Mappatura dei processi aziendali, una guida definitiva da conoscere

Un'azienda ha bisogno di tutta l'attenzione necessaria per ottenere un nutrimento completo che è possibile solo se l'intero team lavora con lo stesso spirito. Se non guidi il tuo team sul piano e sul processo per avviare e portare avanti un progetto, non sarai in grado di ottenere i risultati desiderati. Per questo motivo, la documentazione è necessariamente necessaria per tracciare la procedura di lavoro in modo da poter sviluppare strategie aziendali migliori ed efficaci per generare risultati meravigliosi. 

Questo è possibile solo se si individuano i problemi, si analizzano i fili che devono essere ampliati e migliorati. Puoi farlo seguendo la mappatura dei processi aziendali. 

Una guida sulla mappatura dei processi aziendali:

La mappatura dei processi aziendali è una rappresentazione visiva del piano di lavoro di un'azienda che mostra le fasi da seguire durante il processo aziendale e anche i membri del team che parteciperanno a questo processo. Si può dire che è la documentazione di un progetto aziendale che mostra le conseguenze delle fasi che si svolgeranno durante il processo.

 La mappatura dei progetti aziendali copre le fasi che vanno dalla produzione del prodotto al suo imballaggio e alla sua consegna con la massima soddisfazione del cliente. La mappatura dei processi aziendali è un processo semplice se sai come farlo: puoi farlo su un file cartaceo o su un software presentando alcuni simboli. 

Elementi essenziali della mappatura aziendale 

Tutto ciò che esiste, sia in termini materiali che di ipotesi, porta con sé alcune parti o elementi che lo mantengono organizzato e ben strutturato. Quindi, devi concentrarti sui componenti essenziali della mappatura dei processi aziendali per ottenere risultati migliori. Per rendere la tua strategia di mappatura dei processi aziendali efficace e orientata ai risultati, devi includere i seguenti quattro elementi. 

1. Utilizzando l'insieme di simboli

Puoi utilizzare diversi simboli per creare una mappa perfetta per il tuo processo aziendale. È necessario conoscere i simboli delle chiavi specifiche da inserire nel processo di mappatura.  

2. Condividere le tecniche di utilizzo della mappatura dei processi aziendali 

Puoi anche includere alcune tecniche per costruire una mappatura significativa dei processi aziendali, come alcuni software e applicazioni. 

3. Raccolta e sistemazione dei dati 

Anche la raccolta dei dati è un elemento chiave per la realizzazione della mappa del processo. 

4. Utilizzare gli strumenti di disegno 

Puoi utilizzare diversi strumenti come simboli e tipi di mappatura per ottenere una documentazione ottimale.

Diversi modi di fare business mapping 

Per una mappatura efficace dei processi aziendali, puoi adottare diversi tipi di mappatura dei processi che possono dividere e spiegare brillantemente il processo in modi semplici, in modo che tu possa comprendere meglio ogni fase e rendere più facile il lavoro del tuo team. Ecco i diversi tipi di mappatura dei processi aziendali. 

Utilizzare i diagrammi di flusso 

Il tipo più semplice di mappatura dei processi aziendali è l'utilizzo dei diagrammi di flusso che rendono il tuo lavoro facile da capire rappresentandolo attraverso le frecce. Anche i diagrammi di flusso possono essere di diversi tipi: diagrammi di flusso di base, diagrammi di flusso di sviluppo e diagrammi di flusso dettagliati. Questi diagrammi di flusso sono una presentazione grafica lineare del processo. Sono facili da realizzare su carta o su computer e semplici da seguire durante il processo. Quindi, puoi facilmente implementare questo tipo di mappatura dei processi aziendali e fare l'analisi.

Creare un diagramma di flusso dei dati 

È simile a un semplice diagramma di flusso, ma più complesso in quanto può seguire diversi percorsi per seguire le conseguenze del processo. Questo diagramma di flusso dei dati aiuta non solo a tenere traccia della sequenza delle attività, ma anche ad estrarre le cose non necessarie da quelle indispensabili facendo incontrare i blocchi attraverso le frecce. 

Utilizzo della mappa del flusso del valore 

Questo tipo di mappatura dei processi è la migliore per i processi complicati che hanno molte cose da fare in collaborazione con altre che possono allinearsi in parallelo o che attendono il loro turno. Puoi utilizzare una mappa della value streamline per individuare i temi del processo. Il bello di questa mappa è la sua flessibilità che ti permette di intraprendere qualsiasi azione di inclusione o esclusione delle informazioni o delle fasi. 

Suddivisione del processo tramite diagramma SIPOC 

Il diagramma SIPOC è il più flessibile tra tutti i tipi di processi di mappatura. È molto utile per semplificare il processo, in quanto puoi dividere il processo in fasi per tenerne traccia. Il SIPOC include diverse fasi come fornitori, input, processi, output e clienti. 

Dovremmo scegliere il processo di mappatura del business?

La mappatura dei processi aziendali è una parte essenziale dell'attività perché ti aiuta a definire ogni singola informazione e i dati necessari. Sono molte le ragioni che ti spingono a seguire la mappatura dei processi aziendali, come ad esempio 

• Potrai creare un piano per portare avanti i tuoi progetti commerciali.
• Puoi anche trasferire le tue conoscenze e i tuoi piani chiave al tuo team in modo semplice e facile.
• Ti aiuta a identificare le grandi rocce dei progetti aziendali. 
• Inoltre, ti aiuta a trovare il modo migliore per ottenere la migliore documentazione. 
• Puoi instaurare una buona comunicazione e collaborazione con il tuo team. 

Non solo gli obiettivi personali ma anche quelli di squadra diventano facili da raggiungere se segui la strategia sopra descritta in modo organizzato. Non ti pentirai dei passi che hai fatto seguendo questo processo, prendendo sul serio le tue responsabilità e mettendo in atto le migliori pratiche per ottenere il massimo vantaggio. 

Principi chiave del processo di mappatura del business 

Puoi migliorare le tue strategie aziendali introducendo il metodo della mappatura dei processi aziendali e seguendone gli importanti principi. Questi principi sono necessari per creare un piano o una documentazione efficace, sia su file cartaceo che su software, da seguire per ottenere i risultati sperati. La mappatura dei processi aziendali deve rispettare i principi di base per ottenere i migliori risultati, come spiegato di seguito.

• Prima di tutto, devi avere un obiettivo definito per la tua attività o per un particolare progetto che stai per realizzare.
• Dovresti scegliere di far lavorare con te un team forte e ben affiatato e un team abile. 
• Prima di creare il tuo tè, devi impostare i parametri o le proprietà in base alle quali cercherai i dipendenti che rientrano correttamente nei requisiti. 
• Devi scegliere un processo di mappatura aziendale semplice e facile, in base alle esigenze del tuo progetto aziendale.
• Poi, sii molto chiaro e sicuro su ogni passo che stai pianificando attraverso questa documentazione.
• Non passare mai dall'input all'output. Mantieni il tuo obiettivo come punto di partenza
• Sarà un punto a favore utilizzare diversi software per costruire una strategia efficace utilizzando alcuni modelli.

I passi da seguire durante il processo di mappatura del business 

Qualsiasi processo o anche un semplice metodo di preparazione di qualcosa, anche una tazza di tè, ha bisogno di una ricetta da seguire per renderlo gustoso ed efficace, altrimenti rovinerà il gusto della tua bocca e della tua mente come ti aspettavi. Quindi, cerca di capire quali sono i passi importanti per realizzare una ricetta che ti faccia sognare e che renda reali le tue aspettative. I passi che seguono possono esserti utili per costruire una strategia efficace di mappatura dei processi aziendali per la tua azienda. 

• Identificazione del processo che si vuole pianificare 

Per prima cosa, devi analizzare a fondo il processo che vuoi pianificare e tracciare per il tuo team per ottenere il risultato desiderato. Ciò significa che devi pensare prima all'output e poi all'input. Devi mettere a fuoco le tue conoscenze e le tue intenzioni in modo da poter dichiarare il processo che devi mappare. 

• Costruisci un team coraggioso e competente 

Dopodiché, fai un elenco dei compiti che vuoi assegnare ai membri del tuo team, raccogli i risultati desiderati e cerca i dipendenti o il team con le competenze corrispondenti. Non scegliere un team con competenze non corrispondenti e inutili per i compiti che gli assegnerai. 

• Raccogli le informazioni necessarie 

Ora raccogli i dati e le informazioni sul processo che stai tracciando per creare strategie efficaci. 

• Non dimenticare di identificare i clienti.

Quando prepari un prodotto, ad esempio, come puoi trascurare gli acquirenti o i clienti per cui lo stai realizzando? Questo è inutile se non ti rivolgi ai consumatori e non prepari un piano di prodotti o servizi. 

• Fai un elenco dei compiti che verranno assegnati ai membri del tuo team. 

Distribuisci i compiti tra i membri del tuo team in base alle loro competenze e dai loro una scadenza per il completamento.

• Tieni traccia dei passi che tu e il tuo team state seguendo 

Non affidare il processo a un sistema automatizzato, ma osserva attentamente ogni attività o compito prima e dopo il suo completamento, 

In che modo il processo di mappatura aziendale è vantaggioso per te?

La mappatura dei processi aziendali è di grande utilità se non si saltano i suoi principi e se si segue il giusto tipo di documentazione. Ecco alcuni vantaggi di base e generali della mappatura dei processi aziendali.

• Aiuta a colmare il divario tra manager e dipendenti rendendoli bravi nella comunicazione. 
• Ti aiuta a prendere in mano le qualità di leadership. 
• Inoltre, rende i documenti facili da leggere e da capire, ma non per tutti. Solo il costruttore e il partner possono ricavare i dettagli da questo stile di mappatura. 
• Ti dà fiducia e soddisfazione nei confronti dei tuoi colleghi di squadra perché tieni traccia delle prestazioni di tutti.
• Ti aiuta anche a stabilire il tempo necessario per completare un determinato compito.

Conclusione 

La mappatura dei processi aziendali è utile non solo per elencare i passaggi da seguire per un processo aziendale, ma è anche utile per mantenere il team in collaborazione, costruendo una mappatura aziendale flessibile che permetta di prendere qualsiasi strada adatta se ne trova qualcuna inutile.