संसाधन लेवलिंग क्या है: यह आपको विजेता कैसे बना सकता है?

इसलिए, यह जानना आवश्यक है कि संसाधन लेवलिंग क्या है और परियोजना को सुचारू रूप से चलाने के लिए इसका उपयोग कैसे किया जाए।

यहां हम संसाधन लेवलिंग से लेकर विभिन्न युक्तियों और उपयोग के मामलों तक हर चीज पर चर्चा करेंगे जहां आप इसका कुशलतापूर्वक उपयोग कर सकते हैं।

संसाधन लेवलिंग क्या है, इसके बारे में एक सिंहावलोकन?

संसाधन लेवलिंग एक परियोजना प्रबंधन तकनीक है जिसमें संसाधनों को आवंटित करना, शेड्यूल करना और उपलब्ध संसाधनों का कुशलतापूर्वक उपयोग करके परियोजना को पूरा करने के लिए संघर्षों को हल करना शामिल है। यहां मुख्य संसाधनों में शामिल हैं:

·   औजार

·   सामग्री

·   क़ीमत

·   समय

·   मानव संसाधन, आदि।

संसाधनों या दायरे की बाधाओं को बढ़ाने के बजाय उपलब्ध संसाधनों के आवंटन का अधिकतम लाभ उठाने के लिए संसाधन समतल करना आवश्यक है। हालांकि, यह उतना आसान नहीं है जितना लगता है क्योंकि परियोजना प्रबंधकों को एक साथ विभिन्न परियोजनाओं में विभिन्न संसाधनों का उपयोग करना पड़ता है, जिससे जटिलता बढ़ जाती है। हालांकि, अलग-अलग स्थितियों में चीजें भिन्न होती हैं:

·   एक सुसंगत समय सीमा के साथ, संसाधनों को बढ़ाया जा सकता है

·   लगातार संसाधनों के साथ, समय सीमा बढ़ाई जा सकती है

किसी भी मामले में, लक्ष्य आवश्यकताओं के भीतर प्रक्रिया का प्रबंधन करना है।

यह कैसे काम करता है?

प्रत्येक परियोजना विशिष्ट बाधाओं के साथ आती है। ज्यादातर मामलों में, समय तंग है, और संसाधनों का प्रबंधन किया जाता है। हालांकि, यहां हम विस्तार से बताएंगे कि विभिन्न परिस्थितियों में संसाधन स्तर कैसे काम करता है।

तंग समय की कमी वाली परियोजनाओं के लिए

यदि परियोजना अपनी समय सीमा के आसपास सख्ती से उन्मुख है, तो आप ज्यादा समय बर्बाद नहीं कर सकते। ऐसे परिदृश्य में, जोखिमों को प्राथमिकता देना और संसाधनों को सबसे महत्वपूर्ण, जटिल और समय लेने वाले कार्यों के लिए आवंटित करना सबसे अच्छा अभ्यास है क्योंकि आप उन्हें आखिरी के लिए नहीं छोड़ सकते। इस तरह के कार्यों को सर्वोत्तम संसाधनों को आवंटित करने की आवश्यकता है क्योंकि आप गुणवत्ता से समझौता नहीं कर सकते।

ऐसा करते समय यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कोई भी संसाधन काम से अधिक भारित न हो। यह परियोजना प्रबंधक का काम है कि वह बिना ओवरलोडिंग के एक निश्चित समय के भीतर सही लोगों से सही गुणवत्ता प्राप्त करे। ऐसा इसलिए है क्योंकि ओवरलोडिंग के परिणामस्वरूप गुणवत्ता की कमी हो सकती है।

तंग समय की कमी के बिना परियोजनाओं के लिए

कुछ मामलों में, परियोजना के लिए समयरेखा या समय सीमा इतनी सख्त नहीं है। ऐसी परियोजनाओं के लिए गुणवत्ता सबसे ज्यादा मायने रखती है। इसलिए, परियोजना प्रबंधकों को समान संसाधनों का उपयोग करते हुए उच्च गुणवत्ता बनाए रखने पर काम करना होगा। इस मामले में, डिलिवरेबल प्रदान करते समय सर्वोत्तम गुणवत्ता प्राप्त करने के लिए कर्मचारियों और अन्य संसाधनों पर तनाव को कम किया जाना चाहिए। कोई तंग समय की कमी नहीं है, इसलिए संसाधनों को अतिभारित नहीं किया जाना चाहिए।

आपको संसाधन लेवलिंग की क्या आवश्यकता है?

कई संसाधन-संबंधी जोखिम इसके विकास के दौरान परियोजना को प्रभावित कर सकते हैं। इसलिए, परियोजना प्रबंधकों को रणनीतिक रूप से अपने उपलब्ध संसाधनों का प्रबंधन करना होगा। यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं, जहां आप संसाधन लेवलिंग का उपयोग कर सकते हैं।

1. संसाधनों के अनुकूलन के लिए

संसाधन लेवलिंग के साथ हासिल करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण चीजों में से एक आपके संसाधनों का अनुकूलन है। आपको संसाधनों को कम या अधिभारित किए बिना पूरी तरह से उपयोग करने की आवश्यकता है। संसाधन लेवलिंग आपको यह देखने में मदद करती है कि परियोजना के किन हिस्सों को अधिक संसाधनों की आवश्यकता है और जिनमें संसाधनों में लचीलेपन की गुंजाइश है ताकि वे सबसे अधिक काम कर सकें।

2. घाटे को कम करने के लिए

एक परियोजना में देरी को रोकने के लिए संसाधन लेवलिंग महत्वपूर्ण है जो बेहतर लागत और कर्मचारी दक्षता में मदद करता है। विभिन्न परियोजनाओं में संसाधनों के उचित उपयोग के साथ, बाधाओं और वित्त के तहत रहते हुए सब कुछ प्रबंधित करना आसान हो जाता है।

3. कार्य ओवरलोडिंग को रोकने के लिए

टास्क ओवरलोडिंग एक ऐसी समस्या है जो कर्मचारियों को तनावग्रस्त और सर्वोत्तम गुणवत्ता प्रदान करने में असमर्थ बनाती है। ओवरबर्डन के लंबे समय तक संपर्क कर्मचारी संतुष्टि को प्रभावित कर सकता है, और वे बेहतर जगह पर स्विच कर सकते हैं। इसलिए, एक प्रबंधक को कार्य अधिभार को रोकना चाहिए, जो संसाधन लेवलिंग के साथ बहुत संभव है। जैसे-जैसे सही संसाधन सही कार्य के लिए आवंटित होते हैं, वैसे-वैसे अधिक बोझ पड़ने की संभावना कम से कम होती है।

4. परियोजना की गुणवत्ता सुनिश्चित करने के लिए

गुणवत्ता अंतिम और सबसे महत्वपूर्ण चीज है जिसके लिए संसाधन लेवलिंग का उपयोग किया जाता है। प्राथमिकता कार्यों के माध्यम से उचित संसाधन आवंटन के साथ, गुणवत्ता बनाए रखी जा सकती है। यह प्रबंधकों को परियोजना के सभी पहलुओं से निपटने में मदद करता है और अंतिम दिन के लिए सब कुछ छोड़ने के बजाय सुधार के लिए कहता है। इस तरह, प्रबंधक अपनी मुख्य समय सीमा को पूरा करते हुए बेहतर गुणवत्ता के लिए आंतरिक समय सीमा को समायोजित कर सकता है।

जबकि संसाधन लेवलिंग का उपयोग परियोजना संसाधनों के प्रबंधन के लिए किया जा सकता है, यह कर्मचारियों के लिए एक स्वस्थ कार्य वातावरण और कार्य-जीवन संतुलन बनाए रखने में भी मदद कर सकता है।

संसाधन लेवलिंग के साथ कुशल कैसे बनें

अकेले संसाधन लेवलिंग करने का तरीका जानने से काम पूरा नहीं हो सकता है; कुछ अभ्यास आपकी दक्षता बढ़ाने में आपकी मदद करेंगे। तो, संसाधन लेवलिंग के साथ कुशल बनने के लिए हमारी शीर्ष 5 कुंजियाँ यहां दी गई हैं।

1. हमेशा यथार्थवादी अनुमान लगाएं

अपनी ओर से 100% दक्षता की अपेक्षा करने के बजाय, परियोजना संसाधनों का यथार्थवादी अनुमान लगाएं। अनुमान लगाने के बाद, अतिरिक्त आश्वासन के लिए उन्हें थोड़ा बढ़ाएं कि आप उपलब्ध संसाधनों का उपयोग करते समय दी गई बाधाओं के तहत आसानी से सब कुछ प्रबंधित करेंगे।

2. पहचानें कि क्या कोई संसाधन अंतराल है

एक परियोजना शुरू करने से पहले, आपको किसी भी संसाधन अंतराल पर काम करने की आवश्यकता है। एक नए कर्मचारी या कुछ उपकरण की आवश्यकता हो सकती है। एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, आप अप्रत्याशित मुद्दों और देरी का सामना कर सकते हैं, और उनसे निपटने का एकमात्र तरीका आगे की योजना बनाना और इन अंतरालों को जल्द से जल्द पूरा करना है।

3. विभिन्न संसाधनों और कार्यों को प्राथमिकता दें

कुशल होने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक विभिन्न संसाधनों और कार्यों को प्राथमिकता देना है। उदाहरण के लिए, आप परियोजना को छोटे वर्गों में विभाजित कर सकते हैं और सबसे कठिन लोगों को पहले सर्वश्रेष्ठ कर्मचारियों को सौंप सकते हैं। छोटे और आसान लोगों की प्राथमिकता कम होगी और उन्हें कम प्रतिस्पर्धी कर्मचारियों या बाद के समय के लिए छोड़ा जा सकता है। अन्य संसाधनों के साथ भी ऐसा ही करें, और आपको शायद ही कोई अचानक समस्या मिलेगी।

4. एक समर्पित संसाधन प्रबंधक होना चाहिए

एक संगठन के रूप में, एक समर्पित संसाधन प्रबंधक होना चाहिए। एक प्रबंधक का सब कुछ संभालना अक्षम है क्योंकि संसाधन प्रबंधकों के पास बहुत समय लेने वाली गतिविधियाँ होती हैं। संसाधनों के लिए एक समर्पित प्रबंधक होने से संसाधनों की सर्वोत्तम उपलब्धता और आवंटन को बनाए रखने में मदद मिलेगी।

5. संसाधनों का ट्रैक रखें

एक बार संसाधन आवंटित हो जाने के बाद, यह कुछ समय बाद मुक्त हो जाएगा और किसी अन्य कार्य के लिए आवंटित किया जाएगा। एक संसाधन प्रबंधक को सभी आवंटन और पुन: आवंटन आवश्यकताओं पर नज़र रखनी चाहिए। इसके बिना, सब कुछ मिलाने की संभावना है, और आप विभिन्न संसाधनों की प्राथमिकताओं का ट्रैक खो देंगे।

आपकी परियोजनाओं के लिए 4 संसाधन लेवलिंग रणनीतियाँ

यह जानना कि संसाधन समतल क्या है और आपको इसकी आवश्यकता कहाँ है और इसे सही तरीके से कैसे लागू किया जाए, यह भी आवश्यक है। आपकी परियोजना के लिए संसाधन लेवलिंग को लागू करने के लिए 4 अलग-अलग रणनीतियाँ हैं। आपकी परियोजना के लिए संसाधन लेवलिंग को लागू करने के लिए उन 4 रणनीतियों के बारे में विवरण यहां दिए गए हैं।

1. क्रिटिकल पाथ मेथड

यह एक संसाधन-समतल विधि है जो परियोजना अवधि के अनुसार उन्मुख होती है। यह एक परियोजना के जीवनचक्र के दौरान महत्वपूर्ण और गैर-महत्वपूर्ण मील के पत्थर के अनुसार लचीलेपन को निर्धारित करने के लिए मुकदमा चलाया जाता है। इस तरह, सबसे महत्वपूर्ण गतिविधियों को समय सीमा के भीतर कुशलता से प्रबंधित किया जाता है।

2. क्रैशिंग विधि

क्रैशिंग विधि में कुछ समय सीमा को पूरा करने के लिए किसी प्रोजेक्ट में अधिक संसाधन जोड़ना शामिल है। यहां आपको लाभ बनाए रखने के लिए कार्य के लिए कम से कम लागत बढ़ाते हुए सर्वोच्च प्राथमिकता वाले कार्यों पर काम करना होगा। हालांकि, इस रणनीति को उच्च प्रबंधन से अनुमोदन की आवश्यकता होती है, लेकिन यह समय के भीतर काम पूरा कर लेता है।

3. क्रिटिकल चेन मेथड

यह रणनीति सौंपे गए कार्यों के सबसे लंबे पथ पर विचार करते हुए एक समय में एक कार्य के लिए केवल एक संसाधन आवंटित करने की अनुमति देती है। इसलिए, कार्यों को सूचीबद्ध करना और प्राथमिकता देना आवश्यक है। सबसे लंबे पथ पर काम करने के बाद, वर्कफ़्लो में देरी संसाधनों की सही प्राथमिकता और आवंटन के साथ मुख्य समय सीमा को प्रभावित नहीं करेगी।

4. फास्ट ट्रैकिंग विधि

यह तब प्रभावी होता है जब आपको समय सीमा से पहले या उससे पहले परियोजना को वितरित करना होता है। इसलिए, काम में तेजी लाना आवश्यक है क्योंकि फिर से काम करने के लिए कई अनुरोध हो सकते हैं। हालाँकि, यह तकनीक केवल तभी काम करती है जब विभिन्न कार्य ओवरलैप किए जाते हैं।

विभिन्न संसाधन लेवलिंग उपकरण क्या हैं जो आपको लाभान्वित कर सकते हैं?

यह जानना कि संसाधन समतल क्या है और चीजों को कुशल बनाने के लिए आप किन उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं, आपके प्रोजेक्ट प्रबंधन गेम को बदल देगा। जबकि बहुत सारे विकल्प नहीं हैं, यहां 3 सबसे उपयोगी उपकरण हैं जिनका उपयोग आप संसाधन लेवलिंग के लिए कर सकते हैं।

1. गैंट चार्ट

गैंट चार्ट एक समयरेखा के प्रबंधन और महत्वपूर्ण भाग पद्धति के अनुसार अपने संसाधनों की योजना बनाने के लिए एक बढ़िया विकल्प है। यह निर्भरताओं और समयरेखा विवरण का एक अच्छा अवलोकन देता है।

2. परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर

कई ऑनलाइन और ऑफलाइन परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर विकल्प प्रबंधकों को उनकी प्रगति और समयरेखा में अंतर्दृष्टि देकर प्रगति बनाए रखने में मदद कर सकते हैं। यह बेहतर दक्षता के लिए विभिन्न कार्यों को पुनर्निर्धारित करने में भी मदद कर सकता है।

3. नेटवर्क आरेख

एक नेटवर्क आरेख छोटे मील के पत्थर के साथ परियोजना की प्रगति की योजना बनाने, शेड्यूल करने और ट्रैक करने के लिए चार्ट के रूप में विभिन्न कार्यों और उनके संबंधों को नेत्रहीन रूप से दिखा सकता है। यह प्राथमिकता के माध्यम से महत्वपूर्ण और गैर-महत्वपूर्ण रास्तों की पहचान करने में भी मदद करता है, जो समय सीमा को पूरा करने में मदद करता है।

अंतिम टिप्पणी:

जब संसाधन सीमित होते हैं, तो आपको अपने संसाधनों को बढ़ाने के बजाय उनका अधिकतम लाभ उठाने की आवश्यकता होती है। संसाधन बढ़ाने से परियोजना के बजट और लक्ष्य गड़बड़ा सकते हैं, इसलिए यह जानना कि संसाधन समतल करना क्या है, मददगार होगा।

हमें उम्मीद है कि आप जानते हैं कि संसाधन लेवलिंग को कुशल बनाने और परियोजना प्रबंधन में सुधार करने के लिए कौन सी रणनीति लागू करनी है और किन उपकरणों का उपयोग करना है।