Cos'è la risposta in scatola? Tutto quello che devi sapere
Le risposte in scatola sono risposte predeterminate a domande comuni e sono una delle soluzioni più semplici per rispondere prontamente a un volume elevato di domande.
Una risposta in scatola è una risposta automatica generata per la comodità dei clienti. Viene utilizzata soprattutto dalle aziende che operano online. C'è troppo traffico sul sito web e la maggior parte delle persone fa domande sui prodotti e sui servizi. È impossibile rispondere a tutti nello stesso momento.
La risposta in scatola sta diventando popolare perché è facile per il team di assistenza clienti e per i clienti. I vantaggi di una risposta in scatola sono notevoli per qualsiasi azienda. Ecco perché la maggior parte delle aziende la utilizza.
Perché le risposte in scatola sono importanti per le aziende online?
È molto importante per le aziende fornire il miglior servizio clienti se vogliono incrementare la propria attività e i propri clienti. Tuttavia, non è facile e realistico per il servizio clienti mettere a disposizione un team che risponda a tutti i messaggi perché ne arrivano a milioni. Una risposta in scatola può salvare l'intera azienda dal problema di gestire troppi visitatori e clienti contemporaneamente.
Gestione semplice
È più facile gestire un gran numero di clienti contemporaneamente se si opta per una risposta in scatola. Uno dei fatti noti è che non tutti fanno domande uniche, ma per lo più si tratta delle solite domande. Possiamo fare l'esempio di un ristorante.
Riceveranno domande da migliaia di persone riguardo al loro menu e all'orario di apertura.
Invece di rispondere personalmente a tutti, è possibile generare un messaggio e incollarlo all'interno della chat.
Ogni volta che viene posta una domanda di questo tipo, la risposta verrà inviata in modo automatico a chi la pone.
Il team di assistenza clienti potrà gestirlo facilmente.
Risparmia tempo
Una risposta in scatola può anche aiutarti a risparmiare molto tempo. Puoi concentrarti sugli aspetti importanti dell'attività e sulle domande uniche poste dai clienti, invece di rispondere alle solite domande.
Grazie a una risposta automatica, ogni cliente riceverà immediatamente la sua risposta senza doverla aspettare.
Può far risparmiare molto tempo e può anche essere conveniente per i clienti.
Non solo il tempo degli operatori del servizio clienti può essere risparmiato, ma anche quello dei clienti che cercano aiuto dall'altra parte.
Rendi felici i clienti
È importante che i clienti siano felici se vuoi che rimangano tuoi clienti fissi. Se non fornisci un'assistenza e un servizio clienti adeguati, finirai per perdere molti clienti. Questo può essere pericoloso per la tua attività e potresti subire delle perdite a causa di ciò.
Una risposta in scatola aiuterà i clienti a rimanere soddisfatti perché riceveranno immediatamente le risposte senza aspettare. In questo modo, potranno facilmente ottenere i prodotti e i servizi di cui hanno bisogno. Inoltre, verrai raccomandato a molte altre persone grazie alla rapidità del servizio reso possibile dalla risposta automatica.
Aumenta il tasso di conversazione
Puoi aumentare il tasso di conversazione tra l'agente e il cliente grazie a una risposta automatica. Il cliente non dovrà attendere la risposta e la riceverà in pochi secondi.
In questo modo i clienti risolveranno immediatamente i loro problemi e si salveranno dalla frustrazione e dall'irritazione. Una risposta in scatola può far risparmiare tempo all'agente e al cliente.
I "buoni" e i "cattivi" della risposta in scatola.
Devi fare attenzione ad alcuni aspetti quando generi risposte in scatola. Diamo un'occhiata ad alcune delle cose da fare e da non fare che dovresti tenere a mente quando si tratta di risposte in scatola.
Fare
Sarebbe utile se li utilizzassi per le domande di base e per quelle più frequenti.
Dovresti personalizzare la tua risposta in scatola in base al cliente.
Dovresti dare una risposta autentica e breve quando è richiesta.
Non fare
Non rendere l'intera conversazione inscatolata.
La risposta in scatola non deve sembrare robotica.
Sarebbe utile se non la facessi breve fino al limite in cui mancano le informazioni di base che il cliente chiede.
Dove puoi usare le risposte in scatola ?
Una risposta in scatola può essere generata a diversi livelli. Può essere molto utile per i team di professionisti e per i clienti che visitano diversi siti web e pagine. Vediamo alcuni dei luoghi in cui puoi scegliere una risposta in scatola invece di messaggi personalizzati e diretti.
Siti web
Se hai un sito web che fornisce prodotti e servizi alle persone, è importante generare alcune risposte in scatola. In questo modo sarà più facile gestire le cose e potrai rispondere a diversi clienti contemporaneamente. Le aziende online stanno diventando molto popolari al giorno d'oggi. Il modo migliore per rispondere a tutti i clienti è quello di generare delle risposte predefinite.
Email del servizio clienti
Puoi creare una risposta in scatola e automatica quando si tratta di e-mail di assistenza clienti. Alcune pagine richiedono gli indirizzi e-mail per inviare tali risposte ogni volta che l'utente lo richiede. Inoltre, puoi rendere popolare il tuo sito web e i tuoi prodotti e sarà anche una fonte di promozione. La risposta automatica può essere inviata immediatamente alla casella di posta elettronica del cliente.
Pagine dei social media
Puoi optare per una risposta in scatola sulle pagine dei social media. Ci sono diversi account di un'azienda e di un sito web su Facebook e Instagram. Se le persone fanno una domanda sulla pagina, è importante fornire loro una risposta rapida che possa fornire loro informazioni complete. Puoi farlo generando alcune delle risposte predefinite.
Sarà più facile gestire i social media per la tua azienda ed è anche uno dei modi più efficaci per trattare con molte persone allo stesso tempo. Gli SMS sono un altro canale in cui le risposte in scatola possono essere molto efficaci. Puoi utilizzare gli SMS per fornire risposte immediate a richieste comuni, come conferme d'ordine, aggiornamenti sulla consegna o domande frequenti. Inoltre, integrando gli SMS con contact center avanzati, le aziende possono estendere l'uso delle risposte automatiche garantendo una risposta rapida e coerente ai clienti durante la gestione di un grande volume di chiamate. Questo è particolarmente utile per fornire informazioni immediate ai clienti che preferiscono la comunicazione mobile.
I migliori esempi di risposta in scatola
Per mantenere gli utenti soddisfatti, devi creare alcune delle risposte migliori. Diamo un'occhiata ad alcune delle risposte che puoi scegliere se vuoi curare il tuo sito web e la tua pagina per il tuo business online.
Come possiamo aiutarti?
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Puoi inviarci un'e-mail per qualsiasi altra domanda e informazione.
Questi sono alcuni degli esempi che possono essere generati come risposta in scatola. Molte persone fanno ripetutamente la stessa domanda e non è possibile rispondere singolarmente. Risparmierai molto tempo e fornirai un'assistenza sufficiente ai nostri clienti.
I clienti apprezzeranno la tua attività perché risolverà le loro domande in pochi secondi. Questo è possibile solo se scegli una risposta in scatola. Tuttavia, devi personalizzarle in base alle esigenze del cliente.
Osservazioni finali:
Le aziende e i fornitori di servizi online devono fornire un'assistenza e un supporto completo ai visitatori e ai clienti. Questo migliorerà la loro immagine e darà un impulso alla loro attività. Una risposta automatica può essere utile anche ai clienti, che non dovranno aspettare a lungo per ricevere una risposta dall'agente. In questo modo si risparmierà il tempo del cliente e dell'agente.
I vantaggi delle risposte in scatola sono molti, sia per i clienti che per l'azienda stessa. Alcuni esempi e informazioni di base che devi conoscere sulle risposte in scatola sono stati discussi nel testo.
