परियोजनाओं का प्रबंधन करते समय, हितधारकों को लूप में रखना और प्रगति का संचार करना अत्यंत महत्वपूर्ण है। एक अच्छी तरह से लिखित परियोजनास्थिति रिपोर्ट उच्च-स्तरीय जानकारी का उत्तर देने की प्रक्रिया को मानकीकृत करने में मदद कर सकती है, जिसमें अक्सर मील के पत्थर, पूरा किया गया कार्य, जोखिम और बाधाएं शामिल होती हैं।
प्रोजेक्ट स्थिति रिपोर्ट एक दस्तावेज़ है जो प्रोजेक्ट की चौग़ा प्रगति को सारांशित करता है। एक परियोजना स्थिति रिपोर्ट का लक्ष्य एक परियोजना की प्रगति के बारे में प्रमुख लोगों को सूचित करना और किसी भी प्रश्न या मुद्दे को उत्पन्न होने से पहले संबोधित करना है। आमतौर पर, एक परियोजना स्थिति रिपोर्ट अनुमानित परियोजना योजना के खिलाफ प्रगति को सूचित करती है, यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि परियोजना निर्धारित समय सीमा के भीतर पूरा होने के लिए ट्रैक पर है।
परियोजना स्थिति रिपोर्ट्स परियोजना प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं क्योंकि वे आपकी प्रोजेक्ट टीम, क्लाइंट्स और आपके हितधारकों को नियमित अपडेट प्रदान करके एक स्वस्थ और प्रभावी संचार रणनीति बनाए रखने में मदद करती हैं. इसके अतिरिक्त, एक स्थिति रिपोर्ट एक औपचारिक रिपोर्ट को मानकीकृत करके संचार प्रक्रिया को सरल बना सकती है जो सभी को लूप में रखेगी, जो आपकी परियोजना के किसी भी खंड के बारे में प्रश्नों और संदेहों को कम करने में मदद कर सकती है।
प्रगति का संचार करने के लिए स्थिति रिपोर्ट का उपयोग क्यों करें?
स्थिति रिपोर्ट आपके ग्राहकों और हितधारकों को दिखाती है कि आप एक औपचारिक संचार चैनल रखकर ट्रैक पर हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि लक्ष्यों को योजना के अनुसार पूरा किया जा रहा है। वे परियोजना का एक प्रलेखित इतिहास प्रदान करने में भी मदद करते हैं, जिससे भविष्य की परियोजनाओं को लाभ होगा।
एक अच्छी तरह से लिखी गई स्थिति रिपोर्ट को आपके हितधारकों और आपकी टीम के सदस्यों के लिए एक आसान मार्गदर्शक की तरह महसूस करना चाहिए। कुछ मुख्य लाभ हैं:
वे टीमों, ग्राहकों और हितधारकों के बीच संचार में सुधार करते हैं, और वे प्रक्रिया को सरल बनाते हैं।
वे महत्वपूर्ण संदेश देते हैं और लोगों को प्रगति, जोखिम, मुद्दों या देरी के बारे में सूचित करते हैं।
वे पहले से परिभाषित मील के पत्थर की ओर प्रगति में पारदर्शिता प्रदान करते हैं।
वे अप्रिय आश्चर्य को रोकने में मदद करते हैं।
वे एक पेपर ट्रेल प्रदान करने में मदद करते हैं जो परियोजना के संपूर्ण जीवनचक्र का दस्तावेजीकरण करने में मदद करता है।
प्रोजेक्ट प्रबंधन स्थिति रिपोर्ट में क्या शामिल करें
हमने नियमित परियोजना स्थिति रिपोर्ट भेजने के महत्व पर चर्चा की है। लेकिन आपको एक में क्या शामिल करना चाहिए? संरचना और स्थिरता दो सबसे महत्वपूर्ण पहलू हैं। अपनी अगली परियोजना स्थिति रिपोर्ट में क्या शामिल करना है, यह समझने के लिए इस मार्गदर्शिका का पालन करें:
सामान्य परियोजना जानकारी। बुनियादी बातों से शुरू करें: प्रोजेक्ट का नाम, साथ ही प्रोजेक्ट मैनेजर का नाम शामिल करें। इस परियोजना पर कितने लोग काम कर रहे हैं? संसाधन क्या हैं? यह वह जानकारी है जो आपकी परियोजनाओं पर ऐतिहासिक शोध करते समय उपयोगी साबित होगी।
सामान्य स्थिति की जानकारी। वह तिथि शामिल करें जिस पर रिपोर्ट जनरेट की गई थी, लेखक, साथ ही कोई अन्य प्रासंगिक जानकारी, जैसे कि यह इंगित करना कि परियोजना वर्तमान में ट्रैक पर है, जोखिम में है, या ट्रैक से दूर है।
मील का पत्थर समीक्षा। हितधारक मील के पत्थर की परवाह करते हैं, इसलिए यह इंगित करना सुनिश्चित करें कि आप उन पहले से पहचाने गए मील के पत्थर को पूरा करने के मामले में कैसा कर रहे हैं।
परियोजना सारांश। अपनी परियोजना का एक संक्षिप्त सारांश प्रदान करें। ध्यान रखें कि लक्ष्य उन लोगों के लिए सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं को संप्रेषित करना है जिनके पास आपकी परियोजना का संपूर्ण अवलोकन पढ़ने का समय नहीं है। कार्यों के पूर्वानुमानित समापन को शामिल करें और किसी भी मुद्दे या समस्याओं के हितधारकों को सूचित करना सुनिश्चित करें जो परियोजना की समय सीमा या लागत को प्रभावित कर सकते हैं।
जोखिम। क्या आप किसी संभावित जोखिम से निपट रहे हैं? एक त्वरित स्पष्टीकरण शामिल करें कि आप उन्हें कैसे हल करने की योजना बना रहे हैं। वे आपकी परियोजना को कैसे प्रभावित करेंगे? समझाना।
बहुत सस्ता। आपके द्वारा खर्च किए गए बजट को संबोधित करें। अपने बजट की समग्र स्थिति को नोट करना हमेशा एक अच्छा विचार है: पीछे, आगे या लक्ष्य पर।
मुख्य आकर्षण। कोई अतिरिक्त जानकारी जोड़ने के लिए इस अनुभाग का उपयोग करें. क्या आप किसी बाधा में फंस गए हैं? क्या रास्ते में कोई विशेष चुनौतियां होंगी? अगले चरणों को शामिल करना या प्रासंगिक हाइलाइट्स का उल्लेख करना भी एक अच्छा विचार है।
जैसा कि आप देख सकते हैं, स्थिति रिपोर्ट को सुपर विस्तृत होने की आवश्यकता नहीं है। यह सारांशित तरीके से सबसे प्रासंगिक जानकारी प्रदान करने के बारे में है, जो हितधारकों को इंगित करता है कि क्या आपकी परियोजना ट्रैक पर, जोखिम पर या ट्रैक से बाहर है।
पूरी तरह से निर्मित परियोजना स्थिति रिपोर्ट के साथ सब कुछ ट्रैक पर रखें
परियोजना स्थिति रिपोर्ट परियोजना प्रबंधकों के लिए ग्राहकों, टीम के साथियों और हितधारकों को सारांशित जानकारी संप्रेषित करने का एक शानदार तरीका है। Microsoft Word, Excel टेम्पलेट या PowerPoint का उपयोग करके स्थिति रिपोर्ट लिखना एक सामान्य दृष्टिकोण हो सकता है, लेकिन वे उपकरण केवल उतनी ही दूर जा सकते हैं। उनकी प्रत्येक समय सीमा के बगल में कुछ कार्यों की प्रगति को आसानी से सूचित करने, या आसानी से मील के पत्थर बनाने और कल्पना करने का कोई तरीका नहीं होगा, बस कुछ डाउनसाइड्स का उल्लेख करने के लिए। और यह वही जगह है जहां इंस्टागैंट जैसे गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर वास्तव में फर्क कर सकते हैं।
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