RFQs समझाया: व्यवसाय के लिए उद्धरण के लिए अनुरोध कैसे लिखें?

इस उद्देश्य के लिए, आरएफक्यू ने समझाया: उद्धरण के लिए अनुरोध कैसे लिखना है, यह आपका विचार होना चाहिए ताकि आप प्रभावी बोली के माध्यम से जा सकें और अपनी कंपनी के लिए सर्वश्रेष्ठ विक्रेता ढूंढ सकें।

आरएफक्यू क्या हैं?

RFQ उन उद्धरणों के लिए अनुरोध है जिन्हें आप अपनी कंपनी के लिए कोई सेवा या उत्पाद प्राप्त करना चाहते हैं। RFQ कंपनियों को एक दस्तावेज़ के माध्यम से अपनी आवश्यकताओं को साझा करके सर्वश्रेष्ठ विक्रेताओं को खोजने में मदद करते हैं। आरएफक्यू के माध्यम से, आप नए कौशल या उत्पादों के साथ बाजार से नए आपूर्तिकर्ताओं का पता लगा सकते हैं जिनकी आपकी कंपनी को आवश्यकता हो सकती है।

एक बार जब आप आपूर्तिकर्ता का चयन कर लेते हैं, तो आप उसे आरएफक्यू नामक दस्तावेज भेज सकते हैं, जिसमें परियोजना के बारे में सभी जानकारी होती है, जैसे जरूरतें, समयरेखा, गुणवत्ता, कार्यस्थल, मूल्य निर्धारण और अनुबंध की लंबाई। इसलिए, RFQ आपको इस बीच अपनी कंपनी के लिए एक संभावित विक्रेता का पता लगाने में मदद करते हैं।

हमें आरएफक्यू का उपयोग कब करना चाहिए?

जैसा कि विक्रेता और खरीदार एक-दूसरे पर निर्भर करते हैं, उन्हें एक-दूसरे की जरूरतों को पूरा करने की आवश्यकता होती है। कभी-कभी, जब खरीदार और विक्रेता ने इस समय से पहले काम किया है, और कभी-कभी, यह एक नया अनुभव है। यदि आपने इस समय से पहले काम किया है, तो आप परियोजना की आवश्यकता को स्पष्ट करने के लिए केवल RFQ भेजेंगे।

यदि आप उस कंपनी के बारे में नहीं जानते हैं जिसे आप सामान या सेवाओं की तलाश कर रहे हैं, तो आपको RFQ पर काम करने से पहले RFI की तलाश करनी चाहिए। यह आपको कंपनी के उत्पादों या सेवाओं के बारे में जानकारी इकट्ठा करने में मदद करेगा।

हम कितने तरीकों से उद्धरण के लिए अनुरोध तैयार कर सकते हैं?

आपूर्तिकर्ताओं को RFQ प्रस्तुत करने के लिए, आप उनके उपयोगी और अंधेरे पहलुओं को जानने के बाद चार अलग-अलग RFQ प्रकार के RFQ के माध्यम से जा सकते हैं। तो, यहां उद्धरण के अनुरोधों को तैयार करने के चार अलग-अलग प्रकार हैं।

1. खुली बोली

खुली बोली में, सब कुछ सभी को दिखाई देता है। प्रत्येक विक्रेता या आपूर्तिकर्ता यह देख सकता है कि दूसरा क्या पेशकश कर रहा है और कितनी कीमतों पर। इस बोली प्रकार में, विक्रेता समय सीमा आने तक ऑफ़र बदल सकता है।

खुली बोली की तरह, आपूर्तिकर्ता अन्य आपूर्तिकर्ताओं की बोली लगाने की कीमतों को देख सकते हैं, और यह नए आपूर्तिकर्ताओं को भी प्रोत्साहित कर सकता है। लेकिन दुर्भाग्य से, यह खुली कीमत-बताने वाली बोली खरीदार के लिए भी एक समस्या हो सकती है यदि विक्रेता मूल्य-निर्धारण शुरू करते हैं। खरीदार के लिए अपने बजट में किसी एक को चुनना चुनौतीपूर्ण हो जाता है।

2. मुहरबंद बोली

सीलबंद बोली में, विक्रेताओं के पक्ष से प्रस्ताव हर किसी को दिखाई नहीं देते हैं। खरीदार समय सीमा तक पहुंचने के बाद अनुरोधों को खोलता है और प्रस्तावों को पढ़ता है। यह तब होता है जब आप नियत तारीख पर पहुंच जाते हैं, और आपको कई ऑफर मिलते हैं।

 यह खरीदार के लिए मददगार है क्योंकि यह विक्रेता के प्रस्ताव के माध्यम से पारदर्शिता की अनुमति देता है, और खरीदार सबसे अच्छा मिलान करने वाले का चयन कर सकता है। आप धोखाधड़ी और समय की बर्बादी से बचेंगे, लेकिन आप नए विक्रेताओं के लिए प्रेरणा खो सकते हैं क्योंकि वे आपकी आवश्यकताओं के बारे में नहीं जान सकते हैं और कुछ पुरानी आपूर्तिकर्ता कंपनियों की बोली का अनुभव नहीं कर सकते हैं।

3. रिवर्स नीलामी

एक रिवर्स नीलामी मूल्य निर्धारण आवश्यकताओं पर आधारित है। इस प्रकार की बोली में, विक्रेता केवल अपनी सबसे कम कीमतों की पेशकश करते हैं, और स्वचालित रूप से इंटरनेट के माध्यम से, सबसे कम कीमत बताने वाला विक्रेता परियोजना जीतता है। इसमें कोई संदेह नहीं है, सबसे कम कीमत की पेशकश प्राप्त करने में बहुत कम समय लगता है, लेकिन मूल्य निर्धारण के अलावा अन्य सभी महत्वपूर्ण विचारों की उपेक्षा की जाती है। 

4. आमंत्रित बोली

एक आमंत्रित बोली आपूर्तिकर्ता सीमित है क्योंकि खरीदार उन विक्रेताओं को आरएफक्यू भेजता है जिनके साथ उसने पहले काम किया है। इस प्रकार की बोली में, केवल पुराने विक्रेताओं को ही अपना प्रस्ताव रखने का अवसर मिलेगा। इसे खोला या सील किया जा सकता है।

आरएफक्यू में शामिल चरणों की व्याख्या की: उद्धरण के लिए अनुरोध कैसे लिखें

RFQ की पूरी समझ होने से आपको ऐसे उद्धरण उत्पन्न करने में मदद मिलेगी जो विक्रेताओं के लिए लाभदायक होने के साथ-साथ आपके बजट में प्रबंधनीय भी होंगे। नीचे वे चरण दिए गए हैं जिनका आपको पालन करने की आवश्यकता है।

कंपनी की जरूरतों को देखें और उन्हें स्पष्ट रूप से समझाएं

जैसा कि आप कंपनी की जरूरतों को पूरा करने के लिए सेवाओं या उत्पादों की तलाश कर रहे हैं, इसलिए आपको जरूरतों का पता लगाना चाहिए। जरूरतों को उत्पाद और सेवाओं के लिए प्रासंगिक होना चाहिए क्योंकि आप अपने विक्रेता को इन जरूरतों के बारे में बताएंगे। इसलिए, इस भाग पर स्पष्ट और पारदर्शी होने की बहुत आवश्यकता है।

अपनी कंपनी के बारे में संक्षिप्त परिचय दें।

RFQ लिखते समय, आपको विक्रेता को अपनी कंपनी के नाम, दृष्टि, विशिष्टताओं और आवश्यकताओं का उल्लेख करके उसके बारे में बताना होगा। यह नए विक्रेताओं या विक्रेताओं को आपकी कंपनी को समझने और जल्दी से निर्णय लेने में मदद करेगा।

आपको स्पष्ट रूप से उल्लेख करना चाहिए कि आप और आपकी टीम कैसे काम कर रहे हैं और आगे क्या चुनौतियां हैं। यह विक्रेता को समझाएगा कि आप किस प्रकार की सहायता की तलाश कर रहे हैं।

उन उत्पादों या सेवाओं का स्पष्ट रूप से वर्णन करें जिन्हें आप ढूंढ रहे हैं

यहां, आपको उस उत्पाद या सेवाओं के प्रकार के बारे में बात करने की आवश्यकता है जिसे आप ढूंढ रहे हैं। जब आप RFQ लिख रहे हों, तो उत्पाद या सेवा की आवश्यकता बहुत स्पष्ट होनी चाहिए कि आपूर्तिकर्ता बोली लगाने से पहले उनकी पात्रता मानदंडों से मेल खाते हैं।

आपको उत्पाद की मात्रा या प्रकृति और सेवाओं की अवधि की व्याख्या करने की आवश्यकता है। यदि विक्रेता या आपूर्तिकर्ता पात्रता मानदंडों पर सही पड़ता है, तो आपने आरएफक्यू में उल्लेख किया है। वे आपको अपने प्रस्ताव के साथ वापस लिख सकते हैं।

प्रतिक्रिया संग्रह के लिए एक समयरेखा सेट करें

सभी बोलियां हर समय खुली नहीं रह सकती हैं क्योंकि कंपनी को अपना प्रोजेक्ट समय पर शुरू करना होता है। इसलिए, आपको आपूर्तिकर्ता को अपनी बोली का जवाब देने के लिए एक समयरेखा या समय सीमा निर्धारित करने की आवश्यकता है। यह आपकी कंपनी के लिए कुशल सेवाओं या उत्पादों को प्राप्त करने के लिए शेड्यूल रखने में भी आपकी मदद करता है।

उन नियमों और आवश्यकताओं को स्पष्ट रूप से समझाएं जिन्हें आपके विक्रेताओं को जानना आवश्यक है।

जब आप RFQ लिख रहे हों, तो आपको परियोजना की शर्तों और आवश्यकताओं की एक सूची विकसित करनी चाहिए। यह विक्रेताओं को यह समझने के लिए स्पष्ट करेगा कि आप उनसे क्या चाहते हैं और किन शर्तों पर। इस खंड में, आप विक्रेताओं के लिए उद्देश्यों और मानदंडों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करेंगे।

आप यह भी वर्णन करेंगे कि आप विक्रेताओं या आपूर्तिकर्ताओं का मूल्यांकन कैसे करेंगे ताकि यह जांचा जा सके कि वे पात्र हैं या नहीं।

अब, टेम्प्लेट का उपयोग करके उद्धरण का अनुरोध करें।

आप अधिकृत और समझने योग्य RFQ को विकसित करने और व्यवस्थित करने के लिए विभिन्न टेम्पलेट्स का उपयोग कर सकते हैं। इसमें कंपनी का नाम, विवरण, मिशन स्टेटमेंट, प्रोजेक्ट की जानकारी, नियम और शर्तें, विक्रेताओं के लिए विचार और समय सीमा शामिल होनी चाहिए। यह एक उद्धरण के लिए आपके अनुरोध का सारांश समझाएगा जिसे विक्रेता आसानी से पढ़ और समझ सकता है।

विक्रेताओं से प्रतिक्रियाएं प्राप्त करें

जब आप आरएफक्यू को ठीक से लिखते हैं, तो आपको विभिन्न विक्रेताओं से प्रतिक्रियाएं मिलनी शुरू हो जाएंगी, जो इस बात पर निर्भर करता है कि आपने किस प्रकार की बोली लगाई है।

अपनी परियोजना के लिए सर्वश्रेष्ठ विक्रेता का चयन करें

उन विक्रेताओं की एक सूची विकसित करें जिन्हें आप अपनी परियोजनाओं की आवश्यकताओं के साथ अच्छी तरह से मेल खाते हैं। आप अपनी परियोजना की प्रकृति के अनुसार मूल्य निर्धारण, समयरेखा, मात्रा, गुणवत्ता, उपलब्धता और कई अन्य महत्वपूर्ण कारकों की तुलना कर सकते हैं। चुने हुए विक्रेताओं को सूचीबद्ध करें और उन विक्रेताओं को धन्यवाद नोट भेजें जिन्हें आप अस्वीकार कर रहे हैं, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप उन्हें किस कारण से अस्वीकार कर रहे हैं।

अनुबंध पर हस्ताक्षर करें और बोली प्रक्रिया को बंद करें

तो, आपने अपनी परियोजना के लिए सर्वश्रेष्ठ मिलान विक्रेता का चयन किया है। अब बैठक करने का समय आ गया है, या तो आमने-सामने, दृश्य या ऑडियो बैठक। बैठक में, आप उस अवधि के बारे में तय करेंगे जिसके लिए आप उनके साथ काम कर रहे हैं और उन्हें फिर से नियम और शर्तों के बारे में स्पष्ट रूप से बताएंगे।

आमतौर पर, एक लिखित अनुबंध विकसित किया जाता है जिसमें परियोजना सेवाओं या उत्पादों के लिए सभी आवश्यकताएं होती हैं। यह आपको विक्रेताओं को ट्रैक पर रखने और कानूनी रूप से समस्याओं से निपटने में मदद करेगा यदि कोई दिखाई देता है। यदि आपको कंपनी की किसी भी शर्त और नीतियों के खिलाफ कोई आपत्ति मिलती है तो आप दोषी नहीं हैं।

उद्धरण के लिए एक आदर्श अनुरोध में कौन से महत्वपूर्ण तत्व होने चाहिए?

RFQ की तलाश करते समय समझाया गया: उद्धरण के लिए अनुरोध कैसे लिखें, आपको RFQ के महत्वपूर्ण तत्वों के बारे में पता होना चाहिए। निम्नलिखित महत्वपूर्ण तत्व हैं जिन्हें विक्रेताओं को भेजने से पहले विचार करने की आवश्यकता है।

·   एक अलग सारांश के साथ एक खुला और स्पष्ट बोली आमंत्रण

·   कंपनी के अवलोकन का दस्तावेजीकरण करें ताकि विक्रेता आपकी आवश्यकता को पहचान सके

·   विक्रेताओं के लिए मानदंड निर्धारित करें

·   परियोजना के बारे में स्पष्ट नियम और शर्तें

·   परियोजना के लिए बयाना धन जमा पर बहुत स्पष्ट रहें

·   सर्वोत्तम बोलियों की पहचान करने के लिए बोलियों का मूल्य निर्धारण प्रबंधित करें

·   समय सीमा का पालन करके समयरेखा को शामिल किया जाना चाहिए

·   विक्रेता के संपर्क विवरण को स्पष्ट रूप से पहचानें

समाप्ति

व्यवसायों के लिए, अपनी कंपनी के लिए सक्षम विक्रेताओं को खोजने के लिए उचित तरीके की तलाश करना आवश्यक है, और आप आरएफक्यू के बारे में समझकर उन्हें आसानी से पा सकते हैं: उद्धरण के लिए अनुरोध कैसे लिखें और समय सीमा के बाद एक प्रभावी उद्धरण लिखें।