प्रभावी टीम प्रबंधन के लिए कार्यभार प्रबंधन क्या है

यदि कुछ टीम के सदस्य बहुत अधिक कार्यभार से पीड़ित हैं, तो वे उतने उत्पादक नहीं होंगे जितने वे हैं, और कुछ कर्मचारी अपने अभिनव विचारों को साझा करने के अवसर की तलाश में रहते हैं, लेकिन उन्हें कोई नहीं मिलता है।

इसलिए, एक परियोजना प्रबंधक को पता होना चाहिए कि कार्यभार प्रबंधन क्या है और यह क्यों आवश्यक है।

कार्यभार प्रबंधन क्या है?

कार्यभार प्रबंधन उचित समय आवंटन के साथ टीम के सदस्यों के बीच काम के उचित वितरण से अधिक नहीं है। किसी भी प्रोजेक्ट को शुरू करने से पहले आपको यह जान लेना चाहिए कि आपकी टीम में इस प्रोजेक्ट को पूरा करने की क्षमता है या नहीं। प्रत्येक परियोजना प्रबंधक को यह सीखने की जरूरत है कि कार्यभार प्रबंधन क्या है और वह टीम के सदस्यों के बीच कार्यभार का प्रबंधन कैसे कर सकता है ताकि उन्हें अधिक उत्पादक और अभिनव बनाया जा सके।

कभी-कभी, जब अपना सर्वश्रेष्ठ देने वाले कर्मचारी के पास बहुत अधिक कार्यभार होता है, तो वह अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन नहीं दिखा पाएगा। अधिक कार्यभार न केवल कार्य क्षमता को प्रभावित करता है बल्कि उस व्यक्ति के स्वास्थ्य को भी प्रभावित करता है।

कार्यभार प्रबंधन में निम्नलिखित चीजें शामिल हैं जिन्हें एक परियोजना प्रबंधक को प्रबंधित करने की आवश्यकता होती है।

वर्गीकरण और संगठन को सफलता की कुंजी मानते हुए

किसी भी काम को पूरा करने के लिए, आपको उचित रणनीति की तलाश करनी चाहिए, जैसे काम को छोटे-छोटे टुकड़ों में बदलना और उन्हें उनके महत्व के अनुसार व्यवस्थित करना। जब एक परियोजना प्रबंधक काम को टुकड़ों में तोड़ता है, तो उसे इसे सबसे महत्वपूर्ण और जरूरी के रूप में वर्गीकृत करना चाहिए। पहले कार्य को चुनना आसान होगा, फिर अगले को।

सक्रिय रूप से टीम का प्रबंधन करना।

दूसरे, टीम के सदस्यों के साथ अच्छे संबंध विकसित करना महत्वपूर्ण है ताकि उन्हें यह महसूस हो सके कि आप कार्यस्थल में उनका मार्गदर्शन और समर्थन करने के लिए यहां हैं, न कि उन पर हुक्म चलाने के लिए। एक परियोजना प्रबंधक होने के नाते, आप अपनी टीम को उनकी ऊर्जा को बढ़ावा देने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए जिम्मेदार हैं।

एक समय सीमा के साथ कार्यों को शेड्यूल करना

कार्यभार प्रबंधन में समयरेखा को ध्यान में रखना एक प्रमुख बात है। यदि आप प्रत्येक कर्मचारी के लिए समय सीमा परिभाषित करते हैं, तो वे अधिक जिम्मेदार और उत्पादक हैं।

प्रगति को ट्रैक करना

किसी प्रोजेक्ट की प्रगति को ट्रैक करके, आप यह पहचान सकते हैं कि टीम का प्रत्येक सदस्य ट्रैक पर है या नहीं। यदि नहीं, तो कारण का पता लगाएं। आप काम के बोझ और समय सीमा पर चर्चा कर सकते हैं। आमतौर पर, यह समय सीमा को पार करने में बाधा है।

संसाधनों का प्रभावी उपयोग

इसमें कोई संदेह नहीं है, आपने काम के लिए कर्मचारियों को काम पर रखा है, लेकिन मशीनें प्रौद्योगिकी के इस युग में उनकी सहायता के लिए यहां हैं। इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप कार्य पूरा करने के लिए अपने कर्मचारी को आवश्यक सभी संसाधन प्रदान करते हैं।

एक परियोजना प्रबंधक सक्रिय रूप से कार्यभार प्रबंधन कैसे कर सकता है?

एक परियोजना प्रबंधक को अपनी कंपनी को अधिक उत्पादक बनाने के लिए समय, टीम और कार्यों का प्रबंधन करके सक्रिय रूप से काम करना चाहिए। कार्यभार प्रबंधन संभव है जब प्रबंधक कुछ युक्तियों और तरकीबों का पालन करते हैं।

·  सटीक कार्यभार की पहचान

जब आप जानते हैं कि कार्यभार प्रबंधन क्या है, तो आप परियोजना के कार्यभार की बेहतर पहचान कर सकते हैं। आप परियोजना के कार्यभार को विभिन्न विभागों के कर्मचारियों में विभाजित कर सकते हैं। इंजीनियर एक भवन खाका विकसित करेंगे, श्रम इसका निर्माण करेगा, वित्त प्रबंधक खर्चों को देखेगा, और परिवहन विभाग संसाधनों का आयात और निर्यात करेगा।

·  अधिक और कम काम के साथ टीम के सदस्यों का पता लगाना

जब आप कार्यभार से निपटने के लिए योजना नहीं बना रहे हैं और रणनीति विकसित कर रहे हैं, तो आप कार्यभार के वितरण के बारे में निश्चित नहीं हैं। इसके कारण, आप कुछ कर्मचारियों को ओवरलोड करते हैं और कुछ को बहुत कम वर्कलोड के साथ छोड़ देते हैं। आपको अधिक काम के साथ टीम के सदस्यों का पता लगाने और इसे संतुलित करने का प्रयास करने की आवश्यकता है ताकि वे अपना असाधारण प्रदर्शन दिखा सकें।

·  Instagantt के साथ कार्यभार दृश्य और प्रबंधन

इंस्टागैंट वर्कलोड व्यू की मदद से, प्रोजेक्ट मैनेजर आसानी से कार्यों को टीम के सदस्यों के बीच समान रूप से वितरित कर सकते हैं, इसलिए कोई भी ओवर-परफॉर्मिंग या अंडर-परफॉर्म नहीं करेगा। यह आपको कार्यों को अधिक कुशलता से प्रबंधित करने में मदद करेगा, और आपको बेहतर उत्पादकता मिलेगी। Instagantt पर सभी प्रोजेक्ट व्यू विकल्प के साथ, आप आसानी से प्रगति देख सकते हैं और भविष्य में आप परियोजनाओं को बेहतर तरीके से कैसे प्रबंधित कर सकते हैं।

·  काम के बोझ को छोटे कार्य में विभाजित करना

वास्तविक कार्यभार को पहचानने के लिए, आपको कार्य को संबंधित विभागों में विभाजित करना होगा और फिर इसे संबंधित टीम के सदस्यों को सौंपना होगा।

·  कार्यों और टीम का संगठन

अपनी टीम को व्यवस्थित करना आवश्यक है, और यह तब संभव है जब कार्य व्यवस्थित हों। यदि आपके पास प्रत्येक विशिष्ट कार्य के सामने कार्यों और टीम के सदस्यों की एक सूची है, तो आप आवृत्ति पा सकते हैं और यदि कोई समस्या है तो कार्यभार को संतुलित कर सकते हैं।

·  कार्यों का वर्गीकरण और बड़ी चट्टानों को खोजना

किसी प्रोजेक्ट पर काम करते समय प्रतिक्रिया टीम का नेतृत्व करते समय, आपको हर कार्य के महत्व को जानना चाहिए और अपनी टीम के साथ उस पर चर्चा करनी चाहिए। इसलिए, कार्यों को 4 चतुर्थांशों में वर्गीकृत करें:

·   तत्काल, महत्वपूर्ण

·   तत्काल, महत्वपूर्ण नहीं

·   महत्वपूर्ण, अत्यावश्यक नहीं

·   महत्वपूर्ण नहीं, जरूरी नहीं

जब आपकी टीम अपने दैनिक कार्य को इन चार चतुर्थांशों में वर्गीकृत करना सीखती है, तो वे अभिभूत नहीं होते हैं और समय सीमा का पालन करके आसानी से अपना कार्य पूरा कर सकते हैं।

·  परिणामों के बारे में सोचकर योजना बनाना

कार्यभार प्रबंधन मुश्किल है, और आपको इसे चतुराई से प्रबंधित करने की आवश्यकता है। अपनी टीम के सदस्यों को कार्य सौंपने से पहले ध्यान में रखकर, आप सफलता की संभावना बढ़ा सकते हैं।

·  तनाव प्रबंधन के लिए रणनीति विकसित करना

कार्यस्थल में जब काम अधिक होता है, तो आसपास अधिक तनाव होता है। एक ही रणनीति और थकाऊ ऊर्जा पर काम करते रहना असंभव है। इसलिए, काम के माहौल को स्वस्थ रखने के लिए तनाव प्रबंधन आवश्यक है।

·  अपनी टीम को प्रेरित और तरोताजा रखना

असमान कार्यभार वितरण से अपनी टीम के मनोबल को कम न होने दें। यदि टीम के किसी भी सदस्य का कार्यभार उसकी क्षमता से अधिक है, तो इसे उन लोगों के बीच वितरित करें जिनके पास कम कार्यभार है।

·  कर्मचारियों की जरूरतों पर विचार करें जब वे काम पर हों

वर्कलोड मैनेजमेंट के लिए आप अपने कर्मचारियों के लिए उनकी जरूरतों को पूरा करने के लिए एक और काम कर सकते हैं जैसे कि अगर उन्हें अपने कार्यों को आसानी से करने के लिए सॉफ्टवेयर या मशीन की जरूरत है, तो आपको वह प्रदान करना चाहिए। इससे उन्हें अपना काम संभालने में मदद मिलेगी।

·  कर्मचारियों का स्वास्थ्य प्रबंधन

कार्यभार प्रबंधन के लिए एक और बात यह है कि कुछ भुगतान किए गए छुट्टे, कुछ यात्राएं, दोपहर का भोजन या रात का खाना देना है ताकि वे पूरे महीने या सप्ताह से भरे तनाव को जला सकें।

परियोजना प्रबंधकों को कार्यभार प्रबंधन की आवश्यकता क्यों है?

अभी भी सोच रहे हैं कि एक परियोजना प्रबंधक को यह क्यों पता होना चाहिए कि कार्यभार प्रबंधन क्या है और यह कैसे उपयोगी है? निम्नलिखित आपके लिए कुछ उत्साहजनक बिंदु हैं।

कार्यस्थल में एक स्वस्थ वातावरण विकसित करना।

यदि कोई परियोजना प्रबंधक कार्यभार का ठीक से प्रबंधन करता है, तो कर्मचारियों के पास कार्यस्थल में एक स्वस्थ वातावरण होगा क्योंकि कुछ सदस्यों के लिए पक्षपात या विश्राम के बारे में कोई संघर्ष नहीं होगा।

प्रत्येक कर्मचारी के कार्यभार को संतुलित करना।

प्रत्येक कर्मचारी के पास समान कार्यभार होगा, इसलिए वह अधिक संतुष्ट और मन की शांति के साथ है। 

झांसे से बचने के लिए

जब टीम के सदस्यों के बीच काम का बोझ संतुलित होता है और कोई भी बहुत थका हुआ नहीं होता है, तो कोई झांसा नहीं होगा।

नवीन विचार प्राप्त करने के लिए।

ताजा दिमाग रचनात्मक और अभिनव विचार लाते हैं, और यह तब संभव है जब एक परियोजना प्रबंधक कार्यभार को ठीक से प्रबंधित करता है। एक थका हुआ दिमाग रचनात्मक रूप से नहीं सोच सकता है, लेकिन काम के ढेर से छुटकारा पाने के तरीके ढूंढता है।

कर्मचारियों की ऊर्जा को बनाए रखने के लिए।

एक संतुलित कार्यभार किसी भी कर्मचारी को उन कार्यों के प्रबंधन में अपनी ऊर्जा खोने नहीं देता है जो उसके नियंत्रण में नहीं हैं लेकिन उसे करना है। यह कर्मचारी को ताजा रहने में मदद करेगा और दिन के अंत तक ऊर्जा बनाए रखेगा।

कंपनी के कारोबार में सुधार करने के लिए।

जब कर्मचारी स्वस्थ और अभिनव होते हैं, तो कंपनी निश्चित रूप से कई सफल परियोजनाओं को लॉन्च करके अपने वार्षिक कारोबार में सुधार करेगी।

कार्यभार प्रबंधन की योजना बनाते समय ध्यान रखने योग्य बातें

किसी भी प्रबंधक के लिए नेतृत्व कौशल आवश्यक है क्योंकि वह एक टीम का नेतृत्व कर रहा है और अपने कर्मचारियों के लिए एक उदाहरण स्थापित कर रहा है। इसलिए, उसे कोई भी पहल करने से पहले अंत के बारे में सोचना चाहिए। इसी तरह, जब एक परियोजना प्रबंधक जानता है कि कार्यभार प्रबंधन क्या है और इस रणनीति को अपनाना चाहता है, तो उसे कुछ महत्वपूर्ण बातों को ध्यान में रखना चाहिए।

कंपनी की जरूरतें

प्राथमिकता कंपनी की जरूरतों पर होनी चाहिए। एक परियोजना प्रबंधक को इस परियोजना के लिए एक कंपनी की अपेक्षाओं को समझना चाहिए। उसे इस परियोजना को शुरू करने के लिए कंपनी के आदर्श वाक्य और लक्ष्य को जानना चाहिए। इसलिए, उसे तदनुसार रणनीति विकसित करनी चाहिए।

कर्मचारियों की जरूरतें

दूसरे, सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि कर्मचारियों को काम पर आसान और ताजा बनाना है। इसलिए, परियोजना प्रबंधक को कार्यस्थल में उन्हें सहज बनाने के लिए कर्मचारियों की जरूरतों को समझना चाहिए। ऐसा करके, वह उन्हें एक एहसान दे रहा है लेकिन उन्हें कंपनी के प्रति वफादार बना रहा है।

उत्पादकता की दर

एक कंपनी पिछली बार की तुलना में बेहतर करने की उम्मीद कर रही है, इसलिए, यह अधिक उत्पादक बनने के लिए नई रणनीति बनाती है। एक परियोजना प्रबंधक विभिन्न कार्यभार के साथ उत्पादकता की दर की गणना के लिए जिम्मेदार है।

टीम के साथ समन्वय

प्रोजेक्ट मैनेजर होने पर, आप वर्कलोड मैनेजमेंट की तलाश कर रहे होते हैं। आपको अपनी टीम के साथ अपने समन्वय पर विचार करना चाहिए। अगर आप कहीं कमी कर रहे हैं तो आपको इस कमी को पाटना चाहिए ताकि कार्यस्थल पर वर्कलोड से जुड़ी समस्या का पता चल सके।

बहुत अधिक और बहुत कम के बीच अंतराल का पता लगाना

आपको बहुत अधिक और बहुत कम कार्यभार वाले कर्मचारियों के बीच अंतर की उपेक्षा नहीं करनी चाहिए। यह गंभीर संघर्ष पैदा कर सकता है और कार्यस्थल की मर्यादा को बर्बाद कर सकता है।

समाप्ति

कार्यस्थल को उत्पादक स्थान बनाने के लिए, आपको पता होना चाहिए कि कार्यभार प्रबंधन क्या है और यह परियोजना को सफल बनाने के लिए कैसे उपयोगी है।