Cosa succede se inizi a lavorare su un progetto e all'improvviso sei costretto a chiuderlo perché le cose non sono andate come volevi?
Per questo motivo, sarebbe saggio creare un piano temporale del progetto utilizzando grafici di Gantt e altri strumenti che descrivano bene il tuo piano. Quindi, la cosa fondamentale da cui devi partire è la creazione di un piano temporale del progetto.
Non importa quale tipo di progetto inizierai: devi imparare l'importanza e le competenze della gestione dei progetti per avere successo in qualsiasi cosa tu abbia in mente. Se dai per scontata la gestione dei progetti, commetterai un grave errore.
Qual è la tempistica del piano di progetto?
Una timeline di progetto che evidenzierà i dettagli più importanti del tuo progetto futuro, tra cui compiti, team, risorse, budget, scadenze e altri aspetti importanti. Per mostrare questi dettagli, utilizzerai i diagrammi di Gantt. I diagrammi di Gantt rendono più facile mostrare i progetti, le attività o qualsiasi altro dettaglio che costituisca una parte importante del progetto.
Crei diagrammi di Gantt e utilizzi altri strumenti per evidenziare i dettagli del progetto in modo che tutti possano capirli meglio. Senza un piano temporale del progetto, tutto sarà un caos che non riuscirai a risolvere facilmente. Tutto ciò porta a una migliore gestione del progetto se vuoi che le cose vadano a favore tuo e del tuo team.
È importante utilizzare uno strumento come Instagantt per migliorare le prestazioni del tuo progetto. Ti aiuterà a scalare le prestazioni complessive utilizzando il diagramma di Gantt.
I passi da seguire per creare un piano temporale del progetto
Se non hai mai avuto l'occasione di creare un piano temporale di progetto per uno dei tuoi progetti, ecco i passi da seguire per crearne uno:
Conoscere l'ambito del progetto
Se vuoi avviare un'attività, è importante che tu scriva il suo scopo e se avrà successo e genererà buone entrate.
Scrivere il budget e l'ambito di attività per avere successo e quali sono le probabilità di non riuscirci. Quindi, questo è il primo e uno dei passi più importanti per iniziare con la timeline del piano di progetto.
WBS (Work Breakdown Structure)
Il tipo di compito dipende dal progetto che intendi avviare. Questa è la fase della struttura di ripartizione del lavoro in cui indicherai i nomi delle persone con i compiti che vorrai assegnare loro a breve. Tieni presente le competenze delle persone mentre inserisci i loro nomi nell'elenco dei membri del team del progetto.
Suddividi il progetto in attività
Utilizzerai i diagrammi di Gantt per suddividere i progetti in compiti e parti che tu e il tuo team dovrete completare entro la data di scadenza. Puoi creare un diagramma di Gantt per ogni membro che continuerà ad aggiornare una volta che avrà inviato un compito. Questi grafici ti aiuteranno ad analizzare i progressi di ognuno e a capire se qualcuno dei membri del tuo team è in ritardo con l'invio dei compiti.
Le risorse da cui dipende il tuo progetto
Ora è il momento di scrivere i dettagli del budget e delle risorse del progetto. È possibile che tu abbia bisogno di una mano per portare a termine il progetto, quindi devi menzionare ogni dettaglio in questa fase.
Scadenza per completare ogni parte del progetto
Assegnerai a tutti una scadenza; ognuno dovrà completare il proprio compito e consegnarlo in tempo. Non cercare mai di lavorare su un progetto contemporaneamente; devi dividere l'intero progetto in parti. Diventa più facile se qualcosa va storto e ti ritrovi in un vicolo cieco. Mantieni il carico di lavoro in orario mentre decidi la scadenza per tutti i membri del tuo team di progetto.
Hai risorse sufficienti?
È arrivato il momento di parlare del denaro che investirai nel progetto, ma vuoi anche avere qualcosa come riserva. Se parliamo di raccolta di investimenti, allora devi menzionare gli investitori nella timeline del piano di progetto, in modo che nel frattempo tu non debba stressarti per i soldi. Il piano temporale del progetto ti aiuterà anche a raccogliere fondi, in quanto dovrai mostrare ai tuoi investitori cosa hai fatto finora e loro potrebbero investire.
Aggiungi delle tappe per un programma di lavoro efficiente
Il modo più efficiente per completare un progetto è quello di aggiungere delle tappe. Ad esempio, se stai lavorando a un software, devi aggiungere delle pietre miliari da raggiungere. Le pietre miliari possono essere diverse fasi del progetto che devi completare in tempo per terminare il progetto prima della scadenza.
Dopo aver raggiunto una pietra miliare, puoi controllare tutti i dettagli del compito e passare alla pietra miliare successiva. Senza le milestone, potresti non essere in grado di analizzare la situazione tua e del tuo team. Il numero di tappe dipende interamente dalla lunghezza del progetto.
Scadenze per la gestione del progetto
L'ultimo punto importante da seguire per creare un piano temporale del progetto sono le scadenze del progetto, sia che te ne occupi tu o un manager. Dopo aver completato il progetto, è consigliabile testarlo per verificare la presenza di eventuali errori. Una volta creata la struttura del progetto, compresa la scelta dei membri del team e dei loro ruoli, l'aggiunta di una scadenza per i compiti è l'ultimo passo.
Vantaggi della tempistica del piano di progetto
Potresti essere ancora un po' confuso sul fatto che il piano temporale del progetto ti porterà qualche beneficio o sarà solo uno spreco di tempo ed energia. Ecco alcuni vantaggi che ti aiuteranno sicuramente a capire i benefici dell'utilizzo della strategia del piano temporale del progetto per i tuoi progetti:
1. Aiuta a creare una struttura per la tua attività
Senza una tabella di marcia, come puoi sapere quale sarebbe il primo passo da fare per avviare un progetto? È impossibile avviare un progetto senza aver fatto i compiti a casa e senza aver dato una struttura ai tuoi pensieri e alle tue idee. Sarà solo un pasticcio e uno spreco di tempo e denaro.
Pertanto, con l'aiuto di un piano temporale del progetto, potrai conoscere i pro e i contro del lavoro su quel determinato piano.
Ti aiuterà a prendere la decisione giusta, avrai un piano adeguato come un documento e saprai se funzionerà. Quindi, il vantaggio numero uno che sarà alla base del tuo progetto è che con questo avrai una struttura che ti aiuterà a realizzare i tuoi piani futuri.
2. Una strategia efficiente per completare un progetto in tempo
Non riuscirai mai a portare a termine un progetto se non hai una tempistica, una scadenza e delle istruzioni adeguate da seguire. Con un piano temporale per il progetto, avrai a disposizione tutto e una strategia adeguata per aiutarti a completare il progetto in tempo.
In caso contrario, sarà uno spreco di tempo e fatica, non otterrai nulla alla fine della giornata e potresti dover ricominciare da capo. Un piano temporale di progetto ti guiderà a lavorare in tempo e a finire il progetto, a volte anche prima della scadenza.
3. Saprai riconoscere i contrattempi e li affronterai.
Una volta che sai che tipo di contrattempi puoi incontrare mentre lavori a un progetto specifico, ti assicuri di aver già trovato la soluzione al problema. Se non pianifichi le cose e ti trovi di fronte a un grosso contrattempo, questo causerà dei problemi. Se invece hai già pianificato tutto, non sarà così: anche se qualcosa dovesse andare storto, potrai contenere la situazione.
4. Migliora la gestione del tempo del progetto
Quando hai pianificato tutto per bene e quando si tratta di eseguire il piano, diventa più facile gestire l'intero progetto. Puoi guidare il team o assumere qualcuno come project manager. Senza un piano temporale adeguato, tenere tutto sotto controllo sarà quasi impossibile.
Quindi, la timeline del piano di progetto gioca sicuramente un ruolo importante nella gestione del tempo del progetto, perché tutti seguono un programma per consegnare i propri compiti in tempo.
La tempistica di un piano di progetto è importante per la gestione del progetto?
La risposta a questa domanda è semplicemente sì. Un piano temporale del progetto ti aiuta a tenere tutto organizzato e a completare i tuoi progetti in tempo. Ti aiuterà ad analizzare tutti i membri del tuo team, il loro lavoro e la possibilità di completare il progetto assegnato in tempo.
Se tutti i membri del tuo team iniziano a lavorare senza pianificare, potresti vedere che tutto si incasina. Sarebbe uno spreco di tempo, energia e risorse. Non vorrai certo trovarti di fronte a questo risultato. Per questo motivo, un piano temporale del progetto è l'unico modo per mantenere tutto allineato e per portare a termine il progetto in tempo.
Pianifichi tutto, lo condividi con i membri del tuo team, comunichi loro i compiti e le scadenze e poi puoi iniziare il progetto. Se non vuoi trovarti di fronte al caos mentre lavori a qualsiasi tipo di progetto, allora gestirlo come un professionista è l'unico modo.
Parole finali:
Avrai capito l'importanza della gestione dei progetti e come un piano temporale di progetto possa aiutarti a portare a termine i tuoi progetti in tempo. Se vuoi portare a termine un progetto o vuoi avviare un'attività e vuoi che abbia successo, inizia con un piano temporale di progetto e poi vai oltre.
