टीम मीटिंग एजेंडा के साथ अपनी मीटिंग्स को संरचित और विषय पर रखें
क्या आप और आपकी टीम कभी-कभी अपनी बैठकों को विषय पर रखने के लिए संघर्ष करते हैं? हम सभी जानते हैं कि बैठकें प्रभावी टीम सहयोग का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं, लेकिन हम यह भी जानते हैं कि बैठकों को शामिल सभी लोगों के लिए समय के अच्छे उपयोग की तरह महसूस करना कितना महत्वपूर्ण है। टीम मीटिंग एजेंडा टेम्प्लेट आपको मीटिंग्स के लिए तैयार करने, प्राथमिकताओं को संरेखित करने और अपनी टीम के सदस्यों के साथ प्रासंगिक जानकारी पर चर्चा करने में मदद कर सकता है।
हम सब वहाँ रहे हैं। बैठकें जहां प्रतिभागी बिना तैयारी के आते हैं, विषयों के बारे में अनिश्चित होते हैं, जो अंततः चर्चा को साइड-ट्रैक करने का कारण बनते हैं, बिना किसी अग्रिम के शामिल लोगों के लिए कीमती समय बर्बाद करते हैं।
बैठकें प्रभावी परियोजना सहयोग का एक अनिवार्य हिस्सा हैं, और, परियोजना प्रबंधकों के रूप में, अपनी टीम के लिए समय बनाना प्राथमिकताओं को संरेखित करने, मुद्दों और समाधानों पर चर्चा करने और एक साथ सही दिशा में आगे बढ़ने के लिए महत्वपूर्ण है। मीटिंग एजेंडा एक प्रभावी उपकरण है जो आपके समय का अधिकतम लाभ उठाने में आपकी सहायता कर सकता है।
बैठक का एजेंडा क्या है? इसे उन गतिविधियों की सूची के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जिन्हें प्रतिभागी अपनी निर्धारित बैठक के दौरान पूरा करने और चर्चा करने की उम्मीद कर रहे हैं। एक टीम मीटिंग एजेंडा आपको अपनी बैठकों की योजना बनाने और निष्पादित करने में मदद करता है, जो बेहतर क्रॉस-फ़ंक्शनल सहयोग की अनुमति देता है।
टीम मीटिंग एजेंडा के लाभ
मीटिंग एजेंडा के साथ काम करने के सबसे महत्वपूर्ण लाभों में से एक यह है कि वे आपके पूर्वनिर्धारित समय स्लॉट को संरचना प्रदान करते हैं, और वे आपको अपनी टीम के साथ साझा करने के लिए आवश्यक जानकारी पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करते हैं। मीटिंग एजेंडा आपकी टीम को लक्ष्यों, कार्रवाई वस्तुओं और अगले चरणों पर सहमत होने में भी मदद करते हैं।
मीटिंग एजेंडा के साथ काम करने के लिए समय निकालना आसानी से अनुत्पादक बैठकों को रोक सकता है, जो अंततः आपको और आपकी टीम को बहुत सार्थक समय बचाएगा। टीम मीटिंग एजेंडा आमतौर पर प्रदान किए जाने वाले कुछ सबसे प्रासंगिक लाभ हैं:
मीटिंग एजेंडा आपको व्यक्तिगत प्रयासों को पहचानने और मील के पत्थर का जश्न मनाने में मदद करता है।
वे आपको बैठक से पहले और उसके दौरान क्या होना चाहिए, इसके लिए स्पष्ट अपेक्षाएं निर्धारित करने में आपकी सहायता करते हैं।
प्रतिभागियों को उस विषय पर केंद्रित रखें जिस पर चर्चा करने की आवश्यकता है।
उत्पादकता या प्रगति बाधाओं और संभावित समाधानों पर चर्चा करें
बैठक की गति निर्धारित करें, लेकिन सभी को यह भी याद दिलाएं कि आपके पास महत्वपूर्ण मामलों की चर्चा के लिए केवल एक निश्चित समय निर्धारित है।
टीम के उद्देश्यों और प्रमुख परिणामों के खिलाफ प्रगति की समीक्षा करें।
प्रासंगिक प्रोजेक्ट अपडेट साझा करें।
नए विचारों और समाधानों के लिए मंथन करें।
मीटिंग के एजेंडे में क्या शामिल करें
एक प्रभावी टीम मीटिंग एजेंडा में शामिल होंगे:
योजना विवरण जैसे दिनांक, समय, स्थान, और किसे उपस्थित होने की आवश्यकता है।
बैठक का नेतृत्व करने के लिए एक व्यक्ति
चर्चा करने के लिए विषय
कार्रवाई आइटम, समस्याएं, या बाधाएं
यह भी प्रासंगिक है कि आप इस प्रकार की बैठकों के लिए आदर्श समय पर अपनी टीम के साथ चर्चा करें और सहमत हों। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आप सबसे प्रासंगिक बात करने वाले बिंदुओं पर प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए बैठक से पहले अपनी टीम के साथ जांच करते हैं, इस तरह, हर कोई सुना हुआ महसूस करता है और स्वीकार करता है कि उन्होंने बैठक के एजेंडे में योगदान दिया है।
आपकी मीटिंग कार्यसूची के विषयों के संबंध में, ये मीटिंग के उद्देश्य और आपके प्रोजेक्ट के जीवनचक्र के दौरान आपके सामने आने वाले सबसे प्रासंगिक मुद्दों पर भी निर्भर करेंगे। हालांकि, अधिकांश बैठक एजेंडा में शामिल होंगे:
सूचना आइटम, जिसमें कोई भी अपडेट या डेटा शामिल हो सकता है जिसे आपको अपनी टीम के सदस्यों के साथ साझा करने की आवश्यकता है।
क्रिया आइटम, जो उन कार्यों को संदर्भित करते हैं जिन्हें आपकी टीम को मीटिंग के दौरान या बाद में पूरा करना चाहिए.
चर्चा आइटम। ये वे विषय होंगे जिन पर आप चाहते हैं कि आपकी टीम प्रतिक्रिया प्रदान करे। चर्चा की वस्तुओं में मुद्दे या संभावित अड़चनें भी शामिल हैं।
अपनी मीटिंग्स को और अधिक उत्पादक बनाने के लिए, अतिरिक्त सहायक विवरण शामिल करें जैसे कि प्रत्येक विषय को कौन प्रस्तुत करेगा और प्रत्येक प्रस्तुतकर्ता को अपनी कार्रवाई आइटम पर चर्चा करने के लिए कितना समय देना होगा.
एक प्रभावी बैठक एजेंडा कैसे लिखें
मीटिंग एजेंडा को किसी भी प्रकार की परियोजना, कार्य या विभाग के लिए आसानी से अनुकूलित किया जा सकता है। आप ऐसे एजेंडा बना सकते हैं जो आपको मेट्रिक्स से लेकर स्प्रिंट प्लानिंग तक, आगामी परियोजनाओं तक किसी भी चीज़ पर चर्चा करने में मदद करेंगे। आपकी अगली टीम मीटिंग के लिए सर्वोत्तम एजेंडा की योजना बनाने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:
बैठक के उद्देश्य स्पष्ट होने चाहिए:
आपको विशिष्ट एजेंडा आइटम में जाने के बिना बैठक में क्या शामिल होगा, इसका अवलोकन प्रदान करने में सक्षम होना चाहिए। इसे प्राप्त करने के लिए, बैठक के लक्ष्यों पर स्पष्टता प्रदान करें और उपस्थित होने वाले सभी लोगों से क्या अपेक्षा की जाएगी।
कार्यसूची विषयों को प्रश्नों या कार्यों के रूप में सूचीबद्ध करें:
अस्पष्ट एजेंडा आइटम आपके दुश्मन हैं। जब आप चर्चा के उद्देश्य को तुरंत स्पष्ट करेंगे तो आपकी बैठकें अधिक उत्पादक होंगी। सहायक प्रश्न या कार्य जोड़ना सुनिश्चित करें ताकि आपकी टीम चर्चा के लिए तैयार दिखाई दे।
अपेक्षाओं और जिम्मेदारियों को स्पष्ट करें:
यदि आप आमतौर पर कुछ प्रमुख विषयों के लिए अप्रस्तुत प्रतिभागियों के साथ संघर्ष करते हैं, तो संभवतः आप इस बात पर पर्याप्त स्पष्ट नहीं हैं कि प्रत्येक विषय के लिए कौन जिम्मेदार है। अपनी टीम को पहले से बताएं कि प्रत्येक विषय के लिए कौन जिम्मेदार होगा ताकि वे पहले से तैयारी कर सकें।
प्रत्येक चर्चा विषय के लिए समय की एक यथार्थवादी राशि का अनुमान लगाएं:
आपकी बैठकों में जल्दबाजी महसूस नहीं होनी चाहिए, चर्चा का हर आइटम समान रूप से महत्वपूर्ण होना चाहिए। अपने आप को यह विचार करने के लिए कहें कि प्रत्येक विषय को पेश करने और चर्चा करने में कितना समय लगेगा, और इसे शेड्यूल करने से पहले अपनी पूरी बैठक के लिए यथार्थवादी समय का अनुमान लगाएं।
Instagantt के साथ अपनी मीटिंग एजेंडा बनाएं और केंद्रीकृत करें
चाहे आप बड़ी या छोटी टीमों के साथ काम करते हों, या आपकी बैठकें औपचारिक घटनाओं की तुलना में एक आकस्मिक चर्चा से अधिक होती हैं, एक एजेंडा केंद्रित रहने और हर किसी के समय का अच्छा उपयोग करने का सबसे अच्छा तरीका है, क्योंकि, जब सही तरीके से डिज़ाइन किया जाता है, तो एक बैठक एजेंडा अच्छे के लिए अनुत्पादक बैठकों को रोक सकता है।
अब जब आप समझ गए हैं कि मीटिंग का एजेंडा क्या है और वे कैसे काम करते हैं, तो अपना खुद का बनाने के लिए सही टूल चुनने का समय आ गया है। निश्चित रूप से, आप अपना एजेंडा लिखने के लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन आप आसानी से भूल सकते हैं कि आपने इसे कहां लिखा है और अंततः अपनी जानकारी खो दी है। अपनी मीटिंग एजेंडा बनाना और उन्हें एक ही स्थान पर व्यवस्थित और सुलभ रखना बहुत अधिक समझ में आता है - और आप इंस्टागेंट का उपयोग करके इसे जल्दी से प्राप्त कर सकते हैं।
Instagantt परियोजना प्रबंधनके लिए एक ऑनलाइन गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर है जो दुनिया भर की टीमों को शुरू से अंत तक अपनी परियोजनाओं की योजना बनाने, समन्वय करने, शेड्यूल करने और निष्पादित करने में मदद करता है। टीमें कुछ ही मिनटों में पेशेवर दिखने वाले गैंट चार्ट बनाने और प्रासंगिक परियोजना से संबंधित जानकारी जैसे समय सीमा, संसाधन और बजट की कल्पना करने और कार्यों, वार्तालापों और दस्तावेजों को एकल, केंद्रीकृत स्थान पर रखने में सक्षम होकर अपने काम को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए इंस्टागैंट पर भरोसा कर सकती हैं।
