परियोजना प्रबंधन में पीएमओ क्या है?

परियोजना प्रबंधन कार्यालय क्या है?

चलो बहुत ऊपर से शुरू करते हैं। यदि आपने इसके बारे में पहले कभी नहीं सुना है, तो पीएमओ परियोजना प्रबंधन कार्यालय के लिए एक संक्षिप्त शब्द है। और परियोजना प्रबंधन कार्यालय आपके संगठन का एक विशिष्ट हिस्सा है जो यह तय करने के लिए ज़िम्मेदार है कि परियोजना प्रबंधन वास्तव में क्या है। यह थोड़ा अजीब लग सकता है। यदि आप इस कार्यालय के बिना लंबे समय से परियोजना प्रबंधन में काम कर रहे हैं, तो आपको आश्चर्य हो सकता है कि यह भी महत्वपूर्ण क्यों है या यह वास्तव में कैसे काम करता है।
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इसलिए, इसे थोड़ा और स्पष्ट करने के लिए, यह कार्यालय आपके व्यवसाय के भीतर एक अलग विभाग है। जैसे आपके पास एक लेखा विभाग और एक विपणन विभाग है, आपके पास एक परियोजना प्रबंधन विभाग होगा। यह समूह आपके व्यवसाय के लिए परियोजना प्रबंधन का क्या अर्थ है, इसकी बेहतर समझ बनाने के लिए ज़िम्मेदार है। वे उन मानकों को देखते हैं जो आपके व्यवसाय के लिए परियोजना प्रबंधन को घेरते हैं और फिर सुनिश्चित करते हैं कि उन मानकों को हमेशा पूरा किया जाता है।
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मूल रूप से, वे यह सुनिश्चित करने के लिए ज़िम्मेदार हैं कि कार्यों और परियोजनाओं को उस तरह से किया जाए जैसा उन्हें होना चाहिए। वे परियोजनाओं के बारे में अधिक समझने में आपकी सहायता कर सकते हैं जब आप उनके आस-पास की योजनाएँ बना रहे हों या वे कंपनी के नियमों और विनियमों का पालन करने के लिए आपको जो करने की आवश्यकता है, उसके लिए जमीनी नियमों को लेआउट कर सकते हैं।

आपको परियोजना प्रबंधन कार्यालय की आवश्यकता क्यों है

अब जब आप जानते हैं कि यह कार्यालय या विभाग क्या है, तो आप सोच रहे होंगे कि उनके लिए अस्तित्व में रहना इतना महत्वपूर्ण क्यों है। आपको अपनी परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए विभाग की आवश्यकता क्यों है? आखिरकार, यह परियोजना प्रबंधक के रूप में आपका काम है, है ना? आप चीजों की योजना बनाने और यह सुनिश्चित करने का ध्यान रखते हैं कि सब कुछ ठीक से किया गया है। लेकिन सामान्य नियमों और विनियमों के लिए जिम्मेदार एक अलग समूह होना प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हो सकता है।
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परियोजना प्रबंधन कार्यालय आपकी परियोजनाओं के लिए सिर्फ नियामक समूह से थोड़ा अधिक हो सकता है। जब आप किसी प्रोजेक्ट को निष्पादित कर रहे हों तो वे हर कदम पर आपकी मदद करने के लिए भी जिम्मेदार हो सकते हैं। इसलिए, वे उस परियोजना को सुविधाजनक बनाने में आपकी सहायता कर सकते हैं जिसके साथ आप काम कर रहे हैं। वे आपकी पूरी टीम के लिए चल रहे प्रोजेक्ट या पोर्टफोलियो प्रबंधन को भी संभाल सकते हैं। वे आपके व्यवसाय के भीतर चल रही विभिन्न परियोजनाओं की निगरानी और प्रत्येक की स्थिति के बारे में रिपोर्ट संकलित करने के लिए जिम्मेदार हो सकते हैं।
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इससे भी अधिक, वे आपकी परियोजनाओं को निष्पादित करने के लिए आवश्यक समर्थन प्राप्त करने में आपकी सहायता कर सकते हैं। जितना अधिक आप चाहते हैं कि वे कार्यभार संभालें, उतना ही उन्हें काम करने की अनुमति दी जा सकती है। सामान्य तौर पर, जितना अधिक आप उनकी जिम्मेदारियों और उनके नियंत्रण को खोलते हैं, उतना ही कम आपको परियोजनाओं के बारे में चिंता करने की आवश्यकता होती है और प्रक्रिया उतनी ही केंद्रीकृत होने वाली है। साथ ही, यह सुनिश्चित करने जा रहा है कि आपकी सभी परियोजनाएं हर बार जब आप उन्हें निष्पादित करते हैं तो एक ही प्रणाली का पालन कर रहे हैं। यह आपकी टीम को परियोजना निष्पादन में अधिक कुशल बना सकता है।
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इसलिए, जब तक परियोजना प्रबंधन कार्यालय एक परियोजना के साथ किया जाता है, तब तक उन्होंने आपको सही निर्णय लेने और उन निर्णयों को उन लोगों से प्राप्त करने में मदद की है, जिन्हें उन्हें बनाने की आवश्यकता है (चाहे वह आप हों या उच्च-अप)। वे यह भी सुनिश्चित करते हैं कि कोई भी ऑडिट पूरा हो गया है और सभी को जवाबदेह ठहराया गया है। इसके बाद, वे यह भी सुनिश्चित करते हैं कि हर कोई जिसे यह जानने की जरूरत है कि क्या हो रहा है और किसी भी परियोजना के सभी महत्वपूर्ण पहलू पूरी तरह से पारदर्शी हैं। इससे सभी को यह महसूस करने में मदद मिलती है कि उन्हें सही तरीके से सुना और समझा जा रहा है।
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वे ही हैं जो यह सुनिश्चित करते हैं कि एक प्रणाली लागू है और हर कोई जानता है कि वह प्रणाली क्या है। इस तरह, अगली बार जब आपको एक परियोजना को पूरा करने की आवश्यकता होती है तो आप पहले से ही जानते हैं कि इसके बारे में कैसे जाना है। उन्होंने पहले से ही सब कुछ डिज़ाइन कर लिया है और इसे आपके लिए आसान बनाने के लिए रखा है। यह आपके गैंट चार्ट को निष्पादित करने के लिए भी एक शानदार जगह है। टेम्प्लेट चार्ट बनाने से आप बारीकियों को भर सकते हैं और अलग-अलग लोगों और तिथियों को भरना शुरू कर सकते हैं क्योंकि आप हर बार खरोंच से शुरू किए बिना जाते हैं।
वहां से, वे यह सुनिश्चित करते हैं कि जिस किसी को भी सहायता की आवश्यकता है, उसे उस सहायता के लिए जल्दी और कुशलता से निर्देशित किया जाता है ताकि परियोजना को नुकसान न हो। वे टीम के कुछ लोगों (या पूरी टीम जब वे पहली बार शुरू कर रहे हों) के लिए सलाह या प्रशिक्षण प्राप्त करने के तरीके खोज सकते हैं। और वे यह सुनिश्चित करते हैं कि परियोजना ठीक से पूरी हो गई है, गुणवत्ता नियंत्रण के सही स्तर को निष्पादित कर रही है और फिर यह सुनिश्चित कर रही है कि सब कुछ प्रलेखित और व्यवस्थित है ताकि इसे आवश्यकतानुसार पुनर्प्राप्त किया जा सके।

पीएमओ की स्थापना

क्या आप अपना खुद का प्रोजेक्ट प्रबंधन कार्यालय स्थापित करने के लिए तैयार हैं, लेकिन आप सुनिश्चित नहीं हैं कि यह कैसे करना है? खैर, यह वास्तव में उतना मुश्किल नहीं है जितना आप सोच सकते हैं। आपको अपने कार्यालय में कुछ प्राधिकरण की आवश्यकता होगी क्योंकि आप नए लोगों को लाएंगे या कुछ ऐसे लोगों को पुनः आवंटित करेंगे जो पहले से ही आपकी टीमों में हैं। लेकिन इन कर्तव्यों को लेने के लिए उन्हें तैयार करने की प्रक्रिया वास्तव में आपके विचार से बहुत सरल होने जा रही है और जब आप काम पूरा कर लेंगे तो इसमें शामिल सभी लोगों के लिए चीजों को पूरी तरह से आसान बना दिया जाएगा।
इस प्रक्रिया को परियोजना प्रबंधन के समान ही मानें, जब आप समाप्त कर लेंगे तो वे प्रभारी होंगे। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप इस टीम के लिए सही लोगों को चुनने के लिए आवश्यक सभी चरणों से गुजर रहे हैं और यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे जानते हैं कि वे उस समय के लिए जिम्मेदार होंगे जब वे अंततः प्रभारी होंगे। आखिरकार, एक ऐसा पीएमओ स्थापित करना जो कुछ भी नहीं कर सकता है या कुछ भी करना नहीं जानता है, निश्चित रूप से कुछ भी करने में आपकी मदद नहीं करने वाला है।
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सबसे पहले, सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि आपकी कंपनी में क्या चल रहा है कि परियोजना प्रबंधन कार्यालय प्रभारी होगा। अभी आप किस तरह के प्रोजेक्ट्स पर काम कर रहे हैं? ये परियोजनाएं कैसे काम कर रही हैं? हर कोई किसके लिए जिम्मेदार है? यदि आपके पास पहले से ही इन परियोजनाओं के लिए गैंट चार्ट सॉफ़्टवेयर है, तो आप वक्र से आगे रहने जा रहे हैं और आप उस जानकारी को किसी इकाई या समूह को स्थानांतरित करने के लिए तैयार होने जा रहे हैं।
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अगला, आपको यह देखने की आवश्यकता है कि परियोजना प्रबंधन कार्यालय के लिए कौन जिम्मेदार होगा और परियोजना प्रबंधन कार्यालय किसके लिए जिम्मेदार है। जमीनी नियमों को लेआउट करें जिनका उन्हें पालन करने की आवश्यकता है और संगठन किसके लिए भी जिम्मेदार है। आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि इस टीम में कोई भी जानता है कि उनका काम क्या है। उन्हें यह जानने की जरूरत है कि क्या वे सिर्फ मौजूदा नियमों और विनियमों को लागू कर रहे हैं या यदि उनके पास अपना खुद का बनाने की शक्ति है (उदाहरण के रूप में)।
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हो सकता है कि वे प्रशिक्षण में मदद करने या पूरी परियोजना को शुरू से अंत तक प्रबंधित करने में मदद करने के लिए जिम्मेदार हों। या हो सकता है कि आप चाहते हैं कि वे यह सुनिश्चित करें कि नीतियों का पालन किया जाए। इससे पहले कि आप लोगों को इसमें डालना शुरू करें, आपको और आपके संगठन को इस टीम के लिए नियम बनाने की आवश्यकता है। अगर वे नहीं जानते कि वे क्या करने वाले हैं, तो यह केवल उनके लिए और आपकी कंपनी के बाकी सभी लोगों के लिए परेशानी का कारण बनने वाला है जो यह नहीं समझते कि वे किस लिए हैं।
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अंत में, इसे जगह में रखें। आपको इस समूह या टीम के लिए लोगों को लाने की जरूरत है। आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपने उन्हें ठीक से प्रशिक्षित किया है ताकि वे वास्तव में अपने सभी कार्यों को निष्पादित कर सकें और वे जानते हैं कि इसमें क्या शामिल है। उन्हें अपनी नौकरी के बारे में हर संभव जानने की जरूरत है, इससे पहले कि कोई और जानता है कि वे वास्तव में वहां हैं। अगर उन्हें सवालों के जवाब देना शुरू करने या दूसरों की मदद करने की ज़रूरत है, इससे पहले कि वे जानते हैं कि ऐसा कैसे करना है, तो यह केवल उनके लिए समस्याएं पैदा करने वाला है, और यह निश्चित रूप से वह नहीं है जो आप चाहते हैं।
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एक बार जब टीम में हर कोई जानता है कि वे क्या कर रहे हैं और उन्हें इसे कैसे करने की आवश्यकता है, तो उनके लिए बाकी टीम से परिचित होने का समय आ गया है। संगठन में बाकी सभी को समझाना शुरू करें कि ये लोग कौन हैं और यह नया विभाग क्या है। आप चाहते हैं कि हर कोई यह जान सके कि वे क्या करने जा रहे हैं और वे टीम का एक महत्वपूर्ण नया हिस्सा क्यों हैं। आप परियोजना प्रबंधन टीम को उनकी पूरी क्षमता का उपयोग करने के लिए संक्रमण को जितना आसान बनाते हैं, यह सभी के लिए उतना ही बेहतर होगा। इसलिए आपको यह बताने की आवश्यकता है कि क्या बदल रहा है और क्या नहीं।
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सुनिश्चित करें कि आपके संगठन में हर कोई उस नए तरीके से सहज है जिससे चीजें चल रही हैं। आप चाहते हैं कि हर कोई नियमों, विनियमों, प्रक्रिया और परियोजना प्रबंधन से संबंधित किसी भी चीज़ को समझे। यदि आप केवल अपनी परियोजना प्रबंधन टीम को कुछ भूमिकाएँ निभाने जा रहे हैं, तो शुरू करने के लिए उसे बाहर रखें। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आप कुछ भी समझाते हैं जो अभी भी बदलने वाला है। यदि नया विभाग सीमित भूमिका के साथ शुरू हो रहा है, लेकिन समय के साथ अतिरिक्त भूमिकाएँ प्राप्त करेगा, तो सुनिश्चित करें कि आप इसे संगठन में सभी के लिए व्यक्त करते हैं। और उन्हें रास्ते में तैनात रखना सुनिश्चित करें।

पीएमओ का अधिकतम लाभ उठाना

जब वास्तव में प्रक्रिया को लागू करने और अपने पीएमओ को काम करने की बात आती है, तो आप पूरी तरह से अपनी कंपनी में अंतर और सुधार देखना शुरू कर देंगे। इस प्रक्रिया को केंद्रीकृत करने से सभी के लिए यह जानना आसान हो सकता है कि किसी भी समय क्या हो रहा है। इतना ही नहीं, बल्कि यह सुनिश्चित कर सकता है कि आपकी सभी परियोजनाएं हर बार ठीक उसी तरह से की जाएं। अब आपको केवल एक सॉफ्टवेयर सिस्टम की आवश्यकता है जो आपको उन सभी परियोजनाओं पर नज़र रखने में मदद करेगा जिनके लिए आपका पीएमओ जिम्मेदार है।
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गैंट चार्ट निर्माता आपके और आपके पीएमओ के लिए उन सभी चीजों पर नज़र रखने का एक शानदार तरीका है जो उन्हें करने की आवश्यकता है। इस प्रकार के चार्ट के साथ वे उन प्रत्येक परियोजनाओं के लिए एक अलग शीट बना सकते हैं जिनकी वे निगरानी कर रहे हैं और वे उन परियोजनाओं में से प्रत्येक के भीतर व्यक्तिगत कार्य बना सकते हैं। यह उन्हें पहेली के प्रत्येक टुकड़े का ट्रैक रखने की अनुमति देता है जिसे पूरा करने की आवश्यकता है और साथ ही इसके लिए कौन जिम्मेदार है जब इसे करने की आवश्यकता होती है और इसके पूरा होने पर और क्या निर्भर हो सकता है। इन चार्टों के साथ, हर कोई अलग-अलग परियोजनाओं में क्या हो रहा है, इसका ट्रैक बहुत आसान रख सकता है।
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इन चार्टों को सेट करना एक स्नैप है चाहे आप किसी एक प्रोजेक्ट के लिए प्रोजेक्ट मैनेजर हों या आप पीएमओ का नेतृत्व करने जा रहे हों और कई का प्रबंधन करने की आवश्यकता हो। इनमें से प्रत्येक चार्ट आपके आस-पास होने वाली हर चीज पर नज़र रखना आसान बना देगा, जो कि पीएमओ का पूरा बिंदु है। तो, आप क्या करने जा रहे हैं? क्या आप अपनी कंपनी में पीएमओ शुरू करने जा रहे हैं? और गैंट चार्ट को एक साथ रखना शुरू करें जो आपको चीजों को ट्रैक पर रखने की आवश्यकता है या क्या आप चीजों को उसी पुराने तरीके से जारी रखने जा रहे हैं जो वे हमेशा पहले करते हैं? यदि आप अपने संगठन में पीएमओ को लागू करना चाहते हैं, या यदि आपने पहले कभी इसके बारे में सोचा है, तो वे एक बड़ा अंतर ला सकते हैं। यदि आपने कभी पीएमओ पर विचार नहीं किया है या जानते हैं कि वे क्या करते हैं, तो उम्मीद है कि अब आपके पास एक मजबूत समझ है और आप अपने व्यवसाय के स्थान पर जगह बनाने की प्रक्रिया शुरू करने के लिए तैयार हैं। ऐसा कोई कारण नहीं है कि आप एक नया विभाग शुरू नहीं कर सकते, विशेष रूप से एक जो आपके संगठन में चीजों को इतना आसान और अधिक कुशल बनाने जा रहा है।