Per cominciare, tutti i processi di un progetto sfociano in risultati che vengono chiamati deliverable. Potrebbero essere esattamente simili agli obiettivi dell'intero progetto. Potrebbero anche essere dei report che di solito fanno parte di progetti più grandi.
Un altro modo per spiegarlo è che ogni tipo di progetto ha una sorta di input o output. Questo dipende da ciò che si utilizza nel progetto, come ad esempio i dati, le risorse o altre cose del genere. Come risultato di tutti questi elementi, ciò che viene fuori dal progetto sono i risultati del progetto stesso.
Possiamo dire che i deliverable di un progetto sono prodotti o servizi. Può essere anche un semplice documento, ma è la compilazione della chiusura del progetto. Questo documento dimostra che tutto il processo è stato firmato e che il progetto è ora completo sotto ogni aspetto.
Le consegne del progetto e quelle del prodotto sono le stesse?
C'è una chiara distinzione tra questi due termini. Se parliamo di deliverable di progetto, si tratta dei risultati originali della pianificazione e del reporting del progetto, compresi i verbali delle riunioni. Quando invece parliamo di deliverable di prodotto, si tratta solo di prodotti come hardware, software, contratti, applicazioni e risultati di test.
Tutti gli stakeholder e i clienti del progetto si aspettano di ricevere i risultati sotto forma di prodotti o servizi. Tuttavia, ci sono molte altre cose che includono, come ad esempio i documenti, ecc. Documenti come questi sono la fonte per i clienti per assicurarsi che il progetto stia procedendo e che sarà completato nei tempi stabiliti.
Questi documenti includono i seguenti:
Contratti con firma.
Rapporti sulle spese.
Stime del piano di progetto.
Relazione sullo stato di avanzamento del progetto.
A seconda delle specifiche del progetto e delle esigenze particolari degli stakeholder, i deliverable del progetto sono diversi. Nella maggior parte dei casi, i clienti e gli stakeholder del progetto chiedono che i deliverable includano la chiusura del progetto e la relazione sulle prestazioni previste durante il processo del progetto.
Come spiegare i risultati del progetto di fronte a clienti e stakeholder?
I report realizzati dai project manager sono le fonti che vengono utilizzate come deliverable e poi presentate agli stakeholder e ai clienti. Gli stakeholder hanno esigenze diverse, chiedono flessibilità e necessitano di personalizzazioni. Tutto questo si traduce in un report efficace che è il fulcro dei deliverable. Quindi, se si sa che cos'è un deliverable di progetto, questo processo diventa abbastanza semplice da seguire.
Esistono molti strumenti di gestione dei progetti che possono aiutare i clienti. Con un semplice clic, questi strumenti raccolgono i dati del progetto, ne classificano le variazioni, tengono conto dei tempi, dei costi e di altri aspetti. I manager preferiscono utilizzare il formato PDF di questi documenti e condividerli con gli stakeholder. Gli stakeholder possono anche fornire altre specifiche e preferenze da tenere in considerazione.
Inoltre, è meglio che il report possa essere filtrato e mostrare solo i dati che i clienti vogliono vedere nel report, ecc. Inoltre, non dimenticare che esiste anche un software basato sul cloud che fornisce una documentazione che rappresenta i dati in tempo reale.
Per i clienti che vogliono vedere la versione live, puoi condividere con loro la dashboard live in modo che possano ottenere le informazioni che desiderano. Puoi impostare gli strumenti in base al tuo cliente e tenerli segreti ai concorrenti. È possibile utilizzare diversi tipi di strumenti di free-trail che possono aiutarti a fare molta pratica.
Come creare buoni documenti di progetto?
Finora abbiamo imparato che cos'è un deliverable di progetto. Ora scopriremo come, utilizzando alcuni tipi di report, puoi creare i deliverable del progetto per i tuoi clienti o stakeholder. In alcuni casi si tratta di rapporti di valutazione, di stato e di timesheet.
Utilizzando i rapporti sullo stato del progetto, è possibile compilare in modo eccellente quanto segue:
1. Spiega all'interlocutore come si sta svolgendo il lavoro
2. Illustra quali sono i membri del progetto che stanno sopportando il carico maggiore del progetto e come si possono apportare le modifiche necessarie per correggerlo.
3. Delineare tutto ciò che può essere migliorato ed essere in grado di rimuoverlo man mano che il progetto procede o si avvia verso la chiusura.
Rapporto sullo stato di avanzamento
I report di stato sono solitamente personalizzabili, cioè possono essere realizzati in base alle esigenze del cliente. Possono scegliere tutti i tipi di set di dati e diversi tipi di colonne. Questi saranno utilizzati per ottenere le informazioni che i clienti stanno cercando nel progetto in un determinato momento.
Puoi anche prendere l'esempio dello stato di avanzamento del progetto che viene realizzato utilizzando le variabili, come la ripartizione del lavoro. In esse sono indicati l'inizio previsto e la fine stabilita. Oltre a questo, ci sono anche le ore pianificate, una percentuale di completamento del progetto, i compiti assegnati a tutti i membri, le date di inizio e le ore effettive.
Rapporto sulle variazioni
Anche il rapporto sulle varianti è abbastanza buono se vuoi utilizzarlo. Puoi anche personalizzarlo aggiungendo un tipo di riepilogo delle attività, la percentuale di completamento della proiezione e una spiegazione dell'effettivo avanzamento del progetto. Questo può essere confrontato anche con l'avanzamento previsto.
Grazie a questo report, potrai mostrare al tuo cliente quali sono state le date di inizio previste e quali quelle di fine progetto. Inoltre, vengono indicate anche le ore previste e quelle effettivamente impiegate nel progetto. La differenza sarà molto chiara per il cliente. Oltre a questo, la durata prevista dei progetti e il tempo impiegato per portarli a termine fanno parte del report dei risultati.
Rapporto sui fogli di presenza
Il timesheet serve a spiegare quante ore sono state impiegate dai membri per completare il progetto e come si è svolto l'intero processo. Oltre a questo, include anche le informazioni relative a:
L'importanza dell'assegnazione dei compiti e del team che li svolge.
Le tariffe di ogni individuo all'ora.
Le risorse comprendono il tempo e il costo del progetto.
Il resoconto del timesheet è anche in grado di indicare la persona che sta inviando il lavoro in quale ora, quanto tempo è stato dedicato e quanto tempo è stato impiegato, la data esatta dell'invio e il numero di ore rimaste per lavorarci.
C'è anche la possibilità di gestire il lavoro su cui una persona deve lavorare. Anche chi gestisce più progetti può essere preso in considerazione grazie a questo foglio di programmazione. Utilizzando tutti i fogli indicati nelle sezioni precedenti, è possibile gestire il progetto nel miglior modo possibile. Il team sarà puntuale, il progetto rientrerà nel budget e sarà anche in linea con i tuoi desideri o con quelli del cliente.
I prodotti del progetto da presentare prima della chiusura del progetto
Molte persone pensano che i deliverable del progetto possano essere realizzati solo al momento della chiusura del progetto. Tuttavia, coloro che sponsorizzano il progetto potrebbero aver bisogno dei deliverable anche all'inizio del progetto. Inoltre, molti li vogliono anche durante l'esecuzione e l'avanzamento del progetto. Si tratta quindi di informazioni che l'azienda dovrebbe mantenere fin dall'inizio.
Mentre analizziamo nel dettaglio cosa sono i deliverable di un progetto, diamo anche un'occhiata ai deliverable finali e a quelli della fase iniziale, in modo che chi non li conosce possa capire il concetto.
Prodotti finali
L'intera portata del lavoro di un progetto è contenuta nei risultati finali. Tuttavia, questi vengono realizzati in base al lavoro iniziale sul progetto, a chi è stato inquadrato, al lavoro iniziale svolto dal team e alle istantanee dell'attività del progetto in quell'arco di tempo.
Fase iniziale Prodotti da consegnare
La carta del progetto e il business case fanno parte dei risultati della fase di avvio. Questo aiuterà a conoscere i risultati del progetto.
Conclusione
Dalla discussione precedente, sappiamo che un deliverable di progetto è una forma di documento di gestione di un progetto. L'azienda lo conserva per tenere traccia dei progressi del progetto e anche il cliente o gli stakeholder lo richiedono per uno scopo simile. Il documento spiega tutti gli input e gli output del progetto in un determinato momento. Siamo certi che le informazioni di cui sopra ti siano di grande aiuto per capire cos'è un deliverable di progetto. Ora potrai concentrarti sulla creazione di un documento adatto ai tuoi progetti futuri.
