La risorsa più preziosa per tutti è il tempo. Inoltre, dal punto di vista organizzativo, i team dei leader hanno spesso poco tempo a disposizione. Per massimizzare la loro efficacia, è necessario programmare riunioni a livello dirigenziale (e inserirle nelle loro agende fitte di impegni).
La "riunione di livello 10" viene spesso utilizzata con il Sistema Operativo Imprenditoriale (EOS), una struttura per la gestione delle imprese che ha guadagnato popolarità grazie al libro "Traction" di Gino Wickman. Si tratta di una riunione pianificata ed estremamente efficace creata per promuovere l'allineamento, affrontare i problemi e responsabilizzare un team o un'organizzazione. Di solito coinvolge i capi reparto o i leader più importanti.
Una riunione di livello 10 è una riunione bisettimanale di collaborazione tra dirigenti che dura 90 minuti e ha sempre lo stesso ordine del giorno.
Cose da sapere sulla riunione di livello 10
L'allineamento, l'apertura e la responsabilità all'interno dell'organizzazione sono tutti obiettivi della riunione di Livello 10. Le aziende possono migliorare la comunicazione, prendere decisioni basate sui dati e progredire verso i loro obiettivi attenendosi a un ordine del giorno pianificato e affrontando le questioni più importanti.
Il diagramma di Gantt viene utilizzato per visualizzare le tempistiche del progetto, delineando le attività importanti, le dipendenze e le tappe fondamentali.
Punti importanti da capire sulla riunione di livello 10
Di seguito sono riportati gli elementi fondamentali che devi sapere sulla riunione di livello 10:
Frequenza
Le riunioni del Livello 10 sono normalmente programmate una volta alla settimana. Grazie a questo programma prevedibile, il team di leadership può mantenere una cadenza e un ritmo nella comunicazione e nei processi decisionali. Le riunioni settimanali consentono al team di rimanere informato sugli sviluppi, di discutere i problemi o le difficoltà e di apportare le modifiche necessarie per mantenere l'azienda in carreggiata.
La frequenza gioca un ruolo importante nelle riunioni di livello 10, come ad esempio:
- I membri del team sono responsabili dei loro impegni e dei loro progressi perché si tengono riunioni regolari. Facilita il rapido completamento dei compiti e degli obiettivi promuovendo un senso di urgenza.
- La riunione di livello 10 offre un ambiente specializzato per individuare e risolvere i problemi. I team che si riuniscono frequentemente possono affrontare i problemi non appena si presentano, evitare che peggiorino e mantenere le priorità in linea.
- Il team può mantenere l'allineamento con gli obiettivi dell'azienda attraverso riunioni settimanali.
- Le riunioni regolari incoraggiano il team dirigenziale a collaborare e a comunicare in modo efficace. Permettono di condividere informazioni, opinioni e intuizioni, migliorando il processo decisionale e la risoluzione dei problemi.
La durata è importante
La durata di una riunione di Livello 10 è essenziale per preservarne l'efficacia, la concentrazione e l'efficienza. Garantisce che il team si attenga ai limiti di tempo dei partecipanti, coprendo gli argomenti rilevanti, facendo scelte tempestive e mantenendo la responsabilità. Il controllo avviene attraverso la progettazione di un diagramma di Gant che facilita la gestione del tempo per tutti i partecipanti.
Il team è incoraggiato a stabilire le priorità e ad affrontare le questioni più urgenti il prima possibile in un breve lasso di tempo. Invece di rimandare le decisioni cruciali a riunioni successive, questo favorisce un senso di urgenza e stimola il processo decisionale.
I tempi stretti incoraggiano il team a stabilire le priorità e a occuparsi delle questioni urgenti il prima possibile. Promuove un senso di urgenza e incoraggia il processo decisionale piuttosto che rimandare le decisioni importanti a sessioni successive.
Rispetta gli obblighi di tempo dei partecipanti mantenendo la riunione breve. Riconosce che il tempo di ognuno è prezioso e si adopera per massimizzare l'efficacia della riunione riducendo al minimo l'interferenza con il lavoro dei partecipanti.
Nota importante:
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I partecipanti e i loro ruoli
I partecipanti si assumono determinate responsabilità per garantire riunioni fruttuose e di successo. È importante notare che le funzioni e i titoli specifici possono cambiare a seconda dell'organizzazione e della sua struttura.
Il facilitatore presiede la riunione, controlla il flusso del tempo e si assicura che l'ordine del giorno venga rispettato. Si assicura che tutti abbiano la possibilità di parlare e di mantenere la riunione in orario.
- Il proprietario o il dirigente di grado più elevato dell'azienda è solitamente il visionario o il leader. Le sue responsabilità comprendono la direzione, la definizione della visione e degli obiettivi e le scelte tattiche.
- L'integratore è spesso incaricato di realizzare la visione e il piano stabiliti dal visionario/leader. Sostiene l'allineamento del team, garantisce la responsabilità e supervisiona le operazioni commerciali quotidiane.
I membri del team partecipano alle riunioni condividendo aggiornamenti, illustrando i progressi, sollevando problemi e contribuendo alle conversazioni su come risolvere i problemi.
I membri del team contribuiscono alle riunioni offrendo aggiornamenti, descrivendo i progressi, sollevando problemi e partecipando alle discussioni per risolverli.
L'agenda è la cosa più importante
L'ordine del giorno guida la riunione, definendo gli argomenti e le cose da trattare in modo organizzato. Aiuta a mantenere l'organizzazione, l'attenzione e l'efficacia della riunione.
A ogni punto dell'ordine del giorno della riunione viene assegnata una fascia oraria in base all'ordine del giorno. In questo modo si favorisce una gestione efficiente del tempo e si garantisce che le discussioni non vadano per le lunghe.
Un ordine del giorno stabilisce una struttura chiara per la riunione, elencando gli argomenti che verranno trattati e in quale ordine. I partecipanti possono seguire il flusso della riunione e anticipare il proprio turno di parola grazie alla chiarezza e alla coerenza di questa struttura.
I punti di azione o le scelte che devono essere fatte sono spesso all'ordine del giorno. Il Consiglio di Amministrazione designa alcune persone responsabili di questi compiti. Questo incoraggia la responsabilità e garantisce che le conclusioni della riunione vengano messe in pratica o seguite.
I partecipanti possono usare l'agenda come guida per prepararsi alla riunione. L'ordine del giorno consente loro di raccogliere dati, relazioni o informazioni pertinenti in merito ai punti all'ordine del giorno. L'ordine del giorno promuove la partecipazione attiva e i dibattiti informati durante la riunione, fornendo queste informazioni in anticipo.
Schede di valutazione
Gli indicatori di prestazione chiave (KPI) o le misure che si allineano con gli obiettivi strategici dell'organizzazione costituiscono spesso le scorecard del Meeting di Livello 10.
- Le scorecard offrono un approccio pratico per misurare l'efficacia delle varie operazioni aziendali. Si concentrano sulle misure più importanti che mostrano i progressi verso gli obiettivi strategici e il successo aziendale complessivo.
- L'uso delle scorecard all'interno di un'organizzazione aiuta a stabilire la responsabilità. Offrono una base per la valutazione delle prestazioni individuali e di gruppo, definendo e monitorando i parametri essenziali.
I membri del team sono tenuti a riferire sulle loro scorecard individuali durante la riunione di livello 10, fornendo aggiornamenti, discutendo i loro progressi e affrontando eventuali problemi o ostacoli. Questo incoraggia un senso di responsabilità nei confronti dei risultati.
Le scorecard offrono informazioni utili che aiutano l'organizzazione a prendere decisioni. Permettono ai dirigenti di valutare l'impatto delle loro scelte su importanti indicatori di performance e di misurare l'efficienza dei vari piani d'azione.
Le scorecard garantiscono il coordinamento tra le varie divisioni e funzioni organizzative. I team possono vedere le prestazioni reciproche durante il Meeting di Livello 10 e capire come il loro lavoro si collega agli obiettivi generali dell'azienda scambiandosi e discutendo le scorecard.
Elenco dei problemi
L'elenco dei problemi funge da punto di riferimento per registrare e tenere traccia di tutte le questioni e i problemi che devono essere risolti durante la riunione. Utilizzando un diagramma di Gantt, il team può identificare i lavori cruciali e classificarli in base alla loro importanza e urgenza.
I membri del team sono invitati a registrare qualsiasi problema, sfida o preoccupazione che incontrano durante la settimana. Gli obiettivi dell'organizzazione, le iniziative, i compiti, il personale o qualsiasi altro componente delle operazioni dell'azienda possono essere oggetto di questi problemi.
Il team valuta lo stato degli argomenti affrontati in precedenza durante le successive riunioni di livello 10 per monitorare i progressi e decidere se sono necessarie ulteriori azioni. Quando un problema viene risolto, può essere cancellato dall'elenco per indicare che è stato risolto con successo e per lasciare spazio a problemi futuri.
Il team sviluppa un piano d'azione dopo aver deciso come gestire ogni problema. Questo piano delinea i compiti precisi, le date di scadenza e altre informazioni necessarie per portare a termine con successo la soluzione. Il piano d'azione aiuta a misurare i progressi e a garantire la responsabilità.
Discussione e risoluzione dei problemi
Affrontare i problemi e le difficoltà che l'organizzazione sta affrontando è lo scopo della fase di discussione e di risoluzione dei problemi in una riunione di Livello 10. In questa fase, i membri del team discutono liberamente dei problemi e collaborano per sviluppare soluzioni.
- Ogni membro del team dirigenziale presenta le sue tre principali preoccupazioni o priorità all'inizio della riunione. Questi problemi possono essere qualsiasi cosa che richieda attenzione, dalle difficoltà operative alle scelte strategiche.
- Dopo aver elencato tutti i problemi, il team decide la priorità assoluta da discutere. Valutano l'importanza e l'urgenza di ciascun problema prima di decidere quali discutere durante la riunione.
- Il gruppo discute apertamente dei temi scelti in modo produttivo.
- Una volta che i problemi sono stati discussi a fondo, il team si concentra sulla risoluzione dei problemi.
- Dopo aver risolto i problemi, il team identifica azioni o compiti specifici per implementare le soluzioni.
Responsabilità
La responsabilità della Riunione di Livello 10 incoraggia una cultura di responsabilità, apertura e azione. Assicura che le persone si dedichino al loro lavoro, che i progressi vengano monitorati e che i problemi vengano risolti, facendo progredire il team e l'organizzazione verso i loro obiettivi.
Ogni riunione di Livello 10 si conclude con la definizione da parte dei partecipanti di obiettivi specifici, passi successivi e date di scadenza per la settimana successiva. Ogni membro del team si impegna a svolgere un determinato compito ed è responsabile di portarlo a termine entro un periodo prestabilito.
La Riunione di Livello 10 assicura che la responsabilità sia mantenuta in tutta l'organizzazione affrontando apertamente i problemi, designando le responsabilità per risolverli e monitorandone i progressi.
Osservazioni finali:
La riunione di livello 10 è un tipo particolare di riunione EOS che mira a migliorare la responsabilità organizzativa, la risoluzione dei problemi e la comunicazione.
