Tutto quello che devi sapere su cos'è una carta di progetto?

Tutto quello che devi sapere su cos'è una carta di progetto?

Prima di lavorare alla Carta del Progetto, devi conoscere ogni norma e dettaglio su cos'è la Carta del Progetto, in modo da poter sviluppare la giusta strategia. Ci sono alcuni dettagli che ogni principiante ed esperto dovrebbe conoscere.

Una panoramica su Cos'è una carta di progetto?

Prima di discutere i dettagli principali e secondari della carta del progetto, dovresti avere un'idea di cosa sia una carta del progetto. La carta del progetto è un lavoro professionale sulla documentazione che può essere in forma cartacea o morbida, utilizzando diversi modelli presenti su internet, in cui il project manager identifica l'obiettivo del progetto, annota le strategie per il suo successo fissando le scadenze e decide gli stakeholder del progetto. 

Nella carta del progetto, il project manager allinea i compiti, le tempistiche e i membri del team in base alle loro competenze, definendo i compiti che svolgeranno durante il completamento del progetto. Quando scoprirai cos'è la carta del progetto, ti verranno in mente domande frequenti come cosa, perché, quando, dove e chi, ecc. Queste domande permettono al project manager di allineare l'impostazione del progetto in modo completo. 

Cosa deve riflettere la carta del progetto?

Quando sei un project manager, devi sapere cos'è una carta del progetto. Dovresti anche avere un'idea precisa di cosa dovrebbe riflettere per attirare gli stakeholder. Di seguito sono elencate le principali cose che i documenti della carta del progetto dovrebbero riflettere. 

• Obiettivi chiari e concisi del progetto

Prima di tutto, è necessario riflettere sugli obiettivi del progetto che devono essere molto chiari. Gli obiettivi di un progetto devono essere concisi e chiari, il che può essere fatto solo selezionando parole concise. 

• Elementi essenziali del progetto 

Il project manager deve conoscere i requisiti per iniziare e condurre il progetto fino alla fine, che si tratti di membri del team, attrezzature o altro. Una perfetta carta del progetto professionale definisce anche questi elementi essenziali a tutti i costi. 

• Descrizione concisa ma breve 

Una carta del progetto dovrebbe anche riflettere una breve descrizione del progetto che definisca cosa e dove avverrà e chi vi parteciperà. 

• I rischi da gestire

Il project manager dovrebbe anche includere un elenco dei rischi previsti per la durata del progetto, dall'inizio alla fine. Questo aiuterà a prendere l'iniziativa prima del tempo e a trovare le soluzioni. 

• Pianificazione del tempo e dei compiti

Tutto deve essere pianificato definendo i compiti e i tempi di completamento. A questo scopo, i manager possono utilizzare i diagrammi di Gantt per se stessi e per i membri del loro team. 

• Estrazione di grandi rocce 

Successivamente, è importante la categorizzazione dei compiti. Il project manager deve categorizzare i compiti in modo che il documento rifletta l'estrazione delle milestone. Le pietre miliari si riferiscono ai compiti più importanti e a lungo termine del progetto. 

• Bilancio 

Il budget è la parte cruciale di ogni progetto che richiede la massima attenzione. Per questo motivo, la carta del progetto non dovrebbe mai saltare la presentazione del budget. 

• Sessione introduttiva 

Alla fine, la cosa più importante su cui dovrebbe riflettere la carta del progetto è l'identikit della sessione introduttiva per garantire l'interesse e la volontà di condividere i piani per il progetto con gli stakeholder e i membri del team. 

Quali sono gli elementi fondamentali e vitali della carta del progetto?

Per capire meglio cos'è una carta del progetto, è necessario conoscere i suoi elementi fondamentali e vitali, che sono elencati di seguito.

Una dichiarazione del problema 

Una dichiarazione del problema è una breve descrizione dei problemi o delle questioni che il project manager dovrà affrontare nel corso del progetto e di cui dovrà trovare la soluzione. I project manager possono identificare i problemi utilizzando le 5 W: cosa, quando, chi, dove e perché. Queste 5 W ti aiutano a scrivere i problemi e a trovare le soluzioni, mettendoli in relazione con le persone interessate. La dichiarazione dei problemi è sempre concisa e chiara nella carta del progetto. 

Proposta del progetto imprenditoriale 

La proposta di un progetto aziendale ti permette di gestire la portata del progetto. Ti permette di definire le cose in modo organizzato e di illustrare l'oggetto del progetto e come sarà possibile realizzarlo seguendo una serie di strategie allineate. In questo modo sarai in grado di fare un'offerta per un progetto e di vincerlo con successo. 

Dichiarazione di missione 

Nella carta del progetto non deve mancare la dichiarazione della missione, che è l'anima di ogni progetto e serve a definire i tuoi obiettivi, la tua passione e le strategie che vuoi adottare per far sì che un progetto abbia successo ad ogni costo. Quindi, aggiungi una dichiarazione di missione personale e professionale relativa al progetto nel documento che stai per presentare o condividere con gli stakeholder o i membri del tuo team. 

Una linea temporale corretta da seguire 

Una buona carta del progetto contiene anche una linea temporale da seguire. La timeline è sempre una breve descrizione che riflette la mappa concettuale del tempo e degli eventi che si verificheranno in una determinata durata del progetto. Questo elemento della carta del progetto permette al project manager di seguire i tempi e di completare i compiti prima della scadenza che impone un buon impatto sul capo o sugli stakeholder. 

Ambito del progetto 

L'ambito del progetto è anche un elemento importante della carta del progetto che definisce gli obiettivi dei progetti e i loro risultati successivi. Deve essere conforme alla visione degli stakeholder per quel particolare progetto. 

Definizione dei membri del team e dei loro compiti

Se conosci l'esatto significato di una carta di progetto, allora puoi capire anche l'importanza dei membri del team. Quindi, non dimenticare di includere questo elemento nella tua carta del progetto. 

Quali sono i passi da compiere per realizzare una carta di progetto eccellente?

Ecco alcuni passi importanti che dovresti seguire in qualità di project manager per creare una carta di progetto professionale ed eccezionale. 

Una discussione dettagliata con il team e gli stakeholder

In qualità di project manager, prima di redigere la carta del progetto, organizza un incontro con gli stakeholder per i quali gestirai il progetto. Questo ti permetterà di conoscere la visione e le aspettative che hanno nei confronti del progetto. Dopodiché, convoca una riunione con i membri del tuo team e condividi la prospettiva che hai ricevuto dagli stakeholder e chiedi loro quali sono le idee più interessanti che potrebbero essere uniche e sufficientemente valide per avviare il progetto in modo perfetto. 

Documentati in modo corretto 

Non lasciare che le ventilazioni avvengano secondo la fortuna. Prenditi cura di loro e pianifica ogni cosa sui documenti, sia che si tratti di un file cartaceo che di un software di scrittura come Word o Excel, per mantenerli precisi. I documenti ti permetteranno di tenere traccia del completamento dei compiti, delle prestazioni del team e ti aiuteranno anche a definire o avviare il piano successivo. Una documentazione adeguata è anche un contratto tra te e gli stakeholder per evitare qualsiasi cattiva gestione o malinteso. 

Usa la giusta combinazione di modelli. 

Per preparare la carta del progetto, puoi utilizzare diversi modelli su internet. Puoi utilizzare più modelli per creare una carta del progetto dopo aver combinato i modelli raccolti da diverse fonti. Questo ti aiuterà a creare il modello migliore per il tuo progetto. 

Lavora su tutte le informazioni del progetto e annotale. 

Come si può completare una carta del progetto senza conoscere le informazioni corrette su ogni singolo aspetto, dove si possono trovare gli indizi per il miglioramento e identificare gli obiettivi che devono essere migliorati. È meglio osservare prima, raccogliere informazioni e sviluppare le strategie per apportare le riforme. 

Discuti la carta del progetto con il tuo team prima di implementarla. Dopo aver redatto la carta del progetto, discutine con il tuo team perché a volte possono suggerirti una strategia migliore per migliorarla o evidenziare i punti deboli che potrebbero rovinare tutti i tuoi sforzi. Quindi, non condividere la documentazione direttamente con il proprietario del progetto. Discutine prima con il tuo team.

1. Poi presentalo agli stakeholder e ottieni l'approvazione 

2. Poi presentalo agli stakeholder e ottieni il 100% di approvazione. 

3. Quali sono i vantaggi di una carta del progetto?

4. Di seguito sono elencati alcuni vantaggi della creazione di una carta del progetto. 

5. Permette al project manager di identificare gli obiettivi del progetto.

6. Aiuta a mantenere il progetto sul binario giusto 

7. Favorisce la commercializzazione del progetto 

8. Aiuta a raggiungere la scadenza 

9. Mantiene gli stakeholder, i membri del team, il project manager e gli sponsor sullo stesso piano. 

10. Non ti permette di dimenticare o perdere nessun evento importante.

Conclusione

Quando lavori a un progetto, devi sapere che cos'è una carta di progetto, perché è diventata una necessità per il successo di un progetto.