Fare le cose in fretta: L'arte della produttività senza stress di David Allen

Getting Things Done di David Allen: The Art of Stress-Free Productivity ha cambiato la visione della popolazione sulla produttività e sulla gestione dei progetti. Il libro presenta un quadro di riferimento efficace per aumentare la consapevolezza delle persone e dei team sul proprio lavoro, il loro approccio consapevole e il loro livello di coinvolgimento nelle attività.

Introdurre i metodi GTD al lavoro o nella vita quotidiana è un modo eccellente per migliorare l'organizzazione, ridurre lo stress e rilassarsi. Che si tratti di gestione di progetti con diagrammi di Gantt o di controllo delle attività quotidiane, scopriremo strumenti e strategie efficaci per portare a termine le cose.

Il flusso di lavoro di Getting Things Done

Il flusso di lavoro consiste in cinque fasi chiave: Acquisire, Chiarire, Organizzare, Riflettere e Coinvolgere. Ognuna di esse è essenziale nel processo di formazione di un sistema che porterà alla produttività e aiuterà a evitare situazioni di stress.

Cattura

La prima fase del flusso di lavoro GTD è la Cattura. Si tratta di raccogliere tutti i compiti, le idee e gli impegni in un sistema affidabile. L'obiettivo è far uscire tutto dalla tua testa e inserirlo in un sistema esterno affidabile, liberando la tua mente dal peso di ricordare ogni dettaglio.

Questo può essere fatto utilizzando diversi strumenti come quaderni, app, diagrammi di Gantt o organizer digitali. Se riesci a raccogliere tutto in un unico posto, puoi assicurarti che nessun compito o idea sfugga alla tua attenzione, consentendoti di concentrarti sul compito da svolgere con la mente sgombra.

Chiarisci

Una volta acquisito tutto, il passo successivo è quello di chiarire. Questa fase prevede l'elaborazione di ogni elemento raccolto per determinare il significato e l'azione necessaria. Durante questo processo, ti poni domande come: "È possibile agire?" e "Qual è il passo successivo?".

Se un elemento è perseguibile, definisci la prossima azione necessaria per portarlo avanti. Se non lo è, decidi se cestinarlo, se tenerlo in incubazione per una considerazione futura o se archiviarlo come materiale di riferimento. Fare chiarezza ti aiuta a comprendere chiaramente i tuoi compiti e a capire come affrontarli in modo efficace.

Organizza

Dopo aver chiarito i tuoi compiti, il passo successivo è l'organizzazione. Questa fase prevede la categorizzazione e la definizione delle priorità dei tuoi compiti in base al loro contesto, all'urgenza e all'importanza. Puoi utilizzare elenchi, cartelle o strumenti digitali per organizzare le tue attività in categorie come Prossime azioni, Progetti, In attesa di e Un giorno o forse.

Organizzando le tue attività, crei un sistema strutturato che ti permette di accedere e gestire rapidamente i tuoi compiti in base al contesto attuale e al tempo disponibile. Questa organizzazione ti aiuta a rimanere concentrato e ti garantisce di lavorare sempre sulle attività più importanti.

Riflettere

La fase di riflessione è fondamentale per mantenere l'efficacia del GTD nel futuro e anche nel momento attuale. Si tratta di rivedere di volta in volta i tuoi compiti e progetti e di inserirli correttamente nel sistema per aumentare l'affidabilità del feedback. Si suggerisce di effettuare delle performance settimanali in cui apporti delle modifiche alle tue liste in base alle tue performance e alle tue conoscenze aggiuntive.

Affettuosamente descritto come l'atto di rivedere, ti permette di gestire il tuo lavoro, valutare i problemi e modificare i tuoi piani se necessario. In questo modo rimani sempre concentrato e sai che stai facendo progressi e, allo stesso tempo, ti assicuri sempre di rivedere il piano che hai stabilito.

Impegnati

L'ultima delle fasi GTD è l'Impegno. In questa fase si lavora in base all'elenco di attività che hai composto e analizzato in precedenza. In questo modo, se sei ben organizzato e dai priorità alle tue attività, sarai in grado di iniziare a lavorare sui tuoi compiti e non avrai dubbi sul fatto che ti stai concentrando sulle cose più importanti al momento giusto.

Si concentra sulla fase del fare; è una fase del "come" fare. Seguendo le fasi precedenti, è possibile svolgere i compiti in modo efficiente e portarli a termine con soddisfazione.

Strumenti e tecniche chiave

David Allen ha ideato molti componenti e principi del GTD, ma i principali includono i seguenti strumenti e tecniche. Ognuno di essi è fondamentale per pianificare le attività in modo da non perdere nulla.

In-Vassoio

L'In-Tray è il punto di ingresso dove tutte le informazioni, i compiti, le idee e gli impegni vengono elaborati prima di essere ordinati e collocati in un luogo appropriato. È un luogo in cui accumuli tutto ciò che richiede la tua attenzione, agisce come un deposito. L'In-Tray può essere un vassoio sulla scrivania, un centro messaggi computerizzato o più praticamente un quaderno.

Il concetto è quello di avere un'area particolare dove poter trasferire immediatamente tutto ciò che si riceve in una pila. Nel caso di In-Tray, l'eliminazione e l'elaborazione periodica garantiscono una buona gestione dei nuovi compiti o delle nuove idee, senza sovraccaricare la persona interessata.

Azioni successive

Le Azioni successive sono i dettagli pratici di come porterai a termine i tuoi compiti. Una volta che sai cosa deve essere fatto, scomponi ogni compito in un'azione successiva gestibile. In questo modo si evita che i compiti siano troppo poco chiari o che la mole di lavoro sia troppo grande per essere eseguita.

L'azione successiva elimina la procrastinazione sottolineando l'azione fisica più vicina da compiere e incoraggiando così la persona a iniziare e continuare a lavorare. Le Azioni successive possono essere classificate in base al contesto, ad esempio al lavoro, a casa e al computer. È facile capire cosa si deve fare in base alla posizione attuale e agli strumenti a disposizione.

Elenco dei progetti

Si tratta semplicemente di un elenco di tutti i tuoi progetti attivi, da qui il nome di Lista dei Progetti. Secondo GTD, un progetto è un'attività che potrebbe richiedere più fasi di azione prima di essere portata a termine. L'elenco dei progetti ti impedisce di dimenticare i compiti che richiedono più fasi e ti permette di avere una visione d'insieme degli obiettivi a lungo termine.

Ogni progetto deve raggiungere il suo obiettivo di gestione del progetto e deve avere una serie di Azioni successive collegate al compito in questione. Rivedendo di tanto in tanto l'Elenco dei progetti sei sicuro di essere allineato e puoi far avanzare la maggior parte dei tuoi progetti cruciali in modo coerente.

Contesti

I contesti sono la parte dell'attività che viene organizzata in base a dove o come può essere svolta una determinata attività. Puoi recuperare in modo rapido ed efficiente qualsiasi attività pertinente alla tua situazione attuale in base ai Contesti e svolgere le attività pertinenti nella stessa zona.

I contesti comuni sono

• Telefono quando devi fare una chiamata
• Il computer quando devi digitare qualcosa
• Commissioni per le cose che si devono fare fuori casa e in ufficio.

Aiuta a ottimizzare il tempo e lo sforzo impiegato, semplicemente indirizzando i tuoi sforzi sul lavoro che si adatta al contesto dato.

Elenco dei "forse" e dei "forse

L'elenco dei "forse" (Someded/Maybe List) è un luogo in cui puoi annotare le idee, i compiti o i progetti che non sono abbastanza impegnativi o importanti da meritare di essere realizzati in questo momento, ma che vale la pena di realizzare un giorno. Utilizzando questa lista, si possono cogliere spunti per sviluppi aziendali senza essere necessariamente costretti ad agire immediatamente.

Guardare di tanto in tanto la lista Someded/Maybe ti permette di ricordare le idee che sono in attesa e di considerare quando vorrai portarle nella lista attiva. Inoltre, ti dà un senso di sicurezza: i tuoi sogni futuri sono scritti e sigillati in un luogo sicuro.

I vantaggi dell'applicazione degli insegnamenti di Getting Things Done

L'utilizzo delle conoscenze di Getting Things Done offre molti vantaggi, tra cui una maggiore concentrazione, una riduzione dello stress e un aumento della produttività. Registrare tutti i compiti e gli impegni in un unico posto ti libera la mente dall'estenuante pensiero di ciò che deve essere fatto o di dove devi essere.

Questo porta a una maggiore produttività, perché ci sono meno distrazioni e ci si può concentrare su ciò che si sta facendo. L'approccio sistematico alla suddivisione e alla definizione delle attività riduce al minimo la tensione e la confusione rendendo i compiti più comprensibili. Definire chiaramente ciò che deve essere fatto e avere un piano riduce lo stress per i compiti dimenticati e le scadenze.

Inoltre, il GTD migliora la produttività suddividendo il lavoro in azioni successive gestibili e garantendo la coerenza. Una manutenzione riflessiva e pianificata del sistema garantisce l'allineamento delle priorità con gli obiettivi, consentendoti di ottenere di più con meno tempo e problemi.

Conclusione

Il libro Getting Thing Done insegna una tecnica che può modificare notevolmente il modo in cui vengono gestiti compiti e progetti. La sua metodologia CCORE garantisce che i tuoi compiti saranno portati a termine con meno sforzo. La metodologia GTD, per quanto riguarda l'organizzazione, è molto flessibile e può essere applicata a molte aree della vita, dalle semplici liste di cose da fare agli strumenti di gestione dei progetti come i diagrammi di Gantt.

Se desideri una produttività senza stress, dai il benvenuto al sistema GTD e ottieni di più da ciò che hai dentro.