यदि कोई ऐसा दस्तावेज है जिसे परियोजना शुरू करने से पहले कभी भी अनदेखा नहीं किया जाना चाहिए, तो यह एक परियोजना चार्टर होगा। क्यों? क्योंकि एक परियोजना चार्टर इस बात की परिभाषा के रूप में कार्य करता है कि किसी परियोजना की सफलता को कैसे मापा जाएगा, और यह परियोजना की योजना बनाने और हितधारकों को इसके लाभों और उद्देश्यों को संप्रेषित करने में भी एक महत्वपूर्ण तत्व हो सकता है।
एक परियोजना चार्टर एक औपचारिक दस्तावेज है जो आपकी परियोजना का पूरी तरह से वर्णन करता है। यह आपकी परियोजना की सभी भूमिकाओं, लक्ष्यों और दायरे का सारांश है, और यह हितधारकों और परियोजना के सदस्यों को उस योजना का अवलोकन प्रदान करता है जिसे निष्पादित किया जाएगा।
जब अच्छी तरह से किया जाता है, तो एक परियोजना चार्टर आपको शामिल लोगों की प्रक्रिया, भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को परिभाषित करने में मदद करके उद्देश्यों को प्राप्त करने में मदद करेगा। परियोजना प्रबंधन में, एक चार्टर एक महत्वपूर्ण उपकरण है क्योंकि यह पूरे परियोजना जीवनचक्र के दौरान मार्गदर्शन प्रदान कर सकता है।
एक परियोजना चार्टर में मुख्य बिंदु
प्रोजेक्ट चार्टर बनाते समय, आपको तीन मुख्य बिंदुओं पर ध्यान देना चाहिए:
परियोजना का सार। यहां, आपको परियोजना के लक्ष्यों और उद्देश्यों पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए, साथ ही साथ आप इन लक्ष्यों और उद्देश्यों तक पहुंचने और प्राप्त करने की योजना कैसे बना रहे हैं।
परियोजना का कारण। चार्टर को प्रत्येक हितधारक को इसके मूल्य और इसके अस्तित्व के कारण को संप्रेषित करने में सक्षम होना चाहिए।
जिम्मेदारियों। एक परियोजना चार्टर को परियोजना में शामिल प्रत्येक व्यक्ति की जिम्मेदारियों और कर्तव्यों को स्पष्ट रूप से पहचानने और रेखांकित करने में सक्षम होना चाहिए।
परियोजना चार्टर के मुख्य लाभ क्या हैं?
परियोजनाओं का प्रबंधन करते समय प्रोजेक्ट चार्टर्स के साथ काम करने के कई लाभ हैं, लेकिन कुछ सबसे आम हैं:
प्रोजेक्ट चार्टर्स सभी को शुरू से अंत तक परियोजना के हर पहलू से अवगत रहने में मदद करेंगे।
वे गलत संचार को कम करने, साइलो को खत्म करने में मदद करते हैं।
हितधारकों को स्पष्ट मार्गदर्शन प्रदान करके अनुमोदन प्रक्रिया को गति दें।
पूरे प्रोजेक्ट के जीवनचक्र के दौरान सभी को ट्रैक पर रखें
मुझे प्रोजेक्ट चार्टर कब बनाना होगा?
चार्टर का प्राथमिक लक्ष्य परियोजना प्रबंधक को अनुमोदित परियोजना शुरू करने के लिए अधिकृत करना है, यही कारण है कि इसकी सामग्री में संदर्भ देना महत्वपूर्ण है कि परियोजना कंपनी की रणनीतियों से कैसे जुड़ी है। संक्षेप में, आप एक प्रोजेक्ट चार्टर बना रहे होंगे क्योंकि:
आपको अपनी परियोजना के लिए प्राधिकरण की आवश्यकता है। इस दस्तावेज़ को बिक्री पिच के रूप में सोचें। यह हितधारकों को परियोजना के मूल्य को समझने में मदद करता है और, एक परियोजना चार्टर के साथ, आप अपनी योजना के बारे में सब कुछ साझा कर सकते हैं और इसे जल्द से जल्द शुरू कर सकते हैं।
अपने प्रोजेक्ट को ट्रैक पर रखें। आपका प्रोजेक्ट चार्टर शामिल सभी के लिए एक दिशानिर्देश के रूप में कार्य करता है। यह दस्तावेज़ आपको महत्वपूर्ण जानकारी का ट्रैक रखने में मदद करता है और आप हमेशा मूल दृष्टि पर वापस जा सकते हैं और जितनी बार आवश्यक हो उतनी बार इसे फिर से देख सकते हैं।
यह एक प्राथमिक बिक्री दस्तावेज के रूप में कार्य करता है। एक चार्टर एक सारांश के रूप में भी काम करेगा जो हितधारक समान परियोजनाओं के बारे में संपर्क करने पर आसानी से वितरित या प्रस्तुत करने के लिए उपयोग कर सकते हैं।
परियोजना चार्टर उदाहरण
एक परियोजना चार्टर छोटा और सीधा होना चाहिए। आप इसे सरल रखना चाहते हैं, लेकिन यह महत्वपूर्ण है कि आप कुछ शब्दों में परियोजना के सार को संप्रेषित करने में भी सक्षम हों। परियोजनाओं के प्रबंधन का मतलब बहुत सारी जानकारी का प्रबंधन करना भी है, लेकिन एक परियोजना चार्टर सबसे सफल होगा जब इसे आपकी परियोजना के उच्च-स्तरीय अवलोकन के रूप में प्रस्तुत किया जाएगा।
एक परियोजना चार्टर आमतौर पर दस्तावेज करता है:
परियोजना के कारण
परियोजना के उद्देश्य और बाधाएं
परियोजना के लाभ
हितधारक
पहचाने गए जोखिम
बजट का सामान्य अवलोकन
यहां बताया गया है कि एक प्रभावी परियोजना चार्टर कैसा दिखना चाहिए और इसमें शामिल होना चाहिए:
परियोजना का नाम
परियोजना विवरण और सारांश
व्यापार का मामला
डिलिवरेबल्स सहित स्मार्ट उद्देश्य
परियोजना पृष्ठभूमि
मौजूदा के लिए संदर्भ और कारण
परियोजना का दायरा और सीमाएँ
मुख्य हितधारक और परियोजना सदस्य
ग्राहक और अंतिम उपयोगकर्ता
कार्यान्वयन योजना
संसाधन
बाधाएं और जोखिम
बजट और लागत
प्रभावी परियोजना चार्टर्स का संचालन करने के लिए सही उपकरणों का उपयोग करें
किसी भी परियोजना को शुरू करने से पहले, आपको पहले प्रोजेक्ट चार्टर लिखने के लिए समय निकालना चाहिए। यह एक मौलिक उपकरण है जो आपकी परियोजना के परिणाम को परिभाषित कर सकता है। और जबकि एक व्यावसायिक मामले और एक बजट योजना को अधिक विस्तृत करने की आवश्यकता होगी, एक परियोजना चार्ट आपकी परियोजना के लिए एक रोडमैप और एक गाइड के रूप में काम करेगा। आपके लिए और इसमें शामिल सभी लोगों के लिए।
लेकिन क्या यह आसान नहीं होगा यदि आप अपने प्रोजेक्ट चार्टर को ऑनलाइन बना और दस्तावेज कर सकें? चार्टर को एक योजना में बदलने के लिए एक ऐसे उपकरण की आवश्यकता होती है जो जानकारी की मात्रा और इसमें शामिल कई कार्यों को समायोजित करने के लिए पर्याप्त लचीला हो। Instagantt, एक परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर, आपको ऑनलाइन प्रोजेक्ट बनाने और प्रबंधित करने में मदद करता है। इस सॉफ़्टवेयर के साथ, आप केवल कुछ ही मिनटों में पेशेवर दिखने वाले गैंट चार्ट बनाने में सक्षम होंगे। जरा देखो तो:
