Il successo di un progetto dipende dal modo in cui lo presenti. Se presenti il progetto in modo efficace, catturi l'intenzione del tuo cliente e lo porti a un accordo, ma se crei errori e salti punti importanti che devi discutere durante la presentazione del progetto.
Importanza di un progetto presentato correttamente.
Presentare un progetto in modo efficace è fondamentale per diversi motivi. Può avere un impatto significativo sul successo del progetto e sulla tua capacità di comunicarne il valore agli stakeholder. Ecco alcuni motivi fondamentali per cui devi presentare correttamente il tuo progetto:
Una presentazione corretta aiuta a garantire che il pubblico comprenda gli obiettivi, la portata e le finalità del progetto. Riduce l'ambiguità e la confusione.
La presentazione del progetto allineerà tutte le parti interessate, assicurando che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda lo scopo, i risultati e le scadenze del progetto. Questo allineamento porterà al successo del progetto.
Una presentazione coinvolgente può catturare l'attenzione del pubblico e mantenerlo interessato per tutto il tempo. In questo modo potrai aspettarti un feedback migliore, una maggiore adesione e un maggiore sostegno al progetto.
Presentazioni di progetto efficaci forniscono le informazioni necessarie ai responsabili delle decisioni per fare scelte migliori. Che si tratti di approvare il finanziamento di un progetto, di modificarne l'ambito o di prendere decisioni strategiche, le presentazioni di progetto chiare sono essenziali per tutto.
Presentando il progetto in modo corretto, gli stakeholder sapranno chi è responsabile di cosa. In definitiva, questo aiuterà a prevenire le incomprensioni e il dito puntato.
Presentare il progetto può anche aiutare a identificare i rischi e i problemi potenziali fin dalle prime fasi. Gli stakeholder possono sollevare dubbi o offrire spunti che possono aiutarti a risolvere i problemi prima che diventino ostacoli importanti.
La presentazione del progetto aiuta ad allocare le risorse. Permette agli stakeholder di vedere i requisiti di risorse del progetto, aiutandoli ad allocare il personale, il budget e le altre risorse di conseguenza.
In breve, presentare correttamente un progetto non significa solo creare una diapositiva visivamente accattivante. Si tratta anche di trasmettere informazioni e allineare le parti interessate. Devi assicurarti che tutti i soggetti coinvolti abbiano una chiara comprensione dello scopo, dei progressi e delle potenziali sfide del progetto. Pertanto, la presentazione efficace di un progetto è un'abilità che devi imparare.
Una guida completa su come presentare un progetto?
Non farti prendere dal panico e sii sicuro dei contenuti e delle immagini che hai preparato per presentare il tuo progetto. Devi avere la padronanza di tutte le informazioni sul tuo progetto e devi anche conoscere ogni parola che hai inserito nella tua presentazione in modo da poterla spiegare in modo consapevole e sicuro. Per presentare il tuo progetto devi seguire alcuni passaggi importanti:
Prima di tutto, conosci gli obiettivi del tuo progetto.
Devi conoscere gli obiettivi del progetto che stai realizzando come project manager o come proprietario del progetto. Per prima cosa, devi discutere del progetto e fissarne gli obiettivi facendo una riunione a caldo con i tuoi compagni di squadra e il proprietario dell'azienda o il cliente per cui stai realizzando il progetto. È importante quando si parla di come presentare un progetto.
La definizione e il raggiungimento degli obiettivi sono fondamentali per il successo di un progetto. È il punto di arrivo che stabilisci per vincere la gara. Se non lo fai, significa che non hai indicazioni su dove andare e che tutti i tuoi sforzi sono inutili.
Spiega l'obiettivo del tuo progetto.
Dopo aver stabilito gli obiettivi, devi convincere il pubblico condividendo gli obiettivi del tuo progetto in modo che possano comprenderlo meglio. Puoi spiegare il tuo progetto
Organizza i passaggi su un foglio di carta per presentare il tuo progetto.
Dopo aver definito e spiegato gli obiettivi del tuo progetto, devi convincere il pubblico o il cliente spiegando i modi per raggiungere questi obiettivi. A tal fine, devi prepararti bene. Dovresti creare un layout della tua presentazione in cui tutti i passaggi siano organizzati e spiegati.
Ti fornirà il supporto necessario per presentare il progetto in modo organizzato e ordinato. Questa organizzazione ti aiuterà a ricordare tutti i punti chiave e ti darà fiducia in ciò che stai dicendo. Conosci il suo significato.
Prepara un abbozzo delle parole che stai per pronunciare.
È proprio come scrivere un discorso. La pronuncia delle parole gioca un ruolo importante nel convincere il pubblico. Se sai giocare bene con le parole, riuscirai facilmente a portare il pubblico sulla tua piattaforma. Pertanto, prima di parlare davanti a una folla, tieni presente che sarai giudicato in base alle parole che pronuncerai.
Quindi, preparati a parlare e conosci il significato di ogni parola che hai inserito. Può essere la tua forza o la tua debolezza. Tutto dipende dalla tua preparazione.
Una sana discussione con il tuo team
Quando lavori con il tuo team, la pressione del lavoro è ridotta al minimo e il sostegno morale della tua squadra ti incoraggia a dare il meglio di te. Durante la presentazione del progetto, fai in modo che il tuo team sia pronto a collaborare con te; puoi dividere la presentazione in parti e condividerla con i membri del tuo team chiedendo loro di spiegare quella parte specifica.
La collaborazione in team favorisce il successo in modo graduale e con la migliore qualità in breve tempo, perché il lavoro viene diviso e tu non sei oppresso. Abbi fiducia nel tuo team e ottieni idee uniche discutendo con loro in modo sano. Mostra valore alle idee degli altri prendendole in considerazione e apprezzandole.
Prepara i tuoi compagni di squadra in standby se sembra che ci sia bisogno dei loro servizi durante la presentazione del progetto. Ti forniscono un supporto per rispondere ad alcune domande critiche poste dal cliente, se hai pianificato in anticipocon i membri del tuo team. Dovresti tenerlo a mente quando parli di come presentare un progetto.
Prepara una presentazione su PowerPoint
Un altro modo efficace per presentare il progetto è quello di inserire le tue idee nelle diapositive e citare i contenuti più importanti. Puoi usare le immagini per chiarire il concetto della tua presentazione e il suo scopo, poiché le immagini descrivono anche le storie che ci sono dietro. Le immagini utilizzate per la descrizione visiva devono essere molto chiare e facili da capire.
Diversi strumenti di una presentazione possono aiutarti a presentare il tuo progetto sotto forma di illustrazione di immagini. Puoi riprodurre queste diapositive automaticamente impostando la durata. Fai pratica su queste diapositive dopo aver fissato la durata della riproduzione.
Puoi presentare il tuo progetto non solo sotto forma di parole o immagini, ma anche attraverso video o grafici. Il messaggio che vuoi trasmettere non deve essere lungo o complicato. Deve essere semplice e perfettamente visibile. La presentazione audio-video può essere più vantaggiosa in questo senso.
Crea un po' di umorismo per il pubblico
Se parli molto e cambi una diapositiva dopo l'altra, il pubblico si annoierà. In questo caso, devi coinvolgere il pubblico e trasmettere il tuo messaggio serio in modo che sembri divertente. Puoi mettere in relazione i punti o le immagini con attività quotidiane divertenti per creare umorismo, oppure puoi aggiungere alcune immagini o illusioni divertenti da prendere in giro durante le discussioni più serie.
Coinvolgerai indirettamente e silenziosamente il pubblico. Se lo fai, non sentirai il bisogno di chiedere o fare una richiesta alle persone di ascoltarti. Lo faranno di buon grado. È un'arte e se sai come farlo senza renderti conto al pubblico che lo stai facendo intenzionalmente, sei un oratore di successo.
In questo modo riuscirai a catturare facilmente l'attenzione dei clienti del tuo pubblico, che ameranno ascoltarti e capirti e aspetteranno anche il prossimo buttafuori da parte tua.
Adotta un linguaggio del corpo sicuro di sé.
È nella natura umana che ci sentiamo esitanti quando ci rivolgiamo a una folla che è seduta per giudicarci e pronta a discutere con noi quando è la prima volta. Ma pian piano imparerai a gestire questa situazione.
Non importa se sei un principiante, non devi preoccuparti. Devi solo essere sicuro di aver preparato la tua presentazione e di esserti esercitato e di poter rispondere a tutte le domande del pubblico.
Concentrati sul linguaggio del corpo; evita di fare cose che rivelano il tuo nervosismo, come premere le mani e giocare con la penna producendo il suono di un tic-tac. Sembra strano e lascia una cattiva impressione sul pubblico.
Assicurati di aver presentato tutti gli aspetti.
Tieni con te una lista di controllo su carta o su una diapositiva del computer e controlla se hai spiegato parti importanti del tuo progetto, che il tuo cliente deve conoscere, o se una di esse è stata lasciata per errore. Se è stata tralasciata, non c'è problema; fai una svolta e spiegala in modo che sembri che tu non l'abbia spiegata prima per mantenere l'effetto sorpresa del tuo progetto.
Ribadisco che la pratica è la chiave per far sì che la presentazione del tuo progetto abbia successo e sia completata entro il termine previsto o assegnato. È importante quando ci si chiede come presentare un progetto.
Presenta tutto senza innervosirti.
La presentazione di un progetto a volte può essere un vero grattacapo, anche per i professionisti. Tuttavia, quando devi presentare il tuo progetto, devi spiegare tutto ciò che hai preparato senza innervosirti.
È meglio tenere a mente questi passaggi per trarre il massimo da questa esperienza:
La tua presentazione deve essere concisa, ma non dimenticare di trattare i punti essenziali.
Quando stai presentando, puoi fare una breve pausa per raccogliere i tuoi pensieri. Rallentare la respirazione ti farà sicuramente calmare i nervi.
Prendi appunti su ciò che tratterai nella presentazione del tuo progetto. Ci aiuterà a essere più sicuri di noi stessi nella sala delle presentazioni.
Soprattutto, fare più pratica nella presentazione del tuo progetto può farti sentire meno nervoso. Per ottenere risultati perfetti, è sempre meglio esercitarsi durante tutto il tempo.
Rispondi alle domande pertinenti
Quando presenterai il tuo progetto, il pubblico ti farà molte domande, perlopiù legate al tipo di progetto, ma alcuni di loro le faranno solo per confonderti o per far cadere il tuo morale. In questo caso, devi giocare d'astuzia: non lasciare che queste domande ti disturbino, ma rispondi con pazienza, che tu conosca o meno la risposta.
Se non rispondi, digli semplicemente che non ne sai nulla ma che vuoi saperlo e chiedi una spiegazione nel senso di approfondire le tue conoscenze. Se queste domande sono solo per disturbarti, la prossima volta non ti verranno rivolte.
Devi essere preparato per la sessione di domande e risposte durante e dopo la presentazione del progetto. Infatti il pubblico potrebbe farti delle domande difficili o intricate. Indipendentemente da ciò che ti è stato chiesto, è sempre importante prendersi il tempo necessario e rispondere alle domande con le informazioni che stanno cercando.
Concludere con un progetto
Dopo aver discusso ogni aspetto del progetto con il cliente in dettaglio, aver risposto alle sue domande e aver ricevuto suggerimenti, devi concludere la sessione concludendo la presentazione del progetto sotto forma di riassunto e facendo una breve recensione. In questo modo, tutte le parti importanti del progetto saranno ricordate e finalizzate.
Errori comuni da evitare nelle presentazioni dei progetti
Quando presenti un progetto, evitare gli errori più comuni è essenziale per garantire chiarezza, coinvolgimento ed efficacia. Ecco quindi gli errori comuni che devi evitare nella presentazione di un progetto:
Mancanza di preparazione
Una presentazione inadeguata del progetto può avere ripercussioni su di te in diversi modi. Ad esempio, potresti inciampare nelle parole durante la presentazione, perdere il filo del discorso mentre spieghi alcuni concetti o addirittura non avere il materiale del progetto pronto per la presentazione.
Una preparazione efficace è la chiave per un pubblico soddisfatto. Per questo motivo, devi concentrarti anche sulla preparazione della presentazione del tuo progetto. Il processo prevede la ricerca approfondita dell'argomento, la creazione di una scaletta strutturata e la pratica della presentazione più volte per acquisire sicurezza e scioltezza.
Sovraccarico di informazioni
Quando si tratta di presentare un progetto, di solito si commette l'errore di sommergere il pubblico con un sovraccarico di informazioni. Aggiungono un eccesso di dati, statistiche e dettagli tecnici del progetto che potrebbero risultare difficili da digerire per il pubblico.
La pratica migliore in questo caso è quella di concentrarsi sull'aggiunta delle informazioni più importanti e rilevanti solo nella presentazione del progetto. Inoltre, puoi anche aggiungere alcune statistiche a sostegno dei tuoi punti chiave. La pratica migliore per semplificare le informazioni complesse o tecniche del progetto è aggiungere immagini nella presentazione.
Non è chiaro lo scopo del tuo progetto.
Senza obiettivi chiari, il tuo pubblico potrebbe lasciare la presentazione incerto. Perché non capiscono quali azioni devono intraprendere, la portata del progetto o cosa otterranno dal progetto.
Dovresti ovviare a questo problema indicando subito lo scopo del tuo progetto. Inoltre, sarebbe meglio delineare ciò che vuoi ottenere con questo progetto e ciò che gli altri otterranno da esso.
Immagini mal progettate
Le immagini nella presentazione del progetto devono essere complementari alle parole pronunciate. Le immagini della presentazione non devono distrarre il pubblico da ciò che stai dicendo.
Ricorda che le slide disordinate o confuse possono portare al disimpegno.
Le diapositive devono essere semplici, con titoli chiari, punti elenco e immagini che rafforzino il messaggio. Usa un modello di design coerente e visualizzazioni appropriate per migliorare il coinvolgimento.
Saltare l'introduzione
Un'introduzione coinvolgente stabilisce il tono della tua presentazione. Ti dà l'opportunità di catturare l'attenzione del pubblico e di aumentarla costantemente.
Per questo, devi creare un'apertura avvincente, come una storia rilevante, un fatto sorprendente o una domanda provocatoria. Queste pratiche ti aiuteranno sicuramente ad attirare il tuo pubblico.
Non definire la dichiarazione del problema.
Se non definisci chiaramente il problema che il tuo progetto affronta, il tuo pubblico può chiedersi perché il progetto sia necessario. In qualità di presentatore, devi fornire fin dall'inizio una dichiarazione del problema concisa e comprensibile. Deve dimostrare la rilevanza e l'importanza del tuo progetto.
Una narrazione scadente
Le storie contribuiscono a rendere la tua presentazione memorabile e relazionabile. Aggiungono un elemento umano al tuo contenuto. Pertanto, sarebbe meglio incorporare aneddoti, casi di studio o esempi reali nella presentazione del tuo progetto. Questi ti aiuteranno a illustrare i tuoi punti e a entrare in contatto con il pubblico a livello emotivo.
Struttura di presentazione disorganizzata
Una struttura di presentazione disorganizzata può confondere. Anche il tuo pubblico avrà difficoltà a seguire i tuoi pensieri. Quindi, devi creare sezioni logiche con sezioni chiare, transizioni e indicazioni. Questi ti aiuteranno a guidare il pubblico attraverso i tuoi contenuti senza soluzione di continuità.
Pensieri finali
Se sei nuovo nella gestione dei progetti e non sai come presentare un progetto al tuo cliente o al pubblico, non preoccuparti e non farti prendere dal panico. Non è un grosso problema. Puoi farcela mantenendo il tuo livello di fiducia, organizzando l'ordine delle fasi che andrai a discutere, facendo pratica e cercando di catturare l'attenzione del pubblico.
