Cos'è un diagramma di Pareto? Come funziona e come crearne uno?

Le aziende possono subire gravi perdite prendendo decisioni sbagliate ed è per questo che prendere decisioni informate è molto importante. Oggi disponiamo di numerosi strumenti e tecniche che ci aiutano a raccogliere e organizzare i dati per prendere decisioni efficienti e uno di questi è il diagramma di Pareto. Si tratta di un tipo di grafico unico nel suo genere che si basa sulla regola dell'80-20.

In questo articolo parleremo in dettaglio dei suoi obiettivi, delle sue applicazioni, di come crearlo, ecc.

Una rapida panoramica del diagramma di Pareto

Il grafico di Pareto è un tipo di grafico unico che si concentra su grafici a barre e grafici a linee. Ogni barra di questo grafico viene utilizzata per rappresentare diverse categorie di dati. Queste vengono presentate in ordine decrescente di frequenza sull'asse verticale sinistro del grafico.

L'asse verticale destro contiene i dati sulla percentuale cumulativa. Utilizziamo questo grafico per identificare le "poche" categorie vitali che sono fondamentali per il problema su cui ci stiamo concentrando. In questo modo, possiamo indirizzare i nostri sforzi e le nostre risorse verso la risoluzione del problema in modo più efficiente.

Questo grafico si basa sull'idea del principio di Pareto che suggerisce che circa l'80% dei problemi che affrontiamo sono dovuti solo al 20% dei problemi.

Qual è l'obiettivo e l'importanza del diagramma di Pareto e dell'analisi di Pareto?

Sia che si consideri la sua importanza per la gestione dei progetti o per altri campi di attività, si concentra sempre sulla risoluzione efficiente dei problemi attraverso la definizione delle priorità. Questo grafico ci aiuta a identificare le cause più cruciali che stanno alla base dei problemi, che sono pochi e quando ci concentriamo su di essi, i problemi più grandi possono essere facilmente risolti lavorando sulle cause più piccole che ne sono alla base.

Quali sono le applicazioni del diagramma di Pareto?

Come già detto, il diagramma di Pareto è applicabile in diversi campi della vita. Qui di seguito sono illustrate alcune delle sue applicazioni e il suo funzionamento:

1. Produzione e controllo qualità

I diagrammi di Pareto servono ai produttori per individuare le ragioni più comuni dei difetti dei prodotti o i fattori che hanno maggiore influenza sui problemi di produzione. Le aziende possono ottenere grandi risultati considerando che solo poche cause possono portare alla quasi totalità dei problemi (regola dell'80/20).

2. Gestione aziendale

Le aziende attuano una serie di decisioni gestionali utilizzando i diagrammi di Pareto, tra cui la determinazione dei principali ricavi dei prodotti, delle spese chiave da controllare o delle principali cause di soddisfazione dei clienti. In questo modo tutte le risorse e gli sforzi possono essere indirizzati dove si prevede che generino i maggiori profitti.

3. Assistenza sanitaria

L'analisi di Pareto nel settore sanitario è molto utile per scoprire i motivi principali che portano agli errori medici, alle lamentele dei pazienti o ai tipi di malattie più comuni tra un determinato gruppo di persone. Queste non sono semplici intuizioni, ma aiutano i medici a concentrarsi sulle aree principali della cura del paziente e dell'efficienza operativa.

4. Sviluppo informatico e software

I diagrammi di Pareto vengono utilizzati dagli sviluppatori di software per classificare i bug o i problemi in base alla loro frequenza e al loro effetto sul sistema. La gestione prioritaria degli errori più importanti consente agli sviluppatori di passare più rapidamente ai problemi che influiscono sulla stabilità e sulle prestazioni del software.

5. Gestione della catena di approvvigionamento

Nella gestione della supply chain il diagramma di Pareto è uno strumento standard che viene applicato per identificare gli elementi principali che influenzano le interruzioni della supply chain, l'aumento dei costi o l'inefficienza. In questo modo è possibile fare chiarezza sulle quantità di scorte, sui tempi di consegna e sui processi di riduzione dei costi, concentrandosi sugli aspetti più importanti.

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Come fare l'analisi di Pareto e disegnare il diagramma di Pareto?

L'analisi di Pareto è un processo che prevede diverse fasi che prendono in considerazione tutte le parti interessate da un problema. In questo modo, l'analisi può aiutare a prendere decisioni per dare priorità agli sforzi e risolvere i problemi. Di seguito sono elencati tutti i passaggi da seguire per l'analisi di Pareto e la creazione del grafico di Pareto.

1. Identificazione del problema

Definisci chiaramente il problema che vuoi scegliere. È di fondamentale importanza che il problema sia individuato in modo pertinente affinché la tua analisi sia incisiva ed efficace.

2. Scegliere le categorie di misurazione

Decidi se dividere l'analisi in base alle categorie o meno. Queste possono essere i tipi di difetti, le ragioni dei ritardi, i motivi dei reclami dei clienti, ecc. ma le categorie possono dipendere dalla natura del problema che stai affrontando.

3. Stabilire gli standard di misurazione

Stabilisci quali fattori considerare per ogni categoria. L'unità di misura di base è data dalla frequenza (che si verifica dopo un intervallo di tempo), dal costo (il cui effetto è sull'azienda) o dal tempo (che si tiene, quanto tempo richiede qualcosa).

4. Raccolta dei dati

Raccogli i dati di ogni categoria in un arco di tempo determinato. Assicurati che le tecniche di raccolta dei dati siano seguite religiosamente e accuratamente per garantire l'affidabilità della tua analisi.

5. Smistamento dei dati

Riordina queste categorie, dalla più importante alla meno importante, una per una in base agli standard di misurazione che hai stabilito. Nella maggior parte dei casi, si tratta di contarle in base alla frequenza, al costo o al tempo, in quanto ugualmente importanti ma più frequenti.

6. Calcolo della percentuale

Scopri quale proporzione occupa una categoria tra tutte le altre. Questo è un altro fattore di determinazione del punto di rottura.

7. Traccia il grafico di Pareto

Traccia i tuoi dati in un grafico. L'asse verticale di sinistra deve contenere lo standard di misurazione (ad esempio, frequenza, costo, tempo), mentre quello di destra deve rappresentare la percentuale cumulativa e i comportamenti orizzontali devono essere elencati per categorie. Le barre saranno i mezzi per misurare le categorie e il grafico a linee sarà utilizzato per rappresentare le percentuali.

8. Analisi del grafico di Pareto

Separa le "poche e vitali" categorie che rappresentano la maggior parte del problema (circa l'80% del problema è costituito dal primo 20% delle categorie). Queste aree di interesse sono il punto di partenza per la risoluzione dei problemi.

9. Progettare e implementare strategie adeguate

Stabilisci e definisci le strategie necessarie per affrontare i problemi principali. Questo può avvenire semplificando il processo, dando priorità al miglioramento della qualità o ridistribuendo le risorse.

10. Monitoraggio e aggiornamenti

Monitora costantemente l'impatto dei tuoi sforzi sui problemi che devono ancora essere identificati. Nel frattempo, preparati a modificare le tue strategie di gestione del progetto in base alle dinamiche e ai feedback futuri.

Quali sono i vantaggi di un diagramma di Pareto?

I vantaggi dell'utilizzo del diagramma di Pareto sono molteplici, tra cui i seguenti:

1. Facile da interpretare

I grafici di Pareto presentano i dati in un formato relativamente semplice, il che significa che anche senza calcoli e statistiche risulta evidente, guardandoli, quale sia il problema maggiore in un processo o in un sistema. Questa semplicità consente analisi più rapide e approfondite, motivo per cui i grafici di Pareto diventano strumenti molto utili nel caso in cui sia necessario mostrare le risorse che richiedono particolare attenzione.

2. Facile da aggiornare e migliorare

L'aggiornamento dei grafici di Pareto con le informazioni più recenti è semplice e consente di ottenere una coppia di grafici in cui i cambiamenti possono essere monitorati nel tempo. In questo modo si soddisfano le esigenze di miglioramento continuo dei processi e di monitoraggio dell'efficacia dei cambiamenti applicati.

3. Perfetto processo decisionale informato

I diagrammi di Pareto facilitano l'identificazione dei principali fattori che contribuiscono a un problema e quindi le risorse possono essere allocate in modo più efficiente e affrontate per trovare soluzioni che abbiano il massimo impatto. Un processo di questo tipo consente alle persone di compiere le azioni giuste, soprattutto con l'inclusione dei diagrammi di Gantt che aiutano nella programmazione e nella pianificazione.

Quali sono i demeriti di un diagramma di Pareto?

Il diagramma di Pareto è ottimo per determinare le soluzioni adeguate ai problemi, ma ha anche alcuni difetti. Ecco alcuni difetti che devi conoscere:

1. Eccessiva semplificazione dei problemi

I diagrammi di Pareto aiutano a riconoscere i grandi problemi a cui dedicare tempo e sforzi maggiori, ma non riescono a definire chiaramente le cause sottostanti o le relazioni tra i problemi più piccoli. A causa di questo problema, è possibile ottenere solo una conoscenza di base.

2. Dipendenza dall'analisi statica dei dati

I grafici di Pareto sono stati progettati per un'analisi approfondita di database monodimensionali, quindi presentano solo una visione stazionaria dei cambiamenti quantitativi piuttosto che dinamica.

Tuttavia, a causa della loro natura statica, i diagrammi di Pareto sono più adatti a presentare i progressi di un progetto e i problemi che il progetto sta affrontando piuttosto che a catturare la natura dinamica del problema, a differenza dei diagrammi di Gantt che possono tracciare i progressi in modo dinamico.

Conclusione

Ogni volta che abbiamo molte opzioni tra cui scegliere, finiamo sempre per confonderci. Questo è uno dei problemi che devono affrontare le aziende e i dipartimenti di gestione dei progetti. Ci sono così tanti fattori coinvolti dietro ogni elemento aziendale che trovare la soluzione ottimale diventa difficile e prendere decisioni informate diventa fondamentale.

Il grafico di Pareto è un tipo di grafico unico che può essere realizzato con l'analisi di Pareto e il principio di Pareto dell'80-20. Questo grafico può aiutare a identificare quali problemi hanno il peso maggiore e quali sono le cause principali che li determinano. In questo modo, la risoluzione dei problemi diventa migliore con una migliore allocazione delle risorse.