20 competenze chiave per la gestione dei progetti

Approssimativamente, in tutti i paesi del mondo è in atto una serrata e si suppone che i nostri compiti vengano svolti da casa anziché da uffici e istituti. Per questo motivo, dobbiamo adottare un comportamento più proattivo per sconfiggere questa patetica condizione e comprendere i nostri ruoli e le nostre responsabilità. 

La gestione di un progetto non è un compito facile come sembra di solito alle persone. La maggior parte di noi pensa che un project manager debba solo dare ordini ai dipendenti che lavorano sotto la sua osservazione e pretendere i risultati. È un concetto sbagliato. Hai mai pensato che se chiedi al software di lavorare, senza dare alcuna istruzione o dando istruzioni sbagliate, ti darà il risultato giusto? Mai e poi mai. 

In qualità di project manager, devi essere prima di tutto responsabile. Poi devi dare le giuste istruzioni ai membri del tuo team se vuoi ottenere il risultato desiderato. A seconda delle condizioni, dobbiamo lavorare sulle nostre capacità di gestione dei progetti in modo intelligente. 

La gestione di un progetto è un lavoro facile se impari a gestire i tuoi compiti e a tenerne traccia per tracciare il livello di realizzazione del tuo lavoro. Ecco quindi 20 competenze chiave per la gestione dei progetti che dovresti considerare e utilizzare in modo intelligente per ottenere risultati notevoli anche durante questa pandemia, perché non devi fermarti ma andare avanti.

Elenco delle 20 competenze chiave per la gestione dei progetti:

Di seguito trovi l'elenco delle 20 competenze chiave per la gestione dei progetti.

1. Conoscenza della politica aziendale

Se sei stato assunto da poco in un'azienda o in un'organizzazione, non conosci le sue condizioni e le sue politiche. Non sai qual è il motto che sta alla base della gestione di questa azienda e quale stile il proprietario dell'azienda preferisce adottare per creare un ambiente produttivo con i suoi dipendenti durante il lavoro. Questo non va mai a tuo favore se non cerchi di imparare e scoprire le informazioni minori sulle politiche dell'azienda.

Dovresti chiedere al proprietario dell'azienda o alla sua segreteria personale di fornirti un documento scritto in cui le politiche dell'azienda sono definite in modo dettagliato. In questo modo potrai trovare la giusta direzione per lavorare al progetto di quella particolare azienda. 

2. avere la dichiarazione della missione aziendale e personale 

La seconda cosa più importante che dovresti considerare quando accetti una proposta di gestione del progetto è avere accesso alla dichiarazione di missione dell'azienda. La maggior parte delle aziende ha scritto la propria mission in modo chiaro e deciso, probabilmente all'ingresso della propria struttura, ma alcune la riportano ancora solo nei documenti. 

Dovresti andare a scoprirla e leggerla con attenzione. Cerca di capire le parole scritte sulla pagina, sul muro, sul lino o su uno schermo digitale, cogli il significato che si cela dietro le parole e discuti con il proprietario su quale sia lo scopo di questa dichiarazione di missione. Creerà un buon impatto e ti aiuterà a realizzare la tua dichiarazione di missione personale per portare a termine il progetto con successo anche durante questa pandemia. 

Scrivi la tua dichiarazione di missione su un foglio chiaro e incollalo sulla parete del tavolo del tuo posto di lavoro per renderlo visibile come promemoria. Ti aiuterà a rispettare il tuo obiettivo e a fare ciò che è necessario per raggiungerlo.

3. Stabilisci i tuoi obiettivi in base alla missione dell'azienda.

Ora è il momento di iniziare a lavorare in modo professionale. Stabilisci i tuoi obiettivi in relazione alla mission aziendale. Puoi scrivere i tuoi obiettivi in modo approssimativo su una pagina e definire le strategie per raggiungerli. Il tuo obiettivo può far sì che il progetto abbia successo al 100%, ma devi definire le strategie che definiscono quantitativamente il successo verso il tuo obiettivo. 

4. Sviluppare un piano approssimativo prima dell'esecuzione

Prima di procedere con l'esecuzione pratica del tuo piano di progetto, organizza una riunione visiva con tutti i membri del team e con il proprietario dell'azienda e prendi in considerazione i loro suggerimenti. Ci sono possibilità di ottenere un suggerimento massimo e più efficace. Definisci il compito o il ruolo di ogni membro del team e discutine individualmente con loro.

• È tua responsabilità rendere il tuo team consapevole del proprio ruolo e delle proprie responsabilità e chiarire tutte le ambiguità che percepiscono. 
• Fai una sana conversazione con i tuoi colleghi e discuti con loro il piano, sia per quanto riguarda la programmazione del tempo che la gestione dei rischi.
• Mantieni alta l'immaginazione immaginando i problemi che tu e il tuo team potreste affrontare durante il completamento del progetto. 

Se prevedi i problemi che potrebbero presentarsi durante il completamento del progetto, troverai anche le soluzioni. Quindi, è necessario pianificare le fasi per raggiungere l'obiettivo del progetto. Ti permette di capire su quale parete devi posizionare la scala per raggiungere l'obiettivo, invece di appoggiarti alla parete sbagliata. Senza un piano, sprechi le tue energie per fare cose che non sono necessarie e che si rivelano inutili. Quindi, sviluppa un piano efficace prima di iniziare un progetto.

5. Lavora su ciò che è sotto il tuo controllo.

Durante questa situazione di pandemia, non devi pensare a questa condizione critica, né farti prendere dal panico pensando a cose sbagliate e negative che non puoi controllare, ma sprecare energia pensando a queste circostanze. Dovresti pensare alle cose che puoi controllare e allinearle in modo migliore.  

Dovresti capire come puoi raggiungere il tuo obiettivo anche durante questa situazione di pandemia rimanendo a casa. Fai un elenco delle cose che tu e il tuo team potete fare mettendo tutta la vostra energia in modo efficace, per ottenere risultati fruttuosi. Promuovi questi pensieri nel tuo team e rendili indipendenti dalle circostanze: faranno del loro meglio in qualsiasi condizione patetica. 

6. Migliorare la comunicazione utilizzando la tecnologia

Come già detto in precedenza, non siamo in grado di svolgere il nostro lavoro di routine, come quando frequentiamo quotidianamente i nostri uffici e svolgiamo le nostre mansioni in forma di squadra. La maggior parte delle persone lavora perché non è possibile per tutti apparire fisicamente e avere una folla intorno a sé. Si presenta quindi una situazione impegnativa: come si fa a lavorare in squadra in modo efficace e come si tiene traccia delle loro prestazioni. 

• Sei abituato a comunicare con i tuoi compagni di squadra attraverso riunioni fisiche, ma ora puoi colmare questa lacuna con riunioni virtuali. 
• La tecnologia ha reso più facile accedere ai membri del tuo team nel giro di un minuto e discutere come si faceva prima nelle riunioni fisiche. 
• Puoi comunicare le tue idee e la tua visione sviluppando forti capacità comunicative. Puoi farlo preparando delle diapositive, pronunciando un discorso o tenendo una sessione di discussione.

Puoi effettuare chiamate, videochiamate, sviluppare fogli di calcolo o fogli excel online, sviluppare un sistema di rilevazione delle presenze online e molti altri modi per coinvolgere il tuo team e avere una sana comunicazione per colmare le lacune. 

Puoi condividere i piani sotto forma di documenti Google in diverse app e siti web e chiedere ai membri del tuo team di visitarli, anche se puoi controllare chi ha seguito le tue istruzioni e chi le sta trascurando vedendo l'opzione visualizzazioni.

7. Responsabilizza il tuo team

Non possiamo dipendere dalle circostanze, aspettare che accada quello che sta per accadere e che sia a nostro favore. Questi pensieri paralizzano la nostra capacità di pensare. Rendi il tuo team una pietra preziosa e degna di nota, che sia richiesta e abbia un valore elevato. Puoi rendere il carattere dei membri del tuo team forte, che rifletta l'onestà, il duro lavoro e la coerenza.

Mantieni il tuo team in contatto con te utilizzando applicazioni di social media come Whatsapp, Facebook, Telegram, ecc. Tutto il tuo successo dipende dal tuo team, che deve essere più sicuro di sé e indipendente, consentendogli di prendere decisioni immediate quando necessario, dando loro fiducia in se stessi. Funzionerà sicuramente e lavoreranno volentieri al progetto, ma non con la forza.  

Devi sicuramente aggiungere questa competenza all'elenco delle 20 competenze chiave per la gestione dei progetti.

8. Gestione del tempo per rispettare una scadenza

Tutto è organizzato nell'universo e segue un tempo specifico, come fanno il sole e la luna, che non saltano mai il loro programma. Anche noi dobbiamo seguire questa legge naturale. Può aiutarci a raggiungere i nostri obiettivi in modo tempestivo e a procedere verso altri traguardi. Per questo motivo, crea un calendario degli orari di lavoro tuoi e del tuo team. 

Se vuoi portare a termine i tuoi compiti in modo efficace e puntuale, devi organizzare il tuo tempo in base all'importanza e all'urgenza del compito. Prima di tutto, prendi un foglio e scrivi i compiti che devi svolgere in una determinata settimana. Evidenzia le cose più importanti nell'elenco dei compiti. In questo modo capirai meglio quali sono i compiti più importanti e che richiedono la nostra continua attenzione.

Ora disegna quattro quadranti sulla pagina e assegnagli i seguenti nomi

• Q1 questo quadrante è riservato alle attività importanti e urgenti. Questi compiti richiedono la tua attenzione immediata e devono essere completati entro la scadenza. Ad esempio, se il proprietario dell'azienda ha convocato una riunione, dovrai partecipare in tempo perché è urgente e importante. 
• Il quadrante Q2 è riservato alle attività più importanti, ma non è necessario completarle con urgenza. Ma sono importanti per raggiungere un obiettivo elevato, per mantenere la reputazione dell'azienda e per tenere alto il suo nome presso il pubblico. Si tratta di obiettivi a lungo termine.
• Q3 in questo quadrante possiamo inserire le attività che sono urgenti ma non importanti, come ad esempio se stai lavorando in un ufficio, occupandoti di documenti importanti e il tuo telefono squilla in continuazione, richiedendo la tua attenzione immediatamente, non è importante per la natura del tuo lavoro ma è urgente perché può riguardare un'emergenza o qualsiasi altra cosa del genere.
• Q4 questo quadrante appartiene alle attività non importanti e non urgenti. Queste attività non richiedono la tua attenzione ma fanno perdere tempo prezioso. Se sei libero e pensi che non ci sia nulla da fare, puoi dedicarti a queste attività in cerca di divertimento. Ad esempio, guardare intensamente la TV, utilizzare le app dei social media e giocare con il cellulare. 

9. Valutazione e gestione del rischio 

Non c'è nulla di perfetto in quello che facciamo, dobbiamo affrontare diversi rischi durante un progetto. Questi rischi possono essere di tipo finanziario, sanitario, di credito, di mercato o di altro tipo. Ora, cosa devi fare come project manager. Un buon project manager prima di tutto identifica il rischio, la sua natura e il suo livello, poi lo valuta in base a diversi parametri. Il rischio può riguardare le finanze dell'azienda, la sua reputazione o la salute dei lavoratori. 

Un manager deve sapere cosa succede durante il lavoro, se stiamo facendo il massimo per soddisfare le richieste del mercato, se stiamo rispettando il budget, se i membri del team che lavorano nelle fabbriche sono al sicuro e si divertono. Tutte queste domande richiedono la tua attenzione; se percepisci qualcosa di allarmante, devi identificarlo, valutarlo e prendere le misure necessarie per affrontare e gestire il rischio inizialmente per evitare ulteriori disturbi o perdite. 

10. Sii motivato e continua a motivare il tuo team

Un'altra abilità di un project manager è l'auto-motivazione, che ti sprona a fare il tuo lavoro volentieri invece di prenderlo come un peso. Quando inizi un nuovo progetto, devi avere l'energia e la motivazione per portarlo al successo. Per mantenerti motivato, devi ricordare il tuo obiettivo, non farti prendere dal panico, trovare il modo di pensare fuori dagli schemi e mantenere la tua mente in uno stato di rilassamento. 

Se sei motivato, hai il fascino di motivare i membri del tuo team modellando un atteggiamento positivo, mantenendo sempre la coerenza e un enorme sorriso sul tuo volto. Questi aspetti sono molto importanti perché, per natura e psicologia umana, adottiamo le cose che vediamo e non quelle che sentiamo. Quindi, sii un esempio di motivazione per il tuo team, che lo ammirerà e adotterà anch'esso questo comportamento. Se invece ti fai prendere dal panico e mostri un comportamento esausto, lo vedrai anche nei membri del tuo team. 

È una delle competenze più importanti quando si parla di Elenco delle 20 competenze chiave per la gestione dei progetti nel 2024:

11. Diventa un giocatore di squadra 

Per far sì che il tuo progetto abbia successo, devi essere un buon giocatore di squadra. Se sei nuovo, cerca di conoscere i precedenti dei membri del tuo team e lavora sulle loro capacità carenti senza farli notare. Se fai parte del tuo team, percepisci le loro emozioni e concedi loro una pausa quando lo desiderano. 

Un buon team si sviluppa quando i membri del team condividono il problema che stanno affrontando e l'intero team si mette sulla stessa piattaforma per trovare la soluzione. Tieni aperte le porte a un membro del team per contattarti, condividere i problemi che sta affrontando durante il lavoro e prendere sul serio i suoi suggerimenti, senza dimenticare di ammirarli e apprezzarli se li trovi utili.

Questo ti aiuterà a stimolare la loro energia e si impegneranno di più per trovare modi migliori per portare al successo il progetto dell'azienda. Non dimenticare di celebrare i piccoli successi: promuovono l'automotivazione e danno un senso di integrità che porta a sviluppare un forte legame e fiducia tra te e i membri del tuo team. 

12. Effettuare ricerche di mercato 

Le aziende hanno adattato il loro stile di lavoro e hanno dato un nuovo esempio di successo anche in questa situazione di pandemia. Alcuni paesi hanno risollevato la propria economia anche in questi giorni patetici, intraprendendo la strada dell'innovazione e introducendo nuove cose per attirare il pubblico, dimostrando che è vantaggioso per loro. 

Devi fare una ricerca approfondita sul mercato e online su aziende famose e rinomate e scoprire le ragioni del loro successo e della loro reputazione. Non copiare gli altri, ma prendi un'idea ed esegui il tuo piano per dare un nuovo esempio sul mercato. Un buon project manager segue con attenzione la ricerca, fa un'analisi approfondita del mercato e ne tiene traccia sotto forma di rapporto analitico o di documentazione.

Ti aiuta a prendere la decisione giusta per mantenere il tuo progetto nel rispetto del budget e per farlo diventare presto un successo.

13. Fornire supporto al tuo team quando necessario

La gestione è la spina dorsale di un team che lavora alle sue spalle. I project manager non devono svolgere un compito particolare, ma sono assunti per elaborare un piano ed eseguirlo tra i membri del team, fornendo un forte supporto al team che sta lavorando su diversi compiti per raggiungere un obiettivo specifico. 

È proprio come il nostro cervello, che dà istruzioni a ogni parte del corpo e ogni parte svolge il proprio compito in base ai requisiti selezionati dal cervello. È il nostro cervello che ci mette in guardia dai rischi e ci chiede di compiere azioni volontarie o involontarie. La stessa cosa vale per la gestione dei rifiuti: devi lavorare in coordinamento per mantenere l'equilibrio tra i membri del team e il loro lavoro, evitando che si esauriscano.

14. Gestisci il budget del progetto

Durante la pianificazione del progetto, il proprietario dell'azienda, l'amministratore delegato, il responsabile finanziario dell'azienda e il project manager fissano una stima del budget per il progetto, che non deve superare il limite massimo, in quanto potrebbe rivelarsi problematico per le condizioni finanziarie dell'azienda. La stima del budget finanziario viene stabilita tenendo conto delle spese di visita al cantiere, del materiale da costruzione, dei trasporti, dell'assunzione di un nuovo team per un nuovo progetto, ecc. Questa competenza non può mancare nell'elenco delle 20 competenze chiave per la gestione dei progetti nel 2024.

Un project manager ha la responsabilità di tenere un registro di tutte le attività, dei costi per attività e delle prove scritte da parte del responsabile. Per mantenere il budget del progetto entro i limiti, deve incontrare il responsabile finanziario e accettare suggerimenti.

15. Promuovere una cultura dell'ascolto empatico

Se sei una persona che crede nel parlare, parlare e parlare sempre ma non ascolta gli altri. I membri del tuo team esiteranno a condividere l'errore che hanno commesso, lo nasconderanno e quindi dimostreranno il fallimento del sistema. Se invece ti incontri individualmente con i membri del tuo team, questi preferiranno discutere i difetti e le ambiguità invece di nasconderli a te, in modo da avere la possibilità di affrontare gli errori e correggerli al momento giusto. 

• Promuovi l'ascolto empatico, sii paziente e ascolta la persona che vuole condividere qualcosa, non giudicarla e non dare subito le tue opinioni. 
• Fai una pausa e dimostra a quella persona che senti le sue emozioni e capisci quello che ha detto, poi condividi i tuoi suggerimenti.

 Promuoverà una cultura sana per evitare i rischi di esaurimento e di perdita di efficienza lavorativa che, in ultima analisi, portano al fallimento.

16. Tieni un registro dei risultati raggiunti dagli obiettivi.

Dovresti tenere un registro dei risultati ottenuti da te e dal tuo team. Puoi calcolarlo presentandolo su un grafico e tracciando una linea di confronto per verificare in che direzione sta andando il tuo progetto, verso l'alto o verso il basso. Troverai le aree in cui dovresti lavorare con maggiore attenzione. Ti aiuta a trovare i tuoi grandi obiettivi e le mete più importanti e ti indica il percorso da seguire per raggiungerli.

17. Gestire lo stress 

Oltre ai tuoi doveri ufficiali, anche la tua vita personale, il tuo corpo e la tua mente richiedono la tua attenzione. Dovresti dedicare un po' di tempo a te stesso e alla tua famiglia perché ti aiuta a liberare i nervi dallo stress lavorativo e ti mantiene fresco e motivato verso i tuoi obiettivi.

18. Sii un leader, non un capo

Se vuoi ottenere i massimi e meravigliosi risultati del tuo progetto, devi essere un leader che indichi ai membri del tuo team la direzione giusta da seguire e che li convinca che lo stai facendo per il loro benessere; in questo modo ti comporterai da leader perché il tuo team ti osserverà mentre fai il massimo per loro. Se invece mostri un atteggiamento autoritario, i membri del tuo team non ti apprezzeranno e si comporteranno in modo da infastidirti.

19. Capacità di scrivere relazioni

Le tue capacità di scrittura devono essere sviluppate. Dovresti essere in grado di scrivere una relazione efficace e facilmente comprensibile, utilizzando una buona grammatica inglese e formule matematiche e analitiche per rappresentare la relazione di successo.

20. Festeggia i tuoi successi personali e di squadra.

Quando il progetto è stato portato a termine con successo, dovresti festeggiarlo con il tuo team organizzando una riunione visiva o fisica, condividendo il percorso del team e apprezzandolo.

Pensieri finali:

Ecco un elenco completo delle 20 competenze chiave per la gestione dei progetti nel 2024. Se vuoi diventare bravo nella gestione dei progetti in futuro, devi seguire queste competenze.