La stima di un progetto è un punto cruciale per un team di gestione del progetto per avere un'idea precisa del carico di lavoro, dei costi e di molti altri aspetti da considerare quando si avvia un progetto. La stima di un progetto può essere effettuata in diversi settori come l'edilizia, l'informatica, l'ingegneria, l'agricoltura, la finanza, ecc.
Un project manager ha la responsabilità di fare la giusta stima prima di stabilire un enorme investimento economico. Fare una stima di un progetto non è sempre facile e preciso, ma è necessario farlo per far fronte alle spese, programmare le attività e assumere un team qualificato.
Se non si fanno le stime, non è possibile avere un piano migliore per la gestione del progetto e non si sa se le risorse a disposizione sono sufficienti o meno per il completamento del progetto. Questa situazione potrebbe portarti ad abbandonare il progetto, vanificando i tuoi sforzi, i tuoi investimenti e le tue risorse.
Una guida completa su come stimare i progetti
Sono stati condivisi alcuni importanti consigli per stimare i progetti che ti aiuteranno prima di iniziare un progetto aziendale. Quindi, iniziamo a capire come stimare i progetti.
I componenti fondamentali della stima di un progetto sono:
Stima del budget
Stima della risorsa
Stima dello sforzo
1. Stima top-down
Le stime dall'alto verso il basso sono effettuate dal project manager insieme agli altri dirigenti, tra cui il direttore finanziario, il proprietario e la giuria esperta dell'azienda. La stima del progetto dall'alto verso il basso si basa sulle esperienze passate e sulla definizione dei compiti da svolgere per avviare un progetto.
Si può dire che la stima dall'alto verso il basso è un approccio per definire gli obiettivi e la missione di un progetto e poi per selezionare i membri del team di conseguenza per raggiungere questi obiettivi.
Questa stima richiede la divisione del lavoro in parti per renderlo più preciso e chiaro per i membri del team. Dopo aver fissato un obiettivo, i compiti vengono ulteriormente suddivisi in piccoli pezzi.
Prendendo in considerazione le esperienze passate relative allo stesso progetto, i passi necessari vengono definiti e categorizzati per i membri del team, mostrando loro un quadro generale chiaro. Il project manager facilita l'identificazione dei compiti principali che vengono ulteriormente perfezionati dal team.
Un project manager fa una stima approssimativa delle tempistiche, dei costi e del budget, che non è affatto accurata ma fornisce una direzione iniziale per gestire il progetto. Questo abbozzo iniziale di budget può essere utile per soddisfare il cliente in merito al budget e alla durata previsti. Ma si tratta solo di una stima basata su una previsione, senza conoscere i dettagli e senza cadere nell'elaborazione.
2. Stima dal basso verso l'alto
La stima dal basso verso l'alto sembra uguale a quella dall'alto verso il basso, poiché si basa anche sulle esperienze passate del progetto, ma è più accurata e precisa di quella dall'alto verso il basso. Questo tipo di stima rende il project manager più sicuro dei costi stimati e delle tempistiche di completamento del progetto.
Ci sono pochissime possibilità di variare il costo e la durata stimati. La stima dal basso è più dettagliata perché viene fatta dopo un lungo studio del progetto e degli obiettivi fissati prima di iniziarlo.
Il project manager definisce ogni compito per i membri del team individualmente, dividendoli dai gruppi come avviene nella stima top-down.
La stima dal basso verso l'alto si dimostra corretta per quanto riguarda il budget, il calendario e l'utilizzo delle risorse. Pertanto, si può affermare che questo budget è utile per distinguere le differenze tra il costo previsto e quello effettivo, la durata e la quantità di risorse utilizzate.
Se segui la tecnica di stima dal basso verso l'alto, avrai bisogno di molto tempo per sviluppare un piano. Per fare una stima accurata vengono prese in considerazione più risorse, ad esempio è necessario un mezzo di trasporto per fare un tour sul campo e avere uno studio dettagliato del sito.
Per questo dovrai stimare il numero di operai da assumere, decidere l'utilizzo delle risorse e la scadenza esatta per soddisfare il cliente.
Stima corrispondente:
Questo tipo di stima si basa sul confronto tra lo stesso tipo di progetto passato e un progetto recente. Questa stima fornisce un supporto quando non si hanno informazioni sufficienti sul costo del progetto e sul tempo necessario per completarlo.
Quando il cliente non ti fornisce sufficienti dettagli o non sa di più sul progetto, ti chiede di stimare il costo per far fronte alle spese per completare il progetto e le risorse necessarie ai membri del team per raggiungere l'obiettivo prefissato.
Gli elementi principali per impostare una stima corrispondente sono:
Vengono confrontate le informazioni del progetto passato e di quello recente
Supponiamo che il costo del progetto precedente sia stato di un milione e si stima che anche il costo di questo progetto sarà lo stesso.
Allo stesso modo, la durata del tempo viene comparata e stimata
Un progetto della stessa natura viene preso in considerazione e confrontato per fare una buona stima.
I compiti svolti durante il completamento dell'ultimo progetto sono preferibili per ottenere risultati fruttuosi.
Questo tipo di stima sembra una stima dall'alto verso il basso e non è sempre accurata. Può essere vantaggioso se hai già affrontato la stessa natura del progetto.
3. Stima analitica
È più accurata di altre tecniche perché discute i calcoli automatici per fare una stima più precisa del tuo progetto. La stima analitica è più accurata perché ti permette di stimare con maggiore precisione i tempi e i costi del progetto.
Devi raccogliere alcune informazioni di base sul progetto recente e confrontarle con quelle del progetto precedente, scoprendo le somiglianze. Dopodiché, stabilisci le strategie per lavorarci su. Potrai definire le unità per raggiungere l'obiettivo.
Stimando il tempo che dedicherai a ciascuna attività, dovrai inquadrare l'unità di misura e portarla con te come aiuto. Le unità possono essere gli strumenti, i macchinari, il software o i lavoratori. Sii molto chiaro sulla cifra che intendi prendere per il completamento del progetto.
In seguito, allinea i to-dos del progetto precedente e fai un calcolo chiaro dei costi e delle tempistiche, in modo da poterli stimare con precisione per un progetto recente.
Non dipende dai dati raccolti in precedenza, ma anche dalla richiesta del progetto recente e dalla necessità di stabilire una stima orientata al risultato che sviluppi la fiducia tra te e il tuo cliente o capo.
Questa era una spiegazione adeguata alla domanda su come stimare i progetti.
Alcuni passi importanti per realizzare una stima di successo per i principianti:
Puoi anche adottare alcune misure manageriali per lavorare con uno stile unico ed efficace, come ad esempio considerare le seguenti tecniche
Studia a fondo il profilo dei membri del tuo team
Quando devi lavorare con un team, devi essere un leader e gestire il tempo per conoscere la storia lavorativa dei membri del tuo team. Ti aiuterà a trovare la persona più adatta a svolgere un compito specifico.
Puoi indirizzare il tuo team a svolgere i propri compiti chiedendogli di organizzare il proprio tempo in base alle mansioni. Questo ti aiuterà a mantenere il tuo team in carreggiata e ad analizzare i punti in cui il tuo progetto è carente e qual è il motivo alla base. In seguito, sarai in grado di risolvere il problema in modo efficace.
Studia lo stile di lavoro dell'azienda
Le aziende lavorano con stili diversi. Alcune aziende lanciano progetti su piccola scala a causa della loro situazione finanziaria, mentre altre lavorano su progetti costosi e su larga scala perché sono in grado di sostenere le spese.
Sarà meglio conoscere la storia dell'azienda, come lavora e cosa ha progettato in passato. Questo ti aiuterà a fare una buona stima dei costi e dei tempi del progetto.
Dividi i compiti del progetto in piccole parti
Dopo aver instaurato una buona comunicazione con il tuo cliente e aver conosciuto gli obiettivi del progetto, saprai meglio quali sono i compiti che devi svolgere per soddisfare le richieste del tuo cliente che si aspetta da questo progetto.
Devi dividere i compiti in sottocompiti in modo da poter lavorare in dettaglio con il tuo team discutendo il ruolo e le prestazioni. Quando i compiti sono divisi e suddivisi, è molto chiaro per una persona capire l'obiettivo che c'è dietro.
Dopo di che, potrai sapere quanti operai ti servono per svolgere questi compiti specifici, che tipo di strumenti e materiali ti servono per svolgere il lavoro in modo corretto. Definendo questi elementi potrai stimare i costi e i tempi di realizzazione del progetto.
Rendi precisa la tua stima sviluppando un diagramma di Gantt per il team.
Le abilità gestionali più efficaci richiedono di programmare i compiti in modo corretto per gestirli in tempo. Puoi farlo sviluppando un diagramma di Gantt del team. Ti sarà utile per stimare in quanti giorni o mesi il progetto sarà completato e quante spese dovrai aspettarti fino al completamento del progetto.
Conclusione:
Sono state introdotte ufficialmente diverse tecnologie di stima dei progetti che possono essere utili ai principianti per stimare un piccolo progetto. L'esperienza precedente gioca un ruolo importante per affrontare lo stesso progetto, ma non c'è bisogno di preoccuparsi se si è alle prime armi.
Puoi seguire i passaggi illustrati alla fine dell'articolo per fare una buona stima del tuo progetto e rendere soddisfatto il tuo cliente o il tuo capo. Seguendo le linee guida di cui sopra saprai come stimare i progetti.
