रिमोट टीम को मैनेज करना फायदेमंद होने के साथ-साथ चुनौतीपूर्ण भी है। ऐसे मामलों में, टीम के सदस्य अलग-अलग स्थानों पर होते हैं। इसलिए रिमोट टीमों के साथ कुशल प्रोजेक्ट प्रबंधन के लिए अच्छे संचार और संगठन का प्रबंधन करना महत्वपूर्ण हो जाता है। गैंट चार्ट सबसे प्रभावी उपकरणों में से एक है जिसका उपयोग प्रोजेक्ट मैनेजर रिमोट टीम प्रबंधन को सफल बनाने के लिए कर सकते हैं।
तो, यहां हम जानेंगे कि दूरस्थ टीम प्रबंधन के लिए गैंट चार्ट पर विचार करना कितना उपयोगी है।
दूरस्थ टीमों के लिए गैंट चार्ट का उपयोग क्यों करें?
दूरस्थ टीम प्रबंधन के लिए गैंट चार्ट कई लाभ प्रदान करते हैं। इन लाभों में आमतौर पर शामिल हैं:
परियोजना समयरेखा का स्पष्ट दृश्य
कंपनियां गैंट चार्ट का उपयोग करके एक सरल दृश्य प्रदर्शन के माध्यम से अपनी परियोजना समयरेखा प्रस्तुत कर सकती हैं। दृश्य प्रदर्शन टीम के सदस्यों को उनकी संबंधित तिथियों के साथ असाइनमेंट की समयसीमा को आसानी से देखने में सक्षम बनाता है। यह उपकरण दूरस्थ कार्य सेटअप के लिए फायदेमंद साबित होता है क्योंकि यह भौतिक अनुस्मारक के प्रतिस्थापन के रूप में काम करता है।
गैंट चार्ट पूरी टीम के लिए एक विज़ुअल गाइड के रूप में कार्य करता है। यह भ्रम को कम करने में भी मदद करता है। इसलिए, हर कोई आसानी से समझ सकता है कि क्या चल रहा है।
कार्य प्राथमिकताएँ निर्धारित करने के लिए कार्य निर्भरताएँ
गैंट चार्ट दिखाते हैं कि कौन से कार्य दूसरों पर निर्भर हैं। यह दूरस्थ टीमों को उनके काम को प्राथमिकता देने में मदद करेगा। उदाहरण के लिए, यदि परीक्षण केवल विकास समाप्त होने के बाद ही शुरू हो सकता है तो यह संबंध स्पष्ट रूप से दिखाया जा सकता है। इन निर्भरताओं को समझने से देरी से बचने में मदद मिलती है और परियोजनाओं को सुचारू रूप से आगे बढ़ाने में मदद मिलती है।
बेहतर संचार से तालमेल बनाए रखें
दूरस्थ टीम के सदस्य गैंट चार्ट की मदद से परियोजना के लक्ष्यों और समयसीमाओं पर संरेखित रह सकते हैं। इससे गलतफहमियों में कमी आएगी। गैंट चार्ट एक केंद्रीय संदर्भ के रूप में कार्य करता है जिसे हर कोई एक्सेस कर सकता है और समझ सकता है। यह केवल ईमेल या संदेशों पर निर्भर रहने के बजाय परियोजना की प्रगति को देखने का एक बेहतर समाधान है।
इससे पारदर्शिता बढ़ती है और टीम वर्क को बढ़ावा मिलता है। रिमोट वर्क के लिए यह वाकई बहुत महत्वपूर्ण है।
देरी का पता लगाने के लिए प्रगति पर नज़र रखना
दूरस्थ टीमें गैंट चार्ट को नियमित रूप से अद्यतन करके आसानी से अपनी प्रगति पर नज़र रख सकती हैं।
यह प्रणाली टीम के सदस्यों को प्रमुख मुद्दों में उनके परिवर्तन से पहले विकासशील चुनौतियों की पहचान करने की अनुमति देती है। सक्रिय विधि टीमों को पूरे प्रोजेक्ट में तत्काल रणनीतिक परिवर्तन करने में सक्षम बनाती है।
इससे प्रोजेक्ट को समय पर पूरा करने में मदद मिलेगी। इससे भी बढ़कर, जब टीम के सदस्य प्रगति को देखेंगे तो उन्हें प्रेरणा मिलेगी। इसलिए, वे आसानी से देख पाएंगे कि उन्होंने कितना हासिल किया है।
रिमोट टीम प्रबंधन के लिए गैंट चार्ट कैसे बनाएं?
दूरस्थ टीम गतिविधियों की देखरेख के लिए गैंट चार्ट विकसित करना शुरू में काफी चुनौतीपूर्ण प्रतीत होता है। यह प्रक्रिया ज़्यादातर लोगों की धारणा से ज़्यादा सुलभ साबित होती है। पहले चरण से लेकर अंतिम चरण तक अपने कार्यों को पूरा करने के लिए इस आसान शुरुआती गाइड का पालन करें।
अपने सभी कार्यों की सूची बनाएं
आपको अपने प्रोजेक्ट के लिए ज़रूरी सभी कामों को लिखकर शुरू करना चाहिए। अपने सभी कामों को सूचीबद्ध करते समय जितना संभव हो उतना विस्तृत होना बेहतर है। आपको बड़े कामों को छोटे और प्रबंधनीय उप-कार्यों में विभाजित करना चाहिए।
वेबसाइट डेवलपमेंट को अलग-अलग चरणों में विभाजित करना अधिक प्रभावी होगा जैसे वायरफ्रेम बनाना, फ्रंटएंड विकसित करना और बैकएंड विकसित करना। एक स्पष्ट कार्य सूची आपको अपनी परियोजनाओं के सभी महत्वपूर्ण पहलुओं को याद रखने का लाभ प्रदान करती है। जब कार्य स्पष्ट हो जाएंगे तो आपकी टीम के लिए भूमिकाओं की बेहतर समझ उभर कर आएगी।
इससे सभी को परियोजना कार्यों की सटीक समझ मिलती है।
कार्य अवधि निर्धारित करें
प्रत्येक असाइन किए गए कार्य के लिए समय की आवश्यकताओं को आपके अंत से उचित अनुमान प्राप्त होना चाहिए। आपको अपने अवधि अनुमान के रूप में घंटों से लेकर सप्ताहों तक की समय इकाइयों का उपयोग करना चाहिए। कार्य अवधि अनुमान प्रक्रिया में आपकी टीम के सदस्यों की भागीदारी से बेहतर परिणाम प्राप्त होंगे।
परिणामस्वरूप, आप उनका इनपुट प्राप्त करके अधिक सटीक समयरेखा तैयार कर सकते हैं।
कार्य अवधि के रिकॉर्ड टीम के सदस्यों के कौशल सेट के अनुरूप होने चाहिए। इस पद्धति से टीम को लाभ होता है क्योंकि इससे सदस्यों को अपने काम पर अधिक गर्व महसूस करने में मदद मिलती है। जब टीम के सदस्य कार्य अवधि प्रक्रिया में भाग लेते हैं तो उनमें परियोजना की सफलता के प्रति स्वामित्व की भावना विकसित होती है।
निर्भरताओं की पहचान करें
कार्य क्रम इस बात पर निर्भर करता है कि अलग-अलग कार्य शुरू करने से पहले कौन से कार्य पहले पूरे किए जाने चाहिए। इस प्रक्रिया के ज़रिए उचित कार्य क्रम निर्धारित करना संभव हो जाता है। उदाहरण के लिए, विकास कार्य शुरू करने से पहले डिज़ाइन स्वीकृति होनी चाहिए।
इन निर्भरताओं को मैप करना महत्वपूर्ण है। यह आपको प्रोजेक्ट को सुचारू रूप से चलाने में मदद करेगा। यह अंततः आपको उन देरी से बचने में मदद करता है जो गलत समयसीमा के कारण हो सकती हैं। सभी के लिए निर्भरताओं को समझना महत्वपूर्ण है। यह अभ्यास आपको इस बात पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करेगा कि क्या करना है और कब करना है। जब आप कार्यों को सही ढंग से व्यवस्थित करते हैं तो आपकी टीम अधिक कुशलता से कार्य करने में सक्षम होगी।
गैंट चार्ट टूल चुनें
टीमों के पास गैंट चार्ट बनाने के लिए कई सॉफ़्टवेयर समाधान हैं। इंस्टागैंट जैसे सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम उपयोगकर्ताओं को तेज़ी से और उत्पादकता से गैंट चार्ट विकसित करने में सक्षम बनाते हैं।
आपको यहाँ से एक गैंट चार्ट टेम्प्लेट चुनना चाहिए जो आपके दूरस्थ टीम प्रबंधन की ज़रूरतों से मेल खाता हो। आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपका चुना हुआ समाधान सहयोग का समर्थन करता है। यह सुविधा सभी के लिए अपने कार्यों के पूरा होने पर गैंट चार्ट तक पहुँचना और उसे अपडेट करना आसान बना देगी।
एक अच्छा टूल आपकी टीम के लिए प्रभावी ढंग से एक साथ काम करना आसान बना देगा। आपको ऐसी सुविधाओं की तलाश करनी चाहिए जो आसान शेयरिंग और रीयल-टाइम अपडेट की अनुमति देती हों। इस तरह से हर कोई एक ही पेज पर रहेगा चाहे वे कहीं भी हों।
अपना डेटा इनपुट करें
अब आपको अपने चुने हुए टूल में अपने कार्य, अवधि और निर्भरताएं दर्ज करनी होंगी। सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से आपके लिए गैंट चार्ट बना देगा।
हालाँकि, आपको डेटा इनपुट करते समय सटीकता के लिए सब कुछ दोबारा जांचना सुनिश्चित करना चाहिए। गैंट चार्ट बनाते समय यह कदम आपके लिए महत्वपूर्ण है। ऐसा इसलिए है क्योंकि यहाँ कोई भी गलती भविष्य में भ्रम पैदा करेगी।
इसलिए, आपको अपनी प्रविष्टियों की समीक्षा करने के लिए समय निकालना चाहिए। यह भविष्य में होने वाली बहुत सी परेशानियों से बचा सकता है। एक उचित रूप से व्यवस्थित गैंट चार्ट निश्चित रूप से आपके प्रोजेक्ट को ट्रैक पर रखेगा।
समीक्षा करें और अपडेट करें
अपने काम की प्रगति के अनुसार गैंट चार्ट को नियमित रूप से जांचना और अपडेट करना महत्वपूर्ण है। इससे आपको सभी को सूचित रखने और ट्रैक पर बने रहने में मदद मिलती है। आपको अपडेट के लिए एक रूटीन सेट करने पर विचार करना चाहिए। यह साप्ताहिक चेक-इन या द्वि-साप्ताहिक हो सकता है, जो आपके द्वारा अपनी दूरस्थ टीम के साथ प्रबंधित किए जा रहे प्रोजेक्ट के प्रकार पर निर्भर करता है।
यह अभ्यास आपको यह सुनिश्चित करने में मदद करेगा कि चार्ट नवीनतम स्थिति को दर्शाता है। लगातार अपडेट टीम के भीतर जवाबदेही बनाते हैं और सभी को संरेखित रहने में मदद करते हैं। इससे भी अधिक, यह आने वाली किसी भी चुनौती या बदलाव के बारे में खुले संचार को प्रोत्साहित करता है।
दूरस्थ टीम प्रबंधन के लिए गैंट चार्ट का उपयोग करने के सर्वोत्तम अभ्यास
गैंट चार्ट के लिए उचित कार्यान्वयन विधियाँ दूरस्थ टीम परियोजना प्रबंधन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती हैं। गैंट चार्ट से जुड़ी कुछ निर्दिष्ट प्रथाएँ उनकी उपयोगिता को अधिकतम करने में आपकी सहायता करेंगी।
इसलिए, दूरस्थ टीमों के साथ अपने परियोजना प्रबंधन को बेहतर बनाने के लिए नीचे दिए गए सर्वोत्तम तरीकों का पालन करें:
नियमित चेक-इन
गैंट चार्ट की समीक्षा के साथ-साथ परियोजना की प्रगति पर चर्चा के लिए नियमित अंतराल पर बैठकें आयोजित की जानी चाहिए। इस प्रणाली के कारण खुला संचार संभव है जो सभी को जिम्मेदार ठहराता है। कर्मचारी इन बैठकों का उपयोग सफल प्रदर्शन स्वीकृति और चुनौतियों के जिम्मेदारी-आधारित प्रबंधन दोनों के लिए कर सकते हैं।
अपने गैंट चार्ट पर नियमित रूप से नज़र रखने से आपको गति बनाए रखने में मदद मिलेगी। नतीजतन, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी दूरस्थ टीम अपने लक्ष्यों पर केंद्रित रहे। ये बैठकें टीम भावना का निर्माण करने और सभी को प्रेरित रखने में भी मदद कर सकती हैं।
सहयोग को प्रोत्साहित करें
गैंट चार्ट को एक सहयोगी उपकरण के रूप में उपयोग करना महत्वपूर्ण है। अपनी टीम के सदस्यों को अपने कार्यों को अपडेट करने और अपनी स्थिति साझा करने दें। यह स्वामित्व की भावना को बढ़ावा देता है।
यह विधि परिस्थितियों को स्वतंत्र रूप से संभालने की उनकी क्षमता को मजबूत करती है, साथ ही उनके कार्यों के प्रति उनकी जिम्मेदारी को भी बढ़ाती है।
टीम के सदस्य जो किसी प्रोजेक्ट के प्रति प्रतिबद्धता दिखाते हैं, वे बेहतर प्रयास करते हैं। सहयोगात्मक टीमवर्क के माध्यम से टीम के बंधन मजबूत होते हैं क्योंकि इससे सहकर्मियों के बीच आपसी विश्वास विकसित होता है।
लचीले बनें
परियोजना में संशोधन किए जाएंगे, इसलिए डिलीवरी समय सारिणी भी बदलेगी। अपने गैंट चार्ट को संशोधित करने के लिए हमेशा उच्च तत्परता बनाए रखें क्योंकि नई परियोजना प्राथमिकताओं और देरी के लिए अपडेट की आवश्यकता होगी।
परियोजना प्रबंधन अभ्यास में लचीलापन एक महत्वपूर्ण पहलू है। दूरस्थ टीमों को अप्रत्याशित चुनौतियों के लिए तैयार रहना चाहिए क्योंकि वे अक्सर हो सकती हैं। परिवर्तनों का तेजी से अनुकूलन सफलता और विफलता के बीच पर्याप्त अंतर पैदा करेगा।
बदलावों को स्वीकार करना आपके स्वीकृति मापदंडों में शामिल होना चाहिए। इस दृष्टिकोण के कारण केंद्रित और अनुकूलनशील बने रहने से बेहतर परिणाम सामने आएंगे।
मील के पत्थर का जश्न मनाएं
आप गैंट चार्ट सिस्टम के माध्यम से महत्वपूर्ण परियोजना बिंदुओं को ट्रैक कर सकते हैं। परियोजना के मील के पत्थर की पहचान से टीम की प्रेरणा बढ़ती है और साथ ही उत्साह भी बढ़ता है। सभी टीमों को महत्वपूर्ण उपलब्धियों को स्वीकार करना चाहिए। व्यक्तिगत उन्नति को देखने की क्षमता एक अच्छा कार्य वातावरण और बेहतर टीम मनोबल दोनों बनाती है।
टीम के जश्न से सभी के बीच उपलब्धि की भावना प्रबल होती है। यह अभ्यास टीम के सदस्यों को अपने लक्ष्यों की ओर काम करते रहने के लिए प्रोत्साहित करता है।
अंतिम विचार
गैंट चार्ट दूरस्थ टीमों को सफलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए एक विश्वसनीय समाधान का प्रतिनिधित्व करते हैं। यह उपकरण बेहतर संचार के माध्यम से परियोजना प्रबंधन प्रदान करता है जो परियोजना की प्रगति को बनाए रखता है। गैंट चार्ट पर आधारित एक उचित दृष्टिकोण प्रक्रिया अनुकूलन और आपकी दूरस्थ टीम के बेहतर प्रदर्शन को सक्षम बनाता है।
