Come creare grafici Gantt con Bard? Guida definitiva

Un grafico a barre che fornisce un'immagine illustrata del lavoro o del prodotto che è stato completato in un certo periodo di tempo è chiamato grafico di Gantt. Il diagramma di Gantt ha linee orizzontali che ti permettono di conoscere la produzione completata o la quantità di lavoro svolto. In questo modo potrai sapere se sei sulla buona strada o meno.

Bard è un software di Google AI che aiuta nella gestione dei progetti; con Bard puoi creare grafici di Gantt per sapere se stai procedendo bene o se devi accelerare il processo.

Importanza del diagramma di Gantt nella gestione dei progetti

Quando lavori a un progetto specifico, dovrai sicuramente programmare ogni attività che tu e il tuo team dovrete completare in tempo. Con l'aiuto del diagramma di Gantt, puoi fare una pianificazione e sapere se sei in ritardo rispetto alla scadenza o se completerai il progetto in tempo. I diagrammi di Gantt vengono aggiornati in base all'avanzamento dei lavori del progetto.

Utilizzando i diagrammi di Gantt, avrai a disposizione diverse sezioni nelle quali potrai scrivere i dettagli del progetto, come ad esempio le risorse necessarie per completare l'attività. Puoi indicare quanto tempo sarà necessario per completare l'attività? Puoi aggiungere delle scadenze per le attività e quali attività sono in co-dipendenza.

Con i nomi dei membri del team, il diagramma viene aggiornato ogni volta che presentano un'attività e in questo modo puoi controllare ogni aspetto del tuo progetto. Il grafico svolge un ruolo fondamentale nella gestione del progetto. Saprai quando dovrai fare una lezione ai membri del tuo team affinché svolgano il loro lavoro in tempo.

Crea grafici Gantt con Bard

Bard è uno strumento di intelligenza artificiale che aiuta nella gestione dei progetti e i diagrammi di Gantt sono una sua caratteristica. Se utilizzi Bard, puoi creare un diagramma di Gantt per conoscere i progressi del team.  

Come creare un diagramma di Gantt con gli strumenti di Bard?

Se utilizzi Bard per la gestione dei progetti, vorrai sicuramente imparare a creare un diagramma di Gantt. Ecco quindi alcuni suggerimenti che ti aiuteranno:

Iscriviti a Bard

Per prima cosa, dovrai iscriverti a Bard creando un account. Devi imparare a conoscere l'interfaccia, il layout e le altre caratteristiche di Bard. Per prima cosa, impara a conoscere meglio questo strumento prima di iniziare a usarlo. Una volta esplorato lo strumento, solo allora sarai in grado di utilizzarlo come software di gestione dei progetti. Ora hai due opzioni: importare in Bard il tuo documento di progetto già creato o partire da zero.

Sarebbe meglio se creassi un nuovo progetto con Bard perché impareresti meglio a conoscere gli strumenti.

Crea un diagramma di Gantt con Bard

Una volta terminata la creazione del progetto, è il momento di iniziare a creare un diagramma di Gantt utilizzando un software per diagrammi di Gantt, come Instagantt. Ora devi inserire i dettagli del progetto nel grafico. Ad esempio, se hai dei membri del team, aggiungi i loro nomi e i compiti che hai assegnato loro. Durante la stesura di questi dettagli, devi scrivere la durata in cui i compiti devono essere completati. Se un'attività dipende da vari fattori, devi aggiungere anche questi fattori al diagramma di Gantt.        

Grafico di Gantt personalizzato

Puoi personalizzare il diagramma di Gantt in base alle esigenze del tuo progetto. Puoi aggiungere dei colori per le attività che sono state completate e per quelle rimanenti. Stai creando un diagramma di Gantt per comodità e per la gestione del progetto e puoi personalizzarlo in base alle tue esigenze. 

Evidenziare i fattori importanti nel diagramma di Gantt utilizzando Bard ti aiuterà a completare meglio il tuo progetto. I dettagli non si confonderanno; saprai quale attività è stata completata e quale ha bisogno della tua assistenza immediata.

Aggiungi le pietre miliari

Se il progetto per cui stai realizzando il diagramma di Gantt è lungo, puoi dividere i compiti in tappe. Sì, l'aggiunta di una pietra miliare ti manterrà concentrato e motivato sul fatto che una certa parte del compito è stata completata e ora è il momento di passare alla parte successiva.

Sarebbe saggio non cercare di completare il compito tutto in una volta perché c'è la possibilità che tu finisca per commettere degli errori. Pertanto, devi identificare le tappe del progetto e aggiungere delle scadenze.

Se c'è qualche aspetto critico della pietra miliare, devi evidenziarlo. Evidenziare gli aspetti critici ti aiuterà a cercare soluzioni più semplici per completare il lavoro in tempo. La personalizzazione del diagramma di Gantt svolge un ruolo importante nel monitoraggio del progetto.

Collaborazione e condivisione dei diagrammi di Gantt

Stai utilizzando Bard e creando diagrammi di Gantt per la gestione dei progetti e, se hai un team che sta lavorando a un progetto specifico, vorrai sicuramente condividerne i dettagli con loro. Ora è il momento di collaborare e condividere i diagrammi di Gantt creati finora. Invita i membri del team e, una volta entrati a far parte del software Bard, potrai assegnare loro i compiti.

I diagrammi di Gantt ti aiuteranno a tenere traccia dei progressi compiuti dai membri del team. I membri del team continueranno ad aggiornare il file inviando i compiti e tu noterai i progressi sui diagrammi di Gantt.

Se stai lavorando a un progetto che ti è stato assegnato dal tuo cliente, allora puoi condividere le credenziali dei diagrammi di Gantt anche con gli stakeholder. Gli stakeholder devono sapere che tu e il tuo team state lavorando e che completerete il progetto nei tempi previsti. Non dovrai dare risposte a nessuno degli stakeholder o dei clienti perché potranno osservare i progressi in diretta attraverso i diagrammi di Gantt.

Usa le funzioni avanzate

Puoi utilizzare la funzione avanzata di Bard per i grafici Gantt. Puoi farlo comodamente se vuoi menzionare le risorse o aggiornare i dettagli. Un'altra funzione avanzata è la menzione dei vincoli dell'attività. Se sei bloccato o i membri del tuo team non riescono a trovare la soluzione, puoi indicarlo nel diagramma di Gantt. Una volta conosciuti i vincoli, cercherai la soluzione e dovrai menzionare il motivo per cui sei riuscito a completare l'attività in tempo.

In questo modo, tutti conosceranno i punti difficili del compito e tu potrai ricevere tutto l'aiuto necessario per portare a termine il lavoro. I diagrammi di Gantt non si limitano a menzionare i compiti e le loro scadenze, ma devono menzionare ogni dettaglio del compito che ha rappresentato un ostacolo. 

Se un compito non è stato completato, la persona può commentare il motivo del ritardo. Puoi utilizzare altri strumenti di gestione dei progetti per lavorare su qualsiasi progetto difficile da completare ogni giorno.

L'integrazione con altri strumenti di gestione dei progetti ti aiuterà a completare l'attività corrente e potrai continuare ad aggiornarla sui diagrammi di Gantt.

Le migliori pratiche del diagramma di Gantt che devi conoscere

Abbiamo parlato di come creare grafici Gantt con Bard, ma ora parliamo delle migliori caratteristiche e pratiche dei grafici Gantt:

Suddivisione dei compiti con tappe significative

Se stai lavorando a un progetto lungo e hai un'intera squadra che lo deve portare a termine, è possibile che ti blocchi in qualsiasi momento. Per questo motivo è necessario utilizzare Bard per la gestione dei progetti e creare grafici di Gantt. Puoi suddividere le attività in tappe fondamentali e assegnarle ai membri del tuo team. Saprai quale parte del progetto è stata completata e se manca qualcosa, saprai anche il motivo.

La suddivisione dei compiti in piccole parti ti aiuterà a completarli in tempo e potrai stabilire una scadenza per ogni parte del compito. I membri del team invieranno i compiti e tu saprai che tutto è in regola.

Continua ad aggiornare il diagramma di Gantt con i progressi compiuti.

È importante conoscere lo stato di avanzamento del progetto e puoi continuare ad aggiornarlo sui diagrammi di Gantt. Tenere traccia dei progressi è necessario, altrimenti potresti non riuscire a completare il lavoro in tempo. Se hai già assegnato dei compiti ai membri del team, questi possono aggiornare il diagramma di Gantt in base alla loro velocità di lavoro e ai compiti che hanno svolto finora.

Comunicare i progressi del progetto

L'ultima best practice dell'elenco è la comunicazione dei progressi del progetto ai membri del team, agli stakeholder e ai clienti. Non dovrai dare informazioni ai tuoi superiori sull'andamento del progetto perché saranno loro a conoscerti controllando i grafici di Gantt.

Su questa piattaforma puoi tenere insieme tutti i membri del tuo team, che sapranno di dover portare a termine i loro compiti in tempo.

Parole finali:

Prima di iniziare un progetto, devi fare un piano e una tabella di marcia adeguati se vuoi completare l'attività in tempo. Bard ti aiuterà nella gestione dei progetti e la creazione di diagrammi di Gantt con Bard ti aiuterà a rimanere concentrato. Grazie ai grafici di Gantt potrai conoscere l'avanzamento del progetto e sapere se sei sulla buona strada o se devi accelerare i tempi.