La gestione dei progetti richiede una buona documentazione e comunicazione. Queste sono necessarie per portare a termine le attività in modo efficace. Il BRD è un documento importante che viene utilizzato per definire un'esigenza aziendale e la sua successiva esecuzione. Anche il PRD è un altro documento fondamentale che viene utilizzato per definire le esigenze di un progetto. Innanzitutto, c'è una leggera distinzione tra i due documenti. Anche se possono sembrare sinonimi, sono diversi. Vengono utilizzati in fasi diverse di un progetto.
In questo articolo esploreremo le differenze principali tra BRD e PRD per aiutare i project manager e i team a comprendere meglio lo sviluppo del progetto.
Introduzione al PRD
Il PRD è uno dei documenti essenziali del Ciclo di Sviluppo del Prodotto. Espone quali risorse e capacità devono essere aggiunte al lancio di un prodotto per consentire ai team di sviluppo e di test di procedere. Sebbene i PRD siano efficaci nei modelli di SD tradizionali, basati sulle fasi, sono utili anche nel lavoro agile.
Il PRD include tutto ciò che deve far parte del rilascio per essere considerato completo. Funge da guida per gli altri documenti creati durante il processo di rilascio. Anche se i PRD possono suggerire come implementare qualcosa per mostrarne il funzionamento. Di solito non specificano esattamente come deve essere fatto.
Elementi importanti del PRD
Ecco una semplice suddivisione delle parti principali:
Descrizione del prodotto
Questo fornisce una panoramica di ciò che è il prodotto e di come si inserisce nel quadro generale del mercato o nella visione dell'azienda.
Scopo
Questo spiega perché il prodotto è stato creato e quali problemi aziendali specifici intende risolvere.
Pubblico di riferimento
Identifica gli utenti finali e aiuta a capire le loro sfide e aspettative. Spesso include informazioni sui dati demografici e sui comportamenti degli utenti.
Caratteristiche principali
In questo modo si evidenziano le caratteristiche e le funzioni principali del prodotto. Aiuta a suddividere ogni caratteristica per una migliore comprensione.
Design dell'interfaccia utente
Si concentra sull'aspetto e sulla sensazione del prodotto, spiegando come gli utenti interagiranno con esso.
Specifiche tecniche
Si tratta dei dettagli tecnici necessari al team di ingegneri. Include aspetti come l'architettura del software, l'archiviazione dei dati, i requisiti di prestazione e i framework.
Casi d'uso della PRD
Un PRD è importante per tutto il processo di sviluppo del prodotto. Inizia definendo il prodotto e le sue esigenze e continua a guidare il team per assicurarsi che il prodotto sia costruito correttamente.
Ecco alcune situazioni in cui un PRD è utile:
Tradurre le esigenze aziendali
Puoi usare il PRD quando devi tradurre le esigenze aziendali in caratteristiche del prodotto. Il PRD spiega come funzionerà il prodotto ed elenca le sue caratteristiche.
Fornire requisiti chiari
Include dettagli tecnici in modo che gli sviluppatori sappiano esattamente cosa devono costruire.
Definire le storie degli utenti
Scrivere le storie degli utenti nel PRD aiuta a chiarire i requisiti e a concentrarsi sulle esigenze degli utenti. Ad esempio, "Come utente, voglio filtrare i dati per intervallo di date".
Determinare se il prodotto soddisfa gli obiettivi aziendali
Il PRD aiuta ad allineare le caratteristiche del prodotto con gli obiettivi aziendali generali, come la creazione di un chatbot live o l'aggiunta di FAQ per ridurre le domande di assistenza ai clienti.
Coordinamento di team interfunzionali
Collega i team di progettazione, controllo qualità e ingegneria per assicurarsi che tutti collaborino in modo efficace.
Gestione degli errori e dei casi limite
Il documento illustra come gestire i casi insoliti e gli errori. Aiuta a garantire un'esperienza utente fluida e una corretta gestione degli errori.
Introduzione a BRD
Una BRD definisce, in termini semplici, cosa fa un'azienda e perché è necessario un progetto. Definisce le misure da intraprendere oltre ai requisiti necessari per il progetto.
Il BRD si concentra su ciò che il progetto deve realizzare. Un altro vantaggio di questo BRD è che in caso di modifiche durante il progetto, il BRD deve essere aggiornato.
Per questo motivo, considera la BRD come un piano che definisce le attività per raggiungere gli obiettivi e ottenere conseguenze positive per i clienti e gli stakeholder.
Tutti i partecipanti al team sono coinvolti nel tentativo di definire come il progetto sarà operativo e come risponderà alle esigenze dell'azienda.
Questo tipo di pianificazione viene effettuata con il coinvolgimento degli stakeholder e può essere attuata solo dopo che questi ultimi hanno approvato il piano di lavoro.
Elementi importanti della BRD
Vediamo le parti principali del documento:
Riassunto esecutivo
Una breve panoramica che riassume l'intero documento e delinea i requisiti del progetto.
Obiettivi del progetto/caratteristica
Una descrizione di ciò che il progetto (o una caratteristica specifica) intende raggiungere. Include gli obiettivi e i risultati attesi.
Requisiti aziendali e ambito del progetto
Una chiara definizione del lavoro da svolgere nel progetto, assicurando che rimanga entro i limiti stabiliti.
Stakeholder
Un elenco di chi è coinvolto nel progetto e il ruolo e la responsabilità di ciascuna delle persone coinvolte nel progetto.
Linea temporale
Si tratta di un piano che indica le diverse fasi che il progetto attraverserà e i tempi che probabilmente richiederà ogni fase.
Bilancio e analisi costi-benefici
Una dichiarazione dei costi stimati e dei benefici previsti per il progetto. L'analisi costi-benefici offre una giustificazione del ritorno sull'investimento (ROI) del progetto.
Vincoli
Eventuali limitazioni o sfide che potrebbero presentarsi durante il progetto, insieme alle risorse per affrontarle.
Casi d'uso di BRD
Questo documento viene normalmente preparato all'inizio dello sviluppo del progetto. Aiuta ad assicurarsi che tutte le persone siano sulla stessa lunghezza d'onda, riduce al minimo la confusione ed evidenzia i rischi. È anche importante per ottenere l'approvazione dei dirigenti e per garantire il budget.
Ecco alcune situazioni in cui dovresti creare un BRD:
Pianificazione dei progetti e definizione della direzione
Usa un BRD per delineare le esigenze e gli obiettivi del progetto. In questo modo ci si assicura che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e si evitano costosi ritardi dovuti a modifiche dello scopo.
Creare e sostituire le applicazioni
Raccogli tutti i requisiti aziendali necessari per creare una nuova applicazione o sostituirne una vecchia all'interno della BRD.
Rispondere alle richieste di proposte
Redigere un BRD per rispondere alle RFP per i nuovi progetti dettagliando le esigenze e le aspettative aziendali.
Definire le esigenze aziendali
Se la tua azienda si sta espandendo, un BRD può aiutarti a documentare le esigenze aziendali necessarie.
Risolvere i problemi aziendali
Un BRD può delineare problemi aziendali specifici e i risultati desiderati per risolverli.
Privilegiare le esigenze del mercato
Se stai entrando in un nuovo mercato, un BRD può aiutarti a identificare le opportunità chiave e ad allinearle con i tuoi obiettivi aziendali.
BRD vs. PRD: scopi principali di entrambi i documenti
BRD
Lo scopo principale della BRD è quello di descrivere l'aspetto del sistema in termini commerciali. Spesso definisce gli aspetti commerciali, applicativi e tecnici specifici che il progetto richiederà. Il BRD aiuta a rispondere a domande importanti sulle esigenze dell'azienda e sulle modalità di realizzazione del progetto. Contiene anche un elenco prioritario di caratteristiche e requisiti che il prodotto, il sistema o il servizio finale deve includere.
PRD
Le PRD sono molto importanti nel processo di sviluppo del prodotto perché fungono da guida per l'intero team. Aiutano a chiarire quali sono gli obiettivi del prodotto.
Aiutano tutte le persone coinvolte a concordare quali sono le caratteristiche più importanti e a comprendere eventuali compromessi. Le PRD assicurano che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda, aiutando a garantire che il prodotto finale soddisfi le esigenze degli utenti.
Per i team che utilizzano metodi Agile o Waterfall, un PRD ben organizzato può rendere lo sviluppo più fluido, fornendo indicazioni chiare e aiutando a evitare scadenze non rispettate o cambiamenti nell'ambito del progetto.
Quando usare la BRD?
Dovresti scrivere un BRD durante la fase di pianificazione del progetto. All'inizio del progetto, il BRD specifica l'obiettivo e la portata del progetto.
Inoltre, delinea le esigenze e gli obiettivi aziendali.
Sebbene il BRD sia definito in queste fasi iniziali, può essere aggiornato nel corso del progetto in caso di cambiamenti. Questo documento è importante perché getta solide basi per il successo del progetto. Aiuterà a migliorare la pianificazione, l'esecuzione e la comunicazione.
Per gestire in modo efficace questo aspetto è necessario un software di gestione dei progetti che organizzi le attività e colleghi l'intero team. Instagantt è uno strumento online che fornisce dati in tempo reale in diverse visualizzazioni. Permette a tutti di lavorare nel modo che preferiscono. Il suo diagramma di Gantt interattivo può essere condiviso con i team e gli stakeholder, mostrando le attività organizzate su una linea temporale.
Puoi collegare attività dipendenti, impostare tappe fondamentali e identificare il percorso critico. Inoltre, puoi impostare una linea di base e monitorare il BRD in tempo reale mentre il progetto avanza.
Quando usare il PRD?
Un documento sui requisiti del prodotto viene solitamente creato dal product manager prima che il team di sviluppo inizi a lavorare sul prodotto. Tuttavia, è importante che tutti vi collaborino. Un PRD è come un migliore amico del product manager perché guida il rilascio del prodotto e aiuta a garantire la consegna di ciò che i clienti desiderano, nei tempi previsti.
Tutti coloro che sono coinvolti nel rilascio. Tra questi, gli sviluppatori, i tester e i project manager devono conoscere il PRD.
Pensieri finali
BRD e PRD sono entrambi documenti basati sui requisiti. Sono utili per portare la tua azienda verso il successo. Con questi documenti puoi allineare il tuo team e descrivere i tuoi obiettivi aziendali.
