चाहे आप बैठकों की योजना बनाते हैं और उनमें योगदान करते हैं या आपको आमतौर पर आधिकारिक बैठकों की रिकॉर्डिंग का काम सौंपा जाता है, प्रभावी मीटिंग नोट्स लेना किसी भी योजना की सफलता के लिए महत्वपूर्ण हो सकता है। मीटिंग नोट्स मुख्य बिंदुओं को सारांशित करते हैं और वे किसी परियोजना के जीवन-चक्र के दौरान बेहद उपयोगी हो सकते हैं। मीटिंग नोट्स और अपने नोट लेने के कौशल को बेहतर बनाने के तरीके के बारे में सब कुछ जानें।
बैठकें एक आवश्यक गतिविधि हैं, चाहे आप किसी भी प्रकार का व्यवसाय चला रहे हों। वे एक ही कमरे में सही लोगों को इकट्ठा करते हैं और वे सवाल पूछने और संदेह को स्पष्ट करने के लिए एकदम सही अवसर हैं। यदि आपने यह सोचकर एक बैठक छोड़ दी है कि कुछ अवधारणाओं का क्या मतलब है, या योजना के संबंध में भ्रमित महसूस कर रहे हैं, तो संभावना है कि आपने शून्य नोट्स के लिए बहुत कम लिया है।
मीटिंग नोट्स केवल विचारों, लक्ष्यों, निर्णयों, समय सीमा और डेटा के त्वरित संदर्भ हैं। उन्हें किसी मीटिंग के दौरान हुई किसी भी प्रासंगिक चीज़ के लिखित रिकॉर्ड के रूप में परिभाषित किया जा सकता है, और उनका उपयोग मुख्य बिंदुओं के साथ-साथ मीटिंग के दौरान क्या निर्णय लिया गया था, इस पर नज़र रखने के लिए किया जाता है ताकि आप और आपकी टीम जानकारी को फिर से देख सकें और बाद में सड़क पर इसका उपयोग कर सकें।
मीटिंग नोट्स मीटिंग मिनट्स के समान नहीं हैं. भले ही उन दोनों का एक ही लक्ष्य है (एक बैठक के दौरान होने वाली जानकारी को लिखना), मिनट, हालांकि, अधिक औपचारिक होते हैं और अक्सर अलग-अलग और अधिक संरचित विवरण शामिल होते हैं जैसे:
जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, मिनट भी प्रमुख विषयों को कवर करते हैं, लेकिन वे एक अधिक संरचित प्रारूप का पालन करते हैं क्योंकि वे एक बैठक के दौरान कवर किए गए कानूनी दस्तावेज के रूप में कार्य करते हैं, जबकि मीटिंग नोट्स बहुत अधिक अनौपचारिक और कम संरचित होते हैं।
भले ही मीटिंग नोट्स अधिक गतिशील होते हैं और रचनात्मक प्रक्रिया को प्राप्त करने में मदद करते हैं, जानकारी को प्रभावी ढंग से रिकॉर्ड करने के लिए उन्हें कुछ संरचना की भी आवश्यकता होती है, अन्यथा, वे अव्यवस्थित, भ्रमित करने वाले और भविष्य के पाठक के लिए बहुत कम या कोई संदर्भ नहीं होने के कारण समाप्त हो जाते हैं, और यही कारण है कि कुछ पूर्वनिर्धारित कदम होने से आपको अपने नोट लेने वाले खेल में मदद मिल सकती है।
मीटिंग में प्रवेश करने से पहले, कुछ चीजें हैं जो जानना हमेशा अच्छा होता है:
अब, इसे ध्यान में रखते हुए, आइए उस मुख्य जानकारी पर एक नज़र डालें जिसे आपको मीटिंग नोट्स लेते समय लिखने की आवश्यकता है:
साथ ही, एक सुनियोजित बैठक में आमतौर पर कुछ मुख्य आइटम शामिल होंगे जिन्हें आपके मीटिंग नोट्स में शामिल करना महत्वपूर्ण होगा। इन पर नज़र रखें:
नोट्स लेना यह वास्तव में एक कला का रूप है और जब इसकी बात आती है तो कोई नियम नहीं हैं। कुछ लोग अपने लैपटॉप पर मीटिंग नोट्स लेना पसंद करते हैं और अन्य पेन और पेपर पर भरोसा करना पसंद करते हैं। यह महत्वपूर्ण नहीं है कि आप इसे कैसे करते हैं, लेकिन मीटिंग के दौरान नोट्स लेना या किसी को ऐसा करने के लिए कहना, खासकर जब जटिल या बड़ी परियोजनाओं की बात आती है। क्यों? क्योंकि बैठकें आमतौर पर वह स्थान होती हैं जहां चर्चा या महत्वपूर्ण निर्णय होते हैं, और केवल स्मृति पर भरोसा करना निश्चित रूप से पर्याप्त नहीं है।
लेकिन क्या होता है जब आप असाधारण रूप से अच्छे नोट्स लिखने के लिए समय लेते हैं और वे अभी भी खो जाते हैं या खो जाते हैं? यह एक सामान्य परिदृश्य है, आखिरकार, आप और आपकी टीम एक साथ कई परियोजनाओं का प्रबंधन और काम कर रहे हैं, और यह वह जगह है जहां चीजें मिश्रित हो जाती हैं। सौभाग्य से, Instagantt जैसे परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर वास्तव में आपको एक ही स्थान पर सभी परियोजना-संबंधी जानकारी का ट्रैक रखने में मदद करके एक अंतर बना सकते हैं।
Instagantt आपको अपना शेड्यूल, कार्य और प्रगति प्रबंधित करने में मदद करता है। लेकिन साथ ही, यह आपको या तो अपने कार्यों में जानकारी जोड़ने और वर्ड डॉक्स या पीडीएफ फाइलों के रूप में जानकारी संलग्न करके कुछ प्रमुख बिंदुओं या विषयों पर अपने नोट्स का रिकॉर्ड रखने की अनुमति देकर या अपनी सबसे महत्वपूर्ण बैठकों से सबसे प्रासंगिक कार्रवाई आइटम और टेकअवे के साथ गैंट चार्ट बनाकर अपने स्वयं के मीटिंग नोट्स का ट्रैक रखने में भी मदद कर सकता है। साथ ही, आप इन क्रिया आइटम्स को जो भी ज़िम्मेदार है उसे असाइन कर सकते हैं ताकि आप इन कार्यों की प्रगति का ट्रैक रख सकें. इस तरह, आपके मीटिंग नोट्स फिर कभी गायब नहीं होंगे, और आप इस जानकारी को टीम के सदस्यों और शेयरधारकों के साथ समान रूप से साझा कर सकते हैं, आगे बढ़ने वाली हर मीटिंग के गतिशील और सफलता कारक को बदल सकते हैं।
अपनी परियोजनाओं को कुशलता से प्रबंधित करना शुरू करें और फिर कभी जटिल उपकरणों के साथ संघर्ष न करें।
अपनी परियोजनाओं को कुशलता से प्रबंधित करना शुरू करें और फिर कभी जटिल उपकरणों के साथ संघर्ष न करें।