Quando inizi un nuovo progetto, è naturale preoccuparsi di tutto ciò che potrebbe andare storto. Potresti pensare alle scadenze non rispettate e ai compiti che potrebbero essere trascurati. Pensi anche a problemi di comunicazione tra i membri del team che potrebbero mandare tutto fuori strada.
uno degli strumenti più importanti che dovresti considerare a questo proposito è un calendario generale.
Include le risorse di cui hai bisogno, il tempo necessario per ogni attività e le aspettative del cliente. Aiuta tutte le persone coinvolte, compresi i membri del team, i fornitori e i clienti. Tutti possono rimanere in contatto e sulla stessa pagina.
Capire la Master Schedule per la gestione dei progetti
Una master schedule è un riassunto di una schedulazione dettagliata del progetto. Evidenzia i deliverable, le milestone, le attività e le fasi più importanti. Questo programma viene creato insieme alla linea di base del progetto, ma non la sostituisce; al contrario, riassume e supporta la linea di base.
Il programma generale fornisce solo una rapida panoramica dei punti principali.
Puoi aggiornare la schedulazione principale ogni volta che ne hai bisogno, ma le modifiche alla linea di base della schedulazione richiedono l'approvazione della direzione.
Un master schedule può essere sufficiente e può anche fungere da linea di base per i progetti più piccoli.
Elementi chiave da includere nel tuo programma generale
Quando crei un programma principale, ci sono alcune parti importanti che dovresti includere per renderlo efficace e utile:
Elenco delle tappe e delle consegne del progetto: Dovresti aggiungere un elenco di attività con le relative consegne e le scadenze previste. Questo è particolarmente importante per far sì che il progetto proceda come previsto e per garantire il rispetto di tutte le date.
Riepilogo delle attività: Elenca le attività che dovranno essere completate per il progetto, insieme al tempo previsto per ciascuna di esse. In questo modo è possibile avere un quadro chiaro dell'ordine in cui i compiti devono essere svolti.
Dipendenze delle attività: Determina le attività che non puoi iniziare finché le altre non sono state completate. In questo modo, tutto è in ordine e anche i ritardi sono controllati e assicurati che non si verifichino.
Responsabilità del team: Specifica quali team sono responsabili di ogni attività. Questo aiuta a pianificare le risorse e ad assicurarsi che tutti sappiano cosa devono fare.
Perché hai bisogno di una schedulazione generale per la gestione dei progetti?
Ecco i motivi principali per cui dovresti creare un calendario generale nella gestione del progetto:
Sperimenta una maggiore efficienza
Un programma generale rende le cose più fluide e fa risparmiare tempo. Aiuta a:
Ridurre la confusione
Migliorare le previsioni
Garantire una comunicazione chiara
Prevenire le sovrapposizioni
Questa visione d'insieme aiuta a garantire che il personale, le attrezzature e il denaro siano utilizzati in modo saggio.
Dal momento che tutti i membri del team possono vedere i progressi degli altri, non c'è più bisogno di riunioni e check-in frequenti. Il team può anche identificare potenziali problemi o carenze di risorse e affrontarli prima che si verifichino.
Collaborazione migliorata
Le tabelle di marcia aiutano a migliorare la comunicazione e la comprensione tra i membri del team. Mettono in contatto reparti diversi che altrimenti potrebbero lavorare separatamente.
Con una visione chiara di tutte le attività del progetto, ognuno può vedere come il proprio lavoro contribuisce agli obiettivi generali. Questo incoraggia il lavoro di squadra e rafforza le relazioni sulla base dei compiti condivisi.
Morale più alto
Nelle grandi organizzazioni, tutte le parti in movimento possono essere stressanti. Una pianificazione generale ben gestita può ridurre parte di questo stress fornendo chiarezza e un senso di realizzazione durante l'avanzamento dei progetti. I membri del team possono anche vedere come i loro contributi si inseriscono nel quadro generale.
Maggiore flessibilità
Le aziende devono essere flessibili e veloci nell'adattarsi ai cambiamenti. I piani regolatori supportano questa pianificazione flessibile. A tal fine, si tratta di una fonte affidabile di informazioni con cui i responsabili delle decisioni possono pianificare le loro prossime mosse.
Quando usare un Master Schedule nella gestione del progetto?
Ecco alcuni casi d'uso per i quali puoi creare un calendario principale:
1. Progetti grandi e complessi
Un programma principale offre una visione completa di tutte le attività e le scadenze per mantenere tutto sincronizzato. Alcuni esempi sono:
Il lancio di un nuovo prodotto software coinvolge diversi team: sviluppo, marketing e assistenza clienti.
Organizzare una grande conferenza con molti relatori, sessioni e necessità logistiche.
Implementazione di un nuovo sistema software in diverse organizzazioni clienti.
2. Progetti con scadenze ravvicinate
Se il tuo progetto ha scadenze importanti e molte attività interdipendenti, è utile un calendario generale. Ti aiuta a monitorare i progressi e a evitare ritardi evidenziando le tappe fondamentali e le sequenze di attività.
Alcuni esempi sono:
Una campagna di marketing che ha una data di lancio prestabilita.
Sviluppare una nuova funzionalità per un prodotto esistente che deve essere rilasciato entro una data specifica.
Pianificazione di un'importante fusione o acquisizione aziendale con scadenze legali e finanziarie critiche.
3. Iniziative interdipartimentali
In termini di coordinamento e di modello comunicativo, è utile avere un calendario generale che delinei i tempi delle responsabilità di ciascun gruppo. Questo è ancora più vero per quei progetti che coinvolgono diversi dipartimenti o team di persone.
Tre passi per creare una programmazione efficace
Per creare un buon programma, segui i tre passaggi chiave elencati di seguito:
Gettare le basi
Inizia conducendo un'analisi approfondita delle esigenze. Comprendere le tue sfide e i tuoi punti di forza ti aiuterà ad allineare il tuo programma con i tuoi obiettivi.
Poniti alcune domande. Ad esempio:
Quali sono gli obiettivi principali dell'organizzazione?
Ci sono obiettivi o priorità contrastanti tra i diversi progetti?
Come si inseriscono gli obiettivi dei singoli progetti nella strategia aziendale complessiva?
Quindi, identifica le persone chiave coinvolte, come i manager, il personale, i team di partner e i clienti. Ottenere il contributo di queste persone durante la fase di pianificazione è importante, in quanto le loro opinioni ti aiuteranno a stabilire obiettivi chiari per la pianificazione principale.
Una volta stabiliti gli obiettivi, puoi:
Definire ruoli e responsabilità
Crea un piano di comunicazione
Identificare i rischi potenziali
Assicurati che le risorse siano disponibili
Stabilisci le priorità e rimani flessibile
Un programma principale ha bisogno sia di struttura che di flessibilità.
Struttura
Una parte importante di questa struttura è la definizione delle priorità dei compiti. Puoi utilizzare la Matrice di Eisenhower per stabilire queste priorità. Oppure puoi fare riferimento agli obiettivi strategici dell'organizzazione che hai identificato nella Fase 1.
Dare priorità ai compiti ti permette di avere un quadro chiaro della situazione. Puoi quindi utilizzare strumenti come diagrammi di Gantt, fogli di calcolo o software di gestione dei progetti per inserire le tappe e le scadenze di ogni progetto. In questo modo potrai assegnare le responsabilità, stimare la durata di ogni attività e monitorare i progressi.
Flessibilità
È anche importante prevedere una certa flessibilità aggiungendo dei tempi cuscinetto tra un compito e l'altro o tra una fase e l'altra. Questi tempi supplementari possono aiutarti a gestire eventuali ritardi e darti la possibilità di apportare modifiche.
Ecco altri consigli per mantenere flessibile il tuo programma principale:
Crea piani di backup
Stabilisci delle scadenze regolari per rivedere e modificare il programma
Ottieni un feedback dagli stakeholder
Usa soluzioni moderne
Inizia con una visione chiara e assicurati che le persone giuste collaborino nell'ambito di una solida strategia. Questo ti aiuterà a rendere efficace la tua pianificazione principale. Gli strumenti moderni possono portare la tua pianificazione a un livello superiore.
Prendi in considerazione l'utilizzo di strumenti di gestione del progetto che forniscono aggiornamenti in tempo reale e tracciamento delle attività. Questi strumenti possono rendere più facile la creazione, il monitoraggio e l'aggiornamento del programma principale.
Puoi anche utilizzare diversi strumenti per migliorare la tua programmazione. Questi strumenti possono aiutarti a:
Riprogrammazione automatica delle attività
Riassegnare le risorse
Ricordarti le scadenze
Identificare i conflitti di programmazione
Puoi migliorare il tuo processo di pianificazione ed evitare potenziali problemi. È possibile grazie a queste moderne soluzioni.
Chiedi aiuto a Instagantt per rendere efficiente la gestione dei progetti
Instagantt offre gli strumenti e i modelli di pianificazione di cui hai bisogno. Ti aiuta a creare una tabella di marcia personalizzata per i tuoi progetti specifici. Ecco come puoi usare Instagantt per creare un calendario generale per la gestione dei tuoi progetti:
Puoi usare questo strumento per suddividere il progetto complessivo in attività più piccole e assegnare ai membri del team i compiti giusti da svolgere.
Puoi capire quali sono le risorse necessarie e assegnarle di conseguenza. Puoi stabilire le date di inizio e fine, nonché le tappe fondamentali e le scadenze lungo il percorso.
Il tuo programma generale può anche evidenziare tutti i requisiti specifici che il progetto deve soddisfare. Questi includono certificazioni, obblighi legali o autorizzazioni di sicurezza.
Inoltre, puoi tenere sotto controllo il tuo budget monitorando i costi della manodopera e dei materiali man mano che il progetto procede.
Usa il tuo calendario principale per segnare le consegne man mano che le porti a termine e le consegni al cliente.
Gli strumenti di Instagantt si aggiornano in tempo reale. In questo modo puoi essere certo che la tua agenda principale sia sempre aggiornata. In questo modo, sia i tuoi clienti che i membri del tuo team hanno accesso alle informazioni più recenti.
Pensieri finali
La pianificazione generale è uno strumento potente per raggiungere gli obiettivi di gestione del progetto nel miglior modo possibile. Ti aiuta a pianificare in modo efficiente e strategico per avere successo nell'attuale mondo degli affari. Per questo motivo, è importante utilizzare la tabella di marcia e sfruttare al meglio la pianificazione del progetto.
