Le RFQ spiegate: Come scrivere una richiesta di preventivo per lavoro?

A questo scopo, le RFQ spiegate: Come scrivere una richiesta di preventivo deve essere la tua considerazione, in modo che tu possa fare un'offerta efficace e trovare il miglior fornitore per la tua azienda.

Cosa sono le RFQ?

RFQ è la richiesta di preventivi che stai cercando per ottenere un servizio o un prodotto per la tua azienda. Le RFQ aiutano le aziende a trovare i migliori fornitori condividendo le loro esigenze attraverso un documento. Grazie alle RFQ, puoi anche scoprire nuovi fornitori sul mercato con nuove competenze o prodotti di cui la tua azienda potrebbe avere bisogno.

Una volta selezionato il fornitore, puoi inviargli i documenti chiamati RFQ, contenenti tutte le informazioni sul progetto, come le esigenze, la tempistica, la qualità, il luogo di lavoro, i prezzi e la durata del contratto. Le RFQ ti aiutano quindi a trovare un potenziale fornitore per la tua azienda.

Quando dovremmo usare le RFQ?

Poiché venditore e acquirente dipendono l'uno dall'altro, devono soddisfare le reciproche esigenze. A volte l'acquirente e il venditore hanno già lavorato in passato, altre volte si tratta di una nuova esperienza. Se avete già lavorato in passato, invierete solo RFQ per chiarire i requisiti del progetto.

Se non conosci l'azienda di cui stai cercando i prodotti o i servizi, devi cercare le RFI prima di lavorare sulle RFQ. Ti aiuterà a raccogliere informazioni sui prodotti o sui servizi dell'azienda.

In quanti modi possiamo formulare la richiesta di preventivo?

Per presentare una RFQ ai fornitori, puoi esaminare quattro diversi tipi di RFQ dopo averne conosciuto gli aspetti utili e oscuri. Ecco quindi quattro diversi tipi di formulazione delle richieste di preventivo.

1. Offerta aperta

Nelle gare d'appalto aperte, tutto è visibile a tutti. Ogni venditore o fornitore può vedere cosa offre l'altro e a quale prezzo. In questo tipo di asta, il venditore può modificare le offerte fino alla scadenza.

Come nelle gare d'appalto aperte, i fornitori possono vedere i prezzi di altri fornitori e possono incoraggiare anche i nuovi fornitori. Purtroppo, però, questa gara aperta può essere un problema per l'acquirente se i fornitori iniziano a fissare i prezzi. Diventa difficile per l'acquirente sceglierne uno in base al proprio budget.

2. Offerta sigillata

Nelle offerte sigillate, le offerte dei venditori non sono visibili a tutti. L'acquirente apre le richieste dopo aver raggiunto la scadenza e legge le offerte. Quando si raggiunge la data di scadenza, si ricevono più offerte.

 È utile per l'acquirente in quanto consente la trasparenza dell'offerta del venditore e l'acquirente può scegliere quella più adatta. Evita le frodi e le perdite di tempo, ma potresti perdere la motivazione dei nuovi venditori che non possono conoscere le tue esigenze e sperimentare le offerte di alcune vecchie aziende fornitrici.

3. Asta inversa

Un'asta inversa si basa sui requisiti di prezzo. In questo tipo di asta, i venditori offrono solo i loro prezzi più bassi e automaticamente, attraverso internet, il venditore che offre il prezzo più basso si aggiudica il progetto. Senza dubbio ci vuole pochissimo tempo per ottenere l'offerta al prezzo più basso, ma vengono trascurate tutte le altre considerazioni importanti oltre al prezzo. 

4. Offerta invitata

Un'offerta su invito è limitata ai fornitori, in quanto l'acquirente invia le RFQ ai venditori con cui ha lavorato in precedenza. In questo tipo di gara, solo i venditori più anziani avranno la possibilità di fare la loro offerta. Può essere aperta o sigillata.

I passaggi inclusi nelle RFQ spiegati: Come scrivere una richiesta di preventivo

Una comprensione completa della RFQ ti aiuterà a generare preventivi che saranno redditizi per i fornitori e gestibili nel tuo budget. Di seguito sono riportati i passi da seguire.

Esamina le esigenze dell'azienda e spiegale chiaramente.

Poiché sei alla ricerca di servizi o prodotti che soddisfino le esigenze dell'azienda, devi individuare le necessità. Le esigenze devono essere rilevanti per il prodotto e i servizi che andrai a comunicare al tuo fornitore. Quindi, è necessario essere chiari e trasparenti su questo punto.

Fai una breve presentazione della tua azienda.

Quando scrivi una RFQ, devi parlare al venditore della tua azienda citando il suo nome, la sua visione, le sue specialità e i suoi requisiti. Questo aiuterà i nuovi venditori a capire la tua azienda e a prendere rapidamente una decisione.

Dovresti indicare chiaramente come tu e il tuo team state lavorando e quali sfide vi attendono. In questo modo spiegherai al fornitore il tipo di aiuto che stai cercando.

Descrivi con chiarezza i prodotti o i servizi che stai cercando

Qui devi parlare del tipo di prodotto o servizio che stai cercando. Quando scrivi le RFQ, i requisiti del prodotto o del servizio devono essere molto chiari e i fornitori devono soddisfare i loro criteri di idoneità prima di fare un'offerta.

Devi spiegare la quantità del prodotto o la natura e la durata dei servizi di cui hai bisogno. Se il venditore o il fornitore rientra nei criteri di idoneità che hai indicato nelle RFQ. Potranno risponderti con la loro offerta.

Stabilisci una tempistica per la raccolta delle risposte

Le offerte non possono essere sempre aperte perché l'azienda deve iniziare il suo progetto in tempo. Per questo motivo, devi stabilire una scadenza o un termine entro il quale il fornitore deve rispondere al tuo preventivo. Questo ti aiuta anche a rispettare il calendario per ottenere servizi o prodotti efficienti per la tua azienda.

Spiega chiaramente i termini e i requisiti che i tuoi fornitori devono conoscere.

Quando scrivi le RFQ, dovresti stilare un elenco di termini e requisiti del progetto. In questo modo i fornitori capiranno cosa vuoi da loro e a quali condizioni. In questa sezione, definirai chiaramente gli obiettivi e i criteri per i fornitori.

Dovrai anche descrivere come valuterai i venditori o i fornitori per verificare se sono idonei o meno.

A questo punto, richiedi il preventivo utilizzando i modelli.

Puoi utilizzare diversi modelli per sviluppare e organizzare RFQ autorizzate e comprensibili. Deve contenere il nome dell'azienda, la descrizione, la dichiarazione della missione, le informazioni sul progetto, i termini e le condizioni, la considerazione per i venditori e le scadenze. Il documento dovrà spiegare una sintesi della tua richiesta di preventivo che il venditore possa leggere e comprendere facilmente.

Ricevi le risposte dai fornitori

Quando scrivi correttamente una RFQ, inizierai a ricevere risposte da diversi fornitori a seconda del tipo di offerta che hai selezionato.

Seleziona il fornitore migliore per il tuo progetto

Crea una lista di fornitori che trovi in linea con i requisiti dei tuoi progetti. Puoi confrontare prezzi, tempistiche, quantità, qualità, disponibilità e molti altri fattori importanti in base alla natura del tuo progetto. Arruola i fornitori scelti e invia una nota di ringraziamento a quelli che hai scartato, indipendentemente dal motivo per cui li hai scartati.

Firma il contratto e chiudi la gara d'appalto

Hai scelto il fornitore più adatto al tuo progetto. Ora è arrivato il momento di organizzare un incontro, che sia faccia a faccia, visivo o audio. Durante l'incontro, deciderai la durata della collaborazione e comunicherai chiaramente i termini e le condizioni.

Di solito, viene redatto un contratto scritto con tutti i requisiti per i servizi o i prodotti del progetto. Questo ti aiuterà a mantenere i fornitori sulla retta via e ad affrontare legalmente i problemi che dovessero presentarsi. Non sei colpevole se trovi delle obiezioni ai termini e alle politiche dell'azienda.

Quali elementi importanti deve avere una richiesta di preventivo perfetta?

Quando cerchi le RFQ spiegate: Come scrivere una richiesta di preventivo, devi conoscere gli elementi importanti delle RFQ. Di seguito sono elencati gli elementi importanti da tenere in considerazione prima di inviarle ai fornitori.

- Un invito a presentare offerte aperto e chiaro, unitamente a un riepilogo distinto

- Documenta la panoramica dell'azienda in modo che il venditore possa riconoscere le tue esigenze.

- Stabilisci i criteri per i venditori

- Termini e condizioni chiari sul progetto

- Sii molto chiaro sui depositi di garanzia per il progetto.

- Gestire i prezzi delle offerte per individuare quella migliore

- La tempistica deve essere inclusa entro la data di scadenza.

- Identifica chiaramente i dettagli di contatto del venditore

Conclusione

Per le aziende, è necessario cercare il modo giusto per trovare fornitori competenti per la tua azienda, e puoi trovarli facilmente comprendendo le spiegazioni sulle RFQ: Come scrivere una richiesta di preventivo e redigere un preventivo efficace rispettando le scadenze.