Che cos'è una SOP?

Una SOP è un insieme di istruzioni scritte per spiegare come svolgere un compito specifico in modo graduale. La procedura di solito include tutti i passaggi necessari per eseguire correttamente un determinato compito. È importante seguire le SOP esattamente allo stesso modo ogni volta per assicurarsi che l'organizzazione sia coerente e segua le regole del settore e gli standard aziendali.

Le Procedure Operative Standard hanno l'obiettivo di ottenere l'uniformità nell'esecuzione dei processi. La procedura non solo aiuta l'organizzazione a seguire gli standard normativi, ma riduce anche gli errori di comunicazione. 

La SOP è molto più di un documento procedurale dettagliato. Offre anche una guida di riferimento per risolvere i problemi e garantire la sicurezza. La SOP serve anche a standardizzare le prestazioni in tutta l'organizzazione. 

Le SOP forniscono le regole, i passaggi e gli standard di cui l'organizzazione ha bisogno per operare bene. Possono aiutare un'azienda a ridurre gli errori, a rendere le cose più efficienti e redditizie e a mantenere il posto di lavoro sicuro. Inoltre, forniscono indicazioni su come risolvere i problemi e superare le sfide. 

Importanza della procedura operativa standard 

Ecco i motivi che rendono le SOP importanti per quasi tutte le organizzazioni:

1. Maggiore conformità 

Quando un'azienda dispone di SOP ben definite, diventa più facile per i dipendenti seguire le linee guida e rispettare le normative. Le SOP delineano i passaggi e le regole per lo svolgimento di compiti specifici. A loro volta, contribuiscono ad aumentare la conformità agli standard del settore e ai requisiti legali.

2. Facilitare l'inserimento

A volte diventa difficile orientarsi tra le operazioni dell'azienda, soprattutto per i nuovi dipendenti. Le SOP forniscono una chiara tabella di marcia per l'onboarding. In questo modo è più facile per i nuovi assunti comprendere i loro ruoli e le loro responsabilità. In questo modo non solo si risparmia tempo, ma si garantisce anche che tutti partano con il piede giusto.

3. Standardizzare i processi

La coerenza è fondamentale per il successo di qualsiasi azienda. Le procedure operative standard aiutano a standardizzare i processi. Ci aiutano a garantire che i compiti vengano svolti sempre nello stesso modo. Questa coerenza porta a una migliore qualità del lavoro, a una maggiore efficienza e, in definitiva, a clienti più felici.

4. Conservare la conoscenza 

In ogni organizzazione la conoscenza è un potere. Le SOP fungono da archivio delle conoscenze istituzionali, catturando le migliori pratiche e le intuizioni acquisite nel corso del tempo. Le aziende possono preservare le conoscenze preziose documentando questi processi. In ultima analisi, questo aiuterà a evitare che vadano perse quando i dipendenti lasciano l'azienda o passano a ruoli diversi.

5. Assistenza nella formazione dei dipendenti 

La formazione di nuovi dipendenti o l'aggiornamento di quelli esistenti diventa molto più semplice con l'adozione di SOP. Questi documenti fungono da materiale formativo, fornendo una guida chiara e strutturata a cui i dipendenti possono fare riferimento per imparare e sviluppare le proprie competenze.

6. Certificare la procedura 

Le SOP possono anche svolgere un ruolo cruciale nel garantire che le procedure seguite in un'azienda siano certificate. Ciò significa che le procedure dell'organizzazione sono riconosciute dalle autorità competenti. Le aziende possono dimostrare il loro impegno a seguire i protocolli stabiliti e le migliori pratiche del settore avendo una SOP documentata.

7. Miglioramento della comunicazione

Una comunicazione chiara è la chiave di un'organizzazione ben funzionante. Le SOP facilitano il miglioramento della comunicazione fornendo ai dipendenti un punto di riferimento comune da consultare. In questo modo si riducono al minimo le incomprensioni e si garantisce che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda nell'esecuzione dei compiti.

Come creare un documento SOP?

In questa sede analizzeremo le fasi principali della creazione di un documento SOP:

1. Capire l'obiettivo del tuo SOP

Prima di entrare nei dettagli della scrittura del SOP, è importante capire l'obiettivo del tuo SOP. Cerca di capire cosa vuoi ottenere con questo documento. Che si tratti di migliorare la comunicazione o di standardizzare una procedura. 

Questa pratica ti aiuterà a capire come gestire al meglio un processo o un'attività specifica che deve essere documentata. In parole povere, capire l'obiettivo della tua SOP ti guiderà nella creazione di un documento che serva allo scopo.

2. Elencare i processi aziendali che richiedono una SOP 

Ora è il momento di fare un elenco dei processi per i quali vuoi creare una SOP. Elenca i processi che fanno parte delle tue normali operazioni. Questo ti aiuterà a scegliere quali sono i migliori per la creazione di un documento SOP. Puoi fare una scelta corretta tenendo conto dei tuoi obiettivi e dei tuoi vantaggi. 

3. Selezionare un modello e un formato di SOP adeguato 

La scelta di un modello o di un formato di SOP deve basarsi sui requisiti specifici della tua organizzazione. Non esiste un modello unico per tutti da prendere in considerazione per la creazione di una SOP. 

Dovresti pensare se hai bisogno di una..:

• Documento formale con informazioni dettagliate come riferimenti e firme di approvazione. 
• Se una semplice lista di controllo può fare al caso tuo. 

L'utilizzo di un diagramma del flusso di lavoro può essere un buon modo per mostrare le fasi di un processo. Disegnare rapidi schizzi del flusso di lavoro può anche aiutarti a raccogliere informazioni sui processi che devi documentare. Se necessario, crea un modello prima di iniziare a scrivere.

4. Consultare gli esperti che eseguono i processi di routine 

Quando ti viene chiesto di scrivere una SOP, potresti non conoscere tutti i dettagli e le fasi di ogni processo. Invece di cercare di capire tutto da solo, sarebbe meglio parlare con le persone che svolgono il lavoro ogni giorno. 

Potrebbero già esistere dei documenti che ti possono aiutare a iniziare. Tuttavia, le informazioni migliori spesso provengono dagli esperti e dai lavoratori in prima linea. Non solo otterrai contenuti migliori, ma li metterai anche in condizione di contribuire ai processi e ai documenti dell'organizzazione coinvolgendoli. 

Dovresti anche prendere in considerazione l'idea di far scrivere le SOP al tuo team invece di assumere consulenti esterni. Alcuni esperti sostengono che le SOP scritte dal tuo team sono più rispettate e possono avvicinare il team.

5. Individuare le modalità di pubblicazione della SOP

È sempre una buona idea documentare i tuoi processi, ma è anche importante assicurarsi che questi documenti siano facilmente accessibili. Ecco come puoi assicurarti che le persone che hanno bisogno di questi documenti possano trovarli e utilizzarli facilmente:

• Considera la possibilità di conservare i fogli stampati in raccoglitori per accedervi facilmente.
• In alternativa, puoi anche utilizzare un sistema di gestione digitale dei documenti che permetta a tutti di accedere e leggere i documenti. In questo modo le tue SOP saranno più accessibili a tutti, sia che si trovino sul posto di lavoro sia che lavorino da remoto.

6. Testare la SOP rispetto al processo 

Testare la SOP rispetto ai processi è importante. Devi assicurarti che tutti coloro che sono coinvolti in questi processi seguano quanto hai scritto. 

I test che farai dipenderanno da:

• Quanto tempo hai a disposizione?
• Il numero di persone che hai a disposizione. 
• Quanto è importante il processo?

Oltre a tutto questo, devi assicurarti che le tue istruzioni siano accurate e facili da capire per tutti. 

È sempre meglio far revisionare il tuo documento SOP da esperti una volta completati i test per una prospettiva di terza persona. Ti aiuterà sicuramente a individuare eventuali errori. 

Diversi approcci strutturali per la SOP

Ecco diversi approcci strutturali per la SOP:

• Semplici liste di controllo 

Le liste di controllo sono uno strumento molto utilizzato dai team di manutenzione per standardizzare i processi. Sono particolarmente utili per gli ordini di lavoro con istruzioni brevi.

La manutenzione preventiva si basa spesso su liste di controllo, che possono essere utilizzate in due formati:

• Formato "libero": in cui l'ordine dei compiti non ha importanza, purché vengano completati tutti gli elementi.
• Il formato "passo dopo passo" prevede un ordine specifico per le attività. Se hai bisogno di fornire istruzioni dettagliate per ogni fase (ad esempio, "sostituire il filtro" con una spiegazione), prendi in considerazione la creazione di una SOP (Procedura Operativa Standard) gerarchica.

• Elenchi gerarchici

Quando ci sono molte istruzioni per ogni fase, è meglio organizzare le informazioni sui processi in diverse sezioni e sottosezioni.

Nelle Procedure Operative Standard (SOP) gerarchiche, il testo è diviso in più punti (1., 1.a, 1.b). Sono ideali per i processi complessi o con rischi per la sicurezza, come le installazioni e gli allestimenti.

Le procedure gerarchiche sono utili anche per la formazione e la guida del nuovo personale, soprattutto nei settori ad alto turnover. Inoltre, è possibile includere alcune decisioni "e se/quando". Per i processi con molte variabili, uno schema diagrammatico è più adatto.

• Diagramma di flusso 

I diagrammi di flusso sono il modo migliore per mostrare una sequenza di passi che cambiano in base ai risultati di ogni passo. Sono utili per la manutenzione reattiva e la risoluzione dei problemi. 

Se qualcosa va storto, il diagramma di flusso può indicare alla persona che si occupa del problema di risolverlo da sola o di chiedere un aiuto tecnico. I team di manutenzione utilizzano i diagrammi di flusso anche per decidere quanto sia urgente un problema, pianificare la riparazione e decidere dove questa debba avvenire (in loco o presso un'officina). Questo aiuta a garantire un livello di servizio costante.

Pensieri finali 

Le SOP sono uno strumento potente per qualsiasi organizzazione che voglia ottimizzare le proprie operazioni. Aiuta a garantire prestazioni coerenti e di alta qualità in tutti i processi di un'organizzazione. Se create correttamente, le SOP possono contribuire all'efficienza, all'affidabilità e al successo di un'azienda. Puoi seguire le istruzioni dettagliate qui per trarre vantaggio dalla creazione di documenti SOP.