संसाधन योजना क्या है और परियोजना प्रबंधकों के लिए इसका महत्व क्या है?

परियोजना शुरू करने से पहले, परियोजना प्रबंधक को इस बात पर प्रकाश डालकर एक योजना विकसित करनी चाहिए कि वह परियोजना कहां से शुरू करेगा, उसे कितने टीम के सदस्यों की आवश्यकता है और वह भी वहन कर सकता है। प्रबंधक को यह भी देखने की जरूरत है कि हितधारकों का बजट क्या है, कर्मचारियों के वेतन, परिवहन और परियोजना के लिए उपयोग की जाने वाली सामग्री सहित कौन से संसाधन हैं। सरल शब्दों में, यह समझना आवश्यक है कि संसाधन नियोजन क्या है। 

संसाधन योजना: यह क्या है में एक अंतर्दृष्टि

संसाधन नियोजन और संसाधन आवंटन क्या है, इसके बारे में सीखते समय, आपको परियोजना के लिए आवश्यक विभिन्न संसाधनों की पहचान, अनुमान और आवंटन के बारे में पता चल जाएगा। संसाधन नियोजन काफी सरल कार्य नहीं है, लेकिन इसके लिए समय, स्वस्थ मानसिक निर्माण और नेतृत्व कौशल की आवश्यकता होती है ताकि आप अपनी टीम को सक्रिय रूप से नेतृत्व करके सब कुछ बेहतर ढंग से संभाल सकें।

इस कार्य से गुजरने से, एक परियोजना प्रबंधक न केवल संसाधनों की योजना बनाता है बल्कि यह तय करता है कि वह परिभाषित संसाधनों का प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे करेगा।

संसाधन नियोजन में, परियोजना प्रबंधक टीम को उनके द्वारा उपयोग किए जा रहे कौशल सेट और संसाधनों के अनुसार वर्गीकृत करने के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं। परियोजना शुरू करने से पहले निर्धारित नहीं होने पर समयरेखा भी एक बड़ी बाधा है। ऐसा करके, वह आसानी से अपने कौशल सेट के अनुसार टीम के प्रत्येक सदस्य को काम सौंप सकता है।

संसाधन नियोजन के कौन से तत्व हैं?

संसाधन प्रबंधन क्या है, इसकी स्पष्ट समझ के लिए, एक नए परियोजना प्रबंधक को संसाधन नियोजन के महत्वपूर्ण घटकों के बारे में पता होना चाहिए। प्रमुख तत्व जिनके बिना परियोजना को पूरा करना असंभव है, एक कुशल और प्रतिक्रिया देने वाली टीम, समय रिकॉर्ड, संसाधनों के बारे में सटीक डेटा, सटीक भविष्यवाणियां, टीम को उनके कौशल सेट के अनुसार वर्गीकृत करना और बजट प्रबंधन हैं।

यहां, हम परियोजना प्रभाव को सफल बनाने के लिए इन सभी घटकों से अधिक प्रभावी ढंग से निपटना सीखेंगे।

एक परियोजना के लिए टीम बिल्डिंग

एक टीम के बिना, केवल एक व्यक्ति समय पर परियोजना को संभाल और वितरित नहीं कर सकता है। यह संभव नहीं है कि एक परियोजना प्रबंधक के पास बहुत व्यापक कौशल सेट हो। कौशल सेट सीमित हैं, और एक व्यक्ति की काम करने की क्षमता भी सीमित है। इसलिए, एक परियोजना प्रबंधक को अपनी परियोजना के लिए एक प्रतिक्रिया टीम बनाने की आवश्यकता होती है।

उसे उन कार्यों के बारे में एक माइंड मैप विकसित करना चाहिए जो वह विभिन्न टीम के सदस्यों को सौंपता है और कार्य पूरा करने के लिए आवश्यक कौशल को परिभाषित करता है। परियोजना प्रबंधक संगठन के कर्मचारियों की स्क्रीनिंग करेगा और जरूरत महसूस होने पर नए लोगों को काम पर रखेगा। इसलिए, टीम-निर्माण संसाधन नियोजन का आवश्यक, समय लेने वाला और महंगा घटक है।

समय का रिकॉर्ड

समय भी संसाधन नियोजन का एक प्रमुख तत्व है क्योंकि यह आपको विशिष्ट कार्यों, उनकी समय सीमा और उद्धार के लिए अपेक्षित समय तय करने की अनुमति देता है। ऐसा करने से, परियोजना प्रबंधक आसानी से अपनी टीम के काम और परियोजना की प्रगति को ट्रैक कर सकता है, जो उसने शुरुआत में निर्धारित अपेक्षित सीमा के साथ मिलान किया था। समय रिकॉर्ड टीम और हितधारकों के साथ समय-समय पर बैठकों की व्यवस्था करने में मदद करता है। परियोजना प्रबंधक पहले समयरेखा से निपट सकता है यदि उसे कुछ अतिरिक्त घंटे या मिनट मिलते हैं ताकि वह परियोजना की डिलीवरी के लिए कभी देर न करे।

सही डेटा

पिछली परियोजनाओं के डेटा भी परियोजना प्रबंधक को संसाधनों और समय के बेहतर उपयोग का पूर्वानुमान लगाने में मदद करते हैं। चूंकि डेटा संसाधन नियोजन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, इसलिए यह सही और समझने योग्य होना चाहिए।

सही प्रत्याशा

जब आप संसाधन नियोजन कर रहे होते हैं, तो आप यह नहीं बता सकते कि आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली सामग्री की सटीक मात्रा, आप किस समय का उपयोग कर रहे होंगे, और टीम के सदस्य जो आपकी सहायता करेंगे। आप सटीक संख्या नहीं बता सकते, लेकिन आप निकटतम का अनुमान लगा सकते हैं।

इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप किसी परियोजना के पूरा होने के लिए काम, समय और श्रम के बारे में जानते हैं। इन सभी महत्वपूर्ण चीजों की अनुमानित सूची बनाएं और तदनुसार योजना बनाएं। यदि आप एक सही प्रत्याशा करते हैं, तो आपके पास अपनी परियोजना के रास्ते में आने वाली बाधाओं का मुकाबला करने के लिए बहुत समय होगा।

कर्मचारियों के समूहों को उनके कौशल और उपलब्धता के अनुसार डिजाइन करना।

संगठन आपकी टीम और कार्यों को आसानी से निपटाने की सबसे अच्छी कुंजी है। एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आपको टीम के प्रत्येक सदस्य की प्रोफ़ाइल पता होनी चाहिए ताकि आप कौशल की पहचान कर सकें। यदि आप टीम के सभी सदस्यों के कौशल को जानते हैं, तो आप उनकी विशिष्टताओं के अनुसार कार्यों को बेहतर ढंग से सौंप सकते हैं। Y

आपको कर्मचारियों की उपलब्धता के बारे में भी पता होना चाहिए क्योंकि उनमें से कुछ अतिरिक्त घंटों के लिए उपलब्ध हैं जबकि कुछ केवल कुछ विशिष्ट घंटों के लिए उपलब्ध हैं।

बजट प्रबंधन

संसाधन नियोजन का अंतिम लेकिन कम से कम महत्वपूर्ण हिस्सा बजट नहीं है, जिसके बिना कोई कंपनी अपनी परियोजना शुरू भी नहीं कर सकती है। बजट सेटिंग के लिए, परियोजना प्रबंधक पिछले प्रोजेक्ट की मदद ले सकता है। 

संसाधन नियोजन में शामिल कदम जिनके बारे में आपको जानना आवश्यक है

संसाधन नियोजन क्या है इसका एकमात्र अर्थ समझने के लिए, आपको इसके मुख्य चरणों को जानना चाहिए। हर कदम का बहुत महत्व है, और आपको इसे सावधानीपूर्वक योजना बनाने की आवश्यकता है ताकि निष्पादन सीधा हो। संसाधन नियोजन में निम्नलिखित महत्वपूर्ण चरण शामिल हैं।

·  मन में एक स्पष्ट अंत बनाने के लिए एक टू-डू सूची तैयार करें।

क्या आपको लगता है कि अगर आप नहीं जानते कि आज, कल, और पूरे सप्ताह, या एक महीने में क्या करना है तो आप एक परियोजना को पूरा कर सकते हैं? यह असंभव है। परियोजना का शीर्षक इसके पूरा होने के लिए पर्याप्त नहीं है। हर साधारण दिखने वाली परियोजना में कई जटिल भाग होते हैं।

 आपको उन कार्यों की पहचान करने और उनकी सूची विकसित करने की आवश्यकता है। जब आप कार्यों के बारे में जानते हैं, तो आप अच्छी तरह से जानते हैं कि आप इन कार्यों को किसे सौंपेंगे और एक उचित रणनीति विकसित कर सकते हैं।

·  एक परिचयात्मक बैठक की व्यवस्था करके टीम के सदस्यों को लूप में ले जाना

शुरुआत में एक बैठक करके अपनी टीम के साथ एक लूप विकसित करना आवश्यक है जिसमें आप न केवल उन्हें उनके कार्य सौंपेंगे बल्कि उनके बारे में अधिक जानेंगे। इस बैठक के होने से, आप परियोजना और समय सीमा के बारे में सभी महत्वपूर्ण बिंदुओं को साझा करेंगे।

यह बैठक आपकी टीम को सही रास्ते का पालन करके काम करने के सही तरीके को समझने के लिए आवश्यक है जिसे आप साझा करेंगे।

·  परियोजना की प्रकृति और आवश्यकता के अनुसार संसाधनों को पकड़ो

संसाधन नियोजन क्या है, यह सीखते समय, आपको संसाधनों और परियोजना की जरूरतों की तुलना करने के गुर जानने चाहिए। यदि आप गलत संसाधन चुनते हैं या आपने परियोजना संसाधन के लिए खाका नहीं बनाया है, तो आपको कई बाधाओं का सामना करना पड़ेगा।

इसलिए, अपनी टीम के साथ पहली बैठक के दौरान, आपको उनसे पूछना चाहिए कि आपके द्वारा उन्हें सौंपे जा रहे कार्यों को पूरा करने के लिए उन्हें किस सामग्री या संसाधन की आवश्यकता है। चर्चा करके, आप सही संसाधन चुन सकते हैं। अन्यथा, आपका समय और पैसा बर्बाद हो जाएगा।

·  परियोजना के बजट को परिभाषित करें

एक टीम को काम पर रखने, संसाधन खरीदने और उसे वितरित करने के लिए, आपको धन की आवश्यकता होती है। वित्त प्रबंधक आपको कंपनी की वित्तीय स्थिति और नीति के अनुसार आपकी परियोजना के लिए बजट तय करने में मदद कर सकता है। इसलिए, आपको परियोजना के शुरुआती चरणों में बजट को परिभाषित करना चाहिए।

·  विभिन्न संसाधनों और टीमों के लिए मासिक योजना

नेता अपनी टीम को अनुसरण करने के लिए सही रास्ता दिखाते हैं और उन्हें यह जानने में मदद करते हैं कि वे सही दिशा में जा रहे हैं या नहीं। इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप एक नेता बन रहे हैं और अपनी टीम को महीने के लिए एक योजना विकसित करने में मदद कर रहे हैं। गैंट चार्ट विकसित करना एक प्लस पॉइंट होगा क्योंकि यह हमें एक सप्ताह में छोटे कार्यों की आवृत्ति निर्धारित करने में मदद करता है जो हम एक लक्ष्य प्राप्त करने के लिए करते हैं। परियोजना प्रबंधक द्वारा सौंपे गए कार्य की प्रकृति के अनुसार टीम के प्रत्येक सदस्य का लक्ष्य अलग होगा।

·  समय प्रबंधन और ट्रैकिंग

अब, आप अपने हर हफ्ते को दिनों और फिर घंटों में विभाजित कर सकते हैं, जैसे कि एक दिन में आप कितना समय बिताएंगे

·   साइट अवलोकन

·   बैठक की व्यवस्था

·   प्रोजेक्ट ब्रीफिंग

·   विश्लेषण आदि।

समय सेटिंग और ट्रैकिंग के लिए गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर आपको यह देखने में मदद करेगा कि आपने सोमवार, मंगलवार और बुधवार के लिए निर्धारित कार्यों को किया है या नहीं।

·  एक परियोजना की आवश्यकता के अनुसार संसाधन योजना की जाँच और अद्यतन करते रहें

संसाधन नियोजन में उपयोग किए गए संसाधन और उसके शेष भाग पर नज़र रखने के लिए रणनीति विकसित करना भी शामिल है। यदि आप इसकी जांच और संतुलन रखते हैं, तो आप बेहतर तरीके से जान पाएंगे कि आपको अपनी योजना से अधिक जोड़ने या हटाने की आवश्यकता है।

·  परियोजना का परिणाम विश्लेषण

तो, आप जानते हैं कि संसाधन योजना क्या है, लेकिन यह सिर्फ योजना के साथ समाप्त नहीं होता है। यह आगे इसके परिणाम विश्लेषण की ओर जाता है। वे आपको एक अंतिम रिपोर्ट विकसित करने में मदद करते हैं जहां आप अपनी सफलता दर को मापते हैं और उन प्रमुख अंतरालों को ढूंढते हैं जिन्हें आप और आपकी टीम छोड़ते हैं जिन्हें अधिक दक्षता से भरने की आवश्यकता होती है।

·  हितधारकों को अद्यतित रखना

योजना बनाने से लेकर निष्पादन तक, आपको हितधारकों को अपडेट करते रहना चाहिए ताकि यह पता चल सके कि आप क्या कर रहे हैं और कितने निवेश की आवश्यकता है। वे उन चरणों या तत्वों को जोड़ या घटा सकते हैं जहां उन्हें आवश्यकता महसूस होती है। ऐसा करने से, यदि कोई असुविधाजनक स्थिति दिखाई देती है, तो वे आपको दोष नहीं दे पाएंगे। 

कारण हमें संसाधन नियोजन का उपयोग करने की आवश्यकता है।

संसाधन नियोजन उतना ही आवश्यक है जितना कि सांस लेने के लिए ऑक्सीजन, अन्यथा हर प्रयास और पैसा बर्बाद हो जाएगा। हमें यह समझने की जरूरत है कि संसाधन योजना क्या है और हमें इसकी आवश्यकता क्यों है।

·   एक परियोजना प्रबंधक संसाधनों को बेहतर ढंग से संभाल सकता है

·   वह समय सीमा का पालन करेंगे और समय पर पहुंचेंगे

·   वह बजट सीमा से अधिक नहीं है

·   वह समयरेखा को डिजाइन और उसका पालन कर सकता है

·   वह क्षमता के अंतर का सामना कर सकता है

अंतिम टिप्पणी:

यदि आप जानना चाहते हैं कि संसाधन नियोजन क्या है, तो आपको पता होना चाहिए कि इसका प्रमुख घटक क्या है, और एक परियोजना प्रबंधक इसकी योजना कैसे बना सकता है और इसे निष्पादित कर सकता है। और हमें इसकी आवश्यकता क्यों है।