La Strategia delle Grandi Rocce è un modo semplice ed efficiente di fare le cose. Ti porta a fare ciò che conta, lontano da distrazioni e sforzi inutili. Tuttavia, nella gestione dei progetti, è necessario stabilire delle priorità per completare i progetti in tempo e raggiungere gli obiettivi.
La strategia Big Rocks è completa di strumenti come i diagrammi di Gantt per visualizzare meglio le tempistiche e le dipendenze. In questa guida ti spiegheremo la strategia e ti mostreremo come puoi applicarla per semplificare la gestione dei progetti e aumentare la produttività.
Qual è la strategia delle grandi rocce?
La strategia dei grandi sassi è una tecnica di gestione del tempo per dare priorità alle attività più importanti. Un grande sasso è il tuo obiettivo più importante o prioritario. Ecco come funziona:
Pensa a grandi sassi, piccoli ciottoli e barattoli pieni di sabbia.
Il tuo tempo è il vaso, le tue priorità essenziali sono le grandi rocce.
Le rocce più grandi non entreranno se non le inserisci per prime e se non le inserisci per prime, le attività più piccole e meno importanti riempiranno il barattolo.
La strategia Big Rocks nella gestione dei progetti fa in modo che le attività chiave vengano svolte prima delle altre. In questo modo si evitano ritardi e i progetti non si allontanano dal loro obiettivo.
Perché la strategia delle grandi rocce è importante nella gestione dei progetti
Questa strategia crea un flusso semplice di attività quando si gestiscono le cose in base alla priorità. Il semplice cambiamento che apporta può essere molto efficace, come spiegato nei motivi che seguono:
Assicura la definizione delle priorità dei compiti
Questa strategia garantisce che le prime cose su cui concentrarsi siano le attività ad alto impatto. Con questo approccio, non sprechi energie in attività di poco conto o poco importanti.
Riduce la procrastinazione
Per i team, concentrandosi sulle "grandi pietre" da consegnare, rimangono motivati a fare il loro lavoro. Riduce la procrastinazione delle tappe fondamentali.
I grafici di Gantt mostrano le tempistiche, le dipendenze e le scadenze. Utilizzando questi grafici insieme alla Strategia delle Grandi Rocce, i progetti vengono programmati in base alla loro priorità relativa e completati in tempo.
Passo 1: Identificare le tue grandi rocce
Che tu decida di utilizzare questa strategia o meno, devi innanzitutto decidere e identificare le tue "grandi rocce". Le attività che produrranno il maggior impatto sono queste. Esempi di grandi rocce nella gestione dei progetti:
Far arrivare la proposta di un progetto alla scadenza.
Il diagramma di Gantt di un progetto critico che si sta concludendo.
Presentare uno stakeholder o per l'approvazione.
Lavorate per trovare questi compiti e utilizzate sessioni di brainstorming o discussioni di gruppo per farlo. Definisci cosa dovrebbe essere una grande roccia sulla base di obiettivi che si integrano bene con altre parti del progetto più grande.
Fase 2: Pianifica prima le grandi rocce
Una volta delineati i compiti più importanti, inseriscili nel tuo calendario. Ecco alcuni dei nostri consigli da esperti per programmare i Big Rocks:
Dedica delle fasce orarie per i compiti più importanti.
Mappare le dipendenze utilizzando strumenti di gestione del progetto, come diagrammi di Gantt e simili, per assicurarsi che le scadenze non superino la realtà.
Non sovraccaricare la tua agenda con troppi compiti allo stesso tempo.
I diagrammi di Gantt ti aiutano a pianificare il momento in cui attaccare ogni grande scoglio per una migliore gestione del tempo. Inoltre, offrono ai team la possibilità di modificare i programmi in base ai cambiamenti delle priorità.
Fase 3: Gestione dei ciottoli e della sabbia
I compiti e le distrazioni meno importanti, le cose che riempiono la tua giornata, sono sassolini e sabbia. Devono essere gestite in modo efficace affinché le tue grandi rocce ricevano il tempo e la concentrazione di cui hanno bisogno per sopravvivere.
Delega i compiti
I membri del team sono spesso in grado di gestire compiti più piccoli e meno critici. Questo ti permette di liberare una copia per dare un'occhiata a obiettivi più importanti o per approfondire i dettagli. D'altro canto, ti assicuri che i membri del team ricevano le risorse necessarie per completare i compiti delegati.
Attività in batch insieme
Raggruppa i compiti in gruppi e gestiscili in un periodo definito. Ad esempio, puoi programmare tutte le risposte alle e-mail o gli aggiornamenti amministrativi in un'ora dedicata. In questo modo, se continui a costruire il tuo flusso di lavoro, non finirai per perdere tempo con piccoli compiti.
Riduci le attività che richiedono tempo
Trova le distrazioni o le attività ridondanti che non portano al raggiungimento dei tuoi obiettivi. Le variabili potrebbero includere sessioni di riunioni non necessarie, più social media, processi di reporting aggiuntivi o altro. In questo modo potrai dedicare il tuo tempo al lavoro da svolgere. La gestione proattiva dei sassolini e della sabbia evita che il tempo prezioso venga speso sulle grandi rocce.
Fase 4: monitorare regolarmente i progressi
Il monitoraggio dei progressi assicura che le grandi rocce siano in linea con i tempi previsti e che vengano apportate modifiche proattive. Di seguito sono riportate alcune tecniche per monitorare le Grandi Rocce
Utilizza i diagrammi di Gantt per tenere traccia delle tempistiche e individuare i ritardi.
Le tue grandi rocce superano le revisioni settimanali e sembra che stiano facendo buoni progressi come previsto?
Non appena ti capita un imprevisto, devi modificare il tuo programma per adattarlo agli ostacoli.
Funziona per i project manager che tengono traccia delle attività regolarmente in modo che le priorità rimangano chiare e raggiungibili. Inoltre, è utile per la gestione della responsabilità del team.
Passo 5: Combinare i diagrammi di Gantt con la strategia delle grandi rocce
È pratico integrare il diagramma di Gantt con la strategia Big Rocks per gestire i flussi di lavoro. Cosa sono: Allineamento visivo delle priorità e delle tempistiche per darti la possibilità di raggiungere i tuoi obiettivi.
Traccia le linee temporali di Big Rock
Assegnare le grandi pietre a scadenze specifiche con un diagramma di Gantt. Un esempio è quello di prendere un'attività "grande" come il processo di una campagna di marketing e suddividerla in sottoattività con scadenze precise. In questo modo, i team rimangono in linea con le date di consegna.
Definire le dipendenze
Altri compiti richiedono che questi altri compiti vengano svolti per primi. I diagrammi di Gantt ti permettono di definire queste dipendenze, in modo da sapere quali sono i compiti più piccoli da portare a termine prima di affrontare quelli più importanti. Questo aiuta a eliminare i colli di bottiglia e a definire meglio il flusso di lavoro.
Allocare le risorse in modo efficace
Spesso ci vuole molta manodopera o anche strumenti o molto tempo per ottenere una grande pietra. I diagrammi di Gantt ti permettono di vedere visivamente l'allocazione delle risorse e quando c'è una sovrapposizione o una risorsa insufficiente. Ad esempio, puoi impostare la disponibilità per altre attività quando determini un designer specifico per un progetto ad alta priorità.
In questo modo l'esecuzione della strategia Big Rocks con i diagrammi di Gantt sarà più semplice, in quanto aiuterà a visualizzare la priorità delle attività e la gestione delle risorse.
Fase 6: Revisione e riflessione
Esamina regolarmente i tuoi progressi in modo che diventi una strategia di autoapprendimento. Utilizza i seguenti passaggi per rivedere i progressi.
Scopri quali sono gli scogli più grandi che hai fatto e perché.
Analizza i ritardi e le scadenze mancate nelle aree di miglioramento.
Accetta il feedback del team per capire i problemi e le soluzioni.
Questo ti permette di combinare questi approfondimenti con i diagrammi di Gantt aggiornati in un processo di perfezionamento della strategia di gestione del progetto nel tempo. Ciò significa che la prioritizzazione dei compiti e il miglioramento dell'efficienza vengono effettuati continuamente per ottenere un risultato migliore.
Le sfide di Big Rock
Nell'implementare questa strategia, potresti imbatterti in diverse sfide, tra cui:
Sovraccarico di impegni
Puoi essere sopraffatto se pianifichi troppi grandi scogli per ogni squadra. La definizione delle priorità dei compiti ti evita questo problema.
Ignorare le dipendenze dei task
Alcune grandi rocce devono dipendere da attività più piccole per arrivare prime. Il diagramma di Gantt aiuta a identificare e rendere facilmente gestibili le dipendenze.
Mancato monitoraggio dei progressi
È molto facile perdere la concentrazione senza un monitoraggio regolare. Fai in modo che il monitoraggio e i progressi non vengano giudicati.
Migliori pratiche per l'implementazione della strategia Big Rocks.
Per massimizzare i benefici della strategia Big Rocks, segui queste best practice:
Iniziare con priorità chiare
Assicurati che il tuo team sappia quali sono le grandi pietre e perché è importante che tu le abbia incluse in questo calendario. Definisci queste priorità con l'aiuto di strumenti di brainstorming.
La programmazione deve essere effettuata utilizzando i diagrammi di Gantt.
Disegna le tempistiche e le dipendenze sotto forma di diagrammi di Gantt. In questo modo i compiti verranno elaborati in un ordine corretto.
Allineati agli obiettivi del team
Assicurati che le grandi pietre lavorino per gli obiettivi generali del progetto. Se le priorità non sono allineate, l'impegno profuso sarà sprecato.
Rimani flessibile
Preferibilmente, sii pronto a cambiare il tuo programma in caso di priorità. Aggiorna le tempistiche in modo dinamico con l'uso dei diagrammi di Gantt.
Conclusione
La Strategia delle Grandi Rocce è un modo eccezionalmente potente per dare priorità alle attività lavorative e diventare più produttivi. Il motivo principale per cui i team impiegano più tempo per portare a termine il loro progetto è che si concentrano su compiti meno significativi su cui spesso perdono molto tempo. La Strategia delle Grandi Rocce ha un impatto maggiore se combinata con strumenti come i diagrammi di Gantt.
La mappatura delle dipendenze, la visualizzazione delle tempistiche e il monitoraggio dei progressi sono tutti elementi essenziali di questo approccio e per questo i diagrammi di Gantt sono fondamentali. Per attuare la Strategia delle Grandi Rocce abbiamo bisogno di disciplina, pianificazione e riflessione continua. Se applicata con costanza, può aiutarti ad anticipare le scadenze e a raggiungere un successo a lungo termine.
