Ogni progetto inizia con una lista di cose da fare per raggiungere un determinato obiettivo. Gli elenchi aiutano naturalmente a portare a termine i compiti e contribuiscono a promuovere la fiducia nelle capacità delle persone di realizzare le cose. Nella gestione dei progetti, un piano d'azione può aiutare te e il tuo team a raggiungere un obiettivo comune fornendo struttura, obiettivi e responsabilità.
Un piano d'azione può essere definito come un documento che elenca una strategia proposta sotto forma di un piano di passi necessari per raggiungere un determinato obiettivo. Si tratta, in sostanza, di un elenco di compiti che devono essere portati a termine per raggiungere un obiettivo, chiarendo la linea d'azione specifica, le risorse necessarie, le tempistiche e i membri del team o i dipartimenti che saranno necessari per raggiungerlo. Nella gestione dei progetti, i piani d'azione possono essere estremamente utili perché molti team li utilizzano come quadro di riferimento per pensare, fare brainstorming e definire come completare un progetto - o una fase di un progetto - in modo efficace. Uno dei grandi vantaggi di lavorare con i piani d'azione è che, stabilendo ed elencando ogni fase, si assicura ai team che nulla venga tralasciato e che nessuna fase venga trascurata. Inoltre, documentando ed elencando il piano d'azione, si delineano le tempistiche, le risorse necessarie e le persone da coinvolgere per completare la strategia.
Come progettare un piano d'azione
Quando progetti o crei un piano d'azione, devi tenere a mente che stai cercando di suddividere il processo di raggiungimento dell'obiettivo in compiti o fasi attuabili, basati su una tempistica. È necessario identificare lo scopo di ogni obiettivo e i passi da compiere. Identificando i precedenti, otterrai chiarezza su quale dipartimento o membro del tuo team dovrà avere la responsabilità di eseguire e completare quei compiti specifici.
In altre parole, i piani d'azione devono includere:
Chi si occuperà di cosa - Si riferisce alle responsabilità specifiche e alla responsabilità generale.
Quando - Il calendario, la tempistica e la durata dell'intero piano.
L'ordine - Che si riferisce alla sequenza e alla dipendenza dei compiti.
Il come: ovvero gli aspetti tecnici e finanziari del piano.
Il motivo - Che si riferisce all'identificazione degli obiettivi e alla selezione degli indicatori che possono essere utilizzati per monitorare i progressi dell'azione.
Quando progetti e crei un piano d'azione, devi prendere in considerazione quanto segue: innanzitutto, concentrati sulle priorità e scrivile. Dopodiché, prenditi il tempo necessario per valutare chi è la persona che deve affrontare i compiti e assegnare ogni attività alla persona giusta. Chiedi a tutti di rimanere coinvolti e di segnare i compiti completati in modo da essere pienamente consapevoli del risultato e dei progressi. Assicurati di discutere di eventuali compiti in sospeso o in ritardo: in questo modo potrai prevedere eventuali ritardi nel tuo piano.
Quali sono i contenuti principali di un piano d'azione?
Un piano d'azione ben eseguito può rivelarsi uno strumento eccezionale per i team perché può aiutare le persone a concentrarsi su compiti e decisioni dettagliate e specifiche, orientate alla realizzazione di obiettivi più grandi. Possono aiutare i team mantenendoli saldi e funzionali. Quindi, per preparare un piano d'azione efficace, occorre considerare quanto segue:
Elenca le attività principali, gli elementi più importanti.
Suddividi queste attività in compiti gestibili.
Chiarisci la sequenza e le dipendenze tra questi compiti.
Stimare l'inizio, la durata e il completamento delle attività.
Crea una linea temporale chiara.
Definisci eventuali tappe fondamentali.
Analizza le capacità e le risorse esistenti e determina se manca qualcosa.
Distribuisci i compiti tra il tuo team.
Contrassegnare le attività completate.
Controlla i tuoi progressi.
Creare un calendario per il tuo piano d'azione
I vantaggi di lavorare con i piani d'azione sono molteplici. Aiuta i team a delineare una linea d'azione e a realizzare i progetti. Organizzando le informazioni e fissando gli obiettivi, diventa più facile seguire le istruzioni e concentrarsi sulla realizzazione degli obiettivi. I software di gestione dei progetti, come Instagantt(Gantt Chart Maker), possono essere utilizzati per preparare piani d'azione, soprattutto perché offrono spazio per le fasi, i compiti, i programmi e il monitoraggio dei progressi. Inoltre, migliorano il lavoro di squadra consentendo la collaborazione online. Con Instagantt potrai creare e gestire piani d'azione in pochi minuti. Soprattutto, potrai tenere traccia di tutte le diverse attività e dell'avanzamento generale del tuo piano. Grazie al suo design a diagramma di Gantt, non solo potrai aggiungere compiti e assegnare responsabilità, ma potrai anche gestire una chiara tempistica del tuo lavoro.
