बैठकें; उन्हें प्यार करें या उनसे नफरत करें, विकासशील परियोजनाओं में काम करते समय वे अक्सर एक आवश्यक गतिविधि होते हैं। वे सही लोगों को इकट्ठा करते हैं और वे संदेह, प्रश्न, पावती और योजना के लिए जगह प्रदान करते हैं। यदि आपने एक बैठक को महसूस किया है कि यह अनावश्यक, उबाऊ और अनुत्पादक था, तो संभावना है, कि बैठक अच्छी तरह से योजनाबद्ध नहीं थी और न ही तैयार थी।
हम सब वहाँ रहे हैं। काम के साथ दलदल और अभी भी बैक-टू-बैक बैठकों में दिन बिताने के लिए निर्धारित है। लोगों को इस भावना के साथ छोड़ना कि उन्होंने एक बैठक में भाग लिया है जिसमें उन्होंने अपना समय और ध्यान खो दिया है, अच्छे से अधिक नुकसान कर सकते हैं। व्यस्त कार्यस्थलों में यह एक सामान्य स्थिति है, यही वजह है कि हर किसी के समय का अधिकतम लाभ उठाना महत्वपूर्ण है।
लेकिन निष्पक्ष होने के लिए, बैठकें भी बहुत कुशल और बेहद उत्पादक हो सकती हैं जब वे सही तरीके से योजनाबद्ध हों। व्यवसाय और परियोजना प्रबंधन में, बैठकें संचार का एक वाहन हैं और वे एक अत्यधिक सफल परियोजना को बंद करने में महत्वपूर्ण कारक हो सकते हैं।
एक बैठक आयोजक एक प्रभावी बैठक की योजना बनाने, डिजाइन करने और प्रदर्शन करने का एक कुशल तरीका है; एक जो उपस्थित होने वाले सभी लोगों पर सकारात्मक प्रभाव डालेगा। परियोजना प्रबंधन में, एक योजना बैठक दस्तावेज़ एक बैठक के पाठ्यक्रम को व्यवस्थित और संरचना करने के लिए एक अत्यधिक उपयोगी उपकरण है, यह सुनिश्चित करके किसी भी गिरावट से बचने के लिए कि आप वास्तव में क्या संवाद करने की आवश्यकता है, इसके लिए प्रतिबद्ध रहें।
संगठित योजना बैठकें चलाने के लाभ
चाहे आप किक-ऑफ मीटिंग्स, प्रोजेक्ट प्रपोजल मीटिंग्स, या डेली स्टैंड-अप मीटिंग्स की मेजबानी कर रहे हों, हमेशा ऐसे लाभ होते हैं जो उन्हें प्रभावी ढंग से करने पर मिल सकते हैं। उदाहरणार्थ:
वे नए, नए विचार उत्पन्न करते हैं।
विचारों को उत्पन्न करके, लोग अधिक भाग लेते हैं।
वे निर्णय लेने में सक्षम बनाकर टीमों को सशक्त बनाते हैं।
वे विचारों और उद्देश्यों को समझाकर बड़ी तस्वीर को चित्रित करने में मदद करते हैं।
वे खुली चर्चा की अनुमति देते हैं।
एक योजना बैठक के प्रमुख तत्व
प्रभावी नियोजन बैठकें चलाने और उन लाभों को सच होते देखने के लिए, कुछ दिशानिर्देश हैं जिनका पालन किया जाना चाहिए। ध्यान रखें कि आप जितने अधिक तैयार होंगे, बैठक उतनी ही अधिक उत्पादक होगी और आपकी परियोजना योजना उतनी ही कुशल होगी। ये मुख्य आइटम हैं जिन पर आपको योजना बैठक की तैयारी करते समय विचार करना चाहिए।
दृष्टि, लक्ष्य और उद्देश्य। इससे पहले कि आप लोगों को शेड्यूल करना शुरू कर सकें, आपके पास एक योजना होनी चाहिए। आपको उन लक्ष्यों और उद्देश्यों की स्पष्ट समझ होनी चाहिए जिन्हें आप पूरा करना चाहते हैं। इसके लिए यह जानना आवश्यक है कि आप किन मुद्दों को हल करने का प्रयास कर रहे हैं, ऑर्डर शब्दों पर; आपकी योजना की दृष्टि। अपने लक्ष्यों और उद्देश्यों पर एक स्पष्ट दृष्टि रखने से, आप यह सुनिश्चित करेंगे कि टीम के सदस्यों और हितधारकों को भी इस बात की स्पष्ट समझ होगी कि आप क्या संवाद कर रहे हैं।
महत्वपूर्ण सफलता कारक। अपने लक्ष्यों की स्पष्ट दृष्टि रखने का मतलब यह भी है कि आपने उन चीजों को निर्धारित किया है जिन्हें आप पूरा करने में विफल नहीं हो सकते। इन्हें महत्वपूर्ण सफलता कारकों के रूप में भी जाना जाता है, जिसमें आमतौर पर डिलिवरेबल्स, बजट और शेड्यूल शामिल होते हैं। इन बुनियादी बातों के घटकों को प्राथमिकता और सुरक्षित रखने की आवश्यकता है, और उन्हें आपकी योजना बैठक में संप्रेषित करने की आवश्यकता है।
प्रमुख प्रदर्शन संकेतक। एक प्रभावी नियोजन बैठक को आपके प्रोजेक्ट के KPI (प्रमुख प्रदर्शन संकेतक) को भी संबोधित करना चाहिए। क्यों? क्योंकि यह दर्शाता है कि आपकी परियोजना अपने मूल्य और लक्ष्यों को पूरा करने की दिशा में कैसे काम कर रही है। KPI को शामिल करना सुनिश्चित करें, इससे लक्ष्य को समझाने में मदद मिलेगी, साथ ही लक्ष्य तक पहुँचने में आपकी टीम की भूमिका भी होगी।
प्रमुख मुद्दे। परियोजनाओं का प्रबंधन करते समय, हमेशा ऐसे कारक या बाधाएं होती हैं जिन्हें योजना के साथ आगे बढ़ने से पहले साफ किया जाना चाहिए। उन प्रमुख मुद्दों को पहचानना, सूचीबद्ध करना और संवाद करना महत्वपूर्ण है ताकि उन प्रमुख मुद्दों पर चर्चा करने में सक्षम हो सकें जिन्हें चुना जाएगा और साथ ही उन दबाव वाले विषयों को हल करने के लिए कौन जिम्मेदार होगा।
Instagantt के साथ अपनी योजना बैठक तैयार करें
चाहे आप अपनी टीम को एक छोटे से नियोजन सत्र के लिए इकट्ठा कर रहे हों, या बल्कि एक लंबी रणनीतिक योजना बैठक, आप अग्रिम तैयारी करके अपने सभी के समय को अच्छी तरह से लाभान्वित करेंगे। अपने नियोजन सत्र को तैयार करने के लिए समय निकालकर, आप एक उत्पादक दृष्टिकोण अपना रहे होंगे, जो आपकी टीम को आपकी दृष्टि, रणनीति और समग्र लक्ष्यों के साथ संरेखित करके आपकी परियोजना पर सकारात्मक प्रभाव डालेगा।
Instagantt जैसा एक ऑनलाइन गैंट चार्ट सॉफ़्टवेयर आपको अपनी परियोजना के दृष्टिकोण, उद्देश्यों, महत्वपूर्ण सफलता कारकों और KPI को तैयार करने और रेखांकित करने की अनुमति देकर इस प्रक्रिया में बहुत मदद कर सकता है। इसके अलावा, आप किसी भी महत्वपूर्ण डेटा और दस्तावेजों को संलग्न करने में सक्षम होंगे जो आपकी योजना बैठकों के लिए पृष्ठभूमि प्रदान करने में मदद करेंगे, साथ ही कार्यों को सूचीबद्ध और शेड्यूलिंग करके अपनी कार्य योजना के साथ आगे बढ़ने में मदद करेंगे, और उन्हें मौके पर ही आदर्श जिम्मेदार पार्टियों को सौंपेंगे।
