Cos'è un superamento dei costi. Come prevenirlo?

Quindi, in qualità di project manager, devi sapere che cos'è un superamento dei costi. Come prevenirlo? Ti aiuterà a evitare le ragioni o i fattori che causano un fallimento nella gestione del budget o uno sforamento dei costi. Devi discutere tutti i piani del progetto con gli stakeholder e preparare una stima dei costi dei materiali e della manodopera in base alle tendenze del mercato.

Una panoramica su cosa si intende per superamento dei costi?

Il superamento dei costi del progetto è qualcosa che accade inaspettatamente al progetto e il costo complessivo o il budget del progetto aumenta. Il costo del progetto aumenta in modo così inaspettato che i project manager si accorgono di un certo cambiamento. Si tratta di un fenomeno allarmante che richiede un'attenzione immediata perché può causare problemi con il budget, gli stakeholder o la manodopera.

Il superamento dei costi può compromettere la velocità di completamento del progetto o esaurirlo. Questo tipo di disastro progettuale si verifica nel settore edile, dove i costi dei materiali e della manodopera possono variare nel tempo. Se non sei preparato mentalmente e non hai una stima corretta dei costi del progetto, il tuo progetto rischia di andare incontro a uno sforamento dei costi. Ciò comprometterà la velocità del tuo progetto.

Le cause principali del superamento dei costi che devi conoscere

Se vuoi sapere tutto su cos'è un superamento dei costi? Come prevenirlo, devi innanzitutto sapere quali sono le cause principali del superamento dei costi. Quando conoscerai la causa principale, potrai trovare una soluzione. Di seguito sono elencate alcune cause principali del superamento dei costi, che ti aiuteranno a trovare una soluzione.

- Mancanza di gestione del rischio

Quando un project manager pianifica un progetto, deve essere proattivo e avere in mente ogni aspetto del progetto. Quando inizi un progetto, devi avere un'idea dei rischi previsti in base alla natura del progetto. Se non riesci a identificare i rischi e a gestirli durante lo svolgimento del progetto, andrai incontro a un superamento dei costi.

- Leadership in pila

Quando si lavora a un progetto, è necessario avere una forte leadership per far sì che tutto si svolga in collaborazione. Purtroppo, però, se nel tuo progetto manca un capo progetto, il tuo progetto è finanziariamente in bilico. Senza un leader, è impossibile mantenere la stessa manodopera in cantiere e mantenerla motivata. Quindi, l'indisponibilità di un leader è anche una delle ragioni alla base del superamento dei costi.

- Investimenti insufficienti

A volte iniziamo a lavorare senza pensare al nostro budget e alla sua corrispondenza con le esigenze di un progetto. Sai di non avere un investimento sufficiente, ma inizi il progetto senza considerare i limiti del materiale del progetto o altri aspetti. Questo rovinerà la velocità del tuo progetto.

- Divario di comunicazione

Mentre analizziamo che cos'è un superamento dei costi? Come prevenirli, una delle ragioni principali è la mancanza di comunicazione. Quando un project manager non comunica bene con gli stakeholder e con il suo team, sicuramente si verificheranno degli sforamenti dei costi.

- Non avere un piano di riserva

Durante la progettazione di un progetto, un project manager dovrebbe preparare un piano di riserva per la gestione del budget. Devi avere un supporto extra rispetto al budget da utilizzare quando ritieni che il prezzo sia sbilanciato. Se non si dispone di un piano di riserva, si può notare un superamento dei costi.

Quattro principali tipi di superamento dei costi per farsi un'idea

Imparerai in modo approfondito che cos'è un superamento dei costi? Come prevenirlo, imparerai a conoscere i tipi di superamento dei costi. I project manager devono identificare questi quattro tipi di superamento dei costi e affrontarli in tempo.

1. Stima dei costi

2. Scorrimento dell'ambito

3. Rischio

4. Escalation dei costi

Suggerimenti per evitare il superamento dei costi

I consigli che seguono ti aiuteranno molto a prevenire gli sforamenti dei costi.

- Pianificazione corretta del progetto

Ogni volta che stai per iniziare un progetto, dovresti cercare un piano. La pianificazione ti aiuta molto a decidere cosa fare durante il progetto. Ti aiuta anche a decidere i tempi di completamento del progetto e a valutarne i rischi. Quindi, pianificando il progetto in modo corretto, puoi evitare di sforare i costi. Se pianifichi il progetto in modo corretto, devi conoscere i rischi per trovare una soluzione.

- Usa un software di pianificazione del progetto

A volte la pianificazione di un progetto sembra piuttosto difficile e potresti dimenticare le cose che devi ricordare. Dovresti utilizzare un software di pianificazione del progetto competente per esaminare tutte le categorie di cui hai bisogno per completare il progetto.

 Troverai diversi modelli per organizzare le attività del progetto, i budget e i rischi. Se utilizzi dei buoni modelli di software di progetto, il rischio di far crollare il budget è minore.

- Rimani in contatto con le parti interessate.

Quando iniziamo un progetto, abbiamo a che fare con diverse persone contemporaneamente. La cosa più importante che devi considerare è quella di essere in contatto con le parti interessate in modo da poter condividere i costi dei materiali e della manodopera del progetto.

Non solo con gli stakeholder, ma devi anche comunicare con il tuo team per far sì che il lavoro venga completato in tempo invece che in ritardo, il che può causare un superamento dei costi.

- Tieni traccia dei progressi del progetto.

È necessario verificare il tasso di avanzamento di un progetto. In caso contrario, non potrai decidere quanto il progetto è stato realizzato e quanto ne rimane. Stimando il tasso di avanzamento del progetto, puoi valutare la quantità di lavoro rimanente e i costi necessari per il completamento.

Così facendo, stimerai il costo previsto, il che ti aiuterà a capire se il tasso di avanzamento e il costo stanno andando allo stesso modo o se è necessario modificarli. Tenendo sotto controllo il tasso di avanzamento del progetto, puoi evitare di sforare i costi perché saprai sempre cosa sta succedendo con i costi e l'avanzamento del progetto.

- Imposta sempre la stima dei costi in base alle attuali tendenze di mercato.

Durante la pianificazione, i project manager stabiliscono il budget e le spese di conseguenza. Quando si stabilisce il budget, bisogna considerare i prezzi di mercato dei materiali e della manodopera e discuterne con gli stakeholder sul posto.

- Non ignorare la quantità di lavoro da svolgere durante il progetto.

Durante la pianificazione del progetto, devi considerare la quantità di lavoro che dovrai svolgere durante il progetto. In questo modo potrai decidere quanta manodopera dovrai assumere e quanto lavoro farà il tuo team in una settimana. Altrimenti, gli orari di lavoro e il numero di operai possono collaborare tra loro. 

- Non mantenere il progetto grezzo, ma suddividilo in parti.

La cosa migliore per sapere cos'è un superamento dei costi. Come evitarlo? È analizzare bene il tuo progetto e suddividerlo in piccole parti. Questo ti aiuterà a decidere quante parti del progetto hai e quali dipartimenti possono essere coinvolti.

- Seleziona un team di professionisti per il tuo progetto

Ci devono essere diversi membri del team con diverse competenze per i diversi compiti del progetto. Quindi, quando crei il tuo team, scegli le persone competenti invece di quelle che stai pagando per niente. Questo ti aiuterà anche a ottimizzare i costi e a prevenire gli sforamenti.

- Continua a guidare e a orientare il tuo team.

Devi anche far parte del tuo team, in modo da avere un'idea di ciò che sta accadendo e delle sfide che il tuo team sta affrontando nelle attività del progetto. Se lavori con il tuo team come leader, il tuo team sarà auto-motivato e porterà i migliori risultati. Quindi, ci sono poche possibilità di investire di più nella gestione del team perché il tuo team farà tutto in tempo.

- Continua ad analizzare i costi del progetto.

Non solo i compiti del progetto, ma anche il costo del progetto deve essere stimato. Puoi dividerlo in settimanale, mensile o Fortnite per confrontare il lavoro con il costo del progetto. Questo ti aiuterà ad analizzare il costo del progetto e a verificare se stai rispettando il budget o se c'è qualcosa di strano.

Modi per riportare il tuo progetto in carreggiata

Dopo aver appreso cos'è un superamento dei costi? Come prevenirlo, dovresti anche imparare come comportarti se si verifica un superamento dei costi. Puoi affrontare il problema del superamento dei costi di un progetto e riportarlo in carreggiata seguendo questi consigli.

- Indagare la causa principale

- Rivedere la strategia del progetto

- Mantieni il tuo team sulla stessa lunghezza d'onda

- Analizzare gli errori del progetto e il rapporto tra i loro effetti

Osservazioni finali:

Un project manager deve imparare tutto su cosa sia un superamento dei costi? Come prevenirlo? Per mantenere il progetto in carreggiata ed evitare le proroghe del budget. Può farlo effettuando una corretta pianificazione del progetto attraverso un software di pianificazione e tenendo traccia dei progressi e dei costi del progetto.