किसी घटना की योजना बनाते समय, आमतौर पर ऐसा लगता है कि किसी भी समय एक लाख चीजें गलत हो सकती हैं। एक ईवेंट संक्षिप्त टेम्पलेट आपकी समस्याओं का उत्तर है क्योंकि यह आपको किसी ईवेंट की योजना बनाते समय आपके पास रखने के लिए आवश्यक महत्वपूर्ण जानकारी को व्यवस्थित और विस्तृत करने में मदद करेगा। अनिवार्य रूप से, एक घटना संक्षिप्त बिंदु ए से बिंदु बी तक आपके और आपकी टीम के लिए पाठ्यक्रम का मार्गदर्शन करने के लिए एक मानचित्र के रूप में काम करेगा।
एक ईवेंट संक्षिप्त उस घटना का विस्तृत विवरण है जिसे आप चलाने की योजना बना रहे हैं। इस प्रकार का दस्तावेज़ आपको किसी ईवेंट की योजना बनाते समय आवश्यक सभी महत्वपूर्ण जानकारी को व्यवस्थित और विस्तृत करने में मदद करेगा, स्पीकर के एजेंडे से लेकर अतिथि सूची तक, और बजट आवश्यकताओं के लिए स्थल वरीयताओं तक।
ईवेंट ब्रीफ उत्कृष्ट नियोजन उपकरण हैं जो आपके ईवेंट के व्यापक, केंद्रीकृत अवलोकन के रूप में कार्य करते हैं, इसमें शामिल महत्वपूर्ण तत्वों, स्थितियों और समय-सीमाओं के साथ-साथ आपके ईवेंट को सफलतापूर्वक निष्पादित करने के लिए आवश्यक प्रत्येक आंतरिक और बाहरी तत्व का विवरण देते हैं।
एक घटना संक्षिप्त क्यों लिखें?
एक ईवेंट संक्षिप्त आपको किसी ईवेंट की योजना बनाते समय पूरा करने के लिए आवश्यक सभी महत्वपूर्ण चरणों का व्यापक अवलोकन प्राप्त करने में मदद करता है। यह दस्तावेज़ आपको यह पहचानने में मदद कर सकता है कि क्या करने की आवश्यकता है, और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी योजना सुचारू रूप से और बिना किसी समस्या के चलती है, कब किया जाना चाहिए।
आप जिस प्रकार की घटना चला रहे हैं, उसके बावजूद, एक ईवेंट संक्षिप्त लिखना हमेशा पहली बात होनी चाहिए जो आप करते हैं क्योंकि यह नींव और काम करने के लिए मार्गदर्शिका के रूप में कार्य करता है।
एक घटना संक्षिप्त क्यों महत्वपूर्ण है?
इवेंट ब्रीफ महत्वपूर्ण हैं क्योंकि घटनाओं की योजना बनाते समय, इसमें बहुत सी चीजें शामिल होती हैं। एक घटना संक्षिप्त लिखने के लिए समय निकालना ट्रैक पर रहने, सभी को नियोजन प्रक्रिया में शामिल रखने और सभी को सूचित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि क्या करने की आवश्यकता है। यह आपको यह सुनिश्चित करने में भी मदद करता है कि योजना और निष्पादन चरण के दौरान कुछ भी अनदेखा न हो।
इसके अलावा, घटनाओं को एक साथ रखने के लिए बहुत पैसा और समय खर्च हो सकता है, इसलिए आयोजकों के लिए यह महत्वपूर्ण है कि वे उन सभी सूचनाओं तक आसान पहुंच प्राप्त करें, जिनकी उन्हें गारंटी देने के लिए आवश्यकता है कि चीजें ट्रैक पर हैं, खासकर जब बजट और संसाधनों की बात आती है।
ईवेंट ब्रीफ़ बनाने के चरण क्या हैं?
अब जब हमने निष्पादन से पहले एक संक्षिप्त घटना लिखने के महत्व से निपट लिया है, तो आइए उन चरणों की खोज करें जिन्हें आपको अपने अगले कार्यक्रम के लिए संक्षिप्त लिखते समय ध्यान में रखना होगा:
घटना का वर्णन करें
अपनी टीम या एजेंसी को एक स्पष्ट तस्वीर देने के लिए, घटना के विस्तृत विवरण के साथ शुरुआत करना महत्वपूर्ण है। घटना का सामान्य उद्देश्य क्या है? विषय क्या है? लक्षित दर्शक कौन होंगे? कितने लोग शामिल होंगे? घटना का स्वर क्या है? ये प्रमुख प्रश्न आपकी टीम को यह स्पष्ट करने में मदद करेंगे कि घटना क्या होगी।
विहंगावलोकन
संक्षिप्त अवलोकन वह जगह है जहां आपकी सभी जानकारी को रेखांकित किया गया है। आपके ईवेंट की आवश्यकता वाले हर पहलू का विवरण देकर, आप इसे अपनी टीम के लिए इतना अधिक प्रबंधनीय बना देंगे। अपने ईवेंट के बारे में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी लिखें और महत्वपूर्ण विवरणों की रूपरेखा तैयार करें जैसे:
घटना का शीर्षक
घटना की तारीख और इवेंट का फ़ॉर्मैट
घटना रन टाइम
कार्यक्रम की जगह
घटना विवरण
इवेंट मैनेजमेंट प्लेटफॉर्म
घटना वेबसाइट/पंजीकरण लिंक
अपने लक्ष्यों को रेखांकित करें
घटनाओं का एक उद्देश्य होना चाहिए, लेकिन उनका एक औसत दर्जे का व्यावसायिक प्रभाव भी होना चाहिए। इस खंड में, आपको अपने ईवेंट के प्राप्त करने योग्य लक्ष्यों की पहचान करने की आवश्यकता है। और, आपके लक्ष्यों के अनुसार, आपकी टीम को विषय, प्रारूप, रूप और अनुभव और अन्य प्रमुख तत्वों के बारे में निर्णय लेने की आवश्यकता होगी।
बजट की रूपरेखा तैयार करें और एक समयरेखा बनाएं
अवलोकन चरण के दौरान आपके द्वारा पहले परिभाषित महत्वपूर्ण तत्व आपको और आपकी टीम को बजट निर्धारित करने में मदद करेंगे। सावधान और विशिष्ट रहें, और हमेशा घटना से अपनी अपेक्षित आय के आसपास अपने बजट की योजना बनाएं। एक बार जब आप अपने बजट के बारे में स्पष्ट विचार प्राप्त कर लेते हैं, तो आप अपने कार्यों के लिए लागतें निर्दिष्ट करना शुरू कर सकते हैं। इससे आपको अपनी टीम को विस्तृत खर्चों के साथ ट्रैक पर रखने में मदद मिलेगी।
अब, आपको एक समयरेखा बनाने और अपने मील के पत्थर स्थापित करने की आवश्यकता है। पूरी तरह से रहें और हर पहलू को कवर करने के लिए आवश्यक रूप से कई उप-कार्य बनाने से डरो मत।
टीम की भूमिकाएं और जिम्मेदारियां स्थापित करें
यदि आप एक सुचारू कार्यक्रम चलाना चाहते हैं, तो आपकी टीम को उनकी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों के बारे में स्पष्ट होना चाहिए। इस खंड को लिखते और रेखांकित करते समय, अपने ईवेंट के लिए प्रत्येक सदस्य की भूमिका और संबंधित जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से स्थापित करना सुनिश्चित करें। इस तरह, हर कोई पूरी तरह से शीर्ष पर हो सकता है कि क्या करने की आवश्यकता है, और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि हर कोई जानता है कि किसके लिए जिम्मेदार है।
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घटना के प्रकार के बावजूद जिसे आप निष्पादित करने की योजना बना रहे हैं, एक घटना संक्षिप्त इसे योजना बनाने की जटिल प्रक्रिया को सरल बनाती है। अपने विचारों को व्यवस्थित करना, एक रणनीति बनाना, भूमिकाओं को परिभाषित करना और अपने खर्चों के लिए एक बजट की रूपरेखा तैयार करना वास्तव में आपके कार्यक्रम के परिणाम में अंतर ला सकता है।
हालांकि, यह कोई रहस्य नहीं है कि किसी घटना की योजना बनाना चुनौतीपूर्ण है। यदि आप एक सुचारू निष्पादन प्रक्रिया चाहते हैं तो आपको सही टूल की आवश्यकता होगी। अच्छी खबर यह है कि आप परियोजना प्रबंधन के लिए एक ऑनलाइन गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर, इंस्टागैंट के साथ एक घटना संक्षिप्त की योजना, व्यवस्थित, लेखन और प्रबंधन कर सकते हैं, जो दुनिया भर की टीमों को अपनी परियोजनाओं की योजना बनाने, समन्वय करने, शेड्यूल करने और निष्पादित करने में मदद करता है। आप मिनटों में पेशेवर दिखने वाले गैंट चार्ट बनाने के लिए इंस्टागैंट पर भरोसा कर सकते हैं।
