Capire il processo decisionale umano: Pensare velocemente e lentamente riassunto

Thinking, Fast and Slow di Daniel Kahneman esplora il modo in cui la mente umana prende le decisioni. Il libro delinea due modi di pensare: il pensiero istintivo e il pensiero veloce e deliberato. Questi concetti trovano applicazione concreta nella gestione dei progetti, soprattutto per quanto riguarda i diagrammi di Gantt e le decisioni dei team.

Tuttavia, non si tratta solo di gestione di progetti, poiché gli insegnamenti di questo libro riguardano quasi tutti gli aspetti della vita. Conoscere questi due sistemi aiuterà i project manager a prendere decisioni migliori e a gestire attività, tempistiche e progetti. Questo blog post mette in evidenza gli insegnamenti di questo libro e come i project manager possono trarne beneficio.

Gli insegnamenti di Pensare velocemente e lentamente riassunti 

Kahneman divide il pensiero in due sistemi:

• Sistema 1: pensiero veloce, istintivo ed emotivo.
• Sistema 2: pensiero lento, deliberato e logico.

Il sistema 1 può essere utilizzato per prendere decisioni rapide, in particolare i diagrammi di Gantt, come ad esempio per svolgere attività di routine. D'altro canto, il sistema 2 è importante per le decisioni complesse che esulano dall'intuito, come la revisione del programma di un progetto o la gestione di circostanze impreviste. Ora scopriamo le lezioni chiave del libro e come queste possono essere applicate ai project manager.

Punti chiave discussi nel libro 

In questo libro vengono evidenziati diversi punti chiave a cui vale la pena prestare attenzione quando si prendono decisioni, soprattutto nella vita personale e professionale. Questi punti aiuteranno i project manager a pianificare, a prendere decisioni strategiche e ad assicurarsi che i diagrammi di Gantt siano usati in modo saggio.

La gestione di un progetto può avere bisogno del Sistema 1 per prendere decisioni rapide, ma può anche causare errori. È nei casi complessi che il Sistema 2 richiede uno sforzo maggiore per prendere decisioni migliori. Questi spunti aiutano i project manager a bilanciare il pensiero veloce con la pianificazione lenta.

1. L'importanza di funzionare velocemente senza pensare troppo 

Kahneman sostiene che a volte tutto ciò che facciamo arriva in tempi brevi, ci sono momenti in cui dobbiamo pensare velocemente. Questo può avvenire nella gestione di un progetto, rispondendo a problemi come ritardi nelle attività o richieste dei clienti. Tuttavia, è fondamentale capire quando si fa un uso eccessivo del pensiero veloce.

Ad esempio, quando si prepara o si aggiorna un diagramma di Gantt di un progetto, potrebbe essere facile affidarsi solo all'istinto e non considerare alcuni fattori molto importanti come l'allocazione delle risorse. Incorporando un processo decisionale rapido con una revisione ponderata, potrai fare scelte più intelligenti ed efficienti.

Una delle sfide per i project manager è che devono prendere decisioni più velocemente di quanto desiderino, da un lato, e più lentamente di quanto vorrebbero, dall'altro, per ottenere i risultati che cercano in un'esecuzione fluida del progetto.

2. Essere completamente attenti alle decisioni complesse 

Non possiamo aspettarci che le decisioni intelligenti vengano prese rapidamente. Kahneman sostiene che dobbiamo essere attenti e lenti nel pensare. Quindi, ad esempio, quando si devono pianificare le tempistiche a lungo termine o rimodellare i diagrammi di Gantt dopo cambiamenti inaspettati, questo approccio può essere utile per i project manager.

In questi casi, abbiamo bisogno del Sistema 2. Pertanto, decidere di estendere la scadenza del progetto o di spostare le risorse, ad esempio, richiede un'analisi. Tuttavia, un diagramma di Gantt aiuta il project manager a visualizzare queste decisioni e suggerisce come potrebbero influire sulla tempistica complessiva a lungo termine. La lentezza ti aiuta a evitare errori costosi e a mantenere il progetto in linea con i tempi.

3. Il ruolo delle euristiche e dei pregiudizi cognitivi nel processo decisionale 

Kahneman analizza come le euristiche (scorciatoie mentali) e i pregiudizi abbiano un effetto diretto sulle nostre decisioni. Le scorciatoie aiutano a velocizzare le decisioni, ma possono anche far sì che le decisioni siano sbagliate. È molto importante che i project manager conoscano questi pregiudizi se vogliono fare scelte più consapevoli.

Ad esempio, se l'euristica della disponibilità fa sì che un project manager si basi su eventi recenti per aggiornare un diagramma di Gantt anche se i dati passati suggerirebbero il contrario. Allo stesso modo, potresti leggere le informazioni per sostenere le tue aspettative e tralasciare i rischi. Se si è consapevoli di questi pregiudizi, i project manager possono prendere decisioni migliori, gestire meglio i rischi e pianificare meglio i progetti.

4. La teoria della prospettiva 

La teoria della prospettiva, uno dei principali contributi del lavoro di Kahneman, illustra come le persone valutano i rischi e le ricompense. Essa afferma che gli individui hanno più paura delle perdite che sono disposti ad acquisire.

Può rendere irrazionale la gestione del progetto. Ad esempio, un project manager può avere troppa paura di apportare modifiche a un diagramma di Gantt per timore che le modifiche comportino ritardi, mentre i benefici a lungo termine superano i rischi. Riuscire a comprendere questo pregiudizio dovrebbe permetterti di prendere decisioni più razionali e consapevoli dei rischi, a beneficio del progetto nel lungo periodo.

5. L'effetto dotazione 

È l'effetto dotazione, in cui si sopravvaluta ciò che si ha già. Questo è un altro ambito in cui si verifica nella gestione dei progetti: i team o i manager si attengono troppo strettamente al percorso pianificato in origine, quando potrebbe essere necessario apportare delle modifiche. Ad esempio, attenersi rigidamente al diagramma di Gantt originale può ostacolare quando un progetto deve essere modificato.

Se riconosci l'effetto dotazione, i project manager possono essere flessibili e rimanere aperti a cambiare il corso degli eventi per migliorare l'esito del progetto. Ma questa flessibilità può essere davvero utile se devi affrontare situazioni come modifiche dell'ambito o spostamenti di risorse.

6. Regresso verso il moderato 

Kahneman parla anche di come i risultati ESTREMI tendano a regredire verso la media, il che significa che i risultati di quel tipo tendono a spostarsi verso la media nel tempo. Questo principio nella gestione dei progetti può ottimizzare la moderazione delle aspettative dei manager e impedire loro di reagire in modo eccessivo ai successi o ai fallimenti a breve termine.

Si pensi, ad esempio, alla situazione in cui ci si trova dopo aver completato una fase in anticipo e alla voglia di credere che anche le altre fasi saranno portate a termine in modo tempestivo. Ma gestire realisticamente le aspettative e mantenere una visione equilibrata dei compiti futuri è possibile utilizzando un diagramma di Gantt per seguire i progressi.

Riuscire ad accorgersi di questa naturale tendenza alla moderazione permette di fissare gli obiettivi e gli sforzi del progetto a un livello realistico e modulabile.

7. Fallacia della pianificazione 

La fallacia della pianificazione è quando le persone prevedono di impiegare meno tempo di quanto ne occorra o di costare meno di quanto costerà fare qualcosa in futuro. Questa fallacia è negativa nella gestione dei progetti perché produce scadenze e allocazioni troppo ottimistiche.

Le tempistiche dettagliate e realistiche possono essere dannose per combattere la fallacia della pianificazione, ma uno dei modi migliori per farlo è l'uso dei diagrammi di Gantt. Mantenere il diagramma di Gantt aggiornato regolarmente impedisce al team di sentirsi a disagio per la sua capacità di rispettare le scadenze o di rientrare nel budget.

Riconoscendo la fallacia della pianificazione, i project manager possono aumentare l'accuratezza delle previsioni e consegnare i progetti in modo più affidabile.

8. L'importanza della competenza intuitiva 

Kahneman sottolinea che l'esperienza può favorire l'evoluzione della competenza intuitiva: man mano che acquisiamo conoscenze, il pensiero del Sistema 1 diventa più affidabile. Questo può essere molto utile nella gestione dei progetti, soprattutto per prendere decisioni rapide basate sull'esperienza. Ad esempio, un project manager esperto individuerà immediatamente le inefficienze del grafico e ti dirà come fare.

L'importante è bilanciare l'eccesso di intuizione con un'analisi approfondita. Mentre alcune esperienze richiedono decisioni rapide e intuitive, i problemi più complessi o sconosciuti spesso richiedono una riflessione più lenta e approfondita.

9. Il concetto di due sé: Sperimentare e ricordare

Kahneman presenta il sé come esperienza del sé e ricordo del sé. L'esperienza del sé è nel momento presente, mentre il ricordo del sé è l'esperienza passata. Questo concetto può essere applicato alla gestione dei progetti e in particolare alla valutazione del successo di un progetto.

Un progetto può essere giudicato in base allo stress quotidiano dall'io che lo vive e in termini di risultati complessivi dall'io che lo ricorda. Un diagramma di Gantt può mantenere allineati i due ripiani se è aggiornato. Grazie al monitoraggio in tempo reale, i manager possono bilanciare e chiarire la valutazione dell'intero progetto riflettendo su di esso.

Conclusione

Daniel Kahneman parla di Pensiero veloce e lento per aiutare le persone a prendere decisioni migliori. Come project manager, se conosciamo i ruoli del pensiero veloce e lento e bilanciamo l'uso dei pregiudizi cognitivi e delle euristiche nel breve e nel lungo termine, prenderemo decisioni migliori.

Potenti strumenti visivi per la gestione dei progetti, i diagrammi di Gantt colmano il divario tra le decisioni istintive e la pianificazione accurata. Utilizzando questi grafici in modo efficace, i project manager possono conciliare un processo decisionale rapido ed efficiente con una pianificazione ponderata e deliberata per realizzare progetti di successo.