Ci sono molti modi diversi in cui puoi e devi tenere traccia dei tuoi compiti e dei tuoi progetti come azienda. Sia che tu abbia già creato altri tipi di grafici in passato, sia che tu stia cercando la tua prima opzione di produttività, un grafico burndown potrebbe essere esattamente ciò che ti serve. Devi solo sapere come funziona e come sfruttarlo al meglio. Da lì, i tuoi progetti e il tuo intero team potrebbero trarre grandi benefici.
Un diagramma di burndown è un po' meno ampio di un diagramma di Gantt o di un pannello Kanban. Invece di essere altamente specifico e di descrivere nel dettaglio ogni attività e ogni persona coinvolta, un diagramma di burndown si concentra solo sul tempo rimanente per un progetto specifico. Lo fa esaminando due fattori diversi: la quantità di lavoro che manca per completare il progetto e la quantità di tempo che manca per completare il lavoro. Il grafico ti permette di vedere le risposte a queste domande in modo semplice e diretto.
Questi grafici analizzano le informazioni in due modi leggermente diversi. Ad esempio, puoi osservare un grafico di burndown dello sprint per determinare quanto lavoro rimane nell'attività che deve essere completata o che vuoi misurare. Questo permette a te e al resto del team di avere una buona idea di come si sta svolgendo il lavoro negli sprint brevi. Può essere una parte estremamente importante del processo e assicura che l'intero team stia lavorando al meglio su quello sprint. Se tendi a fissare obiettivi per progetti più grandi che devono essere completati in un periodo più breve, questa potrebbe essere una buona soluzione.
Puoi anche creare un grafico di burndown del prodotto, che ti permetterà di tenere traccia di quanto lavoro c'è per l'intero progetto a cui stai lavorando. Può trattarsi di un progetto grande o piccolo, ma tu e il tuo team volete comunque sapere a che punto siete e quanto manca per completarlo. Con il burndown del prodotto, puoi farlo e puoi confrontare quanto hai già completato il progetto mentre lo stai facendo. Questo ti aiuta a portare a termine ancora più velocemente il lavoro.
Esempio di diagramma di burndown
Perché usare un diagramma di burndown?
Abbiamo accennato a questo aspetto nell'ultima sezione, ma è un aspetto che dovremmo approfondire. In generale, il grafico di Burndown è un ottimo accompagnamento per alcuni altri tipi di grafici di produttività che puoi creare, come una tavola Kanban o un diagramma di Gantt. Sebbene non fornisca le informazioni dettagliate di questi tipi di grafici, può darti una discreta quantità di informazioni su come stai procedendo e se hai bisogno di accelerare o continuare a lavorare.
Grazie a questo tipo di tabellone potrai sapere se il tuo progetto è in linea con i tempi di realizzazione. Mentre un tabellone Kanban può mostrarti dove si trova un'attività nella tua tabella di marcia o un diagramma di Gantt può dirti quanto tempo manca alla scadenza e persino quale percentuale è stata completata, può ancora essere difficile capire cosa sta succedendo all'interno del progetto. Con il diagramma di burndown, puoi vedere una rappresentazione pittografica di quanto c'era da fare quando hai iniziato, di quanto hai fatto finora e di quanto dovrai fare per finire in tempo.
Questo tipo di grafico ti permette di osservare facilmente il ritmo di lavoro che hai svolto e quello che ti servirà per completare il lavoro in tempo. In questo modo ti sarà molto più facile raggiungere questo obiettivo. Puoi dare un'occhiata più approfondita al ritmo e condividerlo anche con il resto del tuo team, in modo da fargli capire cosa deve ancora fare per aiutare tutti a raggiungere la fine del compito o del progetto.
Essendo molto semplici nel design e diretti, sono facili da consultare per chiunque. Puoi guardarli in poco tempo e ottenere un feedback immediato su cosa c'è ancora da fare e su come stai procedendo. Dovrai controllarlo almeno una volta al giorno per vedere come stai procedendo all'inizio o alla fine della giornata (o in entrambi i casi). Questo aiuterà te e il tuo team a capire cosa fare per rimettersi in carreggiata o rimanere in carreggiata.
Cosa vedrai
Quando crei il tuo grafico di burndown per un progetto specifico, vedrai rappresentate due linee diverse. Sull'asse delle ordinate del grafico è rappresentata la quantità di lavoro rimanente. Sull'asse delle ascisse vedrai la quantità di tempo che hai a disposizione per completare il lavoro. Questi due elementi ti aiuteranno a creare il grafico e lo renderanno più facile da leggere. Possono anche essere rappresentati in modi diversi, in modo che la linea temporale sia più lunga o più corta a seconda di ciò che stai monitorando, ma la quantità di lavoro può essere dettagliata dal 100% allo 0%.
Una volta ottenuto il grafico, sono presenti due linee su di esso. La prima è la linea del lavoro ideale. Si tratta della linea che collega il lavoro dal 100% allo 0%. Si tratta di una linea che collega il lavoro dal 100% allo 0% e che indica il ritmo da seguire per passare dall'inizio alla fine del progetto con il minor numero di ostacoli. Se dovessi lavorare al livello ottimale, questo è il ritmo che useresti e il modo in cui tutto verrebbe completato. Ma non è sempre così che vanno le cose. Molto raramente le cose vanno così.
La seconda riga è quella del lavoro effettivo rimanente. Questa linea analizza la quantità di lavoro da svolgere ogni giorno e crea un grafico che mostra quanto hai fatto e quanto devi ancora fare. Si aggiorna frequentemente per assicurarsi che sia accurato e che tu sappia quanto bene (o meno bene) stai procedendo. Se la linea del lavoro effettivo è superiore a quella ideale, significa che devi lavorare un po' di più per rientrare nei tempi previsti. Se la linea è al di sotto di quella ideale, significa che sei in anticipo sulla tabella di marcia.
Tieni presente che la tua linea di lavoro effettiva fluttuerà man mano che tu e il tuo team continuerete a lavorare sul progetto e bilancerà il lavoro rimanente. Quindi, se hai ancora tempo per completare il progetto, il programma prenderà in considerazione il punto in cui ti trovi e ti mostrerà un percorso ideale per arrivare alla fine. Se non segui quel percorso, continuerà a cambiare e ad aggiornarsi man mano che completi il lavoro per indicarti la strada migliore da seguire. Il segreto è assicurarsi di controllarlo spesso.
I vantaggi associati ai grafici di burndown
Ci sono diversi vantaggi che troverai se decidi di lavorare con i grafici di burndown. Il segreto è assicurarsi di usarli correttamente e di avviarli presto per i tuoi sprint o progetti. In questo modo sarà più facile per te rimanere in linea con le attività fin dall'inizio, invece di dover correre troppo quando si arriva alla fine della timeline. Inoltre, grazie a questi vantaggi, vorrai verificare anche le opzioni disponibili.
Vedere i progressi - Una delle prime cose che noterai con questo tipo di grafico è che le informazioni sono disponibili immediatamente. Non devi cercare nulla e non devi guardare il grafico per un periodo prolungato per vedere ciò che ti serve sapere. Puoi guardare immediatamente e vedere come stai andando rispetto a come dovresti andare. Questo ti darà un feedback immediato e la possibilità di contattare immediatamente il resto del tuo team con informazioni e consigli aggiuntivi.
Vedere i problemi - Se tu e il tuo team siete in ritardo o rischiate di esserlo, il tuo grafico di burndown te lo farà sapere in pochissimo tempo. Ciò significa che puoi accorgerti rapidamente del ritardo e intervenire immediatamente. Se la linea di lavoro effettiva scende anche di poco al di sotto della linea di lavoro ideale, potrai accorgertene e accelerare immediatamente i tempi per tornare in carreggiata. Se ti accorgessi del problema solo molto più tardi, dovresti accelerare ancora di più per tornare in carreggiata.
Vedi quello che ti serve - Se nel tuo team ci sono membri che non sono molto bravi a leggere i grafici o i sistemi più complessi che hai, questo è un ottimo modo per tenerli informati. È semplice e immediato da imparare e si può leggere a colpo d'occhio. Tutto ciò che devi osservare sono le due linee e confrontare il loro rapporto reciproco. Da lì avrai tutte le informazioni di cui hai bisogno. Questo è un ottimo grafico da utilizzare soprattutto quando lavori su progetti a breve termine.
Il lato negativo dei grafici di burndown
I grafici di burndown offrono grandi possibilità, ma ci sono anche alcuni aspetti a cui dovrai prestare maggiore attenzione. Questi aspetti ti aiuteranno a determinare se un diagramma di burndown è la soluzione giusta per il tuo team e per la gestione del progetto. Dopotutto, ci sono delle limitazioni a ciò che potrai fare.
1. È necessaria una pianificazione accurata
Dovrai pianificare accuratamente il tuo sprint per avere un'idea precisa di quanto tempo e quanto lavoro ti rimane. Se sbagli a valutare lo sprint, ti ritroverai a lottare per rimanere in carreggiata.
2. Ignora il backlog
Sei tu il responsabile di inserire tutto nella tabella e di assicurarti che funzioni correttamente. Se non completi le attività arretrate o se non le inserisci, potresti ritrovarti con un grafico impreciso.
Impostazione dei grafici
Quando si tratta di gestire uno sprint di progetto, devi assicurarti di essere sulla strada giusta e di registrare tutto correttamente. Se sai cosa stai facendo e ti assicuri di stabilire tutte le regole di base nel modo giusto, tu e il tuo team vi troverete molto meglio con questo schema. Assicurati che tutti sappiano come impostarlo e come monitorarlo. E assicurati che tutti i compiti vengano segnalati correttamente in modo da tenerlo sempre aggiornato. Quando sei pronto per iniziare a esaminare diversi tipi di grafici e diversi modi per tenere traccia di tutto il lavoro che devi completare, assicurati di guardare i grafici di burndown. Potresti rimanere sorpreso da quanto questo tipo di grafico possa cambiare il modo in cui tu e il tuo team guardate al lavoro da completare. E quando si tratta di sistemi rapidi e di monitoraggio, non c'è modo migliore di farlo che con un grafico di burndown per aiutarti.
