैं जिसे आप बना रहे हैं और सभी कदम जो आप कर रहे हैं रास्ते में।
पहला खंड आपकी परियोजना का लक्ष्य होना चाहिए। यह वह जगह है जहां आप इस बारे में बात करने जा रहे हैं कि आपके पास क्या लक्ष्य हैं, जहां तक संचार आप परियोजना पर काम करने के दौरान संलग्न होंगे। उदाहरण के लिए, चर्चा करें कि आप सभी को सूचित रखने, जानकारी प्रदान करने या यहां तक कि किस प्रकार की जानकारी प्रदान करने जा रहे हैं, आप क्या करने जा रहे हैं। यह आम तौर पर एक छोटा खंड होने जा रहा है और यह सुनिश्चित करने के लिए बुलेट बिंदुओं के माध्यम से भी रखा जा सकता है कि यह सभी के लिए समझना आसान है। जैसे-जैसे आप आगे बढ़ेंगे, आप चीजों को और अधिक विशेष रूप से तोड़ देंगे।
इसके बाद, आप उन सभी लोगों की एक तालिका लेआउट करना चाहते हैं, जिनके साथ बातचीत करने या रास्ते में अपडेट करने के लिए आप जिम्मेदार हैं। यह वह जगह है जहां आप उनके नाम, कंपनी में उनकी स्थिति और यहां तक कि परियोजना के निष्पादन के दौरान आप उस विशिष्ट व्यक्ति के साथ कैसे संवाद करेंगे, इसके बारे में सारी जानकारी लिखने जा रहे हैं। आप यह बताना चाहेंगे कि आप कितनी बार पहुंचने जा रहे हैं और आप इसे कैसे करने जा रहे हैं ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि आपको प्रोजेक्ट टीम के भीतर प्रत्येक व्यक्ति के लिए आवश्यक जानकारी मिले।
अंत में, आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि आप उस परियोजना के विभिन्न हिस्सों के दौरान कैसे संवाद करने जा रहे हैं, जिस पर आप काम कर रहे हैं। आप चीजों के बारे में बात करना चाह सकते हैं जैसे कि जानकारी कौन साझा करने जा रहा है, कौन सी जानकारी साझा की जा रही है और यह कब होगी। आपको यह समझाने की आवश्यकता है कि डिलिवरेबल्स क्या होंगे और आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि यह खंड यथासंभव स्पष्ट और विशिष्ट है। आखिरकार, यह पूरे दस्तावेज़ के सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक होने जा रहा है और यह सबसे विस्तृत भाग भी होने जा रहा है।
उदाहरण के लिए, आप एक विशिष्ट प्रकार का संचार बता सकते हैं, जैसे साप्ताहिक ईमेल रिपोर्ट। आप व्यक्त कर सकते हैं कि उन्हें कब भेजा जाएगा, उन्हें किसके पास भेजा जाएगा और उनमें क्या शामिल होगा। वहां से, आप एक बुलेट सूची बनाना चाह सकते हैं जो उस ईमेल रिपोर्ट में शामिल होने वाली जानकारी के हर टुकड़े को और परिभाषित करती है। फिर, आप एक अलग शीर्षक बना सकते हैं, जैसे दैनिक ईमेल और लेआउट उन्हें किसे और कब भेजा जाएगा। एक और बुलेटेड सूची बनाएं जो इस कार्य को ठीक से निष्पादित करने के लिए आपको जानने के लिए आवश्यक सभी जानकारी व्यक्त करेगी।
ठीक है, तो अब आप इस बारे में थोड़ा और जानते हैं कि इस प्रकार की योजनाएं क्या हैं और बस वे क्या शामिल करने जा रहे हैं। आप जानते हैं कि आप यह सब कैसे काम कर सकते हैं और आप जानते हैं कि इसे करना क्यों महत्वपूर्ण है। लेकिन क्या आप जानते हैं कि वास्तव में विस्तार से कैसे आकर्षित किया जाए? हम आपकी परियोजना संचार योजना के कुछ सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं के बारे में बात करने जा रहे हैं और हम यह सुनिश्चित करने जा रहे हैं कि आप चीजों का ध्यान रखने के लिए तैयार हैं। आखिरकार, आप किसी ग्राहक के साथ संचार बनाए रखने के लिए खुद को संघर्ष नहीं करना चाहते हैं।
आपकी परियोजना के पैरामीटर ऐसी चीजें हैं जैसे आप किसके साथ काम कर रहे हैं, टीम कौन है जो इसमें शामिल होने जा रही है, समग्र समयरेखा क्या है और आप अपने ग्राहक को प्रदान करने के लिए किस तरह के डिलिवरेबल्स जिम्मेदार हैं। आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि इन सभी चीजों को ठीक से रखा गया है ताकि आप जान सकें कि आप क्या कर रहे हैं और यह सब एक परियोजना संचार योजना में रखा जाना चाहिए, न कि केवल आपके अन्य दस्तावेजों और शेड्यूल में। इस तरह आप यह सुनिश्चित करने जा रहे हैं कि आपका संचार सटीक है।
इसके बाद आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप प्रत्येक लक्ष्य को पूरा कर रहे हैं जिसे पूरे प्रोजेक्ट में पूरा करने की आवश्यकता है। यह वह जगह है जहां आप उन विभिन्न डिलिवरेबल्स के बारे में बात करने जा रहे हैं जो आप प्रदान करने जा रहे हैं। यह वह जगह भी है जहां आप उन अलग-अलग लोगों में से प्रत्येक के बारे में बात करने जा रहे हैं जिनके लिए आप जिम्मेदार हैं और आपको उन्हें क्या प्रदान करने की आवश्यकता है। ध्यान रखें कि यह लक्ष्यों का एक विस्तृत खंड होने जा रहा है और आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके पास अधिक से अधिक जानकारी हो।
अपनी पूरी प्रक्रिया में आपको जिन लक्ष्यों को प्राप्त करने की आवश्यकता है, उन्हें पूरा करना बेहद महत्वपूर्ण होने जा रहा है क्योंकि आप आम तौर पर अपने सभी संचार को उन वास्तविक लक्ष्यों में बांधने जा रहे हैं। आप उस बिंदु पर काफी नहीं हैं जहां आपको उस संचार योजना की आवश्यकता है, लेकिन अपने लक्ष्यों और उन लोगों को बिछाने के लिए जिन्हें आपको उन लक्ष्यों के बारे में बातचीत करने की आवश्यकता है, इससे पहले कि आप उस योजना को विकसित करना शुरू करें, अंतिम चरण होने जा रहा है। आखिरकार, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप जानते हैं कि आप क्या कर रहे हैं।
अंत में, यह वास्तव में संचार योजना बनाने का समय है जिसकी आपको आवश्यकता है। यह वह जगह है जहां आप इस बारे में बात करने जा रहे हैं कि आप उन प्रत्येक लोगों के साथ कैसे संवाद करेंगे जो परियोजना के लिए अलग-अलग तरीकों से जिम्मेदार हैं। इसलिए, आप प्रत्येक हितधारक को लेआउट करेंगे और फिर आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी कि आप चर्चा करें कि आप उनके साथ किन तरीकों से संवाद करने जा रहे हैं और साथ ही आप इसे कितनी बार करने जा रहे हैं। यह कुछ ऐसा है जिस पर आपको और आपके ग्राहक को सहमत होना चाहिए और इससे आपको आगे बढ़ने के लिए एक ठोस आधार स्थापित करने की अनुमति मिलनी चाहिए।
ध्यान रखें कि एक संचार योजना को कुछ तरल होने की आवश्यकता हो सकती है और आपको रास्ते में कुछ बदलाव और समायोजन करने की आवश्यकता हो सकती है। जब आप आरंभ करते हैं, हालांकि, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आप इस प्रक्रिया का यथासंभव बारीकी से पालन कर रहे हैं। यदि कोई ग्राहक आपको बताता है कि वे चाहते हैं कि आप उन्हें सप्ताह में एक बार कॉल करें, तो सुनिश्चित करें कि आप इसे अपनी संचार योजना में लिखते हैं और फिर सुनिश्चित करें कि आप वास्तव में उन्हें सप्ताह में एक बार कॉल करते हैं। यदि आप नहीं मिलते हैं, तो एक संदेश छोड़ दें और अपनी योजना में एक नोट बनाएं कि आपने कब कॉल किया और यदि आप वापस सुनते हैं।
यह संचार योजना आपके मामले का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हो सकती है यदि आपको बाद में किसी ग्राहक को यह साबित करने की आवश्यकता है कि आपने वह सब कुछ किया जिस तरह से आपको करना चाहिए था। यह दिखाकर कि आपने एक संचार योजना बनाई है जो उन तरीकों को प्रदर्शित करती है जिनमें वे चाहते थे कि आप उनसे संपर्क करें और फिर दिखा रहे हैं कि आपने ऐसा किया है कि आप यह कहने में बहुत बेहतर सक्षम होंगे कि आपने वही किया जो आप करने वाले थे और आपने वास्तव में उन कार्यों को पूरा किया है जिन्हें आपने कहा था कि आप करेंगे।
जब आप इस प्रक्रिया का पालन करते हैं तो आपके पास एक ही क्लाइंट के लिए संचार के विभिन्न तरीके हो सकते हैं या क्लाइंट की टीम के विभिन्न सदस्यों के लिए आपके पास अलग-अलग तरीके हो सकते हैं। आपको ईमेल के माध्यम से एक व्यक्ति तक पहुंचना पड़ सकता है और फिर फोन द्वारा यदि वे एक निर्धारित समय में जवाब नहीं देते हैं। ये सभी चीजें आपके लिए उन कार्यों को पूरा करना आसान बनाने जा रही हैं जिनकी आपको आवश्यकता है और वे आपको ग्राहक को यह दिखाने की अनुमति देने जा रहे हैं कि आप वास्तव में इस परियोजना में आपसे जो अपेक्षा और चाहते थे, उसे बनाए रखने की कोशिश कर रहे हैं।
अब जब आपके पास एक योजना है और आप उन सभी चीजों को जानते हैं जो इसे एक साथ लाने के लिए आवश्यक हैं और साथ ही यह महत्वपूर्ण क्यों है, तो आप वास्तव में इसके साथ क्या करने जा रहे हैं? आप वास्तव में आश्चर्यचकित हो सकते हैं कि आप इसके साथ क्या करने जा रहे हैं क्योंकि यह योजना सिर्फ आपके और ग्राहक के लिए नहीं है। यह योजना उन सभी के लिए होगी जो परियोजना से जुड़े हैं। चाहे वे एक छोटे से पहलू पर काम कर रहे हों या वे आपको कुछ प्रमुख के साथ मदद कर रहे हों, उन सभी को यह जानने की जरूरत है कि क्या हो रहा है।
टीम में शामिल हर किसी को यह जानने की जरूरत है कि योजना क्या है और इसमें उनका क्या हिस्सा है। उन्हें यह जानने की जरूरत है कि उन्हें किसके साथ और कैसे संवाद करना चाहिए। उन्हें यह जानने की जरूरत है कि कौन उनके पास पहुंच रहा है, कौन सी जानकारी साझा करनी है, वे इसे किस तरीके से साझा कर सकते हैं और यहां तक कि आपको कैसे अपडेट रख सकते हैं ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि क्लाइंट नियमित रूप से अपडेट हो। उनके साथ संचार योजना को लेआउट करें और आप अपने आप को उन सभी सूचनाओं के लिए और भी बेहतर तरीके से स्थापित करने जा रहे हैं जिनकी आपको वास्तव में आवश्यकता होने पर आवश्यकता होती है।
एक बार जब आप उस योजना को प्राप्त कर लेते हैं, तो आपको अपने आप को ट्रैक पर रखने के लिए इसका उपयोग करने की आवश्यकता होती है और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप वह सब कुछ कर रहे हैं जो आपने कहा था कि आप करने जा रहे थे। यदि आप ऐसा करते हैं तो आप अपने ग्राहक के साथ खुद को बेहतर आकार में पाएंगे। यदि आप नहीं करते हैं, तो आप गर्म पानी में समाप्त हो सकते हैं। वास्तव में, आप अपने ग्राहक को खो सकते हैं या भविष्य के काम को खो सकते हैं जो उन्होंने आपके साथ किया होगा यदि आप सहमत योजना से चिपके रहने के बारे में सावधान नहीं हैं।
जब आप अपनी टीम के साथ काम करते हैं और आप उस संचार योजना के साथ काम करते हैं तो आप चीजों को सही तरीके से करने के लिए खुद को स्थापित कर रहे हैं। आपको इस बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है कि क्या आपके पास क्लाइंट के साथ साझा करने का समय होने पर आवश्यक जानकारी है। इसके बजाय, आपको उस व्यक्ति या लोगों तक पहुंचने में सक्षम होना चाहिए जो उस जानकारी को तैयार करने के लिए जिम्मेदार हैं और इसे उनसे प्राप्त करें। वहां से, आपको इसे अपने ग्राहक को जल्दी और आसानी से संवाद करने में सक्षम होना चाहिए, जिस तरह से आप सहमत हुए थे।
याद रखें, यदि आप पाते हैं कि आप वास्तव में संचार के लिए सहमत रणनीति का पालन नहीं कर रहे हैं तो आप बाद में परेशानी में पड़ सकते हैं। आपके ग्राहक को वह जानकारी प्राप्त नहीं हो सकती है जो आप उन्हें भेजते हैं या वे दावा कर सकते हैं कि उन्हें यह प्राप्त नहीं हुई है। यदि ऐसा है, तो आपको यह साबित करने में परेशानी हो सकती है कि आपने ग्राहक को सूचित रखने के लिए वह सब कुछ किया जो आप कर सकते थे। यह एक समस्या हो सकती है जब परियोजना को चालू करने का समय आता है और निश्चित रूप से जब आपके द्वारा किए गए काम के लिए भुगतान करने का समय आता है। आप यह दिखाने में सक्षम होना चाहते हैं कि आपने चीजों को वैसे ही किया जैसा आपको करना चाहिए था।
नियमों को बदलने से यह दिखाना मुश्किल हो जाएगा। दूसरी ओर, यदि आपने वह सब कुछ किया है जो आपने कहा था कि आप करेंगे और ग्राहक सहमत हैं कि वे चाहते थे, तो आप ऊपरी हाथ रखने जा रहे हैं यदि ग्राहक यह कहने की कोशिश करता है कि उन्हें वह जानकारी प्राप्त नहीं हुई जो आपने प्रदान की थी या उन्हें आपके द्वारा दी गई जानकारी का प्रारूप पसंद नहीं आया। आप दस्तावेज़ को वापस संदर्भित करने में सक्षम होना चाहते हैं और उन्हें दिखाना चाहते हैं कि यह संचार विधि है जिसका उन्होंने अनुरोध किया था या सहमति व्यक्त की थी।
यदि आपके पास वह दस्तावेज़ है तो आप वास्तव में सफलता के लिए खुद को स्थापित कर सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप सर्वोत्तम संभव आकार में हैं। यह नहीं होना या यह सुनिश्चित नहीं करना कि यह पूरा हो गया है, विपरीत प्रभाव हो सकता है और यह निश्चित रूप से ऐसा कुछ नहीं है जिससे आप निपटना चाहते हैं। इसके बजाय, अपने ग्राहक तक पहुंचें और सुनिश्चित करें कि आप आदर्श परियोजना संचार योजना बनाने के लिए एक बैठक स्थापित कर रहे हैं। आपको यह भी आश्चर्य हो सकता है कि यदि आप एक समस्या ग्राहक के साथ समाप्त होते हैं जो हर चीज के बारे में अपना मन बदलना चाहता है तो यह आपको कितना काम और परेशानी से बचा सकता है।
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप क्या योजना बना रहे हैं या आप किस प्रकार की परियोजना पर काम कर रहे हैं, सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आपको इसे लिखित रूप में रखना होगा। यदि संभव हो, तो ग्राहक को इस पर हस्ताक्षर करने के लिए कहें ताकि यदि आपको बाद में आवश्यकता हो तो आपके पास खुद को साबित करने के लिए एक बेहतर लाइन हो। आखिरी चीज जो आप चाहते हैं वह यह है कि आप खुद को किसी प्रकार की परेशानी में पाएं या भुगतान न करें क्योंकि ग्राहक आपको कुछ और बताने के बाद एक बात का दावा करता है। आपका प्रमाण पूरी बात का एक महत्वपूर्ण पहलू होने जा रहा है।
आपको अपनी संचार योजना को औपचारिक बनाने की आवश्यकता नहीं है। यह एक अनौपचारिक दस्तावेज हो सकता है जहां आप सभी तथ्यों और सूचनाओं को प्रस्तुत करते हैं। लेकिन यह बिल्कुल कुछ ऐसा होना चाहिए जिसे आप समझ सकें। यदि आप वास्तव में चाहते हैं कि यह प्रभावी हो, तो सुनिश्चित करें कि जब आप इसमें हों तो आपको क्लाइंट हस्ताक्षर मिलें और जब आप अपनी संचार योजना के साथ काम कर लें, तो सुनिश्चित करें कि आपने अपने गैंट चार्ट सॉफ़्टवेयर में गैंट चार्ट का उपयोग करके समग्र परियोजना प्रबंधन भाग सेट किया है। आप इस तरह से प्यार करने जा रहे हैं कि यह आपके और आपकी पूरी टीम के लिए चीजों को बहुत आसान बनाता है।
यदि आप सब कुछ सेट अप करने के लिए इस सॉफ़्टवेयर के साथ काम करते हैं और आप सुनिश्चित करते हैं कि आप लेआउट करते हैं जो हर चीज के लिए जिम्मेदार है, तो आप कब और कैसे अधिक प्रभावी होने जा रहे हैं। आप अपने प्रोजेक्ट के लिए इस सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के साथ आने वाले सभी लाभों के बारे में भी आश्चर्यचकित होंगे। यह सुनिश्चित करने के बारे में है कि आप सही रास्ते पर हैं और आपके ग्राहक कुछ ही समय में सब कुछ ध्यान रखने के लिए आप पर भरोसा कर सकते हैं। बस सुनिश्चित करें कि आपने इसे सेट किया है और आप उन्हें जो कुछ भी हो रहा है उसके लूप में रख रहे हैं। वे चाहते हैं कि वे जल्द ही आपके साथ काम करें।