माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में फ़्लोचार्ट कैसे बनाएं?

फ़्लोचार्ट को किसी भी वर्कफ़्लो, निर्णय लेने की प्रक्रिया और सिस्टम को नेत्रहीन रूप से प्रस्तुत करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह प्रक्रिया के हर चरण को स्पष्ट और समझदारी से दिखाता है। फ़्लोचार्ट के निर्माण में उपयोग किए जाने वाले सामान्य प्रतीक अंडाकार, आयत, तीर, हीरा और समांतर चतुर्भुज हैं।

फ़्लोचार्ट का व्यवसाय, शिक्षा, परियोजना प्रबंधन और सॉफ्टवेयर विकास सहित विभिन्न क्षेत्रों में बड़े पैमाने पर उपयोग किया जाता है। फ़्लोचार्ट का उपयोग करके लोग जटिल कार्यों और प्रक्रियाओं को काफी आसान तरीके से समझ सकते हैं।

फ़्लोचार्ट के संभावित उपयोग

फ़्लोचार्ट के सभी क्षेत्रों में उपयोग की एक विस्तृत श्रृंखला है। आइए फ़्लोचार्ट के कुछ संभावित उपयोगों के बारे में बात करते हैं।

• व्यापार मानचित्रण

फ़्लोचार्ट वर्कफ़्लो और प्रक्रियाओं की मैपिंग करके व्यवसाय में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। यह व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विश्लेषण और सुधार करने में मदद करता है। नए कर्मचारी आमतौर पर कंपनी के मौजूदा मानदंडों से परिचित नहीं होते हैं। इस मामले में, फ़्लोचार्ट सभी अपरिचित प्रक्रियाओं और मानदंडों को समझने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।

• सॉफ्टवेयर विकास

फ़्लोचार्ट संक्षिप्त हैं लेकिन बड़ी मात्रा में जानकारी का प्रभावी ढंग से प्रतिनिधित्व करने के लिए विभिन्न प्रतीकों और कनेक्टर्स का उपयोग करते हैं। यह जटिल कार्यों को सरल बनाकर डेटा प्रबंधन को बहुत लाभ देता है। यही कारण है कि सॉफ्टवेयर डेवलपर्स प्रोग्राम संरचनाओं और एल्गोरिदम के निर्देश और दृश्य प्रतिनिधित्व प्रदान करने के लिए फ़्लोचार्ट का उपयोग करते हैं।

• शिक्षा प्रक्रिया

फ़्लोचार्ट शिक्षा का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा बन गए हैं। आजकल, प्रत्येक जटिल विषय को आमतौर पर फ़्लोचार्ट की सहायता से वर्णित किया जाता है क्योंकि इससे उन्हें प्रत्येक चरण को स्पष्ट रूप से समझने में मदद मिलती है। फ़्लोचार्ट के माध्यम से सीखना न केवल आसान है, बल्कि यह काफी दिलचस्प भी है। यह प्रासंगिक विषय में रुचि विकसित करने में मदद करता है। उदाहरण के लिए, जीव विज्ञान की कक्षा में, शिक्षक छात्रों की आसानी के लिए फ़्लोचार्ट के माध्यम से ग्लाइकोलाइसिस प्रक्रिया की व्याख्या करता है।

• निर्णय

हर किसी को अपने जीवन के कुछ हिस्सों में निर्णय लेना पड़ता है। यह एक व्यक्तिगत जीवन या पेशेवर जीवन हो सकता है। इसलिए कोई भी निर्णय लेने से पहले सभी को सभी प्रासंगिक तथ्यों को जानना चाहिए। फ़्लोचार्ट विभिन्न विकल्पों का प्रतिनिधित्व करते हैं और प्रत्येक निर्णय के संभावित परिणाम दिखाते हैं। इस तरह, फ़्लोचार्ट का उपयोग करके कोई भी बेहतर निर्णय ले सकता है।

फ़्लोचार्ट के लिए Microsoft Word का उपयोग करने के लाभ

जैसा कि हमने ऊपर चर्चा की है, फ़्लोचार्ट के विभिन्न क्षेत्रों में कई उपयोग हैं। फ़्लोचार्ट को कई उपकरणों और विधियों के माध्यम से विकसित किया जा सकता है। इसमें कोई शक नहीं, फ़्लोचार्ट बनाने के लिए Microsoft Word सबसे अच्छे विकल्पों में से एक है। फ़्लोचार्ट के लिए Microsoft Word का उपयोग करने के कुछ लाभ नीचे दिए गए हैं।

• उपभोक्ता - अनुकूल इंटरफेस

हम में से कई लोग पहले से ही माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के इंटरफेस से परिचित हैं। Microsoft Word पर फ़्लोचार्ट बनाने के लिए इसे अतिरिक्त प्रशिक्षण या सीखने की आवश्यकता नहीं है।  इसलिए इस टूल को चुनने के पीछे यही सबसे बड़ा कारण है।

• संपादन में आसानी

फ़्लोचार्ट बनाते समय त्रुटियाँ हो सकती हैं और इसके लिए संपादन की आवश्यकता होती है। Microsoft Word में फ़्लोचार्ट संपादित करना आसान है क्योंकि उपयोगकर्ता आकृतियों और प्रतीकों को जोड़ या हटा सकते हैं, और बिना किसी जटिल प्रक्रिया के टेक्स्ट अपडेट कर सकते हैं।

• सुलभता

Microsoft Word आसानी से सुलभ है और आमतौर पर शैक्षिक या व्यावसायिक सेटिंग्स में उपयोग किया जाता है। यह मोबाइल उपकरणों, वेब, डेस्कटॉप और कई अन्य प्लेटफार्मों के लिए सुलभ है। इसलिए, यह फ़्लोचार्ट बनाने के लिए एक मजबूत विकल्प है क्योंकि कभी-कभी हम ऐसी स्थिति में हो सकते हैं जहाँ हमारे पास लैपटॉप तक पहुंच नहीं होती है तो हम आसानी से मोबाइल पर भी फ़्लोचार्ट बना सकते हैं क्योंकि इसकी पहुंच की विस्तृत श्रृंखला है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में फ़्लोचार्ट कैसे बनाएं?

हमने पहले माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में फ़्लोचार्ट बनाने के लाभों पर चर्चा की है। अब माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में फ़्लोचार्ट बनाने के बारे में पूरी गाइड देने का समय आ गया है। आइए इस संपूर्ण ट्यूटोरियल पर एक नज़र डालें।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में फ़्लोचार्ट बनाने के दो तरीके हैं।

1. पूर्व-निर्मित SmartArt ग्राफ़िक प्रक्रिया का उपयोग करके फ़्लोचार्ट बनाना.
2. आकृतियों का उपयोग करके फ़्लोचार्ट बनाना।

‍

विधि 1: पूर्व-निर्मित SmartArt ग्राफ़िक प्रक्रिया का उपयोग करके फ़्लोचार्ट बनाना।

फ़्लोचार्ट बनाने के लिए पूर्व-निर्मित स्मार्टआर्ट का उपयोग करना तार्किक और पेशेवर फ़्लोचार्ट बनाने का एक कुशल तरीका है।

कोई SmartArt ग्राफ़िक जोड़ना

Microsoft Word पर कोई नया दस्तावेज़ खोलें. स्क्रीन के शीर्ष पर रिबन पर स्थित "सम्मिलित करें" पर क्लिक करें। SmartArt ग्राफ़िक गैलरी खोलने के लिए "चित्रण" समूह में "SmartArt" पर क्लिक करें. स्मार्टआर्ट ग्राफ़िक गैलरी में, पृष्ठ के बाईं ओर सूची से "प्रक्रिया" का चयन करें। 

इस श्रेणी में कई प्रकार के टेम्पलेट हैं जो विशेष रूप से फ़्लोचार्ट के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। कई लेआउट मौजूद हैं जैसे बेसिक प्रोसेस, कंटीन्यूअस ब्लॉक प्रोसेस आदि। अपनी आवश्यकताओं के अनुसार एक लेआउट का चयन करें और फिर अपने दस्तावेज़ में चयनित स्मार्टआर्ट ग्राफ़िक जोड़ने के लिए "ओके" पर क्लिक करें।

SmartArt ग्राफ़िक में पाठ जोड़ना

"प्लेसहोल्डर टेक्स्ट" पर क्लिक करके स्मार्टआर्ट ग्राफ़िक में अपने विषय के सापेक्ष अपनी सामग्री जोड़ना प्रारंभ करें। यदि पाठ फलक अदृश्य है, तो SmartArt ग्राफ़िक के बाईं ओर मौजूद छोटे तीर पर क्लिक करें. आप फ़ॉन्ट आकार और रंग लिखकर या परिवर्तित करके सीधे आकृतियों में पाठ परिवर्तित कर सकते हैं.

अपना फ़्लोचार्ट फ़ॉर्मैट करें

उस पर क्लिक करके स्मार्टआर्ट ग्राफिक का चयन करें। रिबन पर मौजूद "स्मार्टआर्ट डिज़ाइन" पर क्लिक करें और उसके बाद अपनी काम की जरूरतों के अनुसार अपने फ़्लोचार्ट के दृश्य स्वरूप को बढ़ाने के लिए विभिन्न रंगों का चयन करने के लिए "रंग बदलें" पर क्लिक करें।

उसी टैब में "स्मार्टआर्ट शैलियाँ" से अपने फ़्लोचार्ट के लिए छाया, प्रतिबिंब और 3D प्रभाव जैसे दृश्य प्रभाव चुनें। यह चरण फ़्लोचार्ट के समग्र स्वरूप को बढ़ाता है। यदि आप आकार शैली, भरण रंग और रूपरेखा आकार बदलना चाहते हैं तो स्मार्टआर्ट ग्राफिक का चयन करके रिबन पर मौजूद "प्रारूप" पर क्लिक करें।

लपेटें और समीक्षा करें

हर प्रक्रिया का अंतिम चरण समीक्षा है। इसलिए, यहां भी समीक्षा विचार करने के लिए अंतिम चरण है। फ़्लोचार्ट को अंतिम रूप देने से पहले, यह सुनिश्चित करने के लिए इसकी समीक्षा की जानी चाहिए कि सभी निर्णय, चरण और कनेक्शन सटीक रूप से प्रस्तुत किए गए हैं या नहीं। आवश्यक समायोजन करें और पुष्टि करें कि फ़्लोचार्ट कार्य की वांछित आवश्यकताओं के अनुसार प्रभावी ढंग से संचार कर रहा है।

"फ़ाइल" पर क्लिक करें और अपने दस्तावेज़ को सहेजने के लिए "इस रूप में सहेजें" दबाएं। स्थान और फ़ाइल स्वरूप चुनें, और एक फ़ाइल नाम दर्ज करें। यदि आपको आवश्यकता हो तो आप सीधे Microsoft Word में भी दस्तावेज़ों को प्रिंट कर सकते हैं।

‍

विधि 2: आकृतियों का उपयोग करके फ़्लोचार्ट बनाना

आकृतियों का उपयोग करके फ़्लोचार्ट बनाना अनुकूलित फ़्लोचार्ट बनाने का सबसे अच्छा तरीका है और इस पद्धति में अधिक रचनात्मक विकल्प हैं। आइए सभी चरणों का विस्तार से वर्णन करें।

आकृतियाँ सम्मिलित करने के लिए दस्तावेज़ तैयार करना

Microsoft Word में कोई नया दस्तावेज़ खोलें. एक पेशेवर और साफ-सुथरे लुक के लिए, आप "ग्रिडलाइन" चालू कर सकते हैं। रिबन में मौजूद "व्यू" टैब पर क्लिक करें और फिर उनकी उपस्थिति के लिए ग्रिडलाइन पर क्लिक करें। याद रखें, यह वैकल्पिक है, आवश्यक नहीं है।

दस्तावेज़ पर आकृतियाँ सम्मिलित करना

रिबन में मौजूद "सम्मिलित करें" पर क्लिक करें। "चित्र" समूह से "आकार" पर क्लिक करें। विभिन्न प्रकार के आकार दिखाई देंगे। आप अपनी काम की जरूरतों के अनुसार अपना फ़्लोचार्ट बनाने के लिए "फ़्लोचार्ट अनुभाग" से प्रक्रिया, निर्णय और डेटा जैसे किसी को भी चुन सकते हैं।

वांछित आकार चुनें और फिर उस दस्तावेज़ पर क्लिक करें जहाँ आप इसे रखना चाहते हैं। आकृति आरेखित करने के लिए खींचें. एक ही चरण का उपयोग करके अपना फ़्लोचार्ट बनाने के लिए सभी आवश्यक आकृतियाँ जोड़ें।

प्रत्येक चरण को जोड़ने के लिए तीर जोड़ें

अब दस्तावेज़ पर सभी आकृतियों को रखने के बाद प्रत्येक चरण को जोड़ने का समय आ गया है। इस उद्देश्य के लिए, "सम्मिलित करें" पर क्लिक करें और फिर "चित्रण" समूह से "आकार" पर क्लिक करें। अपने काम की जरूरतों के अनुसार "लाइन सेक्शन" से एक तीर चुनें।

कनेक्टर के शुरुआती बिंदु पर क्लिक करें और माउस की मदद से कनेक्टर के अंतिम बिंदु तक खींचें। साफ-सुथरे दिखने के लिए सभी आकृतियों और तीरों को समायोजित करें।

आकृतियों में पाठ जोड़ना

अपनी कार्य-संबंधी सामग्री को आकृतियों में जोड़ें और उन्हें संक्षिप्त और समझदारी से व्यवस्थित करें क्योंकि भीड़भाड़ वाले फ़्लोचार्ट बिल्कुल भी योग्य नहीं हैं। यदि आप आकार शैली, रंग भरें और रूपरेखा आकार बदलना चाहते हैं तो रिबन पर मौजूद "प्रारूप" पर क्लिक करें।

लपेटें और समीक्षा करें

इस विधि का अंतिम चरण SmartArt ग्राफ़िक्स पद्धति के अंतिम चरण के समान है. यह सुनिश्चित करने के लिए संपूर्ण फ़्लोचार्ट की समीक्षा करें कि सभी जानकारी सही है और असाइन किए गए विषय के लिए प्रासंगिक है। फ़ाइल नाम, स्वरूप और स्थान दर्ज करके दस्तावेज़ सहेजें. 

‍

एक प्रभावी फ़्लोचार्ट बनाने के लिए युक्तियाँ

Microsoft Word में फ़्लोचार्ट बनाने से पहले आपको कुछ युक्तियां पता होनी चाहिए।

• अपने फ़्लोचार्ट को सरल और पेशेवर रूप के लिए बिंदु तक रखकर भीड़भाड़ से बचें।
• अपने काम की जरूरतों के अनुसार रंग और फ़ॉन्ट शैली चुनें।
• सभी आकृतियों को जोड़ने के लिए सरल तीरों का प्रयोग करें।
• टेक्स्ट बॉक्स में सटीक और प्रासंगिक जानकारी डालें।
• त्रुटियों से बचने के लिए फ़्लोचार्ट को अंतिम रूप देने से पहले उसकी समीक्षा करें।

अंतिम फैसला

व्यवसाय और शिक्षा सहित कई क्षेत्रों के लिए फ़्लोचार्ट आवश्यक हो गए हैं। Microsoft Word में फ़्लोचार्ट बनाने के दो तरीके हैं। स्मार्टआर्ट ग्राफ़िक के माध्यम से फ़्लोचार्ट बनाना पूर्व-डिज़ाइन किए गए टेम्प्लेट के कारण आसान और त्वरित है। दूसरी ओर, आकृतियों के माध्यम से फ़्लोचार्ट बनाना थोड़ा समय लेने वाला है क्योंकि टेम्प्लेट पूर्व-डिज़ाइन नहीं किए गए हैं।

सभी युक्तियों और चरणों का पालन करके आप अपनी निर्दिष्ट आवश्यकताओं के अनुसार वांछित फ़्लोचार्ट बना सकते हैं। यह चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका उपयोगकर्ताओं को शुरुआती लोगों के लिए भी फ़्लोचार्ट बनाने में मदद करती है।